Si en tu empresa gestionan proyectos, este artículo te será muy útil. Y es que un aspecto esencial en este tipo de gestión es contar con indicadores de proyectos para medir su éxito.
¿Tienes idea de cuántos proyectos terminan mal por no aplicar mediciones? ¿Mides el éxito de los proyectos en tu empresa?
En el ámbito empresarial, el porcentaje de fracasos es alto. De allí la importancia de aprender a medir el avance y el logro de los objetivos de los proyectos.
Así que pon atención al contenido de este post:
- ¿Qué son los indicadores de proyectos?
- Tipos de indicadores aplicables a proyectos.
- Indicadores de diagnóstico
- Indicadores retrospectivos
- Métricas e indicadores predictivos
- Criterios para definir un modelo de indicadores de proyectos.
- Comentarios para cerrar.
Vamos a comenzar esta entrega conociendo 3 cosas elementales que debes saber sobre los KPI. PRESTA ATENCIÓN:
¿Qué son los indicadores de proyectos?
Cuando aplicamos medidas en cualquier área de la organización, disponemos de información objetiva para tomar decisiones. A estas medidas se les llama métricas e indicadores o KPI.
En la literatura se emplean las siglas KPI (del inglés, Key Performance Indicators) para referirse a indicadores de rendimiento. Y esto aplica tanto para las áreas de una pyme como para sus proyectos.
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un “emprendimiento” temporal (conjunto de actividades relacionadas), diseñado para producir un único producto, servicio o resultado.
¿Qué son los indicadores de proyectos?
En términos concretos, los indicadores son la base sobre la que analizamos y evaluamos los logros parciales y el objetivo final de un proyecto.
Durante la ejecución del mismo, las métricas e indicadores son un medio esencial para la supervisión del progreso, para el aprendizaje y para la gestión.
Los indicadores se utilizan, principalmente, para medir el rendimiento y la productividad en las áreas típicas de una empresa: finanzas, recursos humanos, producción, mercadeo y ventas, etc.
Pero diferentes tipos de métricas e indicadores, también son mediciones muy empleadas en el mundo de la gestión de proyectos.
Tipos de indicadores aplicables a proyectos
En el caso de la planificación y ejecución de proyectos, de cualquier naturaleza, los indicadores son un aspecto medular.
Es así, porque el resultado de una serie de indicadores permite tomar acciones preventivas y correctivas, para evitar el fracaso.
Por lo tanto, es una forma de minimizar el impacto de todo aquello que “pierda el ritmo” para alcanzar hitos y metas.
La naturaleza del proyecto indicará cuáles son las medidas indispensables para monitorear su avance.
Los jefes de proyecto se “alimentan” de la información de los KPI para sacar lecciones aprendidas y así mejorar la planificación y ejecución de nuevos proyectos.
Entonces, ¿cuáles son los indicadores típicos en gestión de proyectos?
1. Indicadores del tipo diagnóstico
Los KPI de diagnóstico son los que nos permiten comparar la situación real con la planificada para detectar desviaciones. Es claro que son esenciales para todo tipo de proyecto.
Aunque hablamos de métricas, KPI e indicadores, sin hacer una distinción estricta, debemos señalar lo siguiente:
- El término métrica, en sentido amplio, puede referirse a 3 tipos: las métricas directas, las métricas indirectas y los indicadores.
- En nuestro caso, preferimos distinguir simplemente entre métricas e indicadores.
- El indicador es una forma de medir que utiliza métricas junto con criterios de decisión preestablecidos.
Aclarado este punto, ¡volvamos a los indicadores!
Dentro del grupo de indicadores o KPI de diagnóstico destacamos las siguientes:
a. Variación de costes:
Se trata de la diferencia entre los costes que tenemos y los que planificábamos tener, para un momento dado.
Aunque esto parece una definición simple, es muy importante decidir cómo se calculan estos costes.
Diferentes criterios de valoración en las tareas en curso o en los costes comprometidos, pero no ejecutados, pueden dar lugar a valores diferentes.
Esta métrica aparece bien definida en el método del valor ganado, como CV = EV-AC; la valoración económica del alcance ejecutado menos el coste incurrido.
Sobre el método del valor ganado hablaremos en un próximo artículo. ¡No te lo pierdas!
b. Atraso en el cronograma:
Es la diferencia entre el avance en el cronograma y los días transcurridos, contados desde la fecha de inicio del proyecto.
Esta fecha suele estar determinada por una firma de un acta o una reunión de arranque del proyecto.
Igual que en el caso “variación de costes”, es necesario definir cómo se consideran las tareas en proceso.
Una posibilidad al considerar esta métrica es tomar únicamente los hitos principales del proyecto. Con ello, podemos medir el atraso del mismo, si existe.
De nuevo, el método del valor ganado define un criterio bastante razonable para el control de plazos.
c. Porcentaje de ejecución:
Esta métrica compara el alcance que llevamos ejecutado (el real), con el que deberíamos llevar, según el plan.
Este valor es por el que preguntan muchos de los interesados, externos al proyecto.
Por ejemplo, si disponemos de una lista de entregables, podemos comparar el número de entregables finalizados, respecto al avance del cronograma del plan.
Aunque nos pueda parecer que un hito no es un KPI en sí mismo, creemos que sí puede usarse como punto de control.
Es decir, podemos tomar momentos en el proyecto donde seamos capaces de definir con exactitud variables como el alcance, el plazo y el coste planificado, para luego compararlo con la realidad.
2. Indicadores del tipo retrospectivos
Hablamos de un KPI retrospectivo cuando su medición aporta visibilidad respecto a lo que se ha hecho hasta el momento.
Es decir, mira hacia atrás para recoger información sobre la ejecución del proyecto.
Por lo tanto, la mayoría de estos indicadores son datos que obtenemos directamente de las fuentes de información. Si hablamos en términos estrictos, son métricas.
Como ejemplos de este tipo de indicadores señalamos los siguientes:
a. Avance del proyecto:
Son los días transcurridos desde la fecha de inicio del proyecto, lo cual nos indica en qué punto del cronograma deberíamos estar.
Por sí sola es una métrica que no sirve para mucho. Pero es la base para analizar otros aspectos relativos al avance del proyecto.
b. Costes ejecutados:
Son los costes imputados al proyecto hasta la fecha. A estos los podemos separar, si incluye o no los costes comprometidos.
Los comprometidos son las obligaciones de pago que ya fueron adquiridas, pero que aún no han sido ejecutadas.
En muchos casos, los gerentes de proyectos llevan la métrica “número de horas gastadas”. Esto es equivalente al coste incurrido, pero considerando solo el componente de trabajo.
c. Monto facturado:
Son el equivalente al concepto anterior, pero desde el punto de vista de la facturación realizada y remitida al cliente.
De igual forma, podemos diferenciar el monto ya facturado del monto al que tenemos derecho a facturar para la fecha de la medición.
d. Cantidad de entregables:
Esta métrica nos permite medir el avance del alcance del proyecto.
Por lo tanto, es un insumo para calcular un indicador de diagnóstico que nos permita conocer cómo estamos en cuanto al avance.
Un punto importante en este tipo de KPI es que debemos precisar cuándo un “producto” se considera un entregable.
Además, puede ser clave medir el estado del mismo: finalizado, aprobado, entregado. En cada caso, la forma de interpretar el indicador, sin duda, variará.
e. Cantidad de reclamaciones de calidad:
Aquí podemos estar hablando de las reclamaciones que recibimos por parte del cliente, sobre los entregables.
También puede referirse a los entregables que no son aprobados tanto dentro del equipo de trabajo, como por parte del cliente.
La forma de interpretar esta métrica varía según lo que mida.
En el primer caso, mediría nuestra capacidad para ejecutar y controlar; mientras que en el segundo caso, estaría midiendo la capacidad de ejecutar.
Por supuesto, podemos diseñar otras métricas para medir la calidad del trabajo y de los entregables.
3. Indicadores del tipo predictivos
Un KPI o indicador predictivo es aquel que nos permiten estimar la situación final de un proyecto, partiendo de su situación actual y tomando datos de su situación histórica.
Esto nos permite anticipar posibles problemas y pensar en riesgos potenciales. Dentro de este grupo encontramos:
a. Coste estimado a la finalización:
Este KPI muestra el coste total estimado del proyecto cuando completemos todo el alcance.
Esto puede calcularse de varias formas, siendo la más habitual la suma de los costes actuales más los costes estimados, para completar el proyecto.
Otra forma de calcular esta métrica es mediante el método del valor ganado. De este método hablaremos luego, como ya señalamos.
b. Estimación de la fecha final:
Se trata de la fecha final estimada para completar el proyecto, siendo posible usar, nuevamente, diferentes métodos de cálculo.
La forma más simple y usada es sumar al tiempo transcurrido la estimación del tiempo necesario para completar el alcance pendiente.
El método del valor ganado propone una fórmula basada en la eficiencia mostrada hasta el momento; o simplemente se puede ir desplazando el cronograma.
En cada caso, la interpretación y fiabilidad de la métrica cambia.
Criterios para definir un modelo de indicadores de proyectos
Cuando estemos al frente de la evaluación de un proyecto en nuestra pyme, deberíamos considerar, como mínimo, indicadores para tener información sobre los siguientes aspectos:
- Comprobar el grado de consecución del objetivo general y de los “objetivos intermedios” (hitos), mediante la evaluación del grado de consecución de las metas planificadas.
- Medir las actividades realizadas, especificar su porcentaje de ajuste a lo previsto en la planificación y estimar su contribución al logro de los objetivos. De ser posible, identificar oportunidades de mejoras.
- Determinar cuáles han sido los recursos efectivamente utilizados y con qué “intensidad”, valorando la eficiencia. Lo real versus lo estimado.
- Valorar los procesos de gestión del proyecto e identificar mejoras a partir de lecciones aprendidas.
- Conocer la valoración de las partes interesadas, mediante instrumentos que reflejen, por ejemplo, la satisfacción con los productos y entregables.
En empresas que hayan alcanzado el funcionamiento estable u óptimo, el cálculo de indicadores se apoya en una herramienta de software.
De hecho, las hay para la gestión y evaluación de proyectos. Incluyendo KPI o indicadores de desempeño, además de indicadores de gestión.
Comentarios para cerrar
Son muchos los casos en que nos interesa gestionar con base en proyectos. En tal caso, es necesario evaluar y medir el desempeño durante la ejecución del mismo, mediante su seguimiento.
Por ejemplo, suponga que llevas adelante una investigación sobre el estado del arte en tu área. Digamos que tienes una micropyme dedicada al desarrollo de aplicaciones.
Una investigación de este tipo tendrá una serie de fases, recursos asociados, responsables y tiempos. Por lo tanto, es válido gestionarla como un proyecto…
En el caso comentado, un indicador como la rentabilidad no aplicaría.
Mientras que si se tratara de un estudio de geología, como los realizados por la empresa Geosama, este sería un indicador esencial.
De hecho, en Geosama todo proyecto debe ser rentable. Y el monitoreo de la rentabilidad es esencial para evitar pérdidas.
Son muchos los tipos de proyectos en los que se aplican indicadores financieros. Algo similar pasa con los proyectos de construcción.
Un punto importante es que cuando las empresas gestionan proyectos, suelen tener en un documento las métricas obligatorias y las opcionales, para aplicar según el caso.
En tales empresas, el diseño de los KPI es realizado por un equipo, tomando en cuenta las políticas y normas de la empresa, en su elaboración.
Así, cuando un equipo de trabajo inicia un proyecto, toma el documento como guía para decidir desde el principio, qué indicadores de evaluación, de desempeño y de gestión aplicarán.
En muchos casos, esto forma parte de una línea base, en materia de medición, para el proyecto.
El nivel de formalidad al implementar los indicadores, dependerá del nivel de madurez de la empresa.
Para seguir aprendiendo…
¿Deseas conocer más sobre indicadores de proyectos?, te recomiendo los siguientes post:
- Indicadores de evaluación de proyectos (retrospectivos).
- Indicadores predictivos de proyectos en empresas.
- Indicadores de seguimiento de proyectos (diagnóstico).
- Indicadores para evaluar proyectos en pymes.
- Cómo aplicar indicadores en proyectos de formación en pymes.
¡Muchas gracias por seguirnos!
