Administración de proyectos para una gestión fácil

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¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua y gestión empresarial! Con esta nueva entrega queremos compartir una forma de administración de proyectos para una gestión fácil, con base en la plataforma de aplicaciones Platzilla. Este es un punto de apoyo para la gestión de la información, clave en la eficiencia empresarial.

La Plataforma de Aplicaciones Platzilla es una solución en la nube. Ofrece al gestor o empresario una forma fácil para incorporar tecnología en la organización. Nuestra recomendación es que tal incorporación sea en las primeras etapas, para gestionar – desde temprano – los datos de la empresa. Lo que representa, sin duda, una ventaja competitiva.

Platzilla permite al empresario, gracias a su integración y modularidad, contratar aplicaciones según la necesidad real que tenga de gestionar la información. Esto garantiza la centralización de los datos. Los mismos son compartidos por los módulos de las aplicaciones que se vayan incorporando a la instancia de la empresa.

[Vídeo: Administración de proyectos. Duración: 07′ 15”]

Transcripción del vídeo: Administración de proyectos para una gestión fácil

Administración de proyectos para una gestión fácil

Administración de proyectos para una gestión fácil

Vamos a conocer parte de la experiencia de los socios de Geosama con relación a la administración de los proyectos en la plataforma de aplicaciones Platzilla.

Recordemos que Geosama contrató varias aplicaciones de la plataforma para gestionar la información de la empresa (Por ejemplo: CRM Comercial, Proyectos y Facturación).

Acá estamos ingresando a la plataforma:

Administración de proyectos para una gestión fácil

Vista para el inicio de sesión en Platzilla

…y la primera vista que los usuarios ven al iniciar la sesión es la del calendario, como pueden ver en esta pantalla, para el caso de Adriana Torres:

Administración de proyectos para una gestión fácil

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El calendario es una funcionalidad de la plataforma que permite organizar las actividades, las reuniones y los eventos, para asegurar una gestión fácil y eficiente de la empresa.

Módulo de proyectos

Ingresamos al módulo de proyectos para mostrar algunas de las funcionalidades utilizadas por el equipo, para gestionar y administrar los proyectos de Geosama.

Administración de proyectos para una gestión fácil

El acceso a este módulo se realiza desde el Menú principal, a través de la opción Planificación

Acá vemos una lista de los proyectos registrados; una muestra de los datos, de los proyectos registrados por el equipo de trabajo.

Estamos en la vista extendida de proyectos. En este caso no hay ningún filtro o criterio de selección de la información, así que todo lo que esté registrado se muestra con esta lista.

Administración de proyectos para una gestión fácil

Administración de proyectos para una gestión fácil

El módulo Proyectos permite acceder a toda la información de manera rápida, a través de diferentes vistas que filtran los registros según los criterios que se asignen.

Para efectos de gestionar y administrar los proyectos, los socios crearon un conjunto de vistas. Vamos a mostrar 3 en particular.

  1. La primera vista es la de los proyectos en fase creado, diferenciadas por tipo,
  2. Otra vista es la de los proyectos que están en fase de ejecución, también diferenciada por tipo;
  3. Y por último, la vista de los proyectos terminados que tienen cuentas por cobrar.

Vista 1: Proyectos en fase creado (por tipo)

En el caso de la primera vista que queremos mostrar, la vista de los proyectos en fase creado, son aquellos que acaban de registrarse (o para los que no se ha iniciado la ejecución). Estos se originan a partir de una oportunidad que ha sido ganada por la empresa.

Las oportunidades en Geosama surgen de la solicitud de un cliente. Cuando Geosama presenta la propuesta a la solicitud y el cliente la aprueba, la oportunidad pasa a estatus ganada.

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Proyectos en fase “creado” (oportunidades ganadas)

En este caso, por ejemplo, el cliente COMSA de Chile, que aprobó este proyecto relacionado con un estudio geotécnico para la construcción de un centro comercial empresarial, es una oportunidad ganada.

El tipo de proyecto es geotecnia y geomecánica y, como ven, está en estado “creado”.

Administración de proyectos para una gestión fácil

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Vista 2: Proyectos en fase de ejecución (por tipo)

También podemos ver acá los proyectos que están en fase de ejecución. Como pueden ver, se muestran con diferentes colores. Por ejemplo:

  • Los proyectos resaltados en amarillo son de tipo “geología y geomorfología marina”
  • Los proyectos resaltados en gris están relacionados con “peligros y riesgos geológicos”
  • Acá tenemos los de geotecnia y geomecánica (en naranja)…
  • Y por acá tenemos otro de los tipos de proyectos (en blanco)
Administración de proyectos para una gestión fácil

Los distintos tipos de proyecto registrados se diferencian con colores

Entonces, los socios pueden con esta vista, desde sus dispositivos móviles o equipos portátiles, acceder rápidamente a la información de los proyectos que están en fase de ejecución…

Uno de los atractivos de Platzilla es la facilidad de personalización que ofrece a los usuarios, al momento de organizar la información en listas.

Administración de proyectos para una gestión fácil

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Estas son formas, entonces, de hacer seguimiento de manera rápida y sencilla, a lo que está pasando con los proyectos en ejecución.

¿Para qué sirve esto…? Sirve, por ejemplo, para hacer seguimiento al proyecto y a las tareas asociadas. También, para hacer seguimiento a través de las conversaciones que se van desarrollando, relacionadas con cada proyecto, mediante el módulo de conversaciones y de comunicación… entre otras cosas.

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El módulo de conversaciones de la plataforma facilita el control y la gestión

Vistas 3: Proyectos terminados con cuentas por cobrar

La otra vista utilizada por los socios de Geosama, es la vista relacionada con los proyectos terminados que tienen cuentas por cobrar (CxC).

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Llevar control de este tipo de casos es de suma relevancia para el equipo…

En este caso tenemos 3 proyectos que cumplen con estas condiciones. Por ejemplo, el proyecto evaluación del período sísmico en las fallas de San Ramón, es un proyecto que está terminado y que pertenece a peligros y riesgos geológicos.

Al estar terminado, lógicamente, la ejecución está en 100%. Pero presenta todavía cuentas por cobrar.

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Vista de detalle de un proyecto cerrado con CxC

Esta información la actualiza el equipo de finanzas, responsable de llevar el control de la cobranza, y que se encarga de emitir y cobrar las facturas de los proyectos, en la medida en que estos van avanzando.

El proyecto mostrado en la imagen fue cerrado el 3 de julio y aún tiene cuentas por cobrar. Esto es importante para los socios, por la necesidad de tener claridad de lo que está pasando desde el punto de vista de la facturación y la cobranza de los proyectos.

Platzilla es una plataforma que hace posible, de manera sencilla, el trabajo colaborativo del equipo. Un pilar para lograr la eficiencia empresarial.

Acá se evidencia cómo el equipo de finanzas participa o colabora en la actualización de la información. Así, mantiene al tanto a los socios sobre la situación de la facturación de los proyectos.

En este sentido, la plataforma facilita la colaboración del equipo en cuanto a la gestión de la información. Además, apoya la comunicación entre los responsables en la empresa.

Resumen

En resumen hemos visto 3 vistas creadas por los socios con el objetivo de tener a la mano información de diversa naturaleza, organizándola según sus preferencias y de manera apropiada para gestionar los proyectos.

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Administración de proyectos para una gestión fácil

Gracias a las funcionalidades de Platzilla, cada uno de los socios y técnicos puede crear sus propias vistas. Es decir, cada uno puede acceder a la información según su criterio o la necesidad que tenga de buscar, seleccionar y organizar la información disponible, en este caso, respecto a los proyectos.

Como ven, es una funcionalidad que permite, entre otras cosas, el control y la colaboración al equipo de Geosama, lo que tiene un impacto positivo en la eficiencia empresarial.

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Artículo para aprender más:

Control y seguimiento de proyectos en empresas consultoras

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