La gestión de inventarios es un área clave en el manejo estratégico de toda mipyme. Esta es incluida, en muchos casos, como parte de la contabilidad de costes.
La definimos, en términos sencillos, como la administración adecuada del registro y control de artículos, así como de la compra y la salida de inventario de la empresa.
Una pyme suele mantener un número mínimo de stock para hacer frente a aumentos en la demanda. De igual manera, tiene que disponer de los insumos necesarios para asegurar la continuidad de la realización de sus productos o servicios.
Tener interrupciones en la producción por problemas de inventario, o fallas en ventas, debe evitarse tanto como sea posible. Estas situaciones tienen costes medibles; pero además, otros no tan fáciles de medir, como la pérdida de la confianza del cliente.
Los 2 objetivos esenciales de la gestión de inventarios son:
- Reducir al mínimo los niveles del stock.
- Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso, materia prima, insumos, etc.) de manera permanente.
Si conoces nuestro modelo de áreas funcionales, recordarás que el control de inventarios es una de las actividades en el área funcional “producción y operaciones”. Esta involucra las siguientes subáreas:
- Gestión de proveedores
- Manejo de inventarios
- Planificación de la producción
- Nivel tecnológico de equipos/maquinaria
En tal sentido, el control de inventarios es parte del proceso producción y operaciones de la empresa. Al final de esta entrega encontrarás una interesante lectura al respecto.
Gestión de inventarios. Costes asociados
Veamos algunos de los costes involucrados en el manejo de los inventarios. Estos se diferencian según la naturaleza de la empresa. Haremos referencia a 3 de ellos:
1. Gestión de inventarios: Reposición de materia prima o productos
Caso actividad comercial: consiste en la tarea de emitir una orden de pedido a proveedores (implica llamadas telefónicas o preparación de formatos; además de los gastos intrínsecos de pedir determinada cantidad de unidades, como lo son los asociados a la recepción).
Caso actividad productiva (fabricación o servicios): consiste en los costes asociados a las tareas de preparación de corridas de producción o de prestación de servicios; además del proceso logístico de transmisión de órdenes a nivel interno.
2. Tenencia o mantenimiento del inventario
Los costes asociados al mantenimiento de un inventario se determinan por la permanencia de la “media” de las unidades, en función del tiempo. Cada unidad representa un coste de manipulación en los procesos de recepción, almacenamiento, inspección y despacho.
Vale la pena recordar que sobre los costes de tenencia (mantenimiento) recaen aquellos considerados en distintas fuentes como “costes de servicios de stock”. Por ejemplo: seguros, impuestos y stocks por encima del óptimo.
Otro factor, no menos importante, es el riesgo. Este factor incluye los costes de obsolescencia, los de averías y los de traslado.
Para el inventario gestionado por un tercero, es importante la determinación de la naturaleza de los costes (fijos y variables); ya que estos jugarán un papel clave para determinar las unidades óptimas de pedido.
3. Gestión de inventarios: Costes por quiebre de stock o por inexistencias
Dentro de este grupo de costes se incluyen todos los asociados a pérdidas de ventas e incumplimiento de contratos; por lo que hablamos de 2 tipos:
- Pérdida de ingresos por ventas
- Costes y gastos por incumplimiento de contratos
Es claro que determinar de forma cuantitativa el coste por quiebre de stock es una tarea compleja. Por ejemplo, una necesidad insatisfecha puede generar varias consecuencias, como la pérdida de clientes y la pérdida de imagen de la pyme. Estos son factores difíciles de cuantificar.
Entonces, ¿por qué tener inventarios?
¿Son los inventarios un “mal necesario”? Los inventarios permiten asegurar la disponibilidad de los bienes ofertados y de los servicios prestados por las empresas.
Algunas de las razones del por qué una pyme debe mantener y gestionar inventarios, son:
- Mitiga las fluctuaciones de la demanda, al ofrecer sin falta los productos o servicios, previendo las incertidumbres del mercado.
- Facilita que el empresario tenga un rol proactivo ante los cambios previstos en la oferta y la demanda.
- Asegura un flujo continuo en la manufactura y ensamble, facilitando la programación de la producción.
- Mejora la compra y venta de suministros y materiales, teniendo la posibilidad de aprovechar descuentos por volumen.
Por estas, entre otras razones, el mantenimiento de determinado nivel de inventario es un “mal necesario”. Lo que conlleva a la búsqueda de herramientas para minimizar los costes asociados. Y de manera especial, cuando queremos que nuestra pyme alcance el funcionamiento óptimo.
Como responsable de la gestión de inventarios deberás tomar decisiones con respecto a:
- ¿Cuántas unidades deberán ser ordenadas o producidas?
- ¿En qué momento deberá ordenarse o producirse?
- ¿Qué artículos del inventario son críticos, para los cuales se deben definir con rigurosidad controles específicos?
Tipos de inventarios
Clasificación según su nivel de terminación
Los inventarios se pueden catalogar según su grado de terminación, como sigue:
- I1. Inventarios de materias primas
- I2. Inventarios de insumos para funcionamiento
- I3. Inventarios de productos en proceso
- I4. Inventarios de productos terminados
- I5. Inventarios de productos en embalaje
Clasificación según su localización
Esta clasificación se refiere a la localización respecto a las instalaciones de la empresa, cuando se trata de pymes tipo fábrica, por ejemplo.
Hay 2 casos principales:
- Inventario en tránsito: para aquellas unidades pertenecientes a la empresa, que no se encuentran en sus instalaciones físicas. Por ejemplo: mercancía en ruta y en control de recepción.
- Inventario en planta: son todas las unidades bajo custodia de la empresa, en sus instalaciones físicas. Por ejemplo: en almacén de materias primas, almacén de embalaje, almacén de herramientas, etc.
Clasificación según su función
Según su funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en:
- Inventario operativo: conjunto de unidades propias del re-aprovisionamiento de aquellas que son vendidas o utilizadas en la realización del producto o servicio.
- Inventario de seguridad: es el inventario del cual se dispone para responder a las posibles fluctuaciones de la demanda y a los retrasos que pueden presentarse, cuando el proveedor no logra despachar a tiempo nuestros pedidos.
Debemos justificar muy bien el mantenimiento de un inventario de seguridad, por los costes que implica. Es claro que en un contexto en el que reaprovisionar insumos o artículos tenga alta incertidumbre, el inventario de seguridad es clave.
Gestión de inventarios: Pasos generales para realizar un inventario
- El primer paso es tener claro qué artículos son los que corresponde inventariar y qué artículos no.
- Como segundo paso, debemos determinar los lugares a inventariar. Una vez aclarado cuáles son los artículos que corresponde incluir en el inventario, habrá que tener presente todos los lugares en los que están, para no omitirlos.
- El tercer paso es crear un equipo de trabajo. Estimamos que el equipo es de suma importancia, además de apoyarse en una herramienta apropiada. La gestión de inventarios es una tarea compleja según el tipo de empresa y la naturaleza de los artículos.
- Recorrido, recuento y registro. Una vez cumplidos los 3 pasos anteriores, estamos en condiciones de comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello debes fijar un día y hora (es necesario cuidar el detalle de que sea en el mismo momento en toda la organización).
Es importante, además, que todo el equipo esté familiarizado con las herramientas que se utilizarán. La experiencia nos dice que deben convertirse en una ayuda que facilite el trabajo, ¡no en un obstáculo!
Por supuesto, cada equipo de trabajo (en cada empresa) definirá cuál es la mejor manera de crear e iniciar la gestión de inventarios. La clave es que se adecue al tipo de artículo y al contexto en que opera la empresa.
Un inventario completo y actualizado es, a su vez, una manera de demostrar transparencia y control, de cara a los propios colaboradores y a terceros (clientes, proveedores, socios).
Y para finalizar, te dejamos la pregunta de hoy: ¿cómo es la gestión de inventarios en tu empresa y qué costes tiene?
¡Hasta pronto!
