Diagnóstico de la mejora continua en una empresa

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¡Bienvenidos a esta nueva entrega sobre la mejora continua y la gestión empresarial! Para continuar con algunos aspectos sobre nuestro índice de eficiencia empresarial, hoy introduciremos un importante tema. El diagnóstico de la mejora continua en una empresa.

En el artículo pasado, denominado Diagnóstico en la empresa. Índice IDEAL, dimos elementos sobre cómo hacer un diagnóstico básico, o un autodiagnóstico. A partir de 4 pasos muy sencillos, y de gran utilidad cuando se ejecutan bien.

Los 4 pasos comentados son:

  • hacer las preguntas correctas (según el objetivo que se persiga);
  • buscar respuestas honestas;
  • analizar los resultados y
  • desarrollar planes de acción.

Esto aplica para revisar un área funcional en particular o, inclusive, para un proceso específico en cualquier parte de la organización.

Las áreas funcionales de una empresa se mejoran continuamente en las diferentes etapas por las que pasa: desde la puesta en marcha hasta la etapa “expansión o traspaso”.

Sabemos que en las primeras etapas de la empresa (puesta en marcha o funcionamiento regular), el empresario y sus socios, si los hay, están atendiendo la administración y la gestión. ¡Siempre están ocupados! Sin embargo, aplicar los 4 pasos es factible. Todo es cuestión de práctica y de querer mejorar.

Para conocer detalles de lo que consideramos en el componente mejora continua en una empresa, te recomendamos este artículo, si no lo has leído:

La mejora continua. Medición con el ÍNDICE lDEAL

¿Por qué es tan importante la mejora continua en una empresa?

En toda empresa exitosa, la mejora continua es uno de los pilares básicos de la gestión. En muchos casos, es un valor del empresario y del equipo, sin necesariamente hablar de “mejora continua”. Porque de lo que se trata, es de hacerlo bien.

Hay microempresarios que detectan y corrigen fallas diariamente, haciendo que su organización mejore de manera permanente. ¿Deberíamos llamar a esto mejora continua? – ¡Por supuesto!

Diagnóstico de la mejora continua en una empresa

Un microempresario casado con su emprendimiento, mejora todos los días

Pero en general, la mejora continua en una empresa debe ser un valor explícito, además de una obligación y un objetivo. La búsqueda y el afán por mejorar es la única manera de alcanzar la calidad y la excelencia.

¿Quiénes deben participar en la mejora continua en una empresa?

La mejora continua debe ser algo que se apoye en todos los colaboradores y componentes de la empresa. Debe incluir desde la tecnología hasta el talento humano. Pasando por todas las áreas funcionales o procesos que tienen lugar en la organización.

En empresas medianas o grandes, hay que tener en cuenta que los empleados deben ser capacitados para adaptarse a los cambios que propone la mejora continua. Además, disponer de las herramientas y tecnologías indicadas para llevarla a cabo.

Uno de los beneficios relevantes que trae la mejora continua en una empresa es la confianza del cliente. Y esto es un elemento clave para su fidelización, que da sustentabilidad al negocio.

Diagnóstico de la mejora continua en una empresa

Repasemos: ¿qué es mejora continua?

El propio concepto lo explica. Se trata de la mejora de los productos, servicios y áreas funcionales de una empresa con el propósito de subsanar y prevenir errores, reforzar lo que se hace bien y mejorar, en definitiva, el desempeño de la empresa.

1/4. Preguntas para el diagnóstico:

¿Manejas este concepto? ¿Conocen este concepto tus empleados?

La mejora continua tiene su origen en Japón, en la filosofía de trabajo Kaizen, que se basa en el precepto de que “hoy mejor que ayer; mañana mejor que hoy”. El kaizen es un proceso de mejora continua basado en acciones concretas, simples y sin costes importantes; y que implica a todos los trabajadores de la empresa.

En procesos formales de mejora (cuando hay recursos para tal fin), lo común es que se elija a un equipo formado por colaboradores de diferentes áreas de la empresa y con distinto “rango jerárquico”.

Con esto se tienen diferentes puntos de vista. Este grupo se encarga de analizar procesos o productos e identificar fortalezas y debilidades.

Hecho esto, proponen soluciones y llevan a cabo las acciones necesarias para implantarlas. Pero ¡ojo!, no es un grupo “apaga fuegos”.

Diagnóstico de la mejora continua en una empresa

Los equipos para trabajar en mejora continua… ¡no son apaga fuegos!

Ejemplos de metodologías de trabajo

Existen numerosos modelos y metodologías de trabajo, que buscan la mejora continua en una empresa. Algunas de ellas son:

  • Ciclo PDCA: Plan (planificar), Do (hacer), Check (comprobar) y Adjust (ajustar).
  • Kanban: regula el flujo informativo y de trabajo en la empresa, a través de tarjetas de identificación.
  • Just in Time: metodología de trabajo que hace énfasis en la entrega del trabajo a tiempo.

El propósito de la mejora continua es eliminar los desperdicios (actividades innecesarias) y las operaciones que no agregan valor al producto, al servicio o a los procesos que hacen posible la organización.

2/4. Preguntas para el diagnóstico:

¿Alguna vez has identificado actividades innecesarias o desperdicios? ¿Has tomado acciones para eliminarlas? ¿Midió o evalúo el resultado y lo informó?

Condiciones necesarias para mejorar

Sin importar el modelo que se adopte para mejorar, existen algunas condiciones necesarias para que la acción sea parte de la cultura de la empresa.

Entre tales condiciones queremos resaltar las siguientes:

  • Compromiso. Necesario por parte del empresario o gestor y de los empleados de la empresa. Es decir, de todos. Inclusive, de entes externos como los proveedores. Implica disponer de tiempo.
  • Visibilidad. Las acciones que se ejecuten deben ser conocidas por todos, aun cuando el área no sea impactada en forma directa. Mejoras en el área de finanzas deben ser conocidas por los responsables de producción.
  • Alineación y foco. El equipo debe estar alineado respecto a los objetivos, además de mantener el foco. Un aspecto clave en el índice de eficiencia empresarial.

Diagnóstico de la mejora continua en una empresa

  • Capacitación. Cuando sea pertinente – y si hay recursos – los empleados y el empresario deben capacitarse para mejorar. Tanto en aspectos administrativos y de gestión, como en la tecnología disponible.
  • Disposición al cambio, a partir del aprendizaje. La motivación y la disposición a aceptar los cambios es un elemento central. Muchas empresas pierden recursos y oportunidades por la resistencia al cambio.
  • Manejar la confidencialidad del informante. Cuando se realizan diagnósticos con la participación de los empleados, debe establecerse criterios para la confidencialidad, si esto es aplicable al caso.

3/4. Preguntas para el diagnóstico:

¿Cómo evalúas estas condiciones en tu empresa? En ti mimo, en tus colaboradores. ¿Hay tiempo para mejorar? ¿Hay disposición para el cambio?…

Diagnóstico básico para empresas en sus primeras etapas

Cuando una empresa está en sus primeras etapas, no tiene recursos para aplicar programas de mejora continua basada en estándares.

En la etapa de la puesta en marcha, el empresario aún no factura. Está resolviendo miles de cosas para que la empresa “salga” a la calle. Y en la etapa de funcionamiento regular, está consiguiendo clientes. Es cuando comienza a facturar. Está validando la idea, dando a conocer el producto o servicio.

Diagnóstico de la mejora continua en una empresa

Pasar de etapa es subir de nivel, al mejorar las áreas funcionales.

Si todo marcha bien, al aumentar los ingresos por ventas, el empresario puede alcanzar la etapa de funcionamiento estable. Allí debería ocuparse de la mejora continua.

Una forma es enfocarse en las áreas funcionales claves, según la etapa en que esté la empresa. Y aplicar planes de mejora, después de realizar diagnósticos básicos.

Una forma fácil de comenzar…

Una forma fácil de comenzar es seleccionar un área funcional y actividades específicas, para responder a las siguientes preguntas:

  • Actividad con un problema
  • ¿Qué está fallando?
  • ¿Por qué se presenta el problema?
  • ¿Cómo afecta el problema al área funcional?

Con base en esta información, se gestiona la mejora. Que puede basarse en un plan de acción, que responda a preguntas como:

  • ¿qué queremos hacer?,
  • ¿por qué?,
  • ¿cómo lo vamos a hacer?,
  • ¿con qué recursos?,
  • ¿en qué tiempo?

Luego llevamos a cabo las actividades planeadas y una vez ejecutada la mejora, deberíamos hacer un seguimiento con base a preguntas como:

  • ¿Lo que hicimos era lo planificado?
  • ¿Resolvimos el problema; logramos nuestros propósitos?

Lo esperado es que las respuestas sean positivas. En tal caso, debe asegurarse que la “nueva situación” se mantenga. Es muy importante verificar que no se vuelva atrás, por condiciones como la resistencia al cambio.

4/4. Preguntas para el diagnóstico:

¿Cómo enfocas la mejora de un área o de una actividad? ¿Escribes los pasos a seguir? ¿Aplicas el plan o lo abandonas por falta de tiempo? ¿Haces seguimiento al resultado? ¿Los involucrados sacan lecciones? ¿Comunicas y das visibilidad de los resultados?…

Ejemplo de preguntas estándares en mercadeo y ventas

Para ilustrar aún más sobre la mejora continua en una empresa, permítame presentarle el caso de Donas Redoma. Esta microempresa desarrolló el área de mercadeo y ventas de manera progresiva, desde la etapa de la puesta en marcha.

Al pasar por las etapas, agregaron actividades al área, dando lugar a subáreas, que se distinguen como sigue:

  • Relación con clientes
  • Segmentación y posicionamiento
  • Fijación del precio
  • Desarrollo del producto o servicio
  • Gestión de ventas
  • Comunicación
  • Distribución (canales)

Veamos las preguntas que la empresaria, Katiuska Guerra, respondió y a partir de lo cual se gestionó la mejora, para el caso específico de la fijación de precios.

Caso: fijación del precio

En el siguiente cuadro se muestran preguntas respecto a la fijación de precios, con una declaración de lo esperado.

Diagnóstico de la mejora continua en una empresa

Lo esperado para la fijación del precio

De los 3 aspectos señalados, en Donas Redoma se utilizaron 2: la estructura de costes y el estudio de los precios de la competencia.

La fuente principal para la fijación de precios de las donas era la estructura de costes de la empresa. Estos datos provenían del área de finanzas que estaba muy bien desarrollada para la etapa de funcionamiento estable.

Con esta información, Katiuska estaba vigilante del precio de la competencia y se aseguraba que esta variable fuera un atributo de posicionamiento en los clientes: “pensar en donas es pensar en Donas Redoma, por su calidad, variedad y buen precio”.

Preguntas para el diagnóstico de la mejora continua en la empresa

Tal como pudiste ver, en este artículo formulamos algunas preguntas que te ayudarán a diagnosticar cómo está la mejora continua en tu empresa. Un área clave en el índice de eficiencia empresarial.

Te invito entonces a reflexionar sobre estas preguntas, de las muchas que podríamos formularnos:

  • ¿Manejan el concepto de mejora continua en la empresa?
  • ¿Identifican actividades innecesarias o desperdicios?
  • ¿Toman acciones para eliminarlas?
  • ¿Miden el resultado y lo informan?
  • ¿Hay tiempo para mejorar? ¿Existe el compromiso?
  • ¿Hay disposición para el cambio?
  • ¿Cómo enfocan la mejora de un área o de una actividad?
  • ¿Escriben los pasos a seguir?
  • ¿Aplican el plan o lo abandonan por falta de tiempo?
  • ¿Hacen seguimiento al resultado?
  • ¿Los involucrados sacan lecciones?
  • ¿Comunican y dan visibilidad de los resultados?…

¡Hasta la próxima oportunidad!

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