¿Cómo hacer el mapa de procesos de una floristería?

¿Eres dueño de una empresa que vende y distribuye flores y deseas mejorar el orden de las actividades diarias?

Entonces, necesitas saber cómo hacer el mapa de procesos de una floristería.

Ciertamente, ¡te encuentras en el lugar indicado!

En esta entrega te enseñaré como crear este diagrama clave para que visualices las actividades que ejecutas en el día a día en forma de procesos; y además, su relación entre sí.

El mapa de procesos es una herramienta que te permitirá obtener cierto orden y eficiencia en la gestión de tu empresa, y por medio de esta solución podrás hallar las áreas que requieran mejorar.

Por ello, te preparé el siguiente contenido:

  • ¿Qué es un mapa de procesos?
  • ¿Cómo hacer un mapa de procesos de una floristería?:
    • Conoce 6 procesos claves en una floristería.
    • Conoce 5 procesos de apoyo en una floristería.
    • Procesos estratégicos en una floristería.
    • Identificar y definir subprocesos e interrelaciones.
  • Conclusiones.

Además, si deseas que tu empresa crezca sin obstáculos, no dudes en aplicar los consejos y conocimientos que te compartiré en este post.

Iniciemos…

¿Qué es un mapa de procesos?

Primero, te recuerdo que un mapa de procesos es un esquema gráfico que muestra la interrelación de los procesos y tareas de una empresa, que permite comprender de forma fácil el funcionamiento de la misma.

De forma general, el mapa de procesos está conformado por tres tipos de procesos:

  • Primero, los procesos estratégicos.
  • Segundo, los procesos clave.
  • Tercero, procesos de apoyo.

Ten presente que…

Los procesos clave también son llamados principales u operativos, mientras que los procesos de soporte se les denomina procesos de apoyo.

¡OJO!

Un mapa de procesos es mucho más que un diagrama.

Aporta información para el desarrollo eficaz de las actividades y mejora la gestión de tu empresa. 

¡Presta atención!

Ahora, verás en la siguiente imagen, una descripción sencilla de cada uno de ellos, con algunos ejemplos:

Entender cómo se estructura un mapa de procesos es clave para su ejecución
Entender cómo se estructura un mapa de procesos es clave para su ejecución

¿Cómo hacer el mapa de procesos de una floristería?

Seguiré la ruta explicada en el post: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso!, para elaborar el mapa de procesos de una floristería.

Pero, si no lo has revisado, ¡no te preocupes! Podrás dedicar unos minutos para leerlo al finalizar esta lectura.

Así mismo, te presentaré como ejemplo el mapa de procesos elaborado por la empresa Detalles & Amor, dedicada a la venta y distribución de flores y arreglos florales.

Te cuento sobre este emprendimiento…

La idea de negocio, ¡exitosa por cierto!, le surge a Carlos y Juana, un matrimonio de jóvenes enamorados que desean ayudar a sus clientes a brindar momentos de alegría, unión y romanticismo a un ser especial.

En las primeras etapas de su funcionamiento detectaron desorden en sus procesos, lo que le restó eficiencia a las labores de su empresa; por lo que decidieron mejorar su gestión creando el mapa de procesos.

A continuación, te expondré unos cuantos ejemplos de procesos y subprocesos.

¡Eso sí!, serán suficientes…


¡Fíjate!

Ahora, ¿Qué te parece si conoces 4 razones que motivaron a la empresa Detalles & Amor para hacer el mapa de procesos de su floristería?

Un mapa de procesos es mucho más que un gráfico. Si se ajusta al verdadero estado de una pyme
Un mapa de procesos es mucho más que un diagrama, ¡ajústalo a las actividades de tu empresa!

Además, Detalles & Amor siguió esta ruta de 4 pasos para crear su mapa de procesos:

  1. Determinaron cuáles son las actividades principales que desarrollan en el negocio, de allí identificaron los procesos clave.
  2. Identificaron cuáles son las tareas que apoyan los objetivos y metas de la empresa, los procesos de apoyo.
  3. Muy importante, reconocieron que acciones tomaron para dirigir el negocio y así definieron los procesos estratégicos.
  4. En último lugar, establecieron los subprocesos y la relación entre cada uno.

Recuerda seguir esta ruta…

Iniciemos por los procesos clave…

1. Conoce 6 procesos clave en una floristería

Para conocer los procesos clave debemos responder a la siguiente interrogante: ¿Mi empresa a qué se dedica?

Por ejemplo, para el caso de la tienda Detalles & Amor que vende y distribuye variedad de flores (rosas, lirios, dalias, margaritas…), encontramos 6 actividades esenciales.

Estas son:

  • Compra de materia prima.
  • Sistema de pedidos.
  • Elaboración de pedidos (flores, arreglos florales).
  • Gestión comercial.
  • Entrega y distribución del producto final.
  • Transporte del producto a sus clientes y aliados (vía terrestre y aérea).

Estas 6 macro actividades son indispensables para lograr las metas de una pyme dedicada a vender y distribuir flores.

¿No te parece?

Estos procesos operativos inician con la “compra” de los insumos para elaborar, vender y entregar los arreglos florales.

¡Ojo!

Sobre todo, al identificar los procesos, es necesario crear su definición y el alcance preciso de cada uno.

Siendo así, ¿cómo podemos precisar el alcance de los procesos?

Ten en cuenta que no hay una fórmula única para precisar el alcance.

Para establecer los procesos, el equipo debe tomar en cuenta varios atributos junto a la calidad de detalle que quieren alcanzar.

Un atributo importante es establecer sus “límites”, el cual es fijado siguiendo la lógica y reglas del negocio.

Igualmente, entre otros atributos que podemos encontrar, están:

  • Nombre del proceso.
  • Descripción (para la correcta interpretación).
  • Secuencia de pasos. 
  • Entradas y salidas.
  • Resultados esperados y quién los recibe.
  • Indicadores para medir el proceso y los resultados.

2. Conoce 5 procesos de apoyo en una floristería

En primer lugar, para identificarlos debes responder lo siguiente:

¿Qué procesos sustentan las tareas clave de la empresa?

En el ejemplo, de la tienda Detalles & Amor, los procesos de apoyo identificados son:

  • Control de calidad: asegura tanto el engranaje de los procesos que implican llegar al producto final como la calidad de los insumos.

Recuerda que, la buena administración de la calidad de los insumos está relacionada con la gestión de compras (proceso clave).

  • Gestión técnica: establece las acciones para la preservación de los tipos de flores, y las técnicas de confección, alambrado y forrado para mejorar la elaboración de los arreglos florales; y así obtener éxito en las ventas.
  • Mantenimiento del local y del equipo: define las operaciones de mantenimiento básicas y periódicas de los equipos, maquinaria, herramientas y de las instalaciones de la tienda.
  • Embalaje: proceso importante en la línea de producción, vela por acondicionar las flores para protegerlas, y/o agruparlas de manera temporal para su manipulación.
  • Almacenamiento:  gestiona las tareas de la carga y descarga de los productos en la floristería.

Ten en cuenta que, el proceso “control de calidad” está inmerso en los de “soporte”, porque aparte de controlar la calidad del producto, vela por la excelencia de todas las actividades.

¿Vamos bien hasta ahora? ¿Qué opinas?

Como resultado, hasta los momentos, me gustaría mostrarte como va quedando el mapa de procesos, de la empresa Detalles & Amor, con los procesos clave y de apoyo:

Cómo hacer el mapa de procesos de un negocio de flores.
Ejemplo de procesos clave y de apoyo de una floristería

¿Estás dispuesto a replicar esta experiencia en tu negocio?

Continuemos…

3. Procesos estratégicos en una floristería

Estos procesos son esenciales definirlos.

Para identificarlos debes dar respuesta a la siguiente pregunta:

¿Sabes cuáles son las acciones estratégicas se deben ejecutar para dirigir la empresa?

Por ello, tomaré, como ejemplo, 4 procesos estratégicos de la empresa Detalles & Amor.

 Me refiero a:

  • Planificación estratégica.
  • Gestión de recursos humanos (RR HH).
  • Planificación de la producción.
  • Sistema de gestión de la calidad.

a. Planificación estratégica: dirige los planes y las tácticas para la correcta operación y ejercicio de la floristería. Tienen como fin, cumplir con el logro de los objetivos a mediano y largo plazo.

También, integra la planificación, por ejemplo, de la producción de arreglos florales con el proceso de gestión comercial; cuidando las estrategias de venta y publicidad de los productos, para una entera satisfacción del cliente.

b. Gestión de RR HH: define los pasos para la selección y contratación del talento humano, además de efectuar los planes de capacitación de los colaboradores; por ejemplo, en el área técnica de confección de arreglos florales.

c. Planificación de la producción: establece las mejores tácticas a corto y mediano plazo, para obtener los arreglos florales. Toma en cuenta el número de pedidos y la demanda de los clientes y tiendas aliadas.

d. Sistema de gestión de la calidad: Involucra ciertas labores que buscan evitar faltas en la elaboración y entrega del producto final.

Además, el sistema de gestión de la calidad debe relacionarse con todas las tareas que definen a la empresa, porque ¡lo importante es!, lo que satisface al cliente: la calidad final.

Piensa en lo siguiente:

  • ¿Crees que la calidad de las flores se verá afectada, si el proceso de almacenamiento no garantiza su resguardo, a la temperatura adecuada?
  • ¿En qué se afectaría la calidad de las flores si el proceso de transporte no utiliza los vehículos apropiados para el traslado?

Y en este punto, el mapa de procesos de Detalles & Amor se ve de la siguiente manera; pues, ya hemos incluido los procesos estratégicos:

Procesos principales, de apoyo y estratégicos en un negocio de flores
Procesos principales, de apoyo y estratégicos en una floristería

¡Interesante! ¿No crees?

4. Identificar y definir subprocesos e interrelaciones

Para crear un mapa de procesos en cualquier tipo de empresa, este paso es esencial.

Para la floristería Detalles & Amor, tomaré el proceso de “elaboración de pedidos (arreglos florales)” y lo separaré en varios subprocesos.

Los listo a continuación:

  • Recepción del pedido.
  • Selección de las flores y los verdes.
  • Selección de material (bases, instrumentos de trabajo).
  • Arreglo de las hojas.
  • Acabado de las flores.
  • Armado del arreglo floral.
  • Revisión y control.
  • Etiquetado.
  • Entrega final.

Sin duda, puedes describir cada subproceso tomando en cuenta los procedimientos, instrucciones de trabajo, o con base en otros documentos de acuerdo a lo que necesites.

Te explico, por ejemplo, el subproceso selección de las flores y verdes” como actividad concreta, requiere indicaciones específicas para cada tipo de arreglo.

Claro está, indicaciones en requisitos de tipo y tamaño de las flores, cantidad, color, control y medición, etc. 

Además, estas indicaciones pueden estar reflejadas en una instrucción de trabajo o en una checklist.

Ahora, te muestro el detalle del proceso clave “elaboración de pedidos (arreglos florales)”, en el siguiente mapa de procesos:

Detalles del proceso de "elaboración de pedidos"
Ejemplo del mapa de procesos de una floristería, con detalles del proceso de “elaboración de pedidos”

Del mismo modo, partiendo de este caso, puedes diseñar y documentar los detalles y las interrelaciones de los demás procesos de tu floristería.

Y, si quieres conocer más sobre documentación de procesos te invito a leer el post: Documentación de procesos: ¿por qué y cuándo? ¡Es excelente y te servirá de acompañamiento!

Conclusiones

Como resultado, cualquier empresa puede “mostrarse” a través de un mapa de procesos.

En el caso de una floristería es fundamental porque te da una idea completa del funcionamiento de tu organización.

La ruta propuesta para elaborar un mapa de procesos se centra en:

  • Detecta los procesos clave para cumplir con el propósito de la empresa.
  • Identifica los procesos de apoyo o soporte.
  • Establece procesos estratégicos que permiten dirigir el negocio.
  • Adicionalmente, debes identificar y definir los subprocesos e interrelaciones, con el detalle y control al que quieras llegar; ten en cuenta la observación y la ayuda de tus colaboradores.

Así mismo, puedes iniciar con un diseño de forma general, después pasa al detalle, según lo consideres.

Por lo tanto, cuando tienes hecho tu mapa de procesos podrás identificar las maneras de mejorar y de reducir el tiempo de la curva de aprendizaje.

En fin, podrás implementar prácticas efectivas y así tus nuevos colaboradores evitarán cometer errores y desviaciones.

Observa que crear un mapa de procesos es un “diseño” de la organización, por lo que no solo se trata de representar grupos de actividades y sus relaciones, sino de crear mejores formas de trabajar.

Solo tú, junto con el equipo de trabajo serán los mejores, para este cometido. ¡Manos a la obra!

Y para cerrar, recuerda leer nuestro post: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso!

¡De oportunidad para tu negocio!

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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