Sistema de gestión fácil, personalizable y flexible ¿es posible?

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Necesito un sistema de gestión fácil y flexible… es una pregunta recurrente entre los gestores.

Hola amigos emprendedores, empresarios y gestores. Hoy os planteamos una solución a la pregunta que recibimos de manera constante. De hecho, nuestra misión para ayudar a gestionar fácil se apoya en el uso de nuestro software innovador, Platzilla y aquí os vamos a enseñar las razones de ello.

Razón #1: Personalizaciones

Personalizar formularios, listas relacionadas, indicadores e inclusive flujos de trabajo, personalizar la experiencia y la gestión. Platzilla, como sistema de gestión cuenta con unos campos en cada formulario estándar. Lo mismo ocurre con las vistas filtradas, informes, gráficos, flujos de trabajo y otras funcionalidades. Sin embargo, la clave para aprovechar cualquier sistema de gestión o cualquier iniciativa, es importante saber cuándo y por qué hacer los cambios hacia algo nuevo.

Cuándo personalizar formularios

En gestión, como regla general, no hay blanco ni negro, sino gris. Gestionar es el arte de tomar decisiones con la información que se dispone. Si se acaba de empezar a trabaja con un sistema nuevo, no conviene llevar la personalización hasta niveles elevados y eso aplica a personalizar formularios.

Las teorías de los Gerentes sobre personalizar formularios

Cuando un gerente o un director o un dueño de una empresa comienza a usar un sistema, trata de hacerlo lo mejor posible. Esto es un acierto.

Sin embargo, para ello, piensa que se trata de hacer el trabajo una vez, erróneamente aplicando un criterio de “hay que definirlo todo y tener en cuenta todas las opciones”, ya que, se compromete el uso del sistema al hacerlo muy complejo. Además de ello, las opciones que pueda tener en mente se simplifiquen al usar un sistema nuevo; no es lo mismo cocinar con electrodomésticos que sin ellos, como no es lo mismo gestionar en excel a gestionar en Platzilla.

Sistema de gestión fácil, personalizable y flexible ¿es posible?

No tratar de hacer todo el trabajo a la vez, sino de manera progresiva

Esta actitud se da mucho también cuando un “jefe” encarga al “responsable del área” adecuar un sistema de gestión. Para ello, tiene que “tener en cuenta todas las opciones de operativa”.

Esta idea, no suele salir bien, porque complica el uso del sistema en un momento crítico: los primeros pasos.

Tampoco se trata de “no adaptar nada nunca”, no hay que se extremista. Un punto intermedio suele ser lo ideal. Así, lo que tiene más posibilidades de hacer una transición a un sistema nuevo sea “suave y progresiva”.

Para hacer esta afirmación nos apoyamos en 15 años de experiencia implantando sistemas y más de 2000 artículos de gestión redactados por el equipo. Todo ello, derivando también en cientos de consultas sobre dudas de implantación atendidas.

Recomendación de implementación

Recomendamos que se tengan 2 o 3 visiones separadas para implementar:

  1. Donde estamos y qué queremos mejorar rápidamente para acostumbrarnos al sistema mientras pensamos en la fase 2. Así, se trata de pasar en bruto lo que hay al sistema de gestión con las adaptaciones mínimas siempre que esté “alineado con la siguiente fase”. Por ejemplo, si tenemos una empresa de gestión de proyectos, no es necesario que los proyectos en el nuevo sistema estén con presupuestos, incidencias y órdenes de trabajo asociadas. Quizás en una primera fase pueden ser simplemente registrados con sus tareas.
  2. Volviendo al ejemplo anterior, quizás en una segunda fase se añadan incidencias o pedidos que surjan en proyectos.
  3. Para terminar el ejemplo, en una tercera fase, es importante, controlar presupuesto. Además de ellos, tiempos, desvíos y ratios que se puedan mostrar en el panel de indicadores. Finalmente, recibir alertas para no tener que estar mirando constantemente.

Lo indicado arriba, requiere personalizar los formularios, listas relacionadas y en una tercera fase agregar indicadores. Platzilla por defecto trae configuraciones por si se desea “usar todo de una vez”. Al menos, te permite tenerlo disponible para cuando se desee hacer. Desde nuestra perspectiva, la mejor política siempre para gestión y para la vida, para lograr objetivos rápidamente es “vísteme despacio que tengo prisa”.

Las prisas no son buenas consejeras. Tampoco no abordar las cosas. Es decir abordar el cambio “sin prisa pero sin pausa” y siempre con el objetivo final en mente.

Razón #2: ¿Estás en el bosque o en la cima del mismo?

Cuando estamos trabajando estamos “inmersos” dentro del bosque. Vemos las tareas inmediatas y, aunque sabemos “más o menos” lo que queremos, no podemos plantearlo hasta que no salgamos del bosque o aprendamos a recorrerlo.

Sistema de gestión fácil, personalizable y flexible ¿es posible?

A la izquierda, estás dentro del bosque y no tienes perspectiva del horizonte como a la derecha

No por tener un planteamiento más o menos profundo vamos a recorrer el bosque más rápidamente. Tiempo de recorrido en la implementación siempre va a llegar. Lo importante aquí, es saber qué el sistema será lo más flexible posible para ir adaptando y usando más funcionalidades mientras andamos.

En este sentido, hay un video que siempre me atrajo la atención para ilustrar lo que hemos estado haciendo con los clientes y que ahora, te permite hacer Platzilla “construir aviones mientras vuelas”

Esta publicidad es algo antigua de una empresa que estaba enfocada en infrastructura y no tanto en software. Mismo así, llega al punto que queremos ilustrar. Avanzar construyendo, porque el tiempo, es el mayor activo que tenemos.

Platzilla hace todo esto, de un modo sencillo al tener capacidad de adaptación pero manteniendo la sencillez de su uso, solventado el problema de la “sencillez evolutiva”.

Razón #3: Quiero un sistema de gestión sencillo pero poderoso…

Este ha sido durante años el gran problema. El emprendedor o el empresario o el gestor quiere un sistema de gestión para arreglar algo sencillo. Quizás necesite, organizar un poco la parte comercial, estructurar las oportunidades de negocio. O quizás tener un orden con los potenciales clientes.

Sea cual sea la necesidad de la aplicación a escoger, inicialmente puede que se opte por un sistema “sencillo”, pero muy pronto, cuando se supera la “curva de la experiencia” es decir, ya se domina el sistema, a veces se queda corto.

Un ejemplo clásico en un CRM es preguntar: ¿y las facturas? ¿No tiene capacidad de proyectos? ¿Gestión de incidencias?.

Otras veces, un sistema de gestión de tareas no incluye correctamente trabajos recurrentes, informes o incidencias.

A veces, un sistema de incidencias no contempla gestión de procesos y control de calidad…

Para incluir todo esto, existían hasta ahora las opciones de desarrollar un software a medida, con su correspondiente coste. Otra opción es comprar un ERP, con los problemas de implementación y costes asociados correspondientes.

Solución Planteada: Platzilla como sistema de gestión fácil y escalable

Platzilla ofrece la solución a estos problemas. Es una plataforma de aplicaciones donde, inicies con la aplicación que inicies, puedes aumentar tu suscripción al sistema añadiendo otras aplicaciones.

Al añadir otras aplicaciones no se generan duplicidades. Por ejemplo si hablamos del CRM, si luego se quiere incluir proyectos, no se vuelve a cargar el módulo de clientes, sino que se usa el mismo, dando opciones de visualización en función de la aplicación que use los clientes.

Además de ello, las funcionalidades transversales asociadas como generación de gráficos, informes, sistema y políticas de visibilidad, gestión de filtros, kanban y otras funcionalidades trabajan con todas las aplicaciones.

Si aún no estás usando Platzilla, te animamos a nos pruebes. Darse de alta es gratuito. Puedes probar todas las aplicaciones sin límites hasta un número de registros, lo suficiente para poder evaluarnos.

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