Contabilidad administrativa: cómo llevarla en tu negocio

¿Tienes un negocio y necesitas organizar la contabilidad administrativa?

Este post es para ti, porque aquí te explicamos qué es y qué tipos de herramientas puedes adaptar en tu negocio.

De esta forma, podrás llevar un mejor control de tus actividades y tomar decisiones acertadas.

¿Interesado en el tema?

Bien, quédate conmigo y conoce el contenido que he preparado para ti:

  • ¿Qué es la contabilidad administrativa?
  • Objetivos de la contabilidad administrativa.
  • Características de la contabilidad administrativa.
  • Herramientas de la contabilidad administrativa: ejemplos.
  • Tips para llevar la contabilidad administrativa del negocio.
  • Conclusiones.

Sin más preámbulos, ¡empecemos!

¿Qué es la contabilidad administrativa?

La contabilidad administrativa es un sistema de información orientado a facilitar, a sus usuarios, el proceso de PLANIFICACIÓN, CONTROL y TOMA DE DECISIONES.

Se diferencia de las contabilidades financiera y fiscal en dos aspectos importantes:

  • El primero de ellos se refiere a los TIPOS DE USUARIOS a los que va dirigida la información.
  • El segundo, se relaciona con los TIPOS DE INFORMES o REPORTES que generan los distintos sistemas de información contable.

En el siguiente cuadro te señalo los detalles… ¡Presta atención!

Diferencias entre la contabilidad administrativa y las contabilidades financieras y fiscal.
Diferencias entre la contabilidad administrativa y las contabilidades financieras y fiscal.

Como lo puedes observar, cada tipo de contabilidad responde a la necesidad de información de un usuario en particular.

Por ejemplo, la CONTABILIDAD FINANCIERA facilita al propietario del negocio, sus socios y aliados estratégicos mantenerse informados sobre los resultados económicos y financieros del negocio.

Por su parte, la CONTABILIDAD FISCAL permite a las autoridades fiscales mantenerse informadas sobre las operaciones sujetas a gravamen y verificar los montos cobrados en impuestos.

Si deseas obtener más información al respecto, te invito a consultar nuestros artículos Contabilidad fiscal: definición, impuestos y ¡más!, y ¿Cómo llevar la contabilidad financiera en tu negocio?

Como lo ves, ¡cada rama de la contabilidad persigue unos objetivos diferentes!

En este punto, te pregunto…

¿Conoces los objetivos de la contabilidad administrativa?

¡Te los menciono!

Objetivos de la contabilidad administrativa

Dentro de los propósitos que persigue la contabilidad administrativa, te señalo:

  • Proporcionar información básica sobre las áreas del negocio que necesitas desarrollar.
  • Ayudar con el proceso de planificación o establecimiento de la ruta a seguir en el corto y largo plazo.
  • Facilitar el proceso de toma de decisiones y control administrativo, al generar reportes con información relevante.
  • Ayudar a evaluar el desempeño de tus colaboradores o equipo de trabajo.
  • Proveer de información para el costeo de productos, servicios y otros aspectos de interés para la administración del negocio.

Características de la contabilidad administrativa

Además de los objetivos señalados, la contabilidad administrativa posee un conjunto de cualidades que definen su propósito.

¿Cuáles?

Te las enumero…

1. Es una herramienta de uso interno

Tal como lo señalé al principio del post, la contabilidad administrativa es un sistema que genera información para el uso de los responsables de la gestión del negocio.

Pues, este sistema contable facilita:

  • Conocer cuáles son las áreas del negocio que son eficientes y cuáles no.
  • Planear y controlar las operaciones diarias del negocio.
  • Formular, mejorar y evaluar las políticas del negocio. Por ejemplo, la política de cobranza a tus clientes o la política de pago a tus proveedores.
  • Conocer los costos de los productos, servicios o procesos que llevas a cabo dentro del negocio.

2. Está orientada hacia el futuro

La contabilidad administrativa, a diferencia de la contabilidad financiera y la contabilidad de costos, está enfocada hacia el futuro.

No obstante, esto no significa que ignore la información histórica -o los hechos pasados- que registran ambas contabilidades.

Recuerda, ¡la contabilidad administrativa es una herramienta que facilita el proceso de planificación!

En ese sentido, requiere contar con información histórica que diagnostique la situación actual del negocio e indique sus debilidades y fortalezas, a fin de establecer rutas y estrategias.

3. No tiene un formato específico para su presentación

Los reportes que proporciona la contabilidad administrativa no necesitan ser preparados de acuerdo con los estándares o criterios que rige la contabilidad financiera.

En ese sentido, cada emprendedor, administrador o dueño de negocio puede diseñar el sistema que mejor se adapte a sus requerimientos de información.

4. No tiene una periodicidad establecida

Significa que -a diferencia de la contabilidad financiera-  las fechas de cierre no están establecidas.

En la contabilidad administrativa, la información puede presentarse de forma mensual, trimestral o en momentos específicos del año.

En otras palabras, el período de tiempo depende de la necesidad con la que se requiera la información para realizar el seguimiento y control.

Dicho esto, paso a explicarte algunas…

Herramientas de la contabilidad administrativa: ejemplos

Tal como lo señalé al inicio, la contabilidad administrativa cumple un triple objetivo:

“Planear, tomar de decisiones y mantener el control administrativo del negocio”.

Para lograr este cometido, se sirve de varias herramientas, entre las cuales te menciono:

  • El presupuesto estático.
  • Y, el presupuesto flexible.

¡Ambas herramientas favorecen el análisis y la evaluación de la información contable!

¿Cómo?

Te lo explico…

Presupuesto estático o fijo

Se trata de una herramienta que expresa en términos monetarios el PLAN DE ACCIÓN que debes seguir para alcanzar tus objetivos.

Un presupuesto estático te permite:

  • En primer lugar, establecer los recursos (humanos, materiales y financieros) que vas a necesitar para alcanzar los objetivos del negocio.
  • En segundo lugar, prever los ingresos que vas a obtener durante un período específico (ej. un año, un semestre, un trimestre, un mes).

A continuación, te muestro un ejemplo:

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Presupuesto estático para un negocio.

Al momento de elaborar un presupuesto, ten en cuenta lo siguiente:

1. El volumen de actividad

Se refiere al nivel de actividad, o volumen de producción, que mantiene el negocio.

El volumen de actividad se puede expresar como un porcentaje de la capacidad instalada (capacidad de producción), o como una medida absoluta (ej. unidades producidas, servicios realizados).

En el caso de la Fábrica de Prendas de Vestir V&C, el volumen de actividad usado como referencia es de 650 pantalones.

2. Los costos variables

Son aquellos costos que varían según el volumen de actividad que maneje el negocio.

Dos ejemplos clásicos de este tipo de costos, son:

  • La materia prima (cuanta más unidades se fabriquen más materia prima se necesita).
  • Y, la mano de obra directa (V&C paga 6,25 euros por pantalón confeccionado).

Si deseas conocer cómo llevar los registros detallados de la materia prima y la mano de obra directa, te invito a consultar el post Contabilidad de costos, ¿cómo llevarla en tu negocio?

3. Los costos fijos

Son aquellos costos que permanecen constantes sin importar el cambio que ocurra en el volumen de producción.

Por ejemplo:

  • El sueldo mensual que se le paga al personal de limpieza o al administrador del negocio.
  • La depreciación en línea recta de la propiedad, planta y equipo.
  • El alquiler donde funciona el negocio.

Ahora bien…

¿Qué podemos evaluar con el presupuesto estático o fijo?

Podemos evaluar el IMPACTO de las operaciones de nuestro negocio sobre la UTILIDAD OPERATIVA esperada.

Para ello, sólo debes calcular la variación entre los resultados registrados en la contabilidad del negocio y los saldos presupuestados.

¡Volvamos al ejemplo de la Fábrica de Prendas de Vestir V&C!

Supongamos que la fábrica -durante el período presupuestado- confeccionó y vendió 624 pantalones (en vez de los 650 pantalones estimados) y queremos conocer el impacto sobre la utilidad esperada.

Un reporte de desempeño, usando el presupuesto estático, nos muestra lo siguiente:

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Reporte de desempeño usando un presupuesto estático.

Como lo puedes observar, el reporte de desempeño nos muestra que el producir y vender 624 pantalones -a un precio de 15 euros- trajo consigo una VARIACIÓN DESFAVORABLE de las utilidades por 184,08 euros.

Presupuesto flexible o variable

Es una herramienta que se usa al final del periodo cuando conocemos los ingresos y los costos de la PRODUCCIÓN Y VENTA REAL.

En otras palabras, el presupuesto flexible se prepara ajustando la información estimada -en el presupuesto estático- al volumen de actividad real.

¡Te explico con el ejemplo de la Fábrica de Prendas de Vestir V&C!

Suponte nuevamente que el volumen de producción y venta real de V&C es de 624 pantalones, en vez de los 650 pantalones presupuestados.

El presupuesto ajustado al volumen de actividad real sería el siguiente:

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Presupuesto flexible para un negocio.

Como lo puedes observar, esta herramienta toma datos del presupuesto estático (Columna B) y lo ajusta al nivel real alcanzado (Columna C).

Ahora bien…

¿Qué podemos evaluar con el presupuesto flexible?

Con un presupuesto flexible podemos evaluar:

  • La EFICIENCIA con que usamos los recursos de nuestro negocio para lograr un nivel dado de productos o servicios.
  • Y, la EFICACIA para alcanzar nuestros objetivos de ventas.

Veamos esto aplicado en el ejemplo de la Fábrica de Prendas de Vestir V&C…

Eficiencia

Para medir la eficiencia se deben comparar los saldos registrados, en la contabilidad de tu negocio, con los montos del presupuesto flexible.

A continuación, te muestro un ejemplo:

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Reporte para medir la eficiencia del manejo de los recursos de un negocio.

Como lo puedes observar, este reporte muestra el cálculo de las variaciones que surgen en el ingreso, los costos fijos y los costos variables.

Dado que NO surgen diferencias entre el ingreso recibido y el ingreso estimado en el presupuesto flexible, enfocamos nuestra atención en la diferencia existente entre los costos reales y los presupuestados.

Es allí, donde observamos una variación del costo de la materia prima por 17,68 euros.

Si analizamos con detenimiento este resultado, podemos concluir que se trata de una VARIACIÓN DESFAVORABLE.

¿Por qué?

Porque el costo de la materia prima registrado en la contabilidad de la fábrica (costo real) está por encima de lo presupuestado, para un nivel de producción de 624 pantalones.

Eficacia

Para medir la eficacia se deben comparar los ingresos y costos variables calculados en el presupuesto flexible y el presupuesto estático.

Seguidamente, te muestro el ejemplo de la Fábrica de Prendas de Vestir V&C:

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Reporte para medir la eficacia.

El reporte muestra -a los responsables de la gestión de la fábrica- que el no cumplir con la meta de producir y vender 650 pantalones, trajo consigo una reducción del margen de ganancia por ventas de 166,40 euros.

Tips para llevar la contabilidad administrativa del negocio

En esta sección, dejo algunos consejos que te servirán en el proceso de adaptación de un sistema de contabilidad administrativo para tu negocio.

¡Presta atención!

1. Escoge un software administrativo y contable

En la actualidad, existe una gran variedad de herramientas informáticas para registrar y generar informes administrativos-contables.

Están aquellos softwares que compras e instalas en tu computador y aquellos que te permiten gestionar la información en la nube.

Otra alternativa -si estás iniciando el negocio- es comenzar a llevar tus registros en Excel o Google Sheets.

También, tienes la posibilidad de probar nuestra versión gratuita de gestión empresarial Platzilla.

2. Define procedimientos para el registro y comunicación de la información

Además de seleccionar el software, también es necesario coordinar esquemas de trabajos efectivos.

En ese sentido, identifica quién o quiénes son los responsables de registrar la información contable y establece la forma cómo se hará el trabajo.

También, dicta instrucciones claras sobre los flujos de comunicación e interacción, para que puedas estar actualizado sobre la situación del negocio y, con ello, tomar decisiones acertadas.

Conclusiones

La CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA es aquella área de la contabilidad que ofrece, a sus usuarios, información orientada a facilitar los procesos gerenciales del negocio.

Pues, entre sus objetivos están proporcionar la información que necesitas para la toma de decisiones, la planificación y el control de tus operaciones.

Además de que te ofrece el soporte sobre el cual puedes establecer tus metas y orientar al equipo de trabajo hacia la consecución de las mismas.

Como lo ves, la implementación de un sistema de contabilidad administrativa supone grandes ventajas… ¡Solo basta que des el paso inicial!

Recuerda las herramientas que te expliqué en el post y adáptalas a tu negocio.

¡De esta manera aumentarás tus probabilidades de éxito!

Si te pareció interesante el contenido de este post, aquí comparto otros que te orientarán en el tema:

  • Contabilidad administrativa para empresa comercial.
  • Contabilidad administrativa para una empresa de servicios.

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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