En la serie con Platzilla compartimos los pasos para poner en marcha la herramienta, de manera segura y rápida. Uno de ellos es clave: “organiza la comunicación de tu equipo con Platzilla”.
En esta oportunidad queremos resaltar algunas funcionalidades que nos permiten organizar la comunicación del equipo de trabajo.
En la sección final de este artículo te dejamos el enlace a las entregas de la serie, publicadas hasta ahora.
No es una condición obligatoria conocer su contenido para abordar esta lectura. Sin embargo, para avanzar con buen pie, puedes darles un vistazo luego.
Las entregas de la serie con Platzilla, las hemos centrado en las siguientes tareas:
- Revisar las opciones del menú, que aparece dividido en 4 bloques (entradas, planificación, ejecución y revisión).
- Incluir datos de prueba para ver en detalle qué campos contiene cada módulo. Además, conocer las funcionalidades para organizar la información (filtros).
- Personalizar los módulos según tus necesidades de información. De manera particular, definir qué cambios necesitas a nivel de datos. Luego, ajustar cada módulo según los requisitos de tu negocio, utilizando las facilidades de Platzilla para tal fin.
- Importar los datos disponibles, si dispones de ellos, a los módulos que correspondan. Por ejemplo: datos de clientes, prospectos, contactos, proveedores, etc.
- Organizar a tu equipo de trabajo (verificar roles, crear usuarios, conformar grupos de trabajo y asignar privilegios de acceso).
Organiza la comunicación: Serie “con Platzilla”
Tal como lo indicamos en los artículos previos, la serie con Platzilla se orienta a explicar el cómo y el para qué.
Al cómo utilizar la herramienta y para qué, según ejemplos de modelos de empresas. En estas primeras entregas estamos más centrados en el cómo…
Un punto importante es que si aún no has puesto en marcha tu empresa, igual te resultará útil. Conocer Platzilla será un punto de apoyo en tu futura gestión.
Y en el caso en que ya seas un empresario mipyme, el control que te dará Platzilla será clave para tu crecimiento.
Algo importante que debes saber desde ya, es que, además, conseguirás apoyo en el equipo de Platzilla. Este te permitirá resolver dudas e inquietudes.
Tendrás la oportunidad de aprender sobre lo que denominamos los pilares de la eficiencia empresarial: foco, control, colaboración y mejora continua.
La clave del éxito es ir por pasos…
Con solo ingresar algunos datos podrás tener todas las opciones de Platzilla a tu disposición. Pero para aprovechar la herramienta, debes ir paso a paso, ¡lo que no significa ir con lentitud!
De hecho, una de las ventajas de Platzilla, comentada en la primera entrega, es la facilidad que brinda para comenzar a trabajar (es un software basado en el modelo SaaS).
Por lo comentado, es necesario construir el conocimiento práctico con cierto orden, para hacer las cosas bien. Por ello esta serie tiene también un propósito didáctico, con relación al uso del software Platzilla.
Platzilla es un software de gestión fácil de adaptar a casi cualquier tipo de empresa. Es un software que puedes adaptar a tu empresa, y no al revés, como ocurre en otros casos.
Como ya señalamos, en esta oportunidad nos centramos en funcionalidades claves para organizar la comunicación de tu equipo. Es una tarea sencilla, fácil y rápida.
Un punto obligatorio y que siempre comentamos es el siguiente: Platzilla está en constante evolución. Esto se evidencia por los cambios en su interfaz.
Organiza la comunicación de tu equipo
Para organizar la comunicación del equipo de trabajo en Platzilla, la herramienta pone a disposición varias funcionalidades en nivel de módulos.
Es decir, funcionalidades disponibles en todos los módulos, ya sean del menú de entrada, del menú de planificación o del menú de ejecución.
En la siguiente imagen hacemos referencia a estas funcionalidades:
En todos los módulos tenemos un menú horizontal que incluye: mensajes, comentarios, documentos e histórico de cambio.
Estas opciones facilitan la comunicación, la colaboración y el seguimiento a la actividad realizada por el equipo. Para sacar el máximo provecho a estas opciones, es clave la organización de los usuarios.
Es por ello que la tarea 5 señalada en el inicio de esta entrega, indica que debemos organizar al equipo de trabajo. Implica:
- verificar roles;
- crear usuarios;
- conformar grupos de trabajo;
- asignar privilegios de acceso.
Observe que al organizar la comunicación del equipo de trabajo, estamos facilitando otras acciones esenciales. Por ejemplo:
- Hacer seguimiento a la interacción del equipo (para lo que podemos utilizar el centro de notificaciones).
- Fomentar la comunicación a nivel de los módulos, para mejorar la gestión. Así evitamos los supuestos.
- Generar inquietudes y compartir información específica entre los colaboradores.
- Programar reuniones de trabajo para evaluar el cumplimiento de metas. Esto es, fomentar el trabajo colaborativo. Por ejemplo, en el siguiente microvídeo podrás ver cómo podemos realizar la tarea “fomentar la comunicación y la colaboración”:
La comunicación implica dar feedback de calidad
Para organizar la comunicación, lo primero que necesitamos es responder a la pregunta: ¿cómo damos un feedback de calidad?
En nuestro caso, consideramos un feedback de calidad como aquel que busca determinar brechas sin culpar o emitir juicios. Es un proceso sencillo pero importante.
Para dar un buen feedback debe resaltarse lo bien hecho, luego hacer referencia a las deficiencias detectadas y, por último, establecer compromisos para alcanzar la meta o el logro esperado.
Exponer el por qué, cuando sea pertinente, es clave para fomentar la motivación.
Y como estamos hablando de comunicación, vale la pena recordar lo que entendemos por comunicación efectiva. De este tema hemos hablado en otros artículos.
Existe una comunicación efectiva cuando el receptor del mensaje entiende o “decodifica” correctamente lo que el emisor está comunicando.
Una forma básica de verificar si el mensaje está siendo interpretado como esperamos, es que el receptor repita con sus palabras o parafrasee lo entendido.
Esto ayuda a alinear a los interlocutores y a lograr así una comunicación efectiva.
En el siguiente microvídeo podrás ver a qué nos referimos con mejorar continuamente la comunicación con el equipo. Justo lo que nos permite Platzilla:
Entonces, ¿qué opciones tenemos para organizar la comunicación?
- Crear grupos de usuario por áreas para delegar tareas y facilitar la comunicación solo entre los involucrados.
- A nivel de módulos, tenemos la opción de intercambiar mensajes con otros usuarios involucrados en la gestión de la información.
- También podemos dejar comentarios sobre los registros, para no perder información de apoyo la gestión. Así evitamos olvidos y mantenemos informado al equipo de trabajo.
- Al compartir documentos relacionados con registros en módulos (por ejemplo, un proyecto), facilitamos que el equipo esté al tanto de la evolución o cambios en los mismos. Así damos visibilidad completa y de manera fácil, asegurando que todos los involucrados tengan información oportuna.
- La comunicación demanda también seguimiento, que podemos realizar a través del histórico de cambios de la información.
- Con Platzilla podemos organizar actividades síncronas y dejar evidencia de las mismas. Además de asignar tareas al equipo y a miembros del equipo.
En el siguiente microvídeo se muestra la asignación de tareas y el seguimiento a las mismas con Platzilla:
Para finalizar…
Si llegaste hasta este punto, tiene el conocimiento mínimo necesario para organizar la comunicación con tu equipo en Platzilla.
Con los primeros pasos que comentamos en las entregas previas de esta serie de artículos y la organización de la comunicación, ya tienes elementos para pensar en la gestión de tu empresa con Platzilla.
Al realizar los pasos y las tareas que hemos comentado, habrás notado que es muy fácil poner “a punto” la herramienta. Y como afirmamos siempre, para aprender solo hay que atreverse, probar y preguntar. Una de las mejores formas de aprender es… haciendo.
Tal como lo ilustra la imagen, para trabajar con Platzilla debemos poner algunas piezas en orden. Justo lo que estamos haciendo en las entregas de las serie con Platzilla. En resumen, hasta ahora nos hemos centrado en:
- Conocer los módulos y las opciones que nos brinda Platzilla para organizar la información.
- Personalizar módulos agregando o quitando campos de datos.
- Preparar los datos que tenemos en otras aplicaciones, como en hojas de cálculo.
- Importar los datos y asegurar que sean consistentes.
- Crear usuarios, asignar privilegios y conformar grupos de trabajo.
- Organizar la comunicación del equipo, para la gestión óptima de la información.
De esta manera, estamos cada vez más preparados para iniciar con buen pie la gestión de nuestra empresa.
Recuerda que en este proceso de aprendizaje no estás solo. A través de la propia herramienta, tienes la oportunidad de dejar tus inquietudes.
Así que te invitamos a seguir probando, ya seas un emprendedor o un empresario mipyme. Es una oportunidad para obtener nuevos e interesantes conocimientos.
Seguimos en una próxima entrega. ¡Hasta pronto!
