Control de proyectos con un CRM. Caso: Geosama

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En este artículo continuaremos comentando sobre cómo utilizar una aplicación CRM en empresas consultoras. Después de gestionar la oportunidad, tal como se ilustró en el artículo anterior, el siguiente paso es convertir esa oportunidad en proyecto. Surge entonces la necesidad de que el CRM nos permita realizar control de proyectos.

¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua y herramientas de gestión!

Como se señaló, el propósito de esta nueva entrega es mostrar cómo realizar el control de proyectos mediante una herramienta CRM que incluye un módulo para tal fin.

Recuerda que estamos comentando la experiencia de Geosama, una empresa consultora. La gestión de oportunidades y el manejo de proyectos son actividades que se realizan de manera diferente al caso de empresas del tipo fábricas, distribuidoras o de ventas al por menor.

Como sabemos, todos los tipos de empresas tienen clientes y en todas se administran oportunidades. Sin embargo, el uso de una misma aplicación CRM tiene particularidades en cada caso.

Si no has leído los últimos artículos publicados en este blog, entonces te invitamos a conocer, antes de leer esta parte de la historia, a la consultora Geosama. La empresa realiza estudios geotécnicos para otras empresas constructoras y de área afines.

La primera parte de este artículo la consigues en el siguiente enlace:

Control de proyectos con un CRM

En el caso de Geosama, toda oportunidad que sea exitosa, es decir, que se gane, se gestiona como un proyecto.

Las oportunidades en casi toda empresa consultora son servicios demandados por otras empresas. En este caso, por empresas del ramo de la construcción. Y en el caso particular de Geosama, tales oportunidades son estudios de diversos tipos, en el campo de la geología.

Control de proyectos con un CRM. Caso práctico: Geosama

Las oportunidades en Geosama son solicitudes de empresas, principalmente, de la construcción

A Geosama llegó una solicitud de servicio de la empresa Obras G2M, especializada en la construcción de obras eléctricas. Sobre cómo se generó la solicitud, es decir, la oportunidad, es parte de la historia no contada aún.

Por ahora, nos centramos en que dicha solicitud de servicio se refería a que G2M estaba demandando apoyo para el estudio del terreno en el que construiría una sub-estación eléctrica. Esta tenía como propósito elevar el nivel de tensión, por lo que era una sub-estación eléctrica «elevadora».

Antonio y María Eugenia, del equipo de Geosama, habían incorporado más de 150 prospectos en el CRM. Y G2M era uno de ellos.

En un evento sobre construcción y la industria eléctrica, María Eugenia y Antonio contactaron a personas de diversas empresas. Entre ellas, al equipo de G2M. Así obtuvieron los datos de contacto que actualizaron en el CRM.

Control de proyectos con un CRM. Caso práctico: Geosama

Los eventos de empresas de la construcción son fuente de potenciales clientes para Geosama

Después de algunos envíos de correos electrónicos por parte de Geosama a sus prospectos, G2M los contactó para que realizaran una propuesta de estudio para el terreno, en el que construirían la sub-estación eléctrica.

A partir de esta solicitud y de la gestión de la oportunidad por parte de Geosama, establecieron una relación de largo plazo.

Paso 1: gestión de la oportunidad

Adriana, del equipo de Geosama, ingresó los datos de la solicitud de G2M e inició la gestión de la oportunidad.

Control de proyectos con un CRM. Caso práctico: Geosama

Vista de la pantalla para gestión de oportunidades en Vtiger CRM

La atención de la oportunidad estaba en manos de 3 socios del equipo técnico de Geosama, quienes recibieron la notificación para la reunión inicial.

En la reunión se determinó la necesidad de realizar un contacto con José Araque, de G2M, para aclarar dudas sobre la solicitud de estudio. Luego de la reunión, Geosama presentó una propuesta, conformada por dos informes: uno técnico y otro con la oferta económica.

Hasta ese momento, la gestión realizada por Geosama, con respecto a la oportunidad de G2M, incluía en el CRM lo siguiente:

  • Datos básicos de la constructora G2M.
  • Datos de 3 contactos asociados a G2M. Uno de ellos, el responsable de gestionar la solicitud con Geosama.
  • Información sobre la oportunidad (datos de la solicitud de estudio).
  • Diversos eventos ejecutados como las reuniones de trabajo para aclarar la solicitud, tareas del equipo de Geosama y la entrega de la propuesta.
  • Un conjunto de documentos: solicitud (G2M), datos técnicos del proyecto (G2M), documento de dudas y preguntas (Geosama), minutas de la reunión, entre otros.

Paso 2: entrega de la propuesta de servicio

Antonio fue el responsable de hacer una revisión final de la propuesta y entregar formalmente la misma, en una reunión con José Araque de G2M.

Todas las acciones y eventos quedaron registrados en el CRM, tal como se señala en la siguiente imagen:

Control de proyectos con un CRM. Caso práctico: Geosama

En el CRM se registran todas las actividades: eventos y tareas.  Además de comentarios, documentos y detalles.

Una semana después G2M notificó, vía correo electrónico, que la propuesta presentada era satisfactoria en términos técnicos y económicos. En tal sentido, quedaba aprobada y por lo tanto, se iniciaría en breve la ejecución del proyecto.

Al ser aprobada la propuesta, Adriana procedió a cambiar de estatus la oportunidad en el CRM. Esta pasó de «negociación» a «cerrada-ganada». En el siguiente vídeo (duración: 2′ 26″) podrás ver cómo se hace esto en Vtiger CRM y cómo se crea el proyecto a partir de la oportunidad.

Paso 3: control del proyecto

El módulo de proyectos de Vtiger CRM, como sabes, puede verse como una extensión de la aplicación CRM propiamente dicha.

Una de las razones por las que Vtiger CRM es una aplicación utilizada por empresas consultoras, es la integración de la gestión de mercadeo y ventas con la ejecución del servicio, que puede administrarse como un proyecto.

El control de proyectos es un proceso relativamente fácil de realizar. Pero cuando no se tienen herramientas idóneas o la disponible no se utiliza bien, todo termina en caos.

Por ejemplo, es difícil responder a preguntas como: ¿quién hizo tal actividad?, ¿cuándo la hizo?, ¿qué resultados obtuvo? Y la documentación estará en diversos escritorios, por lo que no se sabe cuál es la última versión. Tampoco, qué se dijo en la reunión, un mes atrás.

Por tal motivo, gestionar de manera adecuada el proyecto y apoyarse en una herramienta como Vtiger CRM, termina siendo una ventaja competitiva. Asegura una relación de largo plazo con el cliente.

¿Cómo gestiona el equipo de Geosama el proyecto?

– Lo veremos con el caso práctico comentado.

Para el control de proyectos, el CRM presenta el siguiente menú de opciones:

Control de proyectos con un CRM. Caso práctico: Geosama

El tablero para actualizar el proyecto en Vtiger CRM es bastante completo. Similar al tablero de “oportunidades”

Las actividades ejecutadas en la gestión de la oportunidad pasaron al nuevo proyecto, con el estatus que tenían.

Con la pantalla que presenta el CRM, similar a la mostrada para las oportunidades, se tiene visibilidad de toda la información registrada para el proyecto.

Control de proyectos con un CRM. Caso práctico: Geosama

Menú de opciones para gestionar proyectos en Vtiger CRM

El registro de actividades e hitos es similar al registro de tareas y eventos en las “oportunidades”.

Una vez que se tiene registrado el proyecto, se pasa a definir lo hitos. Es importante definirlos antes para que las tareas del proyecto queden asociadas al hito que corresponda. Pero esto no es una restricción, pues siempre está la posibilidad de actualizar el registro de los eventos y de las tareas, en cualquier momento.

Hay que diferenciar tareas del proyecto, que pueden ser facturadas, de los eventos y tareas generales (actividades). Esto se muestra en el menú horizontal.

En el siguiente vídeo (duración: 3′ 09″) podrás ver cómo realizaba esta actividad el equipo de Geosama.

Ventajas que brinda el CRM a Geosama

En este artículo hemos mostrado una introducción al control de proyectos con Vtiger CRM. Herramienta seleccionada por el equipo de Geosama para gestionar la relación con los prospectos y con los clientes.

Por tratarse de un servicio especializado, único para cada cliente, el equipo de Geosama lo administra como un proyecto. En tal sentido, durante la ejecución del servicio, se da una interacción permanente, por lo que la herramienta utilizada es idónea para tal fin.

Como has visto, en los dos primeros artículos de esta serie abordamos lo siguiente:

  • El registro de contactos.
  • La inclusión de una oportunidad o solicitud de servicio, hasta la entrega de la propuesta al cliente.
  • Diversas actividades propias de la gestión de una oportunidad, que demanda interacción con el cliente hasta aprobación o no de la propuesta.
  • Creación de un proyecto a partir de la oportunidad.
  • Gestión del proyecto, a través de las diversas opciones y funcionalidades disponibles.

El éxito en la utilización de una herramienta como Vtiger CRM está fuertemente atado a la capacidad del equipo de actualizar la información.

Por ello, en los artículos que hablan sobre las etapas de las empresas, insistimos en que parte del éxito está asociado al contexto y a la madurez de las áreas funcionales, con relación a aplicar buenas prácticas. Y esto es en gran parte, responsabilidad del gestor o empresario.

En la próxima entrega veremos detalles de las funcionalidades para el control de proyectos con Vtiger CRM, apoyados en la experiencia de Geosama.

Sin considerar el tipo de empresas que tengas y la etapa en que te encuentres, ¿crees que una aplicación CRM te ayudaría a mejorar la gestión de tu empresa?

¡Hasta pronto!

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