Diagnóstico organizacional (integral) para mipymes

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El diagnóstico organizacional es una manera efectiva de observar a una organización para determinar las brechas entre el desempeño actual y el deseado. Además de determinar un camino para lograr sus objetivos a través de planes de mejora.

Por otro lado, el diagnóstico puede tener diferentes alcances. Puede limitarse a un equipo, a un proyecto o área funcional o a la mipyme en general. Cuando involucra toda la mipyme, hablamos de un diagnóstico integral, porque incluye todas las áreas de la organización y su entorno.

Pero antes de abordar esta lectura, es importante que consideres lo siguiente:

Este artículo es parte de la entrega “acompañamiento para empresarios mipyme”, orientado al caso de lectores que han llegado a este blog buscando apoyo y acompañamiento. Es decir, que requieren orientación para aplicar planes y mejorar su empresa, con el propósito de desarrollar nuevas capacidades y asegurar el crecimiento.

Por lo tanto, si estás en este contexto, este artículo marca una ruta para ti… Y si aún no has leído el artículo referido, es ideal que lo hagas.

Diagnóstico organizacional (integral) para mipymes
Diagnóstico organizacional (integral) para mipymes

En 2 artículos previos sobre el empresario que anda en búsqueda de apoyo para mejorar la organización de actividades, comentamos sobre el diagnóstico rápido. Es un medio sencillo que plantea, para el interesado, un autodiagnóstico.

En particular, aplica para el empresario que aún tiene una empresa en “formación”. Es decir, que recorre las primeras etapas y que necesita mejorar la organización. Es el caso, por ejemplo, del empresario que suele actuar “apagando fuegos”.

Modelo de etapas. Por cierto, ¿qué tan lejos estás del funcionamiento óptimo?
Modelo de etapas. Por cierto, ¿qué tan lejos estás del funcionamiento óptimo?

Sin duda, estamos hablando de un tema clave para empresarios mipymes (micro, pequeña o mediana empresa).

Propósito de un diagnóstico rápido:

En el artículo referido hablamos de que un diagnóstico rápido nos lleva a tener diferentes resultados, según el enfoque que se le dé. Y uno de ellos es conocer cómo está la empresa a un “nivel global”. Por ejemplo:

  1. Que la organización de actividades sea un caos.
  2. Que la situación de la organización sea regular.
  3. Y por último, que la organización tenga una situación buena.

En cualquier caso, lo que se busca es tener un punto de partida que dé lugar a acciones por parte del empresario y su equipo. Puede tomarse un camino u otro, con foco en acciones específicas para mejorar de forma incremental.

En fin, con independencia del resultado global de un diagnóstico rápido, todo empresario con “mente clara y creativa” intentará llevar a su organización a una situación con mejor capacidad para competir y crear valor para sus clientes.

Diagnóstico organizacional (integral) para mipymes

Un punto importante que debes tener en cuenta es que existen diversos tipos de diagnóstico. Por ejemplo, un diagnóstico rápido (o autodiagnóstico) es diferente a un diagnóstico integral. En la literatura consigues diversas clasificaciones, según el propósito.

Pero no dedicaremos espacio a ese punto, sino que nos centraremos en el diagnóstico organizacional (integral).

¿En qué consiste el diagnóstico organizacional (integral)? Pues en resumen, es un proceso que implica 3 pasos generales:

  1. ingresar en un “sistema humano” que conforma una organización;
  2. recopilar datos válidos sobre diferentes experiencias y desde diversas perspectivas; y
  3. retroalimentar al sistema para promover cambios en el desempeño de la empresa.

En tal sentido, el diagnóstico organizacional es un enfoque estructurado que evalúa la operación y la eficiencia de una organización. Y que brinda información para tomar acciones, con el propósito de reducir las brechas entre el desempeño actual y el deseado.

Diagnóstico organizacional (integral) para mipymes
Diagnóstico organizacional (integral) para mipymes

¿Cómo funciona el diagnóstico organizacional (integral)?

En términos generales, el diagnóstico funciona de la siguiente manera:

  • Primero se realiza una evaluación de la organización utilizando diferentes métodos. Por ejemplo, entrevistas, encuestas, observaciones, etc. Para ello, tomamos diferentes fuentes de información: empleados, socios, clientes, proveedores. De esta manera, se busca tener la mejor “imagen” posible o radiografía, sin emitir juicios de ningún tipo.
  • Segundo, se procede a comparar el estado real o situación actual con los estándares de lo esperado en tipo de empresas similares. Es decir, según la industria y las buenas prácticas aplicadas en cada caso.
  • Y por último, se desarrolla uno o varios planes de acción concretos. Las actividades que se llevarán a cabo se priorizan e implementan.

Tal como puedes ver, estas acciones tienen que ver con “ingresar en el sistema humano”, recopilar información, comparar para reducir brechas y retroalimentar al sistema, para mejorar.

El diagnóstico integral permite un enfoque del todo...
El diagnóstico integral permite un enfoque del todo…

En los últimos años, el diagnóstico organizacional ha evolucionado de ser una técnica utilizada como parte del proceso de desarrollo organizacional a una técnica importante por sí misma.

En otras palabras, y de manera concreta, el objetivo del diagnóstico es identificar los problemas que enfrenta la organización y determinar sus causas para que el empresario y su equipo planifiquen e implementen soluciones.

O dicho de otra manera: el diagnóstico integral es una herramienta de gestión que provee una “radiografía” completa de la empresa. Identifica las debilidades en la gestión y concluye con la determinación de prioridades para mejorar la organización de áreas funcionales, que conlleve a la mejora de la competitividad.

¿Qué analizamos en el diagnóstico organizacional?

Para aclarar un poco más cómo funciona el diagnóstico integral, este depende y se ajusta según el tipo de mipyme. Cuando hablamos del diagnóstico rápido, hicimos referencia a 6 áreas funcionales:

  1. Dirección estratégica
  2. Administración
  3. Producción y operaciones
  4. Ventas y marketing
  5. Facturación y tesorería
  6. Talento humano

Es decir, consideramos que para los empresarios mipyme que están recorriendo las primeras etapas, estas 6 áreas funcionales son esenciales. El diagnóstico implica para cada una de ellas, una estructura con preguntas, respuestas y un feedback estandarizado.

De esta manera damos oportunidad al empresario y a su equipo, para que reflexionen una respuesta y contrasten la situación de la mipyme con lo esperado o el estándar correspondiente. Recuerda que es un autodiagnóstico.

Pero en el caso del diagnóstico organizacional e integral, es claro que necesitamos ir más allá. En este caso, recuerda que asumimos que estás en el siguiente contexto:

  • tienes una empresa con ciertas capacidades desarrolladas, en búsqueda de mayor eficiencia; y
  • necesitas acompañamiento para mejorar las áreas y gestionar la información.

Por lo tanto, en este contexto vamos más allá de las 6 áreas y analizamos un total de 12 áreas funcionales:

  1. Dirección estratégica
  2. Liderazgo y toma de decisiones
  3. Análisis del entorno
  4. Ventas y marketing
  5. Producción y operaciones
  6. Normas ambientales y riesgo laboral
  7. Contabilidad y finanzas
  8. Talento humano
  9. Gestión de la información
  10. Estructura organizacional
  11. Gestión de la calidad
  12. Gestión de la innovación
En una empresa madura, se desarrollan áreas más allá de las típicas...
En una empresa madura se desarrollan áreas, más allá de las 6 típicas

¿Cómo se evalúan las áreas funcionales?

Después de establecer el alcance del diagnóstico, según el tipo de empresa y la necesidad declarada por el empresario, se procede a diseñar la evaluación de las áreas, partiendo de una o varias entrevistas a personas clave. Además, y en paralelo, se explica con detalle a todos los involucrados, el propósito del diagnóstico. Esto debe asegurar que no exista resistencia al momento de trabajar con el equipo.

A partir de la información recabada, se procede a establecer un plan básico de trabajo, definiendo el orden de las entrevistas a los colaboradores e involucrados. Por otro lado, se diseñan las preguntas y cuestionarios, para acceder a la información clave.

En la medida de lo posible, estas preguntas son planteadas por áreas funcionales, aunque en la mipyme no exista una estructura organizativa clara.

El diagnóstico demanda concentración y cuidado en los detalles... ¡como lo hace un buen chef!
El diagnóstico demanda concentración y cuidado en detalles… ¡como lo hace un buen chef!

Al avanzar en el diagnóstico, se analiza la información y se contrastan versiones y visiones, obtenidas de los colaboradores. Esto es clave para validar y repreguntar cuando sea necesario. Sin duda, la calidad de la información recabada para el análisis final, hará la diferencia entre un diagnóstico bueno o no tan bueno.

El resultado para las diversas áreas funcionales se compara con los estándares para el tipo de empresa, además de la situación mínima esperada. Esto permitirá determinar brechas, que sugerirán planes de acción y la adopción de buenas prácticas, para lograr mejoras concretas, en el camino correcto.

En fin, como puedes ver, un buen diagnóstico demanda trabajar en el contexto de la mipyme. Muchas variables internas y externas harán que el mismo se aplique de una u otra forma. Por tal motivo, el diagnóstico integral no es un «modelo determinístico«.

Para finalizar…

Sin duda, el acompañamiento efectivo de un ente externo para mejorar la eficiencia empresarial puede implicar diversas herramientas. Pero en nuestro caso y según la experiencia lograda, el éxito de un proceso de mejora debe partir de un diagnóstico organizacional que involucre todas las áreas funcionales y a todos los interesados.

Es por ello que planteamos en el artículo previo y en este, que si estás buscando acompañamiento para mejorar, hay que diseñar el diagnóstico específico para tu mipyme. Pues no es cierto que haya una única receta para atender todos los casos. ¡Pero no te preocupes, no es algo difícil de hacer..!

En cualquier caso, si llegaste hasta aquí, es porque estás interesado en un acompañamiento para mejorar tu empresa. En este caso, no dudes en dejarnos tus datos para contactarte. ¿Qué puedes perder? Sin duda, ¡nada! Por otro lado, todos podemos ganar.

Gracias por leernos. Hasta pronto.

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