Organización administrativa en las pymes. Sus Principios.

La organización administrativa es un proceso que involucra planificar, controlar, dirigir, monetizar y dar orden a los recursos propios de una organización o empresa. El propósito es alcanzar los objetivos de la misma con el menor coste posible.

Organización administrativa en las pymes. Principios.
Organización administrativa en las pymes. Principios.

En tal sentido, en este artículo nos proponemos comentar los principios y tipos de organización que podemos encontrar. El beneficio de la lectura está en que nos permite comparar nuestra organización actual – si la tenemos – con algunos elementos teóricos y prácticos.

Esta comparación nos puede llevar, a su vez, a indagar sobre el cómo organizar para mejorar día a día, porque todo sistema empresarial es perfectible.

La organización administrativa se encarga, además, de coordinar los diferentes departamentos, unidades o áreas funcionales, conjuntamente con los empleados que laboran en ellas.

El propósito es trabajar como un equipo y consolidar los objetivos planteados por la Dirección. La organización administrativa apunta el uso óptimo de los recursos – es el deber ser – a través de la planificación y el control meticuloso del trabajo. Para esto es necesario tomar decisiones y resolver los problemas que surjan durante ese proceso.

Por otro lado, es claro que es un proceso continuo, porque la actividad «organización administrativa» no se detiene. Los sistemas empresariales son dinámicos. Cambian día a día, por las fuerzas internas y por las fuerzas del entorno. Diversos artículos en este blog tratan el tema, como parte de lo que compartimos para la gestión fácil de una empresa u organización.

Concepto de organización administrativa

La organización administrativa se refiere a los procedimientos y/o herramientas utilizadas para optimizar resultados. Es decir, para lograr mejoras sustanciales en los procesos relacionados con los negocios.

Su finalidad la entendemos como la de obtener de manera continua, una mejor situación para la organización. Aplica principios y criterios para la mejora, que se traduce en más calidad. Tanto para el cliente como para todos los involucrados (empleados, socios, proveedores…).

Es clave entender que uno de los recursos en los que tiene una acción directa es en el humano, en su formación y capacitación. Quizás, una de las intenciones principales es crear un ambiente positivo y sinérgico, vinculando a cada empleado con sus tareas y con los fines de la empresa.

Toda organización debe trabajar estrechamente con el personal, valorando sus servicios e incentivando su labor. De esta manera, le brindará una sensación de seguridad. Y también de unidad, que se traducirá en un trabajo en equipo, para alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa.

Organización administrativa en las pymes. Principios.
Organización administrativa en las pymes. Principios.

Principios y bases de la organización administrativa

Entender los principios de «organización administrativa», constituye en elemento importante para la gestión de una pyme, cualquiera sea tu tipo. Conoce aquí algunos de tales principios, que consideramos necesarios en la dirección y el control de empresas. Hacemos referencia a los siguientes:

1. Relación con los objetivos:

Una empresa debe declarar sus propósitos de manera clara y precisa. En ellos estará reflejado el alcance del equipo, el cual definirá las diferentes estrategias y acciones que se programarán y ejecutarán.

Todas las acciones establecidas en la organización deben estar relacionadas con los objetivos y metas de la misma, sin distinguir el área a la que pertenezcan. Esto facilita una gestión que apunta a reducir el desperdicio de ejecutar tareas y actividades orientadas hacia otro «norte», que no sea el definido.

Debes tener presente que en las empresas pequeñas y grandes, suele conformarse grupos de poder, que pueden terminar apostando a objetivos muy diferentes al de la pyme. Por ello, la organización administrativa es un proceso continuo en las empresas exitosas.

2. Especialización (áreas funcionales):

El trabajo que llevará a cabo el personal debe estar delimitado a un campo de acción específico. Aunque esto es discutible. Por ejemplo, puede depender de la etapa en que esté la empresa. Además, suele ocurrir que el responsable de un área apoye actividades más allá de su «campo específico».

Organización administrativa en las pymes. Principios.
Organización administrativa en las pymes. Principios.

Pero en empresas maduras, la especialización puede ser necesaria. Lo que no es una condición del tipo «si y solo si». En fin, para lograr la eficiencia en el funcionamiento de las áreas, es necesario subdividir la actividad a realizar en tareas medibles y bien definidas. Esto es así, porque asumimos que mientras más específicas sean, mayor será la eficacia del individuo en hacerla.

¿Será esta última afirmación verdadera en todo tipo de organización? ¿Qué dirán los datos y las experiencias al respecto?

3. Jerarquía y poder de decisión:

Una organización administrativa está conformada por múltiples «órganos», lo que suena a burocracia. A estos órganos, o como se les quiera llamar, es necesario ordenarlos, tomando como criterio una serie de relaciones de «supremacía y subordinación».

¡Esto puede sonar algo rimbombante! La intención es que la persona que se encuentre en el «tope», que en pymes suele ser el empresario, sea quien ejerza el control sobre el equipo de trabajo, conforme a políticas y criterios claros.

En este orden jerárquico habrá quienes sean responsables de dirigir, inspeccionar y ordenar a los que están «debajo» en la estructura organizacional. Sin embargo, el poder nunca es absoluto; tiene sus límites jurídicos y hay normas que cumplir.

4. Paridad entre autoridad y responsabilidad:

Dentro de la organización es importante delegar en personas capacitadas, para llevar a cabo actividades y grupos de tareas. Esto debe ir acompañado con un grado de autoridad que se delega, aspecto clave para el cumplimiento de objetivos y metas.

Al delegar, también se debe brindar la posibilidad de acceder a información, según el caso. Por ello, es necesario analizar los puestos de trabajo, la regulación que aplique, entre otros aspectos fundamentales para asegurar el desarrollo de las tareas con la calidad esperada.

No permitas que tu pyme crezca sin una estructura organizativa bien pensada.
No permitas que tu pyme crezca sin una estructura organizativa bien pensada.

5. Unidad de mando en la organización administrativa:

Cada función dentro de la organización administrativa debe estar asignada a un área, y debe responder a un solo responsable. Esto debe estar claramente definido, a fin de evitar situaciones ambiguas en cuanto a liderazgo se refiere.

Por otra parte, cuando la empresa implementa un enfoque de procesos, en los que intervienen diferentes áreas, igual existirán responsabilidades bien definidas. Los procesos suelen tener distintos subprocesos. Estos también necesitan precisión respecto a los responsables de los resultados esperados.

6. Difusión del esquema de delegación:

Una pyme que avance con buen pie debe hacer pública toda la información sobre las funciones de cada cargo y grupos de trabajo, además de la responsabilidad y autoridad delegada.

Es claro que estas funciones deben estar por escrito o en algún medio, a la vista de todas las personas de la empresa. Una cultura organizacional óptima necesita información y transparencia en todos los ámbitos de la organización o del sistema de actividades.

7. Amplitud o alcance de control:

Un supervisor debe tener un número máximo de personas a su cargo. Cada cargo tiene características específicas, y con base en estas se puede estimar esa cantidad.

En todo caso, el tipo de organización y su contexto, además de la etapa que transite la empresa, serán variables a tener en cuenta en el análisis y las decisiones en este sentido.

Este límite —en cuanto a colaboradores al mando— se establece con la finalidad de no sobrecargar al responsable y permitirle que cumpla con el conjunto de sus funciones, de manera eficiente.

Organización administrativa en las pymes. Principios.
Organización administrativa en las pymes. Principios.

8. Coordinación de la administración general:

Cada unidad que conforma la organización tiene funciones específicas, pero todas deben estar «sincronizadas» hacia el logro de las metas de la empresa. El caos en una pyme suele ocurrir por la falta de coordinación o engranaje de las actividades.

Una gestión empresarial exitosa no tiene «entes» aislados ni antagónicos. Es clave que todas las partes funcionen de forma eficaz y oportuna. La relación debe ser armónica, en lo que los valores juegan un papel clave.

9. Continuidad del proceso administrativo:

Una vez que se ha estructurado y establecido una «cierta» organización administrativa, su estructura debe mantenerse. Pero como indicamos, la organización es dinámica, por lo que debemos mejorar cuando sea necesario, considerando los cambios de los medios internos y externos (entorno) ligados a la empresa.

Tipos de organizaciones comunes

Al hablar de organización administrativa, es necesario considerar la «composición» y el «arreglo» de los elementos que la conforman. Por lo que hablaremos de manera breve sobre los tipos de organizaciones comunes en empresas o pymes.

Organización lineal:

Es una forma donde existe una línea de mando vertical. Hay un jefe con sus respectivos colaboradores. El más alto nivel suele ser el presidente. Su organización es simple y piramidal, donde las líneas de autoridad y responsabilidad son directas y únicas.

La comunicación sigue de manera estricta las líneas formales de un organigrama. Al ascender en la organización, se tiene una visión global y centralizada de la empresa.

Por su parte, en la medida que se desciende, existe una visión más específica de cada área. Quien ejerce la autoridad tiene centralizada la toma de decisiones y el control sobre la organización.

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Visto así, todo parece ordenado, pero no siempre una estructura de este tipo logra los objetivos con eficiencia. ¿Qué podría justificar la falta de eficiencia en este caso? No podemos olvidar que las organizaciones son entes sociales.

Organización funcional:

En esta organización, las personas dedicadas a una actividad común se agrupan en unidades administrativas. Las tareas son agrupadas por funciones, siendo una de las formas más básicas para dividir las áreas de trabajo.

La autoridad es funcional, no solo existe un «jefe superior», sino varios, cada uno en su especialidad. La comunicación entre cada uno de los niveles es directa y sin intermediarios.

Las decisiones son delegadas a cada uno de los cargos funcionales. Y cada cargo aporta a la organización, una especie de asesoría, según su especialidad.

Organización matricial:

Se basa en la creación de equipos, integrados por empleados de diversas áreas que tienen un proyecto común. Una vez finalizado el proyecto, la organización deja de funcionar como tal. Es típica en empresas que trabajan por proyectos.

Los recursos humanos y materiales se asignan de manera temporal a los diferentes proyectos, por lo cual los empleados pueden tener 2 supervisores: uno del cargo y otro del proyecto.

Para ejecutar el proyecto se reúnen varios expertos en un equipo de trabajo, por lo que la jerarquía queda reducida. Esta organización exige mayor grado de flexibilidad y autonomía para tomar decisiones.

La organización matricial aplica en empresas que desarrollan proyectos.
La organización matricial aplica en empresas que desarrollan proyectos.

Organización en comités:

Este tipo de organización es menos común. Aplica en procesos de toma de decisiones, en los que rigen normas internas o de ámbito gubernamental (públicas). El comité está constituido por un grupo de personas con autoridad de línea y de staff, quienes tienen a su cargo el estudio de una situación específica.

Estos comités pueden ser formales o informales:

  • Formales: su autoridad está delimitada, así como también sus deberes, ya que están integrados dentro de la organización formal de la empresa. Por lo general, tienen un carácter permanente.
  • Informales: se forman cuando se desea realizar un estudio o atender un caso particular. Son organizados por una persona que desea un estudio o decisión sobre algún problema, por un tiempo corto.
Es importante no confundir estos conceptos con lo comentado en el siguiente artículo, cuyo título compartimos: Organización formal e informal. ¿Cómo influyen en la gestión?

Organización en trébol:

Tiene como propósito focalizar sus esfuerzos en propuestas y funciones claves, dejándole a profesionales externos el cumplimiento de actividades de apoyo. Por lo que hace uso del «outsourcing» o de la subcontratación.

Este tipo de organización toma importancia, sobre todo cuando los empresarios y directivos buscan reducir los costes operacionales, contratando empresas externas para que realicen ciertos trabajos generales; en particular, administrativos y de soporte.

¿Has considerado apoyar a tu pyme con una estructura "trébol"?
¿Has considerado apoyar la organización administrativa con una estructura «trébol»?

En resumen, el objetivo final es focalizar los esfuerzos en las funciones y metas claves, dejando en manos de externos las actividades periféricas (servicio, tareas generales y administrativas, entre otras).

Conclusiones

Sobre organización administrativa encontrarás información en cantidades enormes en la Web. Por tratarse de un tema que implica diseño y creatividad, habrá muchas formas válidas de enfocarlo.

Un consejo importante en este sentido, es que su definición no debe tomarse como algo estático. Depende de muchos factores, por lo que en algunos momentos tendremos que optar por prácticas menos estrictas que en otros. De hecho, parte de lo comentado en este artículo aplica más para empresas en funcionamiento estable u óptimo. Es decir, para empresas con cierto nivel de madurez.

En cualquier caso, lo interesante es tener claro los principios de organización en el ámbito de las empresas y tener conocimientos en el marco de los tipos de configuración o arreglo que podemos dar a las actividades y recursos, para hacer posible la misión declarada.

Dicho todo lo anterior, te invitamos a reflexionar sobre la pregunta: ¿qué es la organización administrativa y en qué consiste? Aprender todo los días es propio de empresarios exitosos.

¡Gracias por leernos! Hasta la próxima.

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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