¿Necesitas reducir costes? ¡Pide ayuda a tus colaboradores!

En este artículo nos centramos en un tema clave en la actualidad. Nos referimos a la necesidad de reducir costes en las pymes, para mantener sus operaciones en el nivel adecuado y no entrar en situación de riesgo.

Y es que eventos como lo es la desaceleración económica causada en la actualidad, obliga a los empresarios y a sus equipos a reducir costes. 

¿Qué es lo primero que hace el empresario común ante la necesidad de reducir costes?

Sí, lo primero es reducir la plantilla de personal. Lo que en muchos casos es un grave error.

Para abordar algunas ideas sobre qué hacer para reducir costes, compartimos el siguiente contenido:

  • Fuente clave de información para reducir costes.
  • Tipos de información claves:
    • Operaciones y proyectos clave
    • Identificación del esfuerzo en operaciones y proyectos
    • Asignación de prioridades según los objetivos
    • Implementación de nuevas formas de trabajar
  • Comentarios finales.

Dicho esto comencemos por ver algunas preguntas FUNDAMENTALES que nos ayudan a reducir costes. Respóndetelas y sigue leyendo que volveré sobre esto en unos minutos, ¿vale?

como reducir costes en mi empresa
Reducir costes: Preguntas que debes hacerlo para lograrlo

Es claro que reducir costes no solo es necesario por situaciones con impacto regional, que trasciende fronteras.

También lo es, en muchos casos, por razones muy diversas, convirtiéndose en una necesidad perentoria, que debe asumirse en la empresa. 

Fuente clave de información para reducir costes

A menudo, las empresas adoptan un enfoque de arriba hacia abajo para cambiar su tamaño, basándose en un conjunto limitado de datos, como por ejemplo:

  • las previsiones de ventas y las ganancias; 
  • la evaluación comparativa con la competencia.

Pero buscar la reducción de costos con base en elementos como estos, generalmente resulta en un «tamaño incorrecto» para la empresa; y sobre todo, crea en los empleados desmotivación.

Ahora bien, esto no siempre debe ser así.

¿Qué hacen los líderes de empresas que no siguen la receta más común?

Pues los empresarios y líderes que no siguen la receta, ponen el foco en rediseñar las operaciones. Y para ello, se basan en los datos que proporcionan sus fuentes más valiosas de información.

¿Te imaginas cuáles son esas fuentes idóneas de información?

Los colaboradores (empleados, trabajadores, supervisores). Incluso clientes y proveedores.

Antes de reducir costes, pregunte sobre la gestión

Y es que lo primero, antes de pensar en eliminar tareas, gastos o costes, es diagnosticar mediante la recopilación de datos y recomendaciones, lo que está pasando en la empresa. 

Si se hacen las preguntas correctas, los equipos responsables (o el liderazgo) tendrán una imagen mucho más clara de las actividades e iniciativas en curso, dentro de la organización. 

Antes de reducir costes, pregunte sobre la gestión.
Antes de reducir costes, pregunte sobre la gestión.

Tener un diagnóstico rápido es una forma de establecer enfoques precisos, a través de los cuales se puedan evaluar qué actividades son las más valiosas para alcanzar objetivos estratégicos. 

Y cuáles de ellas, por ejemplo, pueden ser automatizadas o gestionadas en un entorno de servicios compartidos; o en el caso de su poco valor agregado, puedan ser eliminadas.

Por lo tanto, cuando los líderes o responsables adoptan este enfoque ascendente (de abajo hacia arriba), es más probable logros como los siguientes:

  • En primer lugar, se reducen costes más significativos o importantes.
  • En segundo lugar, los objetivos propuestos son logrados rápidamente, porque los involucrados y colaboradores están motivados para ayudar. 
  • Y en tercer lugar, no menos importante, los cambios son más propensos a quedarse. 

Al complementar el análisis con este enfoque, basando las decisiones en datos de los colaboradores y del equipo de trabajo, toda pyme identificará dónde reducir costes sin impactar, de manera negativa, el ambiente laboral.

Por ejemplo, una cadena de productos de belleza muy probablemente podrá reducir sus costes de ventas, generales y administrativos, hasta en un tercio, respecto a períodos previos. 

Y es que así lo demuestran diversas experiencias vistas. Además, el equipo podrá volver a centrarse en áreas estratégicas básicas.

Entre ellas, el marketing, la relación con clientes, la innovación en productos o servicios, entre otras, según el caso. 

Un aspecto clave es la mejora de la interacción:

Existen evidencias de que al mejorar las formas y los medios de las interacciones entre colaboradores y equipos de trabajo (operaciones, administrativos, ventas) se pueden lograr dos cosas:

  1. Elevar la productividad interna en la organización, al facilitar la fluidez de la información y la calidad del feedback.
  2. Reducir, al mismo tiempo, los costes operativos por la mayor eficiencia en el cumplimiento de tarea y actividades. 

Es posible alcanzar la reducción de costes hasta en un 25 % o más, cuando se atiende la interacción y la comunicación en la empresa.

En cualquier caso, los equipos responsables del cambio siempre podrán transformar las organizaciones para bien, porque están basando sus decisiones en información más precisa. 

¿Necesitas reducir costes? ¡Pida ayuda a tus colaboradores!
¿Necesitas reducir costes? ¡Pide ayuda a tus colaboradores!

Con lo leído hasta aquí, tal vez te estés preguntando cómo o en qué fijarse para lograr datos reales, necesarios para avanzar el propósito de reducir costes. 

En otras palabras, ¿cómo pueden los líderes o responsables, estar seguros de que están recopilando los datos que necesitan?

Para responder a esta pregunta, que muchos dueños de negocio se hacen, presentamos a continuación, 4 fuentes diferentes de información.

A partir de las cuales, se puede precisar la recopilación segura de datos e información, para tomar decisiones. 

Tipos de información que puedes considerar

1. Operaciones y proyectos clave

Un primer paso en el rediseño de la organización de una empresa es que el equipo responsable del cambio pida a cada «jefe» o supervisor, dos cosas:

  • Por un lado, que elabore una lista de las operaciones rutinarias que ejecuta su área.
  • Y por otro lado, que liste los proyectos, si los hay, que considere esenciales o de suma importancia para la empresa. 

Las operaciones rutinarias son repetitivas por naturaleza. Son propias de áreas administrativas y de producción, que los colaboradores realizan día a día.

Algunas pueden ser ejecutadas una vez por mes, como la generación de informes de resultados, para otras áreas.

Un primer paso en el rediseño de la organización es conocer qué se hace en la empresa, puertas adentro.
Un primer paso en el rediseño de la organización es conocer qué se hace en la empresa, puertas adentro.

En cuanto a los proyectos, un ejemplo es el despliegue de un nuevo sistema para optimizar procesos o un software de soporte. 

También, el diseño y lanzamiento de un nuevo producto o servicio. O un proyecto de formación de colaboradores.

Es evidente que esta actividad de recopilación de datos, por áreas, va a permitir que el equipo que lidera el cambio, vea las tareas y proyectos en curso a un nivel de detalle.

Y con ello, podrá detectar la posibilidad de la eliminación del «desperdicio» en forma rápida. 

Hablamos de tareas rutinarias que pueden suprimirse por no aportar valor o que son parte del retrabajo, típico en empresas que no revisan su sistema de actividades. Lo que siempre hace que una pymes sea menos eficiente.

Preguntas necesarias:

  • ¿Qué tareas están siendo realizadas sin aportar valor en la empresa?
  • ¿Qué proyectos se pueden postergar? 
  • ¿Existen procesos que se puedan simplificar?

Por supuesto, deben tomarse medidas sin afectar los ingresos o causar problemas de rentabilidad. Además, debe diferenciarse bien entre gastos y costes, al tomar decisiones. 

Sobre el ejemplo previo, ¿es importante la generación de informes de resultados por área, realmente?

Pero antes de tomar decisiones, es importante analizar los otros tipos de información. Así que vamos con el siguiente punto. 

2. Identificación del esfuerzo en operaciones y proyectos

Con el propósito de ayudar al equipo que lidera el cambio, es necesario que conozca el esfuerzo requerido para cada tarea u operación rutinaria. Y por supuesto, para los proyectos de cada área.

Cuando sea necesario, los responsables de área o sector en la pyme, deberán organizar el trabajo en equipo para discutir la cantidad de esfuerzo de cada actividad. 

¿Cuál es el propósito de precisar el esfuerzo en las operaciones y proyectos?

Los datos que generan esta actividad, suministrados por los propios colaboradores, permitirán evitar errores, al suponer sin validar, qué requiere más o menos esfuerzo. 

Es decir, permitirá al equipo responsable del cambio, evaluar con precisión qué operaciones y proyectos requieren más o menos apoyo. 

Un ejemplo interesante es el caso de negocios o tiendas retail, en las que pueda ser necesario aumentar el personal para atender y entregar pedidos en línea, producto de un aumento de las ventas por esa vía. 

En este proceso de análisis, sin duda surgirán casos de tareas rutinarias que resultan innecesarias al cambiar la interacción y la comunicación.

O al incorporar herramientas para mejorar, por ejemplo, el control del stock o la atención al cliente. 

3. Asignación de prioridades según los objetivos

Después de tener clara la lista de operaciones rutinarias y el esfuerzo que están demandando cada una (al igual que para los proyectos), hay un paso más que debes considerar.

El equipo de cada área debe proceder, utilizando alguna técnica de trabajo en grupo, a etiquetar las tareas y operaciones rutinarias, y proyectos identificados, en función de las prioridades estratégicas de la empresa.

¡Sin duda, antes de eliminar tareas y proyectos, lo correcto es precisar su prioridad con vista en los objetivos estratégicos! 

Por supuesto, habrá casos muy claros de retrabajo o de actividades que deben ser eliminadas. Pero las decisiones, en tal sentido, deben responder a argumentos válidos. 

En muchas pymes ocurre que después de eliminado un proceso, ¡alguien nota que este era realmente importante!

Es decir, en el proceso se debe evitar la eliminación de capacidades que, incluso, son necesarias para diferenciarse de la competencia o para estimular el crecimiento. 

Observe que una operación rutinaria puede ser objeto de las siguientes decisiones:

  • Que sea mejorada con más recursos y herramientas, porque contribuye al logro de metas que se traducen en rentabilidad. Por ello, debe ser más eficiente.
  • Que sea mantenida por ser un eslabón necesario. Y para ello se recurra a una estrategia que comparta recursos con otras o que se automatice. 
  • Y por último, que sea eliminada por no ser prioritaria, al no contribuir con los  objetivos estratégicos. O que sea parte del retrabajo.

Una función, por ejemplo, que puede automatizarse es el proceso de reclutamiento de colaboradores, apoyándose en un bot de chat, para responder a los solicitantes de empleo en línea. 

La generación de informes financieros, necesarios solo para parte del equipo, pueden producirse con un software de gestión.

Así, cada persona que los demanda, solo tendrá que consultarlo en línea. 

Una operación rutinaria puede ser objeto de varias decisiones: mejorarla, fusionarla/automatizarla o eliminarla.
Una operación rutinaria puede ser objeto de varias decisiones: mejorarla, fusionarla/automatizarla o eliminarla.

4. Implementar nuevas formas de trabajar

Con todos los datos logrados, lo que sigue es implementar nuevas formas de trabajar en la empresa. Esto aplica en pequeñas, medianas y grandes empresas.

Y también, ¿por qué no?, en microempresas.

El resultado del proceso debe permitir contar con la información sobre, qué capacidades deben construirse o mejorarse, para aprovechar la coyuntura económica y prepararse para que la empresa crezca.

Del proceso surgirá, además, la identificación de «puntos» que pueden ser eliminados y que contribuyen a reducir costes, mientras se redirige el esfuerzo a lo importante. 

Todo esto conlleva a crear nuevas formas de trabajar, repensar estrategias y lograr la optimización del uso de recursos.

Es decir, a lograr nuevas capacidades e ideas innovadoras para reinventar las operaciones y mejorar las ofertas a clientes y consumidores.

Comentarios finales sobre reducir costes en pymes

Tal vez la reducción de la plantilla del personal sea inevitable en condiciones especiales o coyunturales. 

Pero esta reducción debe obedecer a un proceso deliberado que asegure la correcta implementación de cambios.

De hecho, puede ocurrir que simplemente no sea necesario reducir costes a través de la disminución del personal.

En las empresas en las que el talento humano es considerado parte de los «activos», la reducción de gastos comienza al identificar lo que no aporta valor.

Y para asegurar una buena identificación es clave incluir los datos que los colaboradores tienen sobre la organización.

Así, el equipo que lidere el cambio, incluso podrá perseguir visiones más ambiciosas que la reducción de costes. 

Por supuesto, el beneficio del proceso sugerido estará dependiendo de múltiples variables.

Una de ellas, fundamental, es la actitud proactiva de los involucrados. Por lo que cuenta mucho la forma en que se les invite a participar para conseguir el objetivo. 

Y todo esto lo puedes llevar adelante sin contratar personal externo, salvo excepciones.

Así que en este preciso momento, ¿por qué no iniciar un proceso de mejora que vaya más allá de la simple reducción de costes perdiendo parte del talento humano?

¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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