Claves para la reducción de costos generales en la empresa

Reducción de costos generales de la empresa: ¿hasta qué punto son necesarias todas las partidas? ¿es impactante el ahorro aquí o destinamos los esfuerzos a otras cosas?

Reducción de costos generales de la empresa: ¿hasta qué punto son necesarias todas las partidas? ¿es impactante el ahorro aquí o destinamos los esfuerzos a mejorar otras cosas?

En las aventuras que he dirigido, en varias empresas como Platzilla, tener una cultura de ahorro y reducción de costos ha sido clave no sólo para poder incrementar productividad y beneficios, sino también para que los socios tengamos fondos para nuevas inversiones.

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Como en todo en la vida, los resultados que obtienes de ahorrar y la reducción de costos dependen en tan inteligente seas escogiendo bien tus batallas con la búsqueda del objetivo de mejora dentro de tus estrategias. Pero ¿Realmente enfocarte en los costos generales de la empresa es buena idea? ¿En qué areas vas a conseguir más eficiencia y rentabilidad reduciendo costos?

Enfoque erróneo en la reducción de costos

La mayoría de las empresas cuando piensan en reducción de costos, o el costo de algunas iniciativas, usualmente revisan las cuentas de los gastos generales de la empresa. Los Gastos generales de la empresa son aquellos gastos que necesita la empresa para funcionar. Servicios de infraestructura, alquiler, administración de la distribución y talento humano, por ejemplo. Es importante comprender la diferencia entre los costes de soporte y de estructura. Todos son necesarios pero la reducción eficiente, no se consigue cortando el rendimiento. En su lugar, si se puede dirigir el enfoque a la optimización de flujos operacionales.

En este sentido, a veces también, sobre todo en entornos de producción, intentar optimizar el uso de materiales por medio de la tecnología. 

Es cierto que a priori esto supone una inversión, pero por regla general, con el uso de software para gestionar la información (como Platzilla), y aplicar la tecnología para favorecer el cambio hacia optimización de stock, materiales y operaciones de mantenimiento siempre es una política que consigue reducción en costes  aumento del rendimiento.

En este sentido, la gerencia empresarial no ha de descuidar la calidad en los procesos ni las tendencias tecnológicas. Una mezcal de paciencia, práctica e iniciativa propicia encontrar soluciones puntuales a problemas comunes, tanto a nivel personal como de equipos.

Sin embargo, debes tener cuidado. Pues en este ítem es donde hay menos posibilidades de ahorrar y tienes que asegurarte de no afectar tus operaciones.

Recuerda el dicho: “Lo barato puede salir muy caro

reducción costos generales
Es bueno medir los costos pero hay que saber dónde enfocarse

Aquí te explico algunas claves:

4 claves para reducción de costos generales en la empresa

1. Luz y agua:

Si encuentras una compañía más barata, pues adelante, ya que normalmente esto es algo que se suministra sin problemas. La reducción de costos en servicios generales es relativamente sencilla.

En cualquier caso el ahorro no será considerable, en términos porcentuales. Por ejemplo, una sociedad que genera 400.000 euros de facturación al año, probablemente paga  7.000 euros al año y cambiarse de compañía le puede suponer ahorrar un 10% en la factura. Es decir, apenas unos 700 euros al año.

¡Vamos… un 0,1%!!!!

Así que si cambiarte de compañía de agua y luz te supone un drama, ni lo intentes. Si te vas a tirar 10 horas en gestiones para esto, más te vale que las inviertas en conseguir algún cliente nuevo o reducir gastos en otros lados.

Un cliente que una vez tuve fuera de España, una petrolera, alguna vez se dedicó a poner pegatinas al lado de los interruptores de luz y en los lavabos, pidiendo controlar el gasto común… Resultó ridículo: gastaron más dinero en la campaña para promover el consumo responsable,  que el resultado que se obtuvo al final.

2. Internet:

Al igual que con los otros servicios:  si es fácil, hazlo.

Pero si tienes que lidiar con 30 operadores y tener problemas… mejor delégalo y enfócate en donde tienes más oportunidades de ahorro sea o no dentro de los costos generales de la compañía.

3. Alquileres:

Poder ahorrar dinero por alquileres depende de cada sector o cada caso.

Si la actividad que desarrollas no depende de dónde estés, pues, allí no gastes en Location, y gasta lo mínimo.

Recuerda que cada iniciativa, el alquiler puede ser una partida muy elevada. Y no por tener una oficina más bonita te irá mejor. Mira el ejemplo de las gafas de sol Hawkers, cuando facturaban ya 15 millones de euros tenían una oficina en encima de una gasolinera. Con esos costes fijos, se entiende que las ganancias podrían gozar de buena salud.

Sin embargo,  si tu negocio es de calle, y necesita buena ubicación, ojo con lo que haces… Porque si decides conseguir una reducción gastos con un alquiler bajo, también tus ingresos pueden bajar y al final te irá peor. Es decir, no se trata de la cantidad de la reducción sino de la calidad de los ajustes.

4. Nóminas:

Uffffff…

El ahorro con la reducción de costos en nóminas es para mi la parte más delicada y donde hay que considerar muchos casos diferentes…

Pero creo que puede ayudarte esta  regla general que tenemos en cada proyecto:

“Lo barato es caro, pero…. ¿lo caro es necesario?”

Ahí es donde está la cuestión…

Te dejo unas preguntas que te ayudarán a pensar sobre esto

  • ¿A quién realmente necesitas en tu equipo?  Nota: a ellos págales bien…
  • ¿Necesitas tener en tu oficina un contable? ¿O una gestoría te vale? Quizás podrías tener un sistema de gestión de costos en la organización por medio de la nota de gastos o facturas.
  • ¿Necesitas gente de marketing o puedes subcontratar?
  • ¿Puedes ahorrar en los tiempos de ejecución de cada operación?
  • Si necesitas un técnico en sistemas, ¿Necesariamente has de contratarle en España o en México o dónde te encuentres? ¿Acaso es más fiable en tu país? ¿Te has planteado como lograr cada objetivo con otro método que pueda ser efectivo?

Si haces un análisis de esto, casi seguro que consigues optimizar la reducción de costos… y casi seguro que modificas a un cargo que hoy te resulta caro, por un servicio externo…

Nuestra experiencia con Autónomos o Freelancers

Hay muchos perfiles que pueden ser freelancers y no por ello va a ser peor.  Muchas  veces es hasta mucho mejor.

En nuestro caso,  hemos visto que personas freelance que colaboran con muchas empresas dan un resultado excelente.

Ojo con los remordimientos de conciencia

Reducir costes asociados a nómina puede ser difícil para muchos directivos. Pero recuerda que se trata de reducir costes para crecer y luego poder contratar a más personas…

Plantéate que, como gestor,  estás haciendo lo mejor para el proyecto y por lo tanto, para todo el equipo… Ya que así crecerá más la empresa y a la larga contratarás a las gente que realmente necesitas para seguir creciendo.

Control en la reducción de costos

Sobra decir que el control en la reducción de costos ha de ser una rutina. Por eso recomendamos usar herramientas como Platzilla para control general de la gestión o Expensya para control particular de notas de gasto. Pero más allá de todo esto recomendamos hacer lo siguiente por este orden:

  • Definir la misión, visión y valores. De esta manera, no hay dudas hacia donde se va y no se incurre en gastos innecesarios. Si no tienes muy claro cómo hacer esta parte, te sugiero que veas el siguiente video:
  • Establecer un plan de acción alineado con tus objetivos planeados ¿no tienes objetivos? uff, necesitas revisar tu estrategia o si lo prefieres contáctanos para ayudarte.
  • Crear objetivos trimestrales a ser compartidos con el equipo.
  • Hacer seguimiento al menos semanalmente sobre proyectos y dentro de ellos control de costos.
  • Crear procesos y auditarlos (nivel profesional).

Conclusión

Lo cortés no quita lo valiente y ahorrar en los gastos generales de la empresa es siempre bueno. Pero ten en cuenta que tu tiempo es limitado y siendo ésto en LO QUE MENOS VAS A AHORRAR, enfócate en donde están las verdaderas oportunidades de ahorro y no en menudeces.

Evita ser, como dirían en mi pueblo: “Ahorrador de paja y tirador de trigo”.

O en términos coloquiales, aquella señora que se la pasa comprando alimentos de baja calidad y, buscando ofertas en el supermercado de superdescuento,  y todo lo ahorrado se lo gasta en unos zapatos que usa una vez al año.

Mejor que se alimente bien ella y los suyos y que en esa ocasión especial le pida aquellos zapatos súper exclusivos a una amiga o que, sencillamente,  lleve unos zapatos normales y para compensar se ponga un accesorio bonito pero económico.

¿Qué más debo saber para la reducción de costos en mi empresa?

Si quieres leer mis recomendaciones para ahorrar en tu organización, te invito a leer una serie de artículos que he escrito sobre cómo tener ahorros significativos en la empresa:

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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