¿Estás en una situación, donde requieres conocer los indicadores de evaluación de proyectos? Si ese es el caso, ¡estás en el lugar correcto!
En este artículo te daré a conocer lo que debes saber sobre los indicadores retrospectivos de proyectos, para que puedas identificar que ha ocurrido con tu proyecto hasta la fecha de la evaluación.
Además, con ello podrás determinar el rendimiento y valor de las tareas en el tiempo, con el objeto de detectar problemas o desviaciones; y así, tomar las decisiones oportunas.
Para ello, encontrarás el siguiente contenido:
- ¿Qué son los indicadores retrospectivos de proyectos?
- 4 indicadores de evaluación de proyectos (retrospectivos)
- Ejemplos de indicadores de evaluación en la pyme Geosama.
- Comentarios de cierre.
Ahora, PRESTA ATENCIÓN porque te voy a contar 4 indicadores de evolución de proyectos (retrospectivo), pero más adelante volveré sobre el tema para profundizar en cada uno de los puntos.
Ten en cuenta, la evaluación va unida al seguimiento; y es un proceso crucial para una buena gestión y rendición de cuentas de tus proyectos.
¡Ahora bien, a desarrollar el tema!
¿Qué son los indicadores retrospectivos de proyectos?
En este caso, hablamos de los KPI (Key Performance Indicator) retrospectivos. Estos son indicadores que te permiten medir lo que se ha ejecutado en las tareas del proyecto hasta el momento.
Entonces, hablamos de un KPI retrospectivo cuando su medición aporta visibilidad respecto a lo que se ha hecho hasta el momento.
Y para conocer algunos ejemplos, te enumero 4 KPI retrospectivos, que se usan de forma común, y que te ayudan a medir el avance de las tareas y actividades en un proyecto. Estos son:
- Avance del proyecto.
- Costes ejecutados.
- Monto facturado.
- Cantidad de entregables.
¡Te los explico en breve! También te daré ejemplos más adelante.
Si quieres aprender más sobre otros indicadores de proyectos, te recomiendo leer: ¿Cuáles son los indicadores de proyectos (KPI) típicos?
4 indicadores de evaluación de proyectos (retrospectivos)
Es importante que conozcas que las métricas las obtienes de forma directa de los datos recopilados durante la vida de un proyecto.
Mientras que los indicadores son cálculos con base en las métricas.
Como te prometí en la sección anterior, ahora te explicaré cada uno de los 4 indicadores señalados. Comenzaremos con el siguiente:
1. Avance del proyecto
Este KPI mide el avance de la ejecución de las actividades planificadas. Aunque puede incluir las nuevas o replanificadas, cuando sea el caso.
El avance del proyecto se puede expresar en porcentaje – aunque no es la única forma – en función de las tareas completadas al momento de la medición.
Una opción es que se mida tomando las actividades y/o tareas críticas, que impactan el tiempo global del proyecto. Esto puede ser en términos de días, semanas o meses, según el caso.
Por otra parte, es habitual que este KPI se presente en informes de progreso, con el fin de comunicar el avance, ya sea por escrito o en forma oral.
2. Costes ejecutados
Son los costes y gastos en que hemos incurridos al ejecutar las actividades del proyecto hasta la fecha.
Implica contabilizar todo tipo de costes y gastos, incluyendo los no planificados.
No obstante, ten en cuenta que debes separar de estos costes los comprometidos, que son parte de los compromisos que has adquirido, pero que no has ejecutado.
Este KPI te sirve para saber si has gastado de más o si has ahorrado.
En ambos casos, la comparación con lo presupuestado dará información sobre qué tan buena es nuestra estimación, por lo que aprenderemos de ello.
3. Monto facturado
Este KPI, es el valor de todas las facturaciones que tengas, en las actividades del proyecto, según las fechas programadas de facturación.
Debes distinguir entre lo facturado y remitido al cliente, y lo efectivamente pagado por él.
En micro o pequeñas empresas, la gestión del cobro es un aspecto crucial para asegurar un flujo de caja que permita operar sin dificultad.
Además, para este KPI, es importante que programes la facturación y completes este proceso. Es común usarlo en proyectos realizados como servicio.
Así mismo, el monto de las facturas, lo debes calcular y actualizar con base en el presupuesto del proyecto.
4. Cantidad de entregables
En primer lugar, un entregable es cualquier producto medible y verificable, que se elabora para completar el proyecto o parte del mismo.
Te permite, como métrica, saber el avance de las tareas que forman el alcance del proyecto. Es una métrica porque su forma de medir es una operación básica. ¡Es simplemente contar!
Debes definir de forma clara el conjunto mínimo de entregables, que necesitas para dar por ejecutada cada fase de tu proyecto.
Ejemplos de indicadores de evaluación en la pyme Geosama
Geosama es una consultora del tipo B2B, business-to-business; que se especializa en estudios y proyectos de Geología.
Te explicaré 3 de los KPI comentados, que se usaron para evaluar el proyecto de las arenas del Mioceno; cuyo objetivo era minimizar el riesgo geológico en la Región de Murcia.
Sobre este proyecto comenté en el artículo: Indicadores de seguimiento de proyectos (diagnóstico).
1.- Avance del proyecto (AP)
El proyecto se planificó en un tiempo total de 9 meses (205 semanas).
Duración del proyecto = 205 semanas
El avance del proyecto para el cuarto mes, según el plan, debió ser de 68,29 %.
Sin embargo, una de las tareas a ejecutar, el análisis de DRX (Difracción de rayos X), no se inició según el plan.
- Presentó una desviación, no tan marcada, de 5,29 % (2 semanas).
- El valor para el AP = 63,41 % (130 de 140 semanas).
2.- Monto facturado del proyecto (MFP)
Si bien, el cliente realiza el pago oportuno, según el contrato estipulado; la administradora de Geosama, María Fernanda, hace control y seguimiento al monto facturado.
Para este proyecto, Geosama, contrató:
- Personal para el trabajo de campo.
- Uso del laboratorio de DRX.
Se acordó el pago en estos dos ítems de la siguiente manera:
- 45 % del monto al inicio del servicio.
- 55 % del monto al finalizar el servicio.
Por lo tanto, el monto facturado y pagado del proyecto se discrimina así, al término del mes 5:
- MFP (personal contratado) = 100 % (pagado)
- MFP (laboratorio de DRX) = 45 % (pagado)
En tal sentido, el MFP no tuvo problemas y para el mes 5 no había cambios respecto al presupuesto planificado.
De hecho, Geosama tiene experiencia para este tipo de proyectos, por lo que no incurre en costes adicionales. ¡Lo que no siempre es tan preciso en otros proyectos de geología!
3.- Cantidad de Entregables
La importancia de este KPI retrospectivo, está en que le permite a Geosama verificar cómo va en el avance de los productos, según la entrega planificada.
Para el cliente, esta métrica sencilla tiene un valor importante, pues si no representa desviaciones negativas respecto a lo planificado, es garantía de que el proyecto culminará en el tiempo previsto.
Al respecto, para el caso del proyecto geológico en la Región de Murcia, al finalizar el mes 6 se tenían previstos los siguientes entregables:
- 45 secciones finas de análisis petrográficos.
- 45 análisis de DRX, necesarios para el resultado final del proyecto.
Sin embargo, como consecuencia del retraso de 2 semanas en la actividad 4, solo se cumplió con un 85 % del plan.
Este indicador les permitió tomar la decisión oportuna de asignar otro especialista para la fase final del proyecto. Y así no afectar la fecha final planificada.
Comentarios de cierre
Finalmente, para cerrar este artículo, te dejo los siguientes comentarios:
- La evaluación de proyectos por medio de los indicadores retrospectivos, te ayudará a solucionar la mayor parte de las dificultades en todo tipo de proyectos. En particular, cuando existen muchas actividades críticas.
- Con los indicadores de evaluación tomados como ejemplo, dentro de los varios que puedes emplear, aseguras medir variables claves para evitar desviaciones que lleven al fracaso (costes y tiempos fuera de lo planificado, en términos significativos).
- Dependiendo de lo complicado del proyecto, deberás escoger los indicadores adecuados para el caso. Aprender a seleccionarlos depende de la práctica.
- Mediante la valoración de lo que planificaste, puedes implementar acciones que mejoren el rendimiento de las actividades del proyecto.
- Para proyectos complejos, es necesario utilizar métodos avanzados de control y seguimiento. Esto será tema en otra ocasión.
¡Hasta la próxima!
