Gestión del inventario: puntos claves y beneficios

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Una óptima gestión del inventario implica controlar la mercancía desde que los niveles de stock requieren reabastecimiento, hasta la entrega de la misma al cliente. Y esto pasa por pedidos a proveedores, recepción, control y almacenamiento, etc. Para muchos tipos de empresas, el control del stock es clave para su éxito. Forma parte de la cadena de suministro.

Para aprender un poco más sobre gestión del inventario, esta entrega la dedicamos a comentar algunos puntos claves y sus beneficios. ¡Bienvenidos!

En uno de nuestros artículos, “Gestión de inventarios. Costes asociados”, comentamos sobre parte de los elementos importantes para el control de inventarios.

La gestión del inventario es un área clave en el manejo de muchas microempresas y pymes. Es una actividad incluida, en algunos casos, como parte de la contabilidad de costes.

La definimos, en términos sencillos, como la administración adecuada del registro y control de artículos. Incluye operaciones como la planificación de compras, seguimiento y control de salidas.

Gestión del inventario: puntos clave y beneficios
Gestión del inventario: puntos clave y beneficios

¿Qué puede ocurrir si la gestión del inventario no es apropiada? Puede generar interrupciones en la producción o fallas en ventas, lo que debe evitarse tanto como sea posible. Situaciones como estas no solo tienen costes medibles. También los hay, quizás de mayor impacto y no tan fáciles de medir, como la pérdida de confianza de los clientes.

Puntos clave para la gestión del inventario

La gestión del inventario es fundamental, ya que la existencia de irregularidades en el control de stock repercutirá en la cadena de suministro.

Una rotura de stock comunica una imagen negativa. Es perder la confianza de ese cliente, en quien tanto esfuerzo has puesto. Y lo peor, es abrir la oportunidad a tu competencia. Según el caso, no es perder una venta sino perder muchas. Un alto porcentaje de tus clientes, muy probablemente, no volverá.

Algunos puntos que debes considerar para la gestión del inventario son los siguientes:

a) Control de entradas y salidas de mercancía:

Es esencial gestionar y controlar las entradas de mercancía, así como sus salidas, para conocer en todo momento el nivel de stock existente. Para que este control sea óptimo y en tiempo real, es necesario apoyarse en herramientas automatizadas.

Hay empresas, como las del tipo venta al por menor o retail, en que este control en tiempo real es esencial. Pueden existir otros casos, como las que venden por pedido y al mayor, en las que no sea una condición estrictamente necesaria.

Por otro lado, el control debe tener en cuenta la capacidad del almacén. Este es un parámetro importante, pues si se encuentra saturado puede propiciar extravíos, costes innecesarios, retrasos, etc.

b) Localización interna de productos:

La empresa tiene que mantener los productos con una localización estructurada. Todos los productos deben estar identificados para posibilitar su reconocimiento, manipulación y transporte, en forma ágil.

Esto es clave cuando el inventario involucra cientos o miles de productos. Un ejemplo es el caso de una empresa que comercialice tornillería de todo tipo. Puede incluir varios miles…

En tal sentido, mantener una gestión de inventario eficiente facilita responder de manera rápida a las peticiones de los clientes.

Gestión del inventario: puntos clave y beneficios
Gestión del inventario: puntos clave y beneficios

c) Trazabilidad de los envíos:

Este punto es esencial en empresas de logística. En estas, es necesario implantar un sistema de trazabilidad de mercancía, tanto a nivel interno de almacén como para el envío al cliente.

Para ello existe tecnología que apoya la gestión del inventario automatizada. Emplea códigos de barras en los productos o identificadores por radiofrecuencia (RFID). Con ellos rastrean el envío en tiempo real.

De este modo, la empresa tendrá localizada la mercancía en todo momento. Además, aporta valor añadido al cliente, al permitirle tener información sobre la localización de su pedido.

d) Layout de almacén:

Como empresario, debes maximizar la rentabilidad de la gestión del inventario. Mantener un almacén caótico tendrá consecuencias negativas. Una es que la mercancía se deteriore con mayor rapidez, puesto que se manipulará con mayor frecuencia.

En tal sentido, determinar un buen “layout logístico” te permitirá maximizar el recurso más valioso, el tiempo. Por ejemplo, debes procurar que la mercancía se sitúe en la zona de carga/descarga al mismo tiempo que el transporte se presente, y no antes. De este modo, evitas que la mercancía pueda ser desplazada por cualquier razón (movilidad, espacio, equivocación, etc.).

Gestión del inventario: puntos clave y beneficios
Gestión del inventario: puntos clave y beneficios
  • La mercancía debe distribuirse teniendo en cuenta el peso y volumen de los diferentes artículos. Los más pesados en los estantes inferiores; aquella mercancía más ligera en los espacios superiores.
  • Los productos con mayor rotación debes situarlos en la parte más cercana al acceso para facilitar su localización.
  • La mercancía difícil de transportar es conveniente que cuente con su propio espacio que facilite al máximo su manipulación, carga o traslado.
  • Es fundamental separar físicamente aquellos productos que por su naturaleza (líquidos, químicos, frágiles…) puedan deteriorarse o perjudicar al resto de artículos almacenados.
  • Debes plantear el layout del almacén teniendo en cuenta las medidas de seguridad, tanto para la carga como para los operarios que trabajen en él.

e) Equilibrio entre entradas y salidas:

Otro punto importante en la gestión del inventario, es que con un control de stock óptimo puede minimizar:

  • impactos negativos en el flujo de caja y al mismo tiempo reducir costes de mantenimiento del stock;
  • demoras en el tiempo, así como una cadena de suministro y ciclo de venta poco eficiente;
  • la falta de atención a los clientes y pérdida de ventas.

En definitiva, es claro que la falta de una gestión del inventario eficiente reduce los beneficios de ventas.

Al visualizar a la empresa como un todo, una buena gestión del inventario ayuda a alcanzar el éxito de todas sus áreas funcionales: finanzas, producción y operaciones, mercadeo y ventas, etc.

Planificación de las compras

Una de las metas de la gestión del inventario es ayudar a determinar cuándo comprar para estar un paso adelante de la demanda. Pero, claro está, sin incurrir en costes por mercancía con poca rotación.

Esta actividad es conocida como planificación de compras. Las empresas usan diversos tipos de planes de compras, en función de las necesidades de su sector o industria. Por ejemplo, una microempresa en línea no tiene espacio de almacenamiento para tener grandes cantidades de mercancía a la mano.

¿Qué opción tiene una microempresa en este caso? En este caso, puede optar por un plan de compras llamado “justo-a-tiempo” (“just-in-time”). Este les asegura que recibirán la mercancía necesaria “justo-a-tiempo” para satisfacer a la demanda.

Algunos empresarios basan sus planes de compras en función de la base de datos de ventas. Si logran tener escenarios de ventas proyectadas, pueden crear un plan de reposición de inventario para satisfacer a la demanda.

Gestión del inventario: puntos clave y beneficios
Gestión del inventario: puntos clave y beneficios

Beneficios de la gestión del inventario

Además de ayudar a la empresa a mantenerse organizada, una gestión del inventario efectiva también puede ayudar en aspectos como:

  • Mantener la empresa con la rentabilidad necesaria para operar.
  • Reducir los costes de inventario.
  • Analizar patrones para predecir ventas futuras.
  • Alcanzar economías de escala.
  • Tener planes y preparar a la empresa para lo inesperado.

Con un sistema de gestión del inventario idóneo, tendrás un punto de apoyo clave para lograr una empresa sostenible.

Enfoques de valoración

Para finalizar esta entrega, hablaremos brevemente de un tema importante: ¿cómo valorar el inventario?

Un elemento necesario para llevar un buen control de inventario, es conocer exactamente cuál es el valor de nuestra mercancía. Para ello, existen diferentes enfoques. Tres de ellos son:

  • FIFO (first in, first out) o PEPS (primero en entrar, primero en salir).
  • LIFO (last in, first out) o UEPS (último en entrar, primeras en salir).
  • El método del promedio ponderado: PAP.

Veamos el caso del método FIFO

El método FIFO adquiere su nombre de las siglas en inglés de first in – first out (primero en entrar, primero en salir). Es decir aquello que primero ha entrado en nuestro almacén debe ser aquello a lo que primero se le dé salida.

Es uno de los métodos de gestión más utilizados cuando se manipulan productos perecederos, por ejemplo. En este caso, buscamos evitar que los productos alcancen su fecha de caducidad en nuestro almacén. De esta manera reducimos pérdidas por este motivo.

¿Cómo se valora el inventario con el método FIFO?

Esta valoración es algo que habitualmente necesitaremos de cara, no solo a optimizar nuestros procesos logísticos, sino también para cumplir con la legislación en materia contable. Para ello es necesario tener registrados una serie de datos, como:

  • Fecha de adquisición o venta de nuestros productos
  • Número de unidades vendidas o adquiridas
  • Precio de adquisición de cada unidad

Con estos datos elaboramos un documento en el que quede reflejado cada movimiento de entrada o salida de nuestro almacén. En esta imagen mostramos un ejemplo básico.
Observe que hay columnas para las entradas y salidas.

Gestión del inventario: puntos clave y beneficios
Ejemplo del método FIFO para la valoración de almacenes

Columna: entradas de mercancía

Cada entrada de productos quedará reflejada en una doble columna en las que registramos la cantidad adquirida y su precio de compra. El producto de ambas cantidades nos dará el valor de esa mercancía en nuestro almacén.

Para conocer el valor total de nuestro almacén basta con sumar las cantidades resultantes de cada nueva entrada.

Columna: salidas de mercancía

Cada vez que se efectúe una salida de productos de nuestro almacén, la iremos descontando de aquella partida más antigua. De ser necesario, pasamos a la siguiente en el tiempo, en el caso de que no haya suficiente producto para completar la salida.

El valor de nuestro almacén en ese momento será el que resulte de sumar la cantidad que nos quede de las partidas restantes a su precio correspondiente.

Lo importante a la hora de realizar una valoración de nuestro almacén según el método FIFO, no será el precio de venta, sino el precio al que compramos en su momento la mercancía.

Sobre los métodos de valoración del inventario, hablaremos en otra ocasión con más detalle.

Para finalizar

La información aportada en esta entrega nos permite entender varios aspectos:

  • El primero, la importancia de la gestión del inventario en la reducción de costes. Por supuesto, esto es un punto más o menos importante, según el tipo de empresa.
  • Un segundo aspecto, es la complejidad de la gestión. Esta se incrementa con la cantidad y tipo de artículos, así como con la velocidad de rotación. Además, está el tema del espacio disponible, el movimiento del flujo de caja, la gestión de proveedores, etc.
  • Y un tercer aspecto, es su valoración para efectos contables. La aplicación de métodos puede no ser una tarea sencilla. Aunque existen herramientas que nos permiten realizar muchas de estas operaciones de manera automatizada.

Gracias por leernos. ¡Hasta la próxima!

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