¿Cómo hacer el mapa de procesos de una joyería?

¿Necesitas ayuda para organizar las actividades que realizas a diario en tu joyería?

¡Pues te encuentras en el lugar correcto!

En este post, te enseñaré cómo hacer el mapa de procesos de una joyería.

Debes saber que los mapas de procesos son herramientas que te permiten visualizar de forma clara la interrelación de todos los procesos y actividades que se realizan de manera cotidiana en tu joyería.

De esta manera podrás detectar la existencia de áreas con posibilidad de mejora y así incrementar la eficiencia en la gestión.

Entonces, si deseas que tu joyería crezca de manera ordenada no dejes de tomar píldora de conocimiento que he preparado para ti, ¡PRESTA ATENCIÓN!

  • ¿Qué es un mapa de procesos?
  • ¿Cómo hacer el mapa de procesos de una joyería?
    1. Conoce 5 procesos clave en una joyería
    2. Conoce 5 Procesos de apoyo en una joyería
    3. Procesos estratégicos en una joyería
    4. Identificar y definir subprocesos e interrelaciones
  • Conclusiones

Ahora, iniciemos…

¿Qué es un mapa de procesos?

Primero, te recuerdo que, un mapa de procesos es un diagrama de flujo donde se plasma, de manera visual, todos los pasos y decisiones de las actividades de una empresa; además, representa la forma en la que funciona una organización.

Los 3 tipos de procesos que encontrarás en estos mapas son:

  • Los estratégicos.
  • Procesos clave.
  • Procesos de apoyo.

De igual forma, debes considerar que…

A los procesos clave y de apoyo también se les conoce como principales o misionales y de soporte, respectivamente.

Por lo tanto, en la siguiente imagen, podrás aprender un poco más de ellos:

La gestión de la calidad y la gestión financiera son clave en los procesos estratégicos de una empresa de joyas.
Tipos de procesos que conforman un mapa de procesos: Estratégicos, Clave y de Soporte.

¿Cómo hacer el mapa de procesos de una joyería?

Tomaré como guía el artículo: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso!, para crear el mapa de procesos de una joyería. Recuerda revisar su contenido al finalizar este post.

Y, para enseñarte de forma clara, te mostraré algunos ejemplos de procesos y subprocesos de la empresa Zafiro’s Blue, dedicada a la fabricación y venta de joyas.

Pero antes te comento un poco más de este emprendimiento.

Zafiro’s Blue es un negocio desarrollado por los hermanos Sánchez quienes aprendieron de sus padres el oficio de la orfebrería.

Desde la puesta en marcha, la empresa experimentó un crecimiento desordenado en sus operaciones, por lo que, sus dueños decidieron diseñar mapas de procesos para crecer con una mejor visión y de manera organizada.

¿Quieres saber los pasos que siguió Zafiro’s Blue?

A continuación te cuento la ruta que implementó:

  • Primero, identificó los procesos claves de la joyería.
  • Segundo, se precisaron las actividades que sirven de soporte a la misión y visión de la empresa (procesos de apoyo).
  • Después, se reconocieron los procesos estratégicos asociados a las funciones que realiza la joyería.
  • Finalmente, se establecieron los subprocesos y sus interrelaciones para reflejarlos en un mapa.

Presta atención, te explicaré en la siguiente infografía, 4 razones que impulsaron a los emprendedores de Zafiro’s Blue a diseñar su mapa de procesos:

¡Observa!

Mapa de Procesos: ¿Por qué es el aliado de una joyería?
¿Sabías que un mapa de procesos puede optimizar las operaciones de tu joyería?

Ahora, iniciaré por desarrollar los procesos clave…

1. Conoce 5 procesos clave en una joyería

Para comenzar, debes hacerte la siguiente pregunta: ¿A qué se dedica mi empresa?

En fin, las respuestas te darán a conocer cuáles son los procesos clave.

En el caso de Zafiro’s Blue dedicado a la fabricación y venta de joyas (pulseras, cadenas, aros…) encontramos 5 actividades clave: 

  • Compras de insumos.
  • Proceso artesanal de fabricación.
  • Proceso de producción mecánico.
  • Venta de los productos (joyas).
  • Distribución y entrega.

Puedes considerar que estos 5 grupos de tareas son indispensables para alcanzar los objetivos de una joyería.

¿No crees?

Al plantear cada proceso debes definir, de forma específica, las características y el alcance de cada uno.

Tal vez te preguntarás:

¿Cómo logro precisar, al definir un proceso, el alcance de este?

Debes saber que no hay solo una vía para definir el alcance.

Como empresario debes acordar por medio de reuniones con tus colaboradores, el nivel de detalle que quieres alcanzar en cada proceso y considerar diferentes atributos.

Uno de los atributos de importancia es el de “sus límites” y lo deberás definir de acuerdo con las normas y a la lógica de tu negocio.

Debes establecer dónde comienza y cuándo termina el proceso.

Ahora, ¡fíjate!

Además, existen otros atributos, por ejemplo:

  • Identificación del proceso.
  • Definición (misión o razón del proceso).
  • Serie de pasos.
  • Inputs y outputs.
  • Resultados esperados y quién los recibe.
  • Medidores de la gestión.

2. Conoce 5 procesos de apoyo en una joyería

Ahora, debes plantear la siguiente pregunta: ¿Qué procesos soportan las actividades principales de la empresa?

Por lo tanto, de acuerdo a tu respuesta definirás los procesos de apoyo.

En particular, como escogí la empresa Zafiro’s Blue, que se dedica a la fabricación y venta de joyas, te nombraré algunos de los procesos de soporte que llevan en su gestión.

Estos son:

  • Control de calidad: implica el seguimiento de todas las tareas para elaborar las joyas y asegurar que cumplan con los estándares establecidos.
  • Satisfacción del cliente: presenta la percepción y grado de satisfacción del cliente, sobre si se han cumplido sus expectativas y la opinión de tu negocio. Se hace un seguimiento de la capacidad que se tiene para cumplir con las exigencias de la joyería.
  • Reparación y modificación: involucra las prácticas de transformación de materias primas, para obtener productos de joyería, talla de gemas y bisutería.
  • Gestión de almacén: se encarga de todas las tareas asociadas al resguardo de los productos y materias primas para la fabricación de las joyas.
  • Gestión de recursos humanos (RR HH): establece las competencias para seleccionar los responsables de cada área, y generar planes de formación y adiestramiento para el personal.

Como puedes observar los procesos de soporte no se vinculan directamente con las operaciones de una joyería, pero sirven de apoyo a sus funciones principales.

¿Vamos bien hasta ahora?

En este punto, con los procesos clave y de apoyo, el mapa de Zafiro’s Blue se desarrolló de esta manera:

Mapa de procesos de una empresa de joyas
Ejemplo de procesos principales o claves y de apoyo de una joyería

3. Procesos estratégicos en una joyería

Definir los procesos estratégicos es un paso clave en toda gestión.

Por ello, hazte la siguiente pregunta: ¿Qué acciones estratégicas deben operar para dirigir la empresa?

La respuesta te indicará cuáles son estos procesos.

En particular, para el caso de la joyería Zafiro’s Blue, los 4 procesos estratégicos que la dirigen son los siguientes:

  • Planificación estratégica.
  • Gestión financiera.
  • Planificación de la producción.
  • Gestión de la calidad.

Veamos una descripción básica de estos procesos:

a. Planificación estratégica: contempla la forma en que la empresa puede definir los objetivos, prepara las estrategias y las mejoras en la organización; representa la base para una mejor toma de decisiones en la joyería.

b. Gestión financiera: controla el estado financiero y aplica las técnicas de ventas, para monitorizar la inversión y crecimiento de la empresa.

c. Planificación de la producción: diseña los planes para cumplir de manera eficiente los pedidos, según la demanda de los clientes. Establece cómo elaborar las joyas por medio de las distintas técnicas de fabricación.

d. Gestión de la calidad: define un conjunto de estrategias de seguimiento y control en todos los procesos de la empresa.

También, implementa las acciones necesarias para la solución de problemas y la verificación de los resultados.

Sin dudas, permite una mejora en la gestión, que se refleja en la satisfacción de los clientes.

Por eso, piensa en lo siguiente:

  • ¿En qué se afectaría la calidad de las joyas, si el proceso de gestión financiera dejara de invertir en buenos productos?
  • ¿Cómo se vería afectada la calidad de la joyas, si el proceso de compras no asegurara la calidad de la materia prima?

Así, al incluir en el mapa los procesos estratégicos, el diagrama de Zafiro’s Blue quedó de la siguiente forma:

Procesos principales, de apoyo y estratégicos de un negocio de joyas.
Procesos principales, de apoyo y estratégicos de una joyería.

¡Interesante! ¿Cierto?

4. Identificar y definir subprocesos e interrelaciones

El nivel de detalle que se elija para cada proceso es crucial para diseñar un mapa de procesos en cualquier empresa.

En efecto, debes desglosarlos en subprocesos según el fin de cada uno.

Por ejemplo, para la empresa Zafiro’s Blue podemos encontrar los siguientes subprocesos dentro del proceso clave “proceso artesanal de fabricación”:

  • Diseño de los moldes.
  • Confección de las piezas.
  • Acabado de las joyas.
  • Entrega final al cliente.

Para tu joyería, estos subprocesos los puedes describir según sea necesario, con base en procedimientos e instrucciones de trabajo.

En el caso del subproceso “acabado de las joyas”, se requiere indicaciones claras para cada tipo de joya, que pueden darse en términos de lijado, tiempo de pulido, limpieza y control, entre otros.

Además, los datos asociados a las especificaciones las puedes plasmar en una instrucción de trabajo o, incluso, en un listado de trabajo.

Así, para el proceso claveproceso artesanal de fabricación” que sigue Zafiro’s Blue, los subprocesos quedarían como se muestra en la siguiente imagen:

Ejemplo de un mapa de procesos con detalles del "proceso artesanal de fabricación de joyas"
Ejemplo del mapa de procesos de una joyería, con detalles del “proceso artesanal de fabricación”

A partir de este ejemplo, ya sabes cómo diseñar otros detalles que requieras en el mapa de procesos de una joyería.

En este momento, te invito a leer el post sobre cómo documentar procesos.

Además, ¡no olvides revisar nuestro blog! ¡Encontrarás contenidos importantes acerca de los procesos! para complementar tu aprendizaje.

Conclusiones

Como te señalé arriba, el mapa de procesos es un diagrama que representa de forma ordenada los procesos que se ejecutan en una empresa dedicada a la fabricación y venta de joyas.

Por esta razón, es una herramienta que te permite ordenar y mejorar la gestión de tu empresa.

Para elaborar tu mapa de procesos, te aconsejo seguir los siguientes pasos:

  • En primer lugar, precisa los procesos clave para lograr el objetivo de la empresa.
  • Segundo, define los procesos de soporte, adaptándolos siempre a la misión y visión del negocio.
  • Tercero, toma en cuenta los procesos estratégicos que te ayudan a manejar la empresa.
  • Finalmente, establece los subprocesos y sus interrelaciones, todo esto con el fin de llevar una buena gestión y alcanzar la satisfacción de tus clientes.

Si necesitas más datos, te recuerdo visitar el postCómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso!

Entonces…

¡Es el momento de comenzar tu mapa de procesos!

Comienza de forma general y, después, continua con más detalles.

En fin, el uso del mapa de procesos te ayudará a encontrar aspectos a mejorar.

Y así, evitarás que nuevos colaboradores adopten prácticas no efectivas.

¡Eso es crucial para tu negocio!

Además, debes saber qué vas a vender, cómo y por qué al momento de definir los procesos, para así establecer muy bien los objetivos y lograr que tu mapa sea preciso y te ayude a alcanzar el éxito.

Por eso, un mapa de procesos es un “diseño” de la organización, así que no se trata solo de representar grupos de actividades y sus relaciones, sino de crear mejores formas de trabajar. 

Y, ¡no existe nadie mejor para ello que tú mismo y tu equipo de trabajo!

¡Éxitos!

Gracias por seguirnos.

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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