¿Cómo hacer el mapa de procesos de un spa?

¿Quieres aprender a hacer el mapa de procesos de un spa para organizar las tareas cotidianas de tu empresa?

¡Has llegado al lugar indicado!

Al leer esta entrega, conocerás cómo mejorar la gestión y organizar las actividades en tu empresa de bienestar y salud, por medio de un mapa de procesos.

Debes saber que un mapa de procesos es una herramienta que te permite representar de forma fácil, la interrelación de todos los procesos y tareas que se realizan día a día en tu spa.

Para lograr el propósito de este post, verás el siguiente contenido:

• ¿Qué es un mapa de procesos?
• ¿Cómo hacer el mapa de procesos de un spa?
  • 1. Procesos claves
  • 2. Procesos de apoyo
  • 3. Procesos estratégicos
  • 4. Subprocesos e interrelaciones

Por lo tanto, si quieres crecer de forma ordenada en tu spa, aplica estos consejos.

¡Avancemos en el tema!

¿Qué es un mapa de procesos?

Primero, te refresco la memoria: un mapa de procesos es un diagrama que muestra el flujo de trabajo de las actividades que desempeña una empresa, las identifica como procesos para saber cómo funciona la organización.

Existen tres tipos de procesos:

• Estratégicos.
• Clave.
• Y de apoyo.

Algo importante que debes tomar en consideración…

Los procesos clave también son llamados principales o misionales; además, los procesos de apoyo se les llama procesos de soporte.

Ahora, te los describiré de manera más fácil en la siguiente imagen:

¿Cómo hacer el mapa de procesos de un spa?

Para diseñar el mapa de procesos de un spa, seguiré los pasos mostrados en el post: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso! 

De igual forma, te mostraré algunos de los procesos y subprocesos del Spa “El Encanto”, quienes mejoraron su gestión al ordenar sus tareas diarias.

Antes, te hago un recuento de las actividades de esta empresa:

“Spa El Encanto” ofrece una gran variedad de servicios, como masajes relajantes en todo el cuerpo, masajes reductores, tratamientos para el rostro (Peeling superficial, medio y profundo).

Cuenta, además, con sauna, una piscina termal y una piscina para actividades terapéuticas.

Como ves, presenta una variedad de tareas que se pueden organizar en procesos, para llevar una excelente gestión.

Para no usar mucho espacio y tiempo, solo utilizaré algunos ejemplos.

¡Comencemos!

Al diseñar el mapa de procesos, solo debes seguir estos 4 pasos que implementó el “Spa el Encanto”:

1. Establece los procesos clave de tu empresa.
2. Identifica y define las tareas que apoyan la misión y visión de tu pyme (procesos de apoyo).
3. Después, reconoce los procesos estratégicos que manejan tu negocio.
4. Para finalizar, establece los subprocesos y sus relaciones entre sí, de forma ordenada, y plásmalos en el mapa.

Además, “Spa El Encanto” consideró 4 elementos cruciales al momento de crear el mapa de procesos.

¡Presta atención a la siguiente infografía!:

Es tiempo de iniciar por los procesos clave…

1. ¿Ya conoces cuáles son los procesos clave de un spa?

En primer lugar, debes responder la siguiente pregunta: ¿A qué se dedica mi empresa?

Así, con las respuestas sabrás cuáles son los procesos clave.

En el caso del “Spa El Encanto”, te nombro 5 actividades principales:

• Compras de insumos.
• Atención al cliente.
• Gestión de vestuario.
• Prestación del servicio al cliente.
• Facturación.

Estas 5 tareas son básicas para cumplir con la misión de una empresa que se dedica a ofrecer servicios de bienestar y salud al cliente.

¿No te parece?

Es vital que, al momento de determinar los procesos, los establezcas de forma concreta, incluyendo su alcance.

Entonces, ahora surge la cuestión de: ¿Cómo precisar, de forma correcta, el alcance al definir los procesos?

Claro está, el alcance lo puedes definir de varias maneras, pues no existe una “fórmula” única para hacerlo.

Por lo tanto, lo puedes hacer de la siguiente forma:

1. Reúnete con tu equipo de trabajo y genera una tormenta de ideas.
2. Considera los atributos que definen un proceso.
3. Igualmente, establece el nivel de detalle al que quieres llegar.

Así mismo, uno de los atributos que es crucial considerar es el de “sus límites”; para acordarlo, la razón y las normas que dirigen la empresa tienen un papel muy importante.

Del mismo modo, puedes considerar estos atributos:

• Nombre del proceso.
• Descripción al detalle.
• Serie de pasos a seguir.
• Entradas y salidas.
• Lo que esperas como resultados y quién los recibe.
• Indicadores para medir tanto el proceso como los resultados.

De esta manera puedes avanzar sin dificultad…

2. Conoce 4 Procesos de apoyo en un spa

Ahora, para conocer estos procesos, responde la siguiente pregunta:

¿Cuáles serían los procesos que apoyan las tareas clave de tu negocio?

Para una empresa que se dedica a ofrecer los servicios de bienestar y de mejoras a la salud, como es el caso del “Spa El Encanto”, los procesos de apoyo serían:

• Trabajo en equipo: busca motivar a los colaboradores a la responsabilidad y compromiso mutuo.

Además, construye la confianza para lograr los objetivos comunes; y en este caso, garantiza la forma en la que cada integrante del equipo cumpla con sus actividades, como una manera asertiva de mejorar la gestión.

• Control de calidad: te garantiza que todas las tareas se lleven a cabo para un óptimo servicio a los clientes, buscando siempre su satisfacción.
• Gestión tecnológica: implica el manejo de los diferentes equipos y tecnología para generar valor, por medio de su uso eficaz, apoyando al logro de los objetivos estratégicos y claves de la pyme.
• Publicidad: consiste en todas las estrategias de comunicación para difundir el servicio ofrecido por la empresa, buscando llegar a más clientes potenciales.

¿Cómo vamos en nuestro proceso de aprendizaje?

Para ilustrar lo explicado arriba, te muestro el mapa con los procesos clave y de soporte del “Spa El Encanto”, el cual quedaría de la siguiente manera:

¿Crees que el mapa de proceso de tu Spa sería similar a este?

3. Procesos estratégicos en un spa

Hasta ahora, hemos conocido los procesos claves y de soporte; entonces, toca definir los procesos estratégicos: un paso de suma importancia.

Y, para saber cuáles son, contesta lo siguiente:

¿Qué acciones estratégicas deben operar para dirigir la empresa?

Por ejemplo, aquí mostraré 4 procesos estratégicos que responden a la pregunta, y que pueden ser parte de una empresa que ofrece servicios de bienestar a la salud de los clientes, como es el caso de “Spa El Encanto”.

Estos son:

• Planificación estratégica.
• Gestión administrativa.
• Medición, análisis y mejora.
• Gestión de la calidad.

Prestemos atención a la descripción básica de estos procesos:

a. Planificación estratégica: propone las tácticas y planes para implementar nuevos servicios, mantiene el control sobre lo que se quiere ejecutar y busca la expansión de la organización.

b. Gestión administrativa: establece los objetivos financieros y se encarga de planificar la facturación y parte del sistema contable.

Además, maneja las entradas y salidas de dinero del spa.

También, se integra con el proceso de compras porque indica qué productos adquirir, y programa el control mensual de los equipos de belleza en el spa.

c. Medición, análisis y mejora: define los planes a desarrollar con las métricas e indicadores, buscando aplicar las mejoras en las tareas del spa; y así, ofrecer un excelente servicio y satisfacción al cliente.

d. Gestión de la calidad: establece valiosos estándares para la mejora del servicio, con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes del spa.

Además, planifica los protocolos y pautas del servicio, lleva el control de las horas de trabajo, de los equipos usados durante las sesiones y vela por la calidad de los insumos empleados para los masajes y tratamientos.

En este momento, analicemos las siguientes preguntas:

• ¿Cómo se afectaría la calidad del servicio de masajes, si el proceso de trabajo en equipo no garantiza un espíritu de compañerismo?
• ¿En qué se afectaría la calidad del servicio de masaje, si el proceso de gestión administrativa no asegura un buen uso de los recursos económicos?

De esta manera, visto este punto, con la suma de los procesos estratégicos, el mapa de “Spa El Encanto”, quedaría así:

4. Identificar y definir subprocesos e interrelaciones

Para diseñar el mapa de procesos de un spa, este paso es fundamental.

Para el caso de la empresa “Spa El Encanto”, te nombraré los siguientes subprocesos asociados al proceso clave “prestación de servicio al cliente”. Estos son:

• Asignación de servicio al cliente.
• Servicio de masajes (relajantes – reductores).
• Tratamientos rejuvenecedores (peeling).
• Uso del sauna.
• Servicio de piscina.
• Revisión final.

Cada subproceso lo puedes describir con base en rutinas, instrucciones de trabajo o cualquier otro documento.

Por ejemplo, el subproceso “uso del sauna” implica especificaciones para cada tipo de cliente, que pueden darse en términos de: edad, tiempo de duración, temperatura, uso de bañador, etc.

Además, todos estos aspectos los puedes plasmar en una instrucción de trabajo o simplemente en una lista de chequeo.

En fin, para el proceso clave de “prestación de servicio al cliente”, el detalle en el mapa de procesos que se diseñó en el “Spa El Encanto”, quedaría de la siguiente forma:

A partir de este ejemplo, puedes crear tu mapa de procesos con los detalles que tú desees para las actividades de tu spa.

Llegado este punto, no puedo dejar de recomendarte nuestro artículo sobre cómo documentar procesos.

Conclusiones

Para finalizar, debes saber que es posible representar las operaciones cotidianas de cualquier empresa a través de un mapa de procesos.

Con esta información, ya puedes plasmar los procesos junto a los objetivos de cada área de tu Spa.

Es importante que sigas los próximos pasos para diseñar tu mapa de procesos:

• Primero, define los procesos clave para el logro de los objetivos del spa.
• Segundo, establece los procesos de apoyo y estratégicos que dirigen la empresa.
• Después, diseña los subprocesos e interrelaciones de las actividades involucradas.

También, te recomiendo iniciar creando un mapa de procesos general, para luego pasar a uno con más nivel de detalle, según lo requieras.

Al diseñar un mapa de procesos para tu empresa, tendrás la oportunidad de plantear mejoras; además, evitarás que nuevos colaboradores apliquen pasos que sean perjudiciales y minimizarás la curva de aprendizaje.

No olvides que, al momento de establecer los procesos, debes definir qué es lo que vas a vender, cómo y por qué; además, es importante que establezcas muy bien los objetivos, para que tu mapa de procesos te lleve al éxito.

Realizar un mapa de procesos es un “diseño” de la organización. No se trata de representar grupos de actividades y sus relaciones, sino de crear mejores formas de trabajar. 

Recuerda: ¡eres tú junto a tus colaboradores quienes lo pueden lograr!

Y, si necesitas más datos para diseñar tu mapa de procesos, te recuerdo visitar el artículo: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso!

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!