¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?

¡Bienvenidos(as) a un nuevo artículo tutorial para aprender más sobre Platzilla! En esta oportunidad te explicamos una funcionalidad básica que nos brinda la Plataforma de Aplicaciones Platzilla, para actualizar registros de manera masiva.

La edición y actualización masiva de registros nos evita tener que hacer la misma operación repetidamente para cada uno. Cuando aplica, es una manera de tener la información actualizada en pocos segundos.

Sobre Platzilla. Se trata de una plataforma de aplicaciones en la nube que brinda al empresario una forma fácil de incorporar tecnología en la organización.

Por lo tanto, permite al gestor o empresario, gracias a su integración y modularidad, contratar aplicaciones según la necesidad que tenga de administrar y controlar información en su empresa.

Nuestra recomendación es que la adopción de una herramienta como Platzilla sea en las primeras etapas de la empresa. Así podrás gestionar – desde temprano – los datos de las áreas funcionales claves. Lo que representará, sin duda, una ventaja competitiva.

En el caso de Platzilla, es una herramienta que garantiza la centralización y consistencia de los datos. Los mismos son compartidos por los módulos de las aplicaciones que se van incorporando a la plataforma de la empresa.

Para conocer más sobre por qué utilizar Platzilla, te recomiendo el siguiente artículo: sistema de gestión fácil, personalizable y flexible ¿es posible?

Compartimos en la siguiente sección un vídeo sobre la funcionalidad que permite actualizar registros de manera masiva en Platzilla. Una explicación básica. Y seguidamente, su transcripción con detalles complementarios.

[Vídeo: Actualización masiva de registros. Duración: 04′ 00”]

¿Cómo actualizar registros de manera masiva?

¿Qué veremos en este vídeo?

Una explicación fácil sobre cómo se puede hacer una actualización de registros de manera masiva en Platzilla.

¿Cómo lo haremos?

A través de un ejemplo en el contexto de la empresa Agencia de Festejos La Reina. En particular, en el módulo Clientes de la aplicación CRM Comercial.

¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?
¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?

Existen situaciones en las que requerimos hacer actualización de datos de manera masiva. Es decir, para un conjunto de registros dentro de un módulo de las aplicaciones de Platzilla.

Mostraremos aquí un ejemplo, de cómo hacer la actualización de un conjunto de registros al mismo tiempo, o una actualización masiva. Para ello utilizaremos el módulo Clientes de la aplicación CRM Comercial.

¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?
Seleccionamos el Menú Entradas – Clientes

Como pueden ver en la siguiente imagen, tenemos una lista de Clientes, en la que se despliegan diferentes columnas como:

  • Alias
  • Nombre de la sociedad
  • Número fiscal
  • Tipo de cliente
  • Industria a la que pertenece
  • Ciudad
  • País
  • Asignado A
¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?
Lista de clientes con diferentes tipos de columnas

Estamos viendo la vista de clientes extendida. Como saben, podemos crear filtros – en todos los módulos de Platzilla – que nos darán diferentes tipos de vistas según la necesidad de información que tengamos.

¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?
Vista de clientes extendida

En este caso en particular, queremos actualizar información de diferentes clientes… por un lado, para los que no tienen un valor en el campo tipo de industria; y por otro, para el caso de los que aparecen como tipo de industria igual al valor “ocio”.

¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?
Cambiaremos los registros vacíos y los que tienen valor “ocio”

Actualizar registros de manera masiva

Hacemos clic en la opción campos de clientes:

¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?
Opción Campos de Clientes

Esto nos lleva al editor de disposición, en el que definimos los campos del módulo y asignamos sus valores, para los casos en que son desplegables.

¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?
Editor de disposición de campos en Platzilla

Observemos como en este ejemplo, módulo Clientes, industria es un campo que está en el bloque de información específica, y es de tipo desplegable.

¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?
Industria es un campo tipo combo o lista desplegable

Si revisamos… podemos encontrar aquí los valores asignados: Banca, Comunicaciones, Energía, Marketing, entre otros.

¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?
Propiedades del campo industria

En el caso del valor “ocio”, se decidió que el término que se utilizaría en adelante, es “entretenimiento”. Lo que implica cambiar los clientes que tengan el valor “ocio” en el campo industria, además de los que no tienen asignado valor alguno.

¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?
¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?

Entonces… procedemos a hacer la actualización del campo industria, asignando el valor “entretenimiento” en lugar de “ocio”:

¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?
Cambiamos la palabra Ocio por Entretenimiento

Al guardar este cambio nos quedará un grupo de registros con el valor “ocio” en el campo tipo de industria. Lo que tenemos que corregir…

Vista del módulo Clientes

Vamos a revisar aquí el módulo de Clientes, haciendo clic en el menú.

¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?
Menú estándar de Platzilla…

Ahora tenemos varios registros que tienen valor “ocio” para el tipo de industria.

Queremos que estos pasen a tener el valor “entretenimiento”; entonces los seleccionamos, e incluimos a aquellos que no tienen valor… y que también tendrán en el campo industria, el valor “entretenimiento”.

¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?
¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?

Para tal propósito, a este grupo de registros le vamos a cambiar su valor en el campo industria, a través de una actualización masiva, haciendo clic en el icono de edición masiva.

¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?
Icono para editar de forma masiva los registros seleccionados

Al hacer clic en edición, Platzilla nos mostrará el formulario y tendremos la oportunidad de hacer el cambio del tipo de Industria que es lo que queremos… Hacemos clic en “entretenimiento” y guardamos.

¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?
Seleccionamos “entretenimiento” para el campo industria

De esta manera, entonces, el grupo de registros seleccionados toman el nuevo valor, para el caso del campo industria, como pueden ver aquí:

¿Cómo actualizar registros de manera masiva en Platzilla?
Registros actualizados de forma exitosa

Platzilla cuenta con una cantidad importante de funcionalidades técnicas que permiten al usuario configurar los módulos de cada una de las aplicaciones y ajustarlos a sus necesidades específicas de información.

¿Qué vimos en este corto vídeo?

  • Compartimos una explicación sobre cómo actualizar registros de manera masiva en la plataforma Platzilla.
  • Con la flexibilidad que brinda esta funcionalidad, evitamos tener que hacer la edición de cada registro, cuando el valor del campo es el mismo para un conjunto de ellos. Lo que nos permite tener la información actualizada en segundos…
  • Es una forma, entonces, de hacer actualizaciones masivas que nos evitan repetir la acción por cada registro en un módulo.
  • En el caso visto, implicaría ingresar a la vista detallada de clientes, editarlo y hacer el cambio del tipo de industria. Un trabajo repetitivo que no se justificaría…

La edición masiva es una funcionalidad interesante que se debe aprovechar, cuando corresponda, para tener la información actualizada de manera inmediata, según surjan necesidades de hacer este tipo de actualizaciones.

¡Hasta el próximo tutorial!

Artículo para aprender más:

  • Una de las funcionalidades clave en Platzilla que facilita personalizar los formularios, es la dependencia entre campos.
  • Mostramos en la siguiente entrega un ejemplo de cómo utilizó JM Sports la dependencia entre campos, con el propósito de mejorar la gestión de la información: Mejorar la gestión de la información en un CRM Comercial…
Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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