Reducción de costes en una empresa: 3 pasos para reducir costos

La reducción de costes en una empresa en una empresa es una de las estrategias más importantes para mejorar la rentabilidad y competitividad en el mercado actual.

En un entorno económico cada vez más exigente, las empresas necesitan optimizar todos sus procesos internos y externos para mantenerse a flote.

Para ello, es fundamental analizar todos los costes implicados en la logística, la gestión del stock y los procesos de compra para identificar los posibles puntos de reducción con la ayuda de tu software de contabilidad.

Además, la reducción de los costes también puede derivar en una mejora de los procesos a través de la eliminación de actividades innecesarias o la identificación de nuevas oportunidades

Por esta razón, te expondré 3 acciones que podrías aplicar para lograr la reducción de costes y la eliminación de los costes no fundamentales en una empresa.

En entregas previas, ya estudiamos algunas estrategias de reestructuración de empresas, y, conocimos la estrategia de “eliminación de costes no fundamentales”. 

Aquí profundizaremos en 3 pasos, iniciativas o acciones específicas que te ayudarán a lograrlo.

3 iniciativas para la reducción de costes en una empresa

En una empresa, reducir costes es importante para mejorar la rentabilidad y fortalecer su posición en el mercado.

Hay diversas iniciativas que pueden implementarse para lograrlo, entre ellas:

Reducción de costes en una empresa
Elimina los costes no fundamentales

Estudiemos su concepto, aplicación y pasos para ejecutar cada una de ellas, y, por supuesto, con un ejemplo práctico.

1. Reducir costos diseñando, documentando e implementando procesos

Esta iniciativa consiste en conocer con detalle los procesos de la empresa, por medio del diseño y documentación de los mismos, así es más fácil su estudio y optimización para más adelante ajustar los costes.

Su importancia se debe a que se lleva a cabo un análisis exhaustivo de los procesos internos de la empresa para identificar aquellas tareas que no aportan valor añadido y son susceptibles de ser simplificadas o eliminadas. 

Aplicación de esta iniciativa

Esta iniciativa aplica para todas las empresas que tengan procesos, mientras más complejos y numerosos se vuelve más necesaria su aplicación.

¿Cuándo se debe aplicar la reducción de costes en una empresa?

Desde el inicio de la empresa, o cuando se desee modificar debido a cualquier razón (se identifican muchos gastos, problemas financieros, o simplemente se quieren reducir los costes).

Fíjate en las siguientes claves:

  • Es necesario establecer objetivos claros y definidos que permitan alinear los procesos de la empresa con sus metas y objetivos generales.
  • Debes conocer los resultados esperados de cada proceso, a fin de medir su efectividad y garantizar su mejora continua.
  • Tienes que conocer las responsabilidades y roles claros para cada miembro del equipo.
  • Asegura el compromiso y participación en la implementación de los procesos.
  • Contar con herramientas tecnológicas adecuadas para documentar y monitorear los procesos.

2. La reducción de costos en una empresa por medio del análisis para ahorrar

El análisis de costes es una herramienta que se utiliza para examinar los gastos relacionados con un proyecto o negocio en particular.

Es una técnica comúnmente usada por empresas para identificar formas de reducir costos y aumentar la rentabilidad. 

Al determinar cuáles son los costes más relevantes y relevantes, se pueden tomar decisiones más informadas sobre la asignación de recursos y el establecimiento de precios, por eso es tan importante.

Cómo se aplica el análisis de costes

Estamos hablando una iniciativa que aplica para todo tipo de empresa.

El análisis se debe aplicar cuando se va a tomar decisiones en relación con los costes de producción, por ejemplo:

  • Fijación de precios.
  • La selección de proveedores.
  • Y, la elección de medios de producción. 

Por ende, se debe hacer antes de iniciar el negocio, o, si se requiere alguna reestructuración. 

Claves para realizar un buen análisis de costes:

  • Conocer todos los costes de la empresa.
  • Conocer los criterios de asignación de costes para poder asignar correctamente a cada uno de los productos o servicios que ofrece la empresa.
  • Contar con información precisa y actualizada sobre los costes actuales.

A continuación, la tercera y última iniciativa:

3. Reducción de costes en una empresa: Organizar el flujo de trabajo y la asignación de recursos

 Organizar el flujo de trabajo empresarial y la asignación de recursos implica establecer un proceso sistemático para llevar a cabo las tareas de manera eficiente y eficaz.

Su importancia radica en que permite identificar los recursos necesarios para cada etapa del proceso y asignarlos de manera efectiva.

La implementación de una planificación de recursos adecuada reduce los costos y mejora la productividad.

Con la organización del flujo de trabajo puedes:

  • Permitir la eliminación de pasos innecesarios en el proceso,
  • La reducción del tiempo de espera.
  • Y, la disminución de los costos de desperdicio.

Aplicación de esta iniciativa

Aplica para todo empresa, y se debe realizar cuando se crea necesario realiza algún cambio en el flujo de trabajo, ya sea porque se quiere disminuir costos o hacer más efectivo el proceso.

Para aplicarlo debes seguir las siguientes claves:

Claves para organizar el flujo de trabajo y asignar recursos

  • En primer lugar, es fundamental contar con un plan detallado que permita establecer objetivos claros y prioridades.
  • De esta manera, se pueden asignar los recursos necesarios y establecer los tiempos de cada tarea y su nivel de importancia.
  • Otra clave para una buena organización es mantener una comunicación efectiva entre los miembros del equipo.

Así, para que sepan cuál es su papel y responsabilidad en cada etapa del proyecto.

  • Contar con una buena gestión de los recursos tecnológicos, humanos y financieros es esencial para optimizar el trabajo y reducir los tiempos muertos.

Es importante que cualquier desviación o imprevisto que surja durante el proceso sea adecuadamente evaluado y resuelto de forma rápida y eficiente. 

Ejemplos de ¿Cómo reducir costos no fundamentales?

Veamos el paso a paso de cada iniciativa, junto con el ejemplo de la empresa de Donas Redoma, un negocio de ventas de donuts al detal, y, que comienza también a hacerlo al mayor.

Pasos para cada una de las iniciativas de eliminar costos fundamentales

Detallemos…

Diseñar, documentar e implantar procesos:

  • Paso 1: Identificar los procesos críticos de la empresa, es decir, aquellos que tienen mayor impacto en la calidad del producto, la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa. 

En el caso de Donas Redoma:

Los procesos críticos de la empresa pueden incluir:

  • La elaboración de la masa.
  • Cobertura de las donuts.
  • Gestión de inventarios.
  • Y, la atención al cliente.
  • Paso 2: Documentar los procesos identificados, describiendo, de forma detallada, cada paso y especificando los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo. 

Por ejemplo, en la empresa Donas Redoma:

Se puede elaborar un manual de procedimientos que incluya los pasos detallados para la elaboración de la masa y la cobertura de las donuts.

Así, como los procedimientos para la gestión de inventarios y la atención al cliente.

  • Paso 3: Implantar los procesos documentados, asegurándose de que todos los miembros del equipo estén capacitados y familiarizados con ellos, y de que se lleven a cabo de manera consistente y eficiente. 

Ejemplo de Donas Redoma:

Se puede ofrecer capacitaciones a los empleados sobre los nuevos procedimientos documentados.

Además, establecer medidas para asegurar que se sigan los procesos de manera rigurosa.

Análisis de costes

  • Paso 1: Identificar los principales costos de la empresa, incluyendo los costos de producción, los costos de distribución, los costos de marketing y los costos de administración. 

Veamos el caso de la empresa Donas Redoma:

Los principales costos de la empresa pueden incluir:

  1. La materia prima para elaborar las donuts.
  2. Los costos de distribución a los clientes.
  3. Los gastos de publicidad y marketing.
  4. Costos de alquiler de local y servicios básicos.
  • Paso 2: Analizar cada uno de los costos identificados, buscando oportunidades para reducirlos sin afectar la calidad del producto o el servicio al cliente.

Analicemos el caso de Donas Redoma:

  1. Se puede buscar proveedores de materia prima más económicos.
  2. Evaluar la posibilidad de utilizar servicios de entrega más eficientes.
  3. Reducir el gasto en publicidad y marketing en áreas que no generan un retorno de inversión adecuado.
  4. Negociar con el arrendador para obtener mejores condiciones de alquiler.

Paso 3: Implementar las medidas de reducción de costos identificadas, asegurándose de que no se afecte la calidad del producto o el servicio al cliente. 

Ejemplo con Donas Redoma:

Se pueden implementar medidas como:

  • Primero, cambiar de proveedor de materia prima.
  • Implementar la entrega de los productos de Donas Redoma mediante delivery con motos.
  • Reducir el gasto en publicidad y marketing en áreas que no generan un retorno de inversión adecuado.
  • Y, negociar con el arrendador para obtener mejores condiciones de alquiler.

Organizar el flujo de trabajo y la asignación de recursos

  • Paso 1: Identificar los procesos y tareas que requieren más tiempo y recursos, y evaluar si es posible optimizarlos para aumentar la eficiencia operativa. 

Ejemplo con Donas Redoma:

Se pueden identificar procesos como:

  • Elaboración de la masa y la cobertura de las donuts.
  • Atención al cliente.

Además, es necesario evaluar si es posible optimizar cada proceso para reducir el tiempo y los recursos necesarios.

Paso 2: Asignar los recursos de manera eficiente y equitativa, asegurándose de que todos los miembros del equipo tengan las herramientas y el apoyo necesarios para realizar sus tareas de manera efectiva. 

Ejemplo con Donas Redoma:

  • Primero, se puede asignar el personal de manera que se cubran eficientemente las áreas de mayor demanda,
  • Segundo, asegurarse de que todos los empleados tengan las herramientas necesarias para su trabajo.
  • Tercero, establecer medidas de apoyo y supervisión para garantizar que los empleados tengan éxito en sus tareas.

Paso 3: Monitorear y ajustar continuamente el flujo de trabajo y la asignación de recursos para asegurarse de que se maximice la eficiencia y la calidad del producto o servicio. 

Ejemplo con Donas Redoma:

Se puede establecer un sistema de monitoreo constante para evaluar el desempeño del equipo y hacer ajustes si es necesario.

También, se pueden hacer encuestas a los clientes para evaluar su satisfacción y hacer mejoras en función de sus comentarios.

Conclusión

En fin, el análisis para la reducción de costes en una empresa, requiere estudios y análisis para poder tomar decisiones más efectivas. 

Su objetivo debe ser optimizar, reducir costos, pero sin perder la calidad, y, por el contrario, ser más eficiente y efectivo.

Aplicando las 3 iniciativas que mencionamos podrás lograr esto, siempre y cuando consideres las claves y los pasos que se han establecido.

Además, la reducción del stock excesivo es uno de los aspectos clave para mejorar la gestión del capital de la empresa, mientras que la optimización de la gestión del ciclo de vida del producto puede ayudar a gestionar mejor los costes asociados.

En definitiva, reducir costes es fundamental para aumentar la rentabilidad y la eficiencia de la empresa, lo que a su vez puede mejorar la imagen de marca y ayudar a mantener la competitividad en un mercado cada vez más exigente. 

Por último, recuerda que eliminar costes no fundamentales es una estrategia de la directriz de reestructuración de una empresa.

Gracias por leernos.

Hasta la próxima.

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 46 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Instute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 12 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo Moya se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Creador de metodologías como Matriz estrella y experto en Jobs to be done y metodología Raíles. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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