Casos prácticos con un CRM: Crear contactos y oportunidades

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¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua y herramientas de gestión! El propósito de esta nueva serie de artículos es mostrar casos prácticos de cómo utilizar una aplicación CRM. En este, en particular, veremos cómo crear contactos y gestionar oportunidades, cuando se trata de una empresa consultora.

¿Por qué hacemos la aclaratoria de que se trata de una empresa consultora? –Porque no es lo mismo una empresa consultora que una empresa de ventas al por menor o a una fábrica de ventas al mayor.

Todas tienen clientes, en todas se manejan oportunidades, pero el uso del CRM tiene particularidades en cada una de ellas. Por tal motivo, iremos diferenciando con casos prácticos, cómo aprovechar un CRM en cada tipo de empresa.

Si ya has leído los últimos artículos en este blog, entonces conoces a Geosama. Una empresa consultora que realiza estudios geotécnicos para empresas constructoras y área afines. La experiencia que compartimos acá de caso práctico, será precisamente un caso de Geosama.

Casos prácticos con un CRM: Crear contactos y oportunidades

Estructura básica de la empresa consultora Geosama

Casos prácticos con un CRM

A Geosama llegó una solicitud de servicio de la empresa Obras G2M, especializada en obras eléctricas. En particular, la empresa está realizando un proyecto de construcción de una sub-estación eléctrica del tipo «elevadora», que tendrá como propósito aumentar el nivel de tensión. La sub-estación estará situada en las inmediaciones de una central generadora de energía eléctrica.

Parte del proyecto de G2M implica un estudio del terreno para medir ciertas características que requieren este tipo de subestaciones. Las estimaciones de la resistividad basadas en una clasificación de suelos son insuficientes para el diseño.

Por lo tanto, deberán efectuarse mediciones en varios puntos del terreno que ocupará la estación para conocer sus características geoeléctricas. Sin entrar en detalles en este aspecto, veremos lo realizado por Geosama para atender esta solicitud de estudio.

Registro de datos de un prospecto

¿Cómo llegó la solicitud de servicio de G2M? – Antonio y María Eugenia, del equipo de Geosama, habían incorporado más de 150 prospectos en el CRM de la empresa. G2M era uno de esos prospectos.

Cuando ingresaron los datos, solo incluyeron lo que tenían en su hoja de cálculo. Unos pocos datos…

María Eugenia realizó el registro de la empresa G2M. Lo hizo a través de la opción cuentas del CRM. Allí solo incluyó los datos que tenía disponibles: nombre, teléfono, página web, tipo de empresa, entre otros de tipo general.

Casos prácticos con un CRM: Crear contactos y oportunidades

Datos disponibles de la empresa G2M

En un evento realizado recientemente, sobre la industria eléctrica, María Eugenia y Antonio contactaron a personas de diversas empresas. Entre ellas, al equipo de G2M presente en el evento.

Así fue como pudieron ponerse en contacto con G2M. Lograron obtener los datos de tres personas de la empresa.

Casos prácticos con un CRM: Crear contactos y oportunidades

Datos del jefe de la unidad de obras de G2M, ingresados en el CRM

Para ver algunos detalles del registro de un contacto, revisa este corto vídeo (duración: 2′ 50″) de registro en Vtiger CRM, la herramienta utilizada por Geosama.

Unos días después, a través del correo electrónico, Adriana (del equipo de Geosama) envió un correo a G2M para ofrecer los servicios y así establecer una relación que diera lugar a oportunidades.

Al mes de haber hecho el contacto, Adriana tuvo la buena noticia de que la empresa G2M estaba interesada en los servicios de Geosama. Esto puso al equipo a trabajar un poco más, porque estaban atendiendo otras oportunidades.

Fue de esta manera como Geosama logró ser contactada por G2M para que realizara una propuesta de estudio del terreno, para el proyecto de la sub-estación eléctrica.

La particularidad del caso G2M era que, al establecer un vínculo con la empresa, surgiría una cantidad importante de oportunidades, razón por la cual, era un potencial cliente a atender con especial interés.

Gestión de la oportunidad de G2M

Con la información remitida por la empresa, Adriana ingresó los datos disponibles y notificó al equipo para una reunión de trabajo.

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Formulario de ingreso de datos de la oportunidad: estudio Geotécnico del terreno para la subestación eléctrica

La notificación llegó a través del correo electrónico, al incluir a 3 de los integrantes del equipo técnico de Geosama, convocados a la reunión.

¿Cómo ingresan en el CRM las oportunidades que surgen para Geosama? En el siguiente vídeo (duración: 3′ 40″) podrán ver algunos detalles al respecto.

Cuando los 3 integrantes del equipo ingresaron al CRM, vieron los documentos adjuntos a la oportunidad, que fueron subidos por Adriana. Eso lo hizo con la pantalla que se muestra en esta imagen.

Casos prácticos con un CRM: Crear contactos y oportunidades

Documentos adjuntados a la oportunidad

¿Qué implicaba esta oportunidad? – Para atender esta oportunidad, el paso siguiente que dio el equipo fue estudiar la solicitud para elaborar la propuesta técnica y económica. La fecha de entrega de la propuesta era el 22-02.

En la reunión del equipo surgieron una serie de dudas que obligaban a hacer un contacto con José Antonio Araque, para una reunión de aclaratorias.

Esto, con el fin de presentar una propuesta técnica con la mayor calidad posible y asegurar un trabajo que diera la mejor respuesta técnica por parte de Geosama.

Casos prácticos con un CRM: Crear contactos y oportunidades

Contacto registrado para gestionar la oportunidad de G2M

El resultado de la reunión fue un documento con todas las preguntas, observaciones y dudas que se generaron. Este fue subido como parte del expediente de la oportunidad.

Solicitud de reunión y eventos relacionados con la oportunidad

Adriana realizó la solicitud a través de un correo, desde el propio CRM. Acá se muestra la pantalla que permitió el envío del correo a los involucrados.

Casos prácticos con un CRM: Crear contactos y oportunidades

Envío del correo a José Antonio Araque, de G2M

Además de enviar el correo, Adriana registró el evento, tal como se muestra en la siguiente imagen:

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Registro del evento para la reunión de trabajo

Después de la reunión, Adriana procedió a adjuntar una minuta con todos los puntos aclarados. Esta minuta, firmada por los asistentes, fue escaneada y subida como parte de los documentos de la oportunidad.

Con esto, solo quedaba terminar la propuesta técnica y la oferta económica para presentarla antes de la fecha de cierre de la oportunidad.

Resumiendo, en el CRM de Geosama estaba registrado hasta el momento, con respecto a la oportunidad de G2M, lo siguiente:

  • Datos básicos de la constructora G2M.
  • 3 contactos asociados a G2M. Uno de ellos, el responsable de gestionar la solicitud con Geosama.
  • La oportunidad (datos de la solicitud de estudio por parte de G2M).
  • Un evento: la reunión de trabajo para aclarar la solicitud.
  • Varios documentos: solicitud (G2M), datos técnicos del proyecto (G2M), documento de dudas y preguntas (Geosama), Minuta de la reunión (Geosama – G2M).

Antonio sería el responsable de hacer una revisión final de la propuesta que se enviaría a Geosama. Además, esta propuesta se entregaría formalmente, en una reunión con el contacto registrado para G2M.

Esto se registró en el calendario, para que el equipo tuviera claridad respecto a las fechas claves de dos actividades importantes.

Casos prácticos con un CRM: Crear contactos y oportunidades

Tareas y eventos registrados para la gestión de la oportunidad

Ventajas para Geosama del CRM

El caso presentado, que será abordado nuevamente hasta cumplir el ciclo completo del servicio dado por Geosama, constituye uno de los casos prácticos que estaremos compartiendo, para ilustrar cómo se puede utilizar un CRM en una empresa consultora.

En este artículo solo abordamos el registro de contactos y la gestión inicial de la oportunidad atendida por el equipo de Geosama. Como es un servicio especializado, el proceso de venta requiere de ciertas fases, hasta alcanzar un acuerdo con el cliente.

Observe que los eventos ocurrieron como sigue:

  1. Geosama contactó a un potencial cliente a través de un correo electrónico. Esto, después de obtener datos de contacto con la empresa G2M.
  2. La empresa realizó una solicitud a Geosama, para un estudio geotécnico.
  3. Adriana registró la oportunidad y programó tareas y eventos para atender la solicitud.
  4. A la oportunidad le adjuntaron documentos, como la solicitud, aclaratorias, minutas y la propuesta. Al ingresar al CRM y consultar la oportunidad, todo estaba a la mano, a un solo clic.
  5. También quedó registrada la interacción vía correo electrónico, y algunos comentarios registrados, para asegurar que todos los involucrados estuvieran al tanto de los detalles.
Casos prácticos con un CRM: Crear contactos y oportunidades

Pantalla del CRM con toda la información registrada para la oportunidad:

Para finalizar este artículo, comparto un vídeo corto (duración: 1′ 52″) con el resumen de la oportunidad registrada en el CRM de Geosama.

¡Hasta pronto!

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