Diagnóstico organizacional integral para pymes

El diagnóstico organizacional es una manera efectiva de evaluar a una organización, para determinar brechas entre su desempeño actual y el deseado.

En tal sentido, el propósito que nos ocupa en este artículo es definir qué es el diagnóstico organizacional, como herramienta de apoyo para la gestión.

Conocer este enfoque nos permite determinar rutas para alcanzar con disciplina los objetivos, a través de planes de mejora.

Y para lograr el propósito planteado, desarrollamos los siguientes puntos:

  • En primer lugar, el contexto de este artículo, como parte de una serie sobre el tema.
  • En segundo lugar, hablamos del diagnóstico organizacional y cómo funciona.
  • Además, damos pistas sobre qué se analiza con su aplicación y qué áreas funcionales involucramos.

Por otro lado, es clave desde ya que tengas claro que el diagnóstico puede tener diferentes alcances.

Puede limitarse a un equipo, a un proyecto o área funcional o a la pyme en general.

Cuando involucra a toda la empresa, hablamos de un diagnóstico integral, porque incluye todas las áreas de la organización y su entorno.

El diagnóstico organizacional es un aliado para el empresario, tanto como un equipo de resonancia lo es para un médico...
El diagnóstico organizacional es un aliado para el empresario, tanto como un equipo de resonancia lo es para un médico…

Consideraciones previas

Antes de entrar en el tema central de esta entrega (diagnóstico organizacional), es importante que consideres lo siguiente:

Este artículo forma parte de la entrega “acompañamiento para empresarios mipyme”, orientado al caso de lectores que han llegado a este blog buscando apoyo para mejorar su organización.

Es decir, empresarios que requieren orientación para aplicar planes y mejorar su empresa, con el fin de desarrollar nuevas capacidades y asegurar el crecimiento.

Por lo tanto, si estás en este contexto, este artículo marca una ruta para ti… Y si aún no has leído el artículo referido, es ideal que lo hagas.

Diagnóstico organizacional integral para pymes.
Diagnóstico organizacional (integral) para pymes.

En 2 artículos previos sobre el empresario que anda en búsqueda de apoyo para mejorar su organización, comentamos sobre el «diagnóstico rápido«.

El diagnóstico rápido es un medio sencillo que plantea, para el interesado, aprender a hacer un autodiagnóstico.

En particular, aplica para el empresario que aún tiene una empresa en “formación”. Aunque, estrictamente hablando, toda empresa siempre está en formación.

Pero, en particular, nos referimos al empresario que recorre las primeras etapas y que necesita mejorar la organización.

Es el caso, por ejemplo, del empresario que suele actuar “apagando fuegos”.

Modelo de etapas. Por cierto, ¿qué tan lejos estás del funcionamiento óptimo?
Modelo de etapas de una pyme. ¿Qué tan lejos estás del funcionamiento óptimo?

Sin duda, estamos hablando de un tema clave para empresarios mipymes (micro, pequeña o mediana empresa).

Propósito de un diagnóstico rápido:

En el artículo referido hablamos de que un diagnóstico rápido nos lleva a tener diferentes resultados, según el enfoque que se le dé.

Y uno de ellos es conocer cómo está la empresa a un “nivel global”. Por ejemplo:

  1. Que la organización de actividades sea un caos.
  2. Que la situación de la organización sea regular.
  3. Y por último, que la organización tenga una situación buena.

En cualquier caso, lo que se busca es tener un punto de partida que dé lugar a acciones por parte del empresario y su equipo.

Puede tomarse un camino u otro, con foco en acciones específicas para mejorar de forma incremental.

En fin, todo empresario con “mente clara y creativa” intentará llevar a su organización a una situación con mejor capacidad para competir y crear valor para sus clientes.

Y un diagnóstico rápido le permitirá en buena medida, lograr ese propósito.

Diagnóstico organizacional integral para pymes

Un punto importante que debes tener en cuenta es que existen diversos tipos de diagnóstico.

Por ejemplo, un diagnóstico rápido (o autodiagnóstico) es diferente a un diagnóstico integral. En la literatura consigues diversas clasificaciones, según el propósito.

Pero no dedicaremos espacio a ese punto, sino que nos centraremos en el diagnóstico organizacional integral.

¿En qué consiste el diagnóstico organizacional integral?

Pues en resumen, es un proceso que implica 3 pasos generales:

  1. ingresar en un “sistema humano” que conforma una organización;
  2. recopilar datos válidos sobre diferentes experiencias y desde diversas perspectivas; y
  3. retroalimentar al sistema para promover cambios en el desempeño de la empresa.

En tal sentido, el diagnóstico organizacional es un enfoque estructurado que evalúa la operación y la eficiencia de una organización.

Brinda información para tomar acciones, con el propósito de reducir las brechas entre el desempeño actual y el deseado.

Diagnóstico organizacional integral para pymes.
Diagnóstico organizacional (integral) para pymes.

¿Cómo funciona el diagnóstico organizacional integral?

En términos generales, funciona de la siguiente manera:

Paso 1. En primer lugar, realizamos una evaluación de la organización utilizando diferentes métodos.

Por ejemplo, entrevistas, encuestas, observaciones, etc. Para ello, tomamos diferentes fuentes de información: empleados, socios, clientes, proveedores.

De esta manera, se busca tener la mejor “imagen” posible o radiografía, sin emitir juicios de ningún tipo.

Paso 2. En segundo lugar, procedemos a comparar el estado real o situación actual con los estándares de lo esperado en tipo de empresas similares.

Es decir, según la industria y las buenas prácticas aplicadas en cada caso.

Paso 3. Por último, se desarrolla uno o varios planes de acción concretos. Las actividades que se llevarán a cabo se priorizan e implementan.

Estas acciones tienen que ver con “ingresar en el sistema humano”, recopilar información, comparar para reducir brechas y dar feedback al sistema, para mejorar.

El diagnóstico integral permite un enfoque del todo...
El diagnóstico integral permite tener un enfoque del todo…

En los últimos años, el diagnóstico organizacional ha evolucionado de ser una técnica utilizada como parte del proceso de desarrollo organizacional, a una técnica importante por sí misma.

En otras palabras, el objetivo del diagnóstico es identificar los problemas que enfrenta la organización y determinar sus causas para que el empresario y su equipo planifiquen e implementen soluciones.

O dicho de otra manera:

  • El diagnóstico integral es una herramienta de gestión que provee una “radiografía” completa de la empresa.
  • Identifica las debilidades en la gestión.
  • Concluye con la determinación de prioridades para mejorar la organización de áreas funcionales, que conlleve a la mejora de la competitividad.

¿Qué analizamos en el diagnóstico organizacional?

Para aclarar un poco más cómo funciona el diagnóstico integral, este depende y se ajusta según el tipo de pyme.

Cuando hablamos del diagnóstico rápido, hicimos referencia a 6 áreas funcionales:

  1. Dirección estratégica.
  2. Administración.
  3. Producción y operaciones.
  4. Ventas y marketing.
  5. Facturación y tesorería.
  6. Talento humano.

Es decir, consideramos que para los empresarios mipyme que están recorriendo las primeras etapas, estas 6 áreas funcionales son esenciales.

El diagnóstico implica para cada una de ellas, una estructura con preguntas, respuestas y un feedback estandarizado.

De esta manera damos oportunidad al empresario y a su equipo, para que reflexionen una respuesta y contrasten la situación de la pyme con lo esperado o el estándar correspondiente.

Recuerda que en tal caso, hablamos de un autodiagnóstico.

Pero en el caso del diagnóstico organizacional integral, es claro que necesitamos ir más allá.

En este caso, no olvidemos que estamos en el siguiente contexto:

  • tenemos una empresa con ciertas capacidades desarrolladas, en búsqueda de mayor eficiencia; y
  • necesitamos acompañamiento para mejorar las áreas y gestionar la información.

Por lo tanto, en este contexto vamos más allá y analizamos un total de 12 áreas funcionales:

  • Dirección estratégica.
  • Liderazgo y toma de decisiones.
  • Análisis del entorno.
  • Ventas y marketing.
  • Producción y operaciones.
  • Normas ambientales y riesgo laboral.
  • Contabilidad y finanzas.
  • Talento humano.
  • Gestión de la información.
  • Estructura organizacional.
  • Gestión de la calidad.
  • Gestión de la innovación.
En una empresa madura, se desarrollan áreas más allá de las típicas...
En una empresa madura se desarrollan áreas, más allá de las 6 típicas...

¿Cómo se evalúan las áreas funcionales?

Después de establecer el alcance del diagnóstico, según el tipo de empresa y la necesidad declarada, se procede a diseñar la evaluación de las áreas, partiendo de una o varias entrevistas a personas clave.

Además, y en paralelo, se explica con detalle a todos los involucrados, el propósito del diagnóstico.

Esto debe asegurar que no exista resistencia al momento de trabajar con los colaboradores.

A partir de la información recabada, se procede a establecer un plan básico de trabajo, definiendo el orden de las entrevistas a los involucrados.

Por otro lado, se diseñan las preguntas y cuestionarios, para acceder a la información clave.

En la medida de lo posible, estas preguntas son planteadas por áreas funcionales, aunque en la pyme no exista una estructura organizativa clara.

El diagnóstico demanda concentración y cuidado en los detalles... ¡como lo hace un buen chef!
El diagnóstico demanda concentración y cuidado en detalles… ¡como lo hace un buen chef!

Al avanzar en el diagnóstico, se analiza la información y se contrastan versiones y visiones, obtenidas de los colaboradores.

Esto es clave para validar y repreguntar cuando sea necesario.

Sin duda, la calidad de la información recabada para el análisis final, hará la diferencia entre un diagnóstico bueno o no tan bueno.

El resultado para las diversas áreas funcionales se compara con los estándares para el tipo de empresa, además de la situación mínima esperada.

Esto permitirá determinar brechas, que sugerirán planes de acción y la adopción de buenas prácticas, para lograr mejoras concretas, en el camino correcto.

En fin, como puedes ver, un buen diagnóstico demanda trabajar en el contexto de la pyme.

Es decir, muchas variables internas y externas harán que el mismo se aplique de una u otra forma. Por tal motivo, el diagnóstico integral no es un «modelo determinístico«.

Conclusión

Sin duda, el acompañamiento efectivo de un ente externo para mejorar la eficiencia en las organizaciones debe implicar diversas herramientas.

Una de ellas es el diagnóstico como un proceso, para buscar causas y actuar con conocimiento y según el caso.

En nuestra opinión, y de acuerdo con la experiencia lograda, el éxito de un proceso de mejora debe partir de un diagnóstico organizacional integral.

Este debe involucrar a todas las áreas funcionales y a todos los interesados en el negocio.

Aunque… debe tenerse presente que no siempre es necesario un diagnóstico integral.

Según la situación a evaluar, podemos aplicar un diagnóstico para un área específica. O para un grupo clave de ellas, con el fin de descubrir oportunidades de mejora.

En tal sentido, el estudio debe tener muy claro el objetivo o el cambio a lograr en un plazo corto.

Un equipo analiza los resultados del diagnóstico, tal como lo hace un grupo médico frente a un caso complejo.
Un equipo analiza los resultados del diagnóstico, tal como lo hace un grupo médico frente a un caso complejo.

Algunos de los beneficios que trae consigo el diagnóstico, como un proceso analítico, son los siguientes:

  • Conciencia del estado actual y de la realidad de la pyme, en un ambiente global.
  • Identificación de áreas que demandan apoyo inmediato. Además de aquellas con potencialidades para fortalecer el propio desarrollo organizacional
  • Calificación básica de las diferentes áreas de la organización, frente a empresas de la competencia con altos estándares.
  • Creación de elementos de análisis y modelos para el desarrollo de planes futuros.
  • Conformación de las bases para el desarrollo de Benchmarking y para la aplicación y/o desarrollo de indicadores de gestión.

Un punto de vital importancia…

Es clave saber que cuando se trata de buscar apoyo para mejorar, el diagnóstico debe ser definido en el contexto de la pyme.

Solo así será realmente de utilidad.

En otras palabras, no es cierto que haya una receta aplicable en todos los casos. Además, como ya señalamos, el diagnóstico organizacional es un proceso.

Es decir, debemos pensar y definir al diagnóstico como un proceso, con sus elementos (entradas, actividades, salidas).

¡Pero no te preocupes!, no es algo difícil de hacer.

En este blog estamos enfocados en darte pautas para incorporar a la cultura organizacional, el diagnóstico como herramienta de trabajo.

En cualquier caso, si llegaste hasta aquí, es porque estás interesado en un acompañamiento para mejorar tu empresa.

Si es así, no dudes en dejarnos tus datos para contactarte. ¿Qué puedes perder? Sin duda, ¡nada! Por otro lado, todos podemos ganar.

¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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