Aprendizaje organizacional para impulsar tu empresa

¡Bienvenidos a este nuevo artículo sobre mejora continua y gestión empresarial! Hoy hablaremos de un tema importante: el aprendizaje organizacional. Se trata de un proceso basado en el aprendizaje individual, mediante el cual las empresas crean y adquieren experiencia y conocimiento. Es un aspecto esencial para la adaptación oportuna a los cambios del entorno y a la continuidad en el camino al éxito.

Como empresario no tienes alternativa: eres el líder a seguir. Y una de las fortalezas que debes mostrar a tu equipo (pequeño o grande), es tu empeño en aprender. Esto es así porque cada etapa por la que pasa una empresa, demanda nuevos conocimientos y competencias.

El empresario es el director de la orquesta, por lo que lleva el peso de dar un ejemplo clave: aprender y aplicar, según la etapa. Lo que implica delegar en algún momento y luego, hacer seguimiento para corregir, mejorar y continuar aprendiendo.

Aprendizaje organizacional: clave en empresas exitosas

En los libros nos hablan de 2 tipos o niveles de aprendizaje organizativo:

• La perspectiva del cambio, que se refiere a la función “adaptadora” del aprendizaje en las organizaciones, basándose en su capacidad de cambio y de transformación.
• La perspectiva del conocimiento, que hace referencia al cambio que se produce en una organización, generado por el conocimiento y por el propio aprendizaje.

Una adecuada gestión del aprendizaje organizativo en una empresa, proporciona a ésta ventajas competitivas.

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En las etapas por las que pasa una empresa, se producen saltos cuantitativos y cualitativos. Que es en parte, lo que le da madurez y capacidad a las áreas funcionales.

Ejemplo de aprendizaje organizacional fácil de entender…

Cuando el emprendedor inicia su empresa, estando en la puesta en marcha o funcionamiento regular, lleva la contabilidad de una forma. Luego, cuando crea la base para dar el salto a funcionamiento estable, modifica la forma y mejora el registro contable. Al llegar a funcionamiento óptimo, utiliza una aplicación robusta y se apoya en un experto en la disciplina.

¿Qué pasó en ese proceso, en esa “evolución” del registro contable? – Hubo mejoras, nuevas prácticas y herramientas, hasta llegar a un nivel “experto”. Este nivel experto será tanto como lo demande el tipo de empresa. Veamos con más detalle los niveles por los que pasa el registro contable en este ejemplo.

Nivel 1. Contabilidad empírica:

El empresario tiene una carpeta para archivar documentos. Utiliza notas en papelitos o Post-It, para recordar detalles. En las noches o durante el fin de semana, hace el registro contable, con un plan de cuentas que se inventó. O que copió de alguien o simplemente se bajó de la Web.

Así pasa algún tiempo. Va sacando la información, que con seguridad tendrá fallas, pero le da una aproximación de cómo van las cosas. Cuando la facturación crece, en funcionamiento regular, ya el empresario no tiene cómo mantener el registro contable.

Además, está cansado y quiere tomarse los fines de semana para salir con los amigos o con la familia a distraerse y desconectarse por unas horas, de la actividad en su empresa. Así que busca a alguien que lo apoye con el registro contable.

Nivel 2. Contabilidad artesanal:

En este caso, es probable que quien ayude al empresario no tenga muchos conocimientos y/o experiencia en el área de contabilidad y finanzas. Pero sabe un poco más que su amigo, el empresario, y podrá dedicar más tiempo a llevar la contabilidad del negocio.

Al tener más tiempo, generará una contabilidad sencilla, más confiable, con un plan de cuentas más preciso. Hay más conocimiento y al discutir casos con el empresario, habrá aprendizaje para ambos. Además, hará uso de alguna herramienta básica como una hoja de cálculo. O mejorará la que llevaba el empresario. Y por supuesto, también mejorará la presentación y la calidad de la información.

Nivel 3. Contabilidad técnica, profesional:

Cuando la empresa avanza, logra más clientes porque hay una gestión de mercadeo; el empresario comienza a organizar las áreas funcionales. Es una fase de transición entre funcionamiento regular y estable. Si has leído nuestros artículos, podríamos estar hablando de que está mejorando su índice de eficiencia empresarial.

Esto conlleva a crear un área funcional para contabilida y finanzas, al menos en forma básica, pero de manera formal. Para nosotros, el área funcional de finanzas involucra 5 aspectos, que denominamos subáreas:

• El pago de impuestos según la legislación que aplique.
• El registro contable de todo lo que afecte al patrimonio de la empresa.
• La facturación y su control, según el caso o tipo de empresa.
• El análisis de costes, que es parte de los insumos para la fijación de precios.
• Los indicadores financieros, clave para medir el logro de metas y el avance de las áreas desde el punto de vista económico.

Para cada subárea existe un deber ser, o lo esperado que ocurra en una empresa gestionada y con disciplina en el manejo financiero. Es claro que estas subáreas no se desarrollan por igual en las diversas etapas. Las 3 primeras son obligatorias y se consolidan de manera simultánea. Mientras que la contabilidad de costes y los indicadores financieros, probablemente, sean subáreas desarrolladas en otras etapas de la empresa (funcionamiento estable y óptimo).

Claro está que el empresario ya cuenta, en este nivel, con un experto en el área contable. Quien aplicará métodos y estándares que garantice un registro contable preciso, confiable y técnicamente correcto.

Una contabilidad profesional asegura el control del patrimonio, y entrega datos y tendencias para tomar decisiones.

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¿Qué ocurrió con los 3 “niveles del registro contable”?

Los 3 niveles por los que pasó el registro contable implicaron aprendizaje organizacional. El empresario buscó apoyo, primero con alguien que tuviera más conocimientos que él para llevar la contabilidad. Luego, logró incorporar personal técnico con conocimiento en el área y mayor experiencia.

Esto produjo un salto cualitativo para el área de contabilidad y finanzas, con impacto en otras áreas funcionales de la empresa.

Una consecuencia positiva de esta evolución es que apoya la mejora en la empresa, en diversos aspectos. Por ejemplo, mejora el componente control del índice de eficiencia empresarial. Además, cuando el área esté completamente desarrollada, la disponibilidad del análisis de costes y de los indicadores financieros serán insumos para otras áreas y para la dirección de la empresa.

Como señalamos en el artículo: El índice IDEAL y la sinergia empresarial, el aprendizaje organizacional crea sinergia. Lo que es clave para las empresas que deseen ser sustentables, crear valor, alcanzar el funcionamiento óptimo…

El aprendizaje organizacional necesita herramientas de gestión

El aprendizaje de los colaboradores en la organización, depende de muchos factores. Uno de ellos son las herramientas utilizadas para la gestión empresarial. En las primeras etapas, lo común es que el empresario se apoye en herramientas básicas, que ayudan a organizar la información, como lo es una hoja de cálculo.

Sin embargo, cuando crece el volumen de datos, las herramientas básicas no garantizan aspectos como los siguientes:

• la consistencia de los datos que se van registrando;
• la seguridad de la información;
• acceso con distintos niveles de privilegios para los colaboradores;
• tampoco se tiene información para hacer seguimiento a quién hizo qué y cuándo; entre muchas otras desventajas.

Por tal razón, un empresario que tenga en mente continuar por el camino del éxito, incorporará herramientas de gestión. Lo hará seguramente con diversos propósitos, y uno de ellos será por la necesidad de controlar. Pero, cualquiera sea el caso, las herramientas de gestión siempre serán un apoyo para el aprendizaje organizacional.

En este punto, queremos comentarte que una opción de herramienta de gestión es Platzilla. Con ella podrás gestionar tu empresa en un ambiente organizado, que apoya la colaboración, el control y la mejora continua. En fin, es una herramienta que apoya el aprendizaje organizacional.

Preguntas para cerrar

1. ¿Identificas situaciones en tu empresa como la comentada en el ejemplo, sobre los “niveles” por los que pasó el registro contable?
2. Si ya cuentas con herramientas de gestión, ¿percibes que esta apoya el aprendizaje organizacional?
3. Como empresario, ¿transmites el valor del aprendizaje continuo a tu equipo?

Espero que estas preguntas y lo comentado en esta entrega, te lleven a reflexionar de manera deliberada sobre el aprendizaje organizacional en tu empresa.

¡Hasta el próximo artículo!