Contabilidad de costos, ¿cómo llevarla en tu negocio?

¿Tienes un negocio y necesitas organizar la contabilidad de costos?

ESTÁS EN EL LUGAR INDICADO, porque aquí te explicamos en qué consiste y cuáles son los pasos que debes seguir para que inicies este proceso en tu negocio.

Solo así podrás conocer -al detalle- los costos de producir un bien o un servicio y, con ello, mantener el control de las operaciones de tu empresa.

¿Interesado?

Quédate conmigo y conoce el contenido que he preparado para ti:

  • ¿Qué es la contabilidad de costos?
  • Objetivos de la contabilidad de costos.
  • Características de la contabilidad de costos.
  • Ejemplos de cómo llevar la contabilidad de costos.
  • Tips para llevar la contabilidad de costos en tu negocio.
  • Conclusiones.

¿Qué es la contabilidad de costos?

En líneas generales, la contabilidad de costos (o de costes) es un sistema de información que permite, a sus usuarios, conocer CUÁNTO CUESTA fabricar un producto o prestar un servicio.

Se diferencia de las contabilidades financiera y fiscal en dos aspectos importantes:

  • El primero de ellos, se refiere a los TIPOS DE USUARIOS a los que va dirigida la información.
  • El segundo, se relaciona con los TIPOS DE INFORMES o REPORTES que generan los distintos sistemas de información contable.

En el siguiente cuadro te muestro los detalles…

Diferencias entre las contabilidades de costos, financiera y fiscal.
Diferencias entre la contabilidad de costos y las contabilidades financiera y fiscal.

Como lo puedes observar, cada tipo de contabilidad responde a la necesidad de información de un usuario en particular.

Por ejemplo, la CONTABILIDAD FINANCIERA permite al emprendedor, sus socios y aliados estratégicos mantenerse informados sobre los resultados económicos y financieros del negocio.

Por su parte, la CONTABILIDAD FISCAL facilita a las autoridades fiscales conocer las operaciones sujetas a gravamen y verificar los montos cobrados por concepto de recaudación de impuestos.

Si deseas obtener más información al respecto, te invito a consultar nuestros artículos Contabilidad fiscal: definición, impuestos y ¡más!, y ¿Cómo llevar la contabilidad financiera en tu negocio?

Como lo ves, cada rama de la contabilidad persigue unos objetivos distintos.

En este punto, te pregunto…

¿Conoces los objetivos de la contabilidad de costos?

¡Te los menciono!

Objetivos de la contabilidad de costos

Dentro de los propósitos que persigue la contabilidad de costos, te destaco los siguientes:

  1. Valorar los inventarios de materia prima, insumos, productos en proceso (semi acabados) y productos terminados (acabados).
  2. Estimar los costos generados en los diferentes departamentos, unidades o centros de producción del negocio.
  3. Facilitar el proceso de planificación y control interno de la producción.
  4. Ayudar en la toma de decisiones relacionadas con:
    • La fijación de los precios de venta.
    • El abandono de una línea de producción (en el caso en que no sea rentable).
    • La diversificación de la producción.

Características de la contabilidad de costos

Además de los objetivos señalados, este tipo de contabilidad posee un conjunto de cualidades que definen su propósito.

¿Cuáles?

Te las enumero…

1. Es una herramienta de uso interno

La contabilidad de costos es un tipo de contabilidad gerencial y su información se usa para el beneficio del responsable de la administración del negocio.

Esta característica hace que se ajuste EXCLUSIVAMENTE a las necesidades de la gerencia y, por tanto, no cumpla con los estándares que rige la contabilidad financiera.

2. Es un sistema contable opcional para las empresas

La contabilidad de costos, a diferencia de la contabilidad financiera, es un sistema opcional.

NO OBSTANTE, te destaco que hay negocios que -dada la naturaleza de su actividad- requieren ineludiblemente llevar los registros de sus costos.

¿La razón?

Es el único medio que les permite obtener valores reales sobre:

  • La materia prima invertida.
  • La mano de obra empleada.
  • Y, los costos indirectos de fabricación involucrados en la elaboración del producto o la prestación del servicio.

Estos detalles facilitan:

  • Conocer la eficiencia del sistema productivo.
  • Planificar la gestión empresarial.
  • Establecer los mecanismos de control (en los casos que sea necesario).

3. No tiene una periodicidad establecida

¿Qué significa?

Significa que las fechas de cierres no están establecidas, tal como sucede con la contabilidad financiera.

En la contabilidad de costos, los informes se pueden presentar de forma diaria, mensual, trimestral e incluso en momentos puntuales del año.

En otras palabras, el período de tiempo depende de la necesidad con la que se requiera la información para realizar el seguimiento y control de los costos.

Dicho esto, paso a explicarte algunos…

Ejemplos de cómo llevar la contabilidad de costos

En este apartado te voy a conversar sobre 3 SISTEMAS DE COSTOS que puedes considerar implementar en tu negocio.

¡Analízalos y escoge el que más se adapte a las características de tu empresa!

Conoce los sistemas de costos que puedes implementar en tu negocio.
Conoce los sistemas de costos que puedes implementar en tu negocio.

Te explico en qué consiste cada sistema de costos…

Sistema de costos por órdenes de producción

Es un sistema de registro que utilizan las empresas que elaboran productos u ofrecen servicios, SEGÚN LAS ESPECIFICACIONES DEL CLIENTE.

En ese sentido, los pedidos que se atienden suelen ser diferentes entre sí (incluyendo sus costes).

Por ejemplo, la ropa hecha a la medida, los muebles fabricados según especificaciones del cliente, las fórmulas magistrales elaboradas en una botica.

Para implementar el sistema de costos por órdenes de producción se requiere, en primer lugar, identificar “los elementos del costo” relacionados con la orden de trabajo.

Entiéndase por elementos del costo:

  • La materia prima.
  • La mano de obra directa.
  • Y, los costos indirectos de fabricación.

Seguidamente, se debe seleccionar “la base de asignación de los costos” que se usará para distribuir los costos indirectos al trabajo.

Y, por último, se procede a calcular “el coste total” de la orden de producción.

¿Deseas conocer un ejemplo detallado de la implementación de este sistema de costos? ¡En nuestro post Contabilidad de costos para un taller de corte y costura lo vas a encontrar!

Sistema de costos por procesos

Este sistema se utiliza cuando el negocio produce ARTÍCULOS HOMOGÉNEOS y en grandes volúmenes.

Por ejemplo, una empresa agrícola o un negocio productor de alimentos.

Para implementar este sistema se requiere:

PRIMERO, analizar el proceso de producción del negocio e identificar las etapas que lo componen.

Este ejercicio te va a facilitar conocer los distintos centros de costos de la empresa y, con ello, disponer de información fiable sobre:

  1. La cantidad y costo de los materiales directos usados en cada etapa o fase del proceso de producción.
  2. La mano de obra y el monto desembolsado por este concepto.
  3. Los costos indirectos asociados a cada fase de la producción.

SEGUNDO, relacionar los elementos del costo (materia prima, mano de obra y costos indirectos de fabricación) con cada centro de costo, departamento o proceso.

TERCERO, asignar y transferir correctamente los costos a las unidades terminadas.

¿Te gustaría saber cómo implementar este sistema en tu negocio? Entonces, consulta nuestro post Contabilidad de costos para una empresa productora de trigo.

Sistema de costos basado en las actividades, ABC

Es un modelo que facilita la asignación y distribución de los costos, de acuerdo con las ACTIVIDADES que realizas en la empresa.

La aplicación de este sistema parte de la siguiente lógica:

“La producción de bienes y servicios generan ACTIVIDADES → las actividades consumen RECURSOS → los recursos tienen un COSTO asociado”.

¿Te interesa implementar el sistema de costos ABC?

Bien, ten en cuenta que para implementar el ABCosting se requiere, en primer lugar, definir TODAS las actividades relacionadas con el proceso de producción del negocio.

Por ejemplo, en un hostal se identifican las siguientes actividades:

¡Observa las columnas A y B!

Actividades relacionadas con el proceso de un hostal.
Actividades relacionadas con el proceso de un hostal.

Si te preguntas por los INDUCTORES DEL COSTO de la columna C, te señalo que estos se tratan de “aquellos factores relacionados con las causas que suman costos para la empresa”.

Por ejemplo:

  • El uso de los artículos de oficina.
  • Los amenities entregados al huésped.
  • El personal contratado para la limpieza y revisión de las habitaciones.
  • Los ingredientes usados en la cocina, entre otros señalados en la tabla.

Una vez que identificamos los inductores del costo, entonces procedemos a:

  • Establecer la “base de asignación de los costos” (ver columna D).
  • Registrar los costos imputables a cada actividad.
  • Y, calcular el costo total de la producción.

Si deseas conocer más detalles sobre este sistema, te invito a consultar el post Contabilidad de costos para un hostal.

¿Encontraste el sistema de costos que más se adapta a tu negocio?

Bien, entonces paso a compartir contigo algunos…

Tips para llevar la contabilidad de costos en tu negocio

En este apartado, dejo algunos consejos que te servirán en el proceso de adaptación de un sistema de contabilidad de costos para tu empresa.

¡Presta atención!

1. Diseña la estructura de costos de tu negocio

Este proceso permite identificar y organizar- de forma PRÁCTICA- los costos en los que incurre la empresa para producir los distintos bienes y servicios.

Tener claro cómo está conformada la estructura de costos del negocio, te permite manejar una lista predefinida de costos, que podrás monitorear sin mayor inconveniente.

¿Quieres conocer los conceptos que conforman la estructura de costos de tu negocio? Consulta nuestro post ¿Cómo calcular los costos de producción?

2. Escoge un software para el registro de los costos

Hoy en día, cuentas con una amplia oferta de herramientas informáticas para registrar los costos del negocio.

Están aquellos softwares que compras e instalas en tu computador y aquellos que te permiten llevar la contabilidad en la nube, con tan solo pagar un precio mensual.

OTRA ALTERNATIVA (si estás iniciando el negocio), es comenzar a llevar la contabilidad de costos en Excel o Google Sheets.

También, tienes la posibilidad de probar nuestra versión gratuita de gestión empresarial Platzilla.

3. Define los procedimientos para registrar los costos

Además de escoger el software, también es necesario coordinar esquemas de trabajos efectivos.

En ese sentido, identifica el responsable de registrar los costos y establece la forma cómo se hará el trabajo.

También, dicta instrucciones claras sobre los flujos de comunicación e interacción, para que puedas estar al día con la información de los costos que se manejan en el negocio.

4. Decide cada cuánto harás seguimiento de tus costos

Aunque se trata de una tarea que no es obligatoria, es recomendable realizar un seguimiento periódico de los costos.

Decidir cada cuánto se hará este seguimiento, pasa por tener en cuenta dos factores:

  • El BENEFICIO que aporta.
  • Y, el ESFUERZO que supone obtener la información.

¡Analicemos estos factores en los siguientes casos!

  • Seguimiento diario

Te permite detectar de manera instantánea cualquier irregularidad y, con ello, subsanar a tiempo el problema.

No obstante, ten en cuenta que hacer un seguimiento diario EXIGE UN GRAN ESFUERZO por tener acceso a la información actualizada.

De aquí la importancia de apoyarse en una herramienta tecnológica que facilite y automatice el seguimiento.

  • Seguimiento mensual

Aunque no es tan eficiente como el control diario, el seguimiento mensual da un margen de tiempo para asegurar que todo está correcto.

Además, este tipo de seguimiento se puede hacer coincidiendo con el plazo que tienen tus colaboradores para presentar sus informes de gastos.

  • Seguimiento trimestral

En este caso el control se concentra en cuatro momentos del año y, en consecuencia, el ESFUERZO ES MENOR en relación con el control diario o mensual.

No obstante, si optas por este tipo de control, TEN PRESENTE QUE PUEDE COINCIDIR CON EL FINAL DE AÑO.

Época en la que hay que realizar muchas actividades como, por ejemplo, cerrar los balances, elaborar el presupuesto del año siguiente, preparar la declaración al fisco, etc.

Además de que se asume el riesgo de que las irregularidades que se hayan producido en tres meses, crezcan y resulten difícil e incluso imposible de solventar de forma satisfactoria.

Conclusiones

La CONTABILIDAD DE COSTOS es aquella área de la contabilidad que permite obtener información real y concreta de los costos de producción de una empresa.

Su importancia radica en que, a través de un sistema de contabilidad de costos, tú puedes:

  • Valorar los inventarios que mantienes en el almacén.
  • Planificar y controlar los costos de producción.
  • Tomar decisiones relacionadas sobre qué y cuánto producir.
  • Establecer políticas relacionadas con el precio.
  • Conocer el beneficio reportado por cada unidad vendida o servicio prestado.

Como lo ves, la implementación de la contabilidad de costos supone grandes ventajas para cualquier negocio.

Solo basta que des el paso inicial y selecciones uno de los 3 sistemas de costos que expliqué en el post.

¿Los recuerdas?

Estos son los sistemas de costos:

  1. Basados en órdenes de producción.
  2. Por procesos.
  3. Basados en las actividades (sistema ABC).

Considera su importancia y adáptalos a tu negocio.

¡De esta manera aumentarás tus probabilidades de éxito!

Si te pareció interesante el contenido de este post, aquí comparto otros que te orientarán en el tema:

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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