¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua? ¡Hoy!

. Ago 11, 2019.

¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua? – Todos los días son buenos para iniciar nuevos retos, cambios y mejoras en lo personal y en nuestras organizaciones. Por lo tanto, la respuesta es: ¡hoy!, sin ninguna duda. ¡Bienvenidos(as) a una nueva entrega sobre gestión empresarial!

Hace un tiempo tuve la oportunidad de presentar una introducción a lo que es la cultura de mejora continua en las mipymes, a un grupo de empresarios y emprendedores. Durante la conversación, algunos preguntaron – con mucha razón – sobre el momento ideal para iniciar el proceso de la mejora continua.

Se referían, en particular, a la etapa de la empresa… A esta inquietud respondí algo que tengo claro: el mejor momento es hoy, sin importar la etapa que esté transitando la organización.

¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua…? ¡Hoy!
¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua…? ¡Hoy!

Y uno de los puntos que abordamos en esa presentación fue precisamente: ¿cuándo y cómo iniciar un esfuerzo de mejora continua en la organización? El tema causó interés, claro está. Por ello, en este artículo queremos comentar sobre lo más relevante de la discusión y parte de las conclusiones.

Definición de mejora continua

La mejora continua es una forma de ser y hacer, que intenta aumentar la capacidad y la calidad de un proceso, un producto o un servicio. Hasta hace unas décadas, era un concepto aplicado en empresas de manufactura. Esto, debido en gran parte a la necesidad constante de minimizar costes de producción, mejorando la calidad del producto.

En un mundo cada vez más competitivo, es necesario tener algún sistema que permita optimizar de forma continua. De hecho, una de las variables a mejorar siempre es el nivel de los costes. Y un proceso de mejora continua favorece de manera importante su reducción.

Todo lo indicado implica una cierta cultura organizacional. Y precisamente, una definición de cultura organizacional interesante, es la de C. Taylor (autora del libro “Walking the Talk”).

Taylor define la cultura organizacional como sigue: “Una cultura es un grupo de sistemas, comportamientos y símbolos que define la forma de ser de una organización”.

C. Taylor

Esta definición nos plantea claramente sobre qué trabajar. Si una cultura es un grupo específico de sistemas, comportamientos y símbolos, al cambiar algunos de ellos podemos crear una cultura nueva y ajustada a lo que deseamos.

¿Qué es una cultura de mejora continua?, ¿cuáles son sus ventajas y desventajas?, ¿cuándo iniciar el proceso? – Pues veamos algunos puntos de vista al respecto, que formaron parte de la presentación realizada a empresarios y emprendedores.

El proceso de mejora continua…

En el hemisferio occidental es común buscar grandes soluciones a los problemas del día a día. Esto incluye, por supuesto, a las empresas y organizaciones en general.

¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua…? ¡Hoy!

Un ejemplo interesante – que leí en alguna parte – es el caso de las ensambladoras americanas de coches. Ford casi se daba por muerta, pero logró revolucionar el mercado con los sistemas de cómputo, GPS y demás funcionalidades que tienen sus nuevos automóviles.

Esta forma de pensar – buscar grandes soluciones – nos enfoca en encontrar una innovación irresistible. En este caso, la innovación implica incorporar todo lo que sabemos de las mejores prácticas, para lograr un cambio que impacte, que sea revolucionario.

Sin embargo, en el mundo actual el cambio es continuo y rápido. En buena parte, porque los clientes son cada vez más exigentes y están mejor informados. Además, el enfoque de las grandes ideas es cada vez más costoso, involucran mayor riesgo y pocas veces es exitoso.

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En el caso del hemisferio oriental, la innovación y mejora tiene un enfoque diferente. Se fomenta el trabajo en equipo, la participación de todos y la evaluación continua de los procesos. Ejemplos conocidos son las compañías Toyota y Nissan, que han hecho famosas estas prácticas.

¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua…? ¡Hoy!
Sin una buena capacidad comunicativa es difícil desarrollar la mejora continua

Estas compañías no toman al mundo por sorpresa, o al menos, parece que no es su intención. Su enfoque requiere alineación de los colaboradores con un fin común y el “cambio revolucionario” no es rápido. Pero por otro lado, tienen beneficios constantes, por la estabilidad y flexibilidad a través del tiempo.

«Para que las cosas cambien tú tienes que cambiar, para que las cosas mejoren tú tienes que mejorar».

J. Rohn.

¿Cómo cambiar a una cultura de mejora continua?

Los expertos sugieren comenzar por aplicar un proceso para aprender a resolver problemas. Una de las herramientas más utilizada para tal propósito, es el modelo Six Sigma. En este caso, se trata de institucionalizar sus prácticas en la empresa, para que forme parte de la cultura organizacional.

Six Sigma es una excelente herramienta para resolución de problemas, aunque en algunas ocasiones es muy costosa para iniciar. Por lo que nuestra recomendación es comenzar con prácticas sencillas; de otra forma, la resistencia al cambio será grande.

Nuestra recomendación es comenzar con prácticas sencillas
Nuestra recomendación es comenzar a cambiar con prácticas sencillas

Con independencia de la herramienta que se aplique para resolver problemas, vamos a regresar a la propuesta de cambiar comportamientos, sistemas y símbolos. Luego, comentaremos sobre cuándo iniciar el proceso de mejora continua.

Los comportamientos más importantes que influencian a una cultura de mejora continua son al menos 5. Los describimos a continuación.

1. Asegurar que todos los involucrados entiendan los problemas:

Se trata de practicar, con base en alguna herramienta, para aprender a enfocar y entender los problemas. Sin duda, esto se logra con la práctica. Una forma básica es crear un esquema para cada problema que se quiere resolver. Todos los colaboradores deben practicarlo y compartirlo.

Este esquema o mapa puede ser en una hoja que refleje varias secciones como:

  • cuál es el problema y el objetivo a lograr;
  • el alcance que debe tener la solución;
  • cómo medimos o verificamos que resolvimos el problema, y
  • una lista de beneficios al resolver el problema (ideal si se cuantifica en dinero).

Un esquema con esta información nos asegura que todos entendemos lo que queremos resolver. Al dominar esta práctica, el tiempo requerido es mínimo.

Además, tiene el beneficio de que hace visible los aportes de nuestro trabajo (de cada colaborador). Lo que, sin duda, funciona como un excelente motivador para implementar un proceso de mejora continua. De hecho, sin motivación ni compromiso no hay forma de cambiar para mejor.

2. Podemos mejorar si existe un proceso:

La mejora continua implica que tienes algo sobre qué trabajar de manera constante. En muchas ocasiones, la solución de un problema radica en definir el proceso que se debe seguir y capacitar a los colaboradores en cómo seguirlo, dándoles las herramientas idóneas.

Sistematizar los procesos es parte de la mejora continua de las organizaciones, elemento esencial del éxito y de la excelencia en la gestión.

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¿Qué consecuencias tiene no tener procesos definidos? Podemos decir, en resumen, que tiene consecuencias como las siguientes:

  • Operación más lenta y baja capacidad de respuesta ante los cambios.
  • Menos agilidad frente a situaciones imprevistas (por ejemplo, la partida de un colaborador clave).
  • Pérdida de competitividad en diversos ámbitos. Dependencia peligrosa en pocos colaboradores.
  • Transmisión incompleta de conocimiento al capacitar nuevos colaboradores, con pérdida de información valiosa.
  • Pérdida de oportunidades para mejorar la eficiencia en la ejecución de tareas, que pueden realizarse a un menor coste.

3. Identificar las causas raíces:

Podemos aplicar práctica sencillas para identificar las causas de los problemas. Cada vez, el mundo en que vivimos en más complejo, y un problema puede tener una o más causas y también una o más soluciones.

En tal sentido, debe ser una práctica arraigada del proceso de resolución de problemas, dialogar sobre todas las posibles causas y las soluciones que podamos implantar. Por supuesto, hablamos de cierto tipo de problemas que demandan una resolución creativa. No de los que con base en criterios claros y cuantificables, permiten la elección de una alternativa «óptima».

Identificar las causas raíces de los problemas para corregir de manera permanente
Identificar las causas raíces de los problemas para corregir de manera permanente

Para la resolución de problemas complejos o poco «estructurados», podemos aplicar técnicas para que el proceso sea de la mayor calidad posible. Por ejemplo, una técnica básica es el “brainstorming“ o tormenta de ideas.

A propósito de lo indicado, un artículo que te puede ser útil es el siguiente: Resolución de problemas en mipymes. Plan de mejora. Te dejamos el enlace para que lo abordes después de esta lectura.

4. Implementar soluciones con el mayor impacto posible:

Puede ocurrir que tengamos soluciones diversas o alternativas; y que una de ellas tenga gran impacto positivo. Si es así, lo lógico es que sea la que se implemente. Pero es claro que no podemos olvidar los costes. Así que hay que hacer un balance para aplicar la solución de mayor impacto al menor coste posible.

La decisión en tal caso, dependerá también de la etapa en que se encuentre la empresa. No es lo mismo una empresa en funcionamiento regular que una empresa en funcionamiento óptimo. El nivel de capacidad de los procesos de las áreas funcionales es muy diferente en los dos casos.

Por otro lado, no hay nada más complejo que cambiar el comportamiento de las personas. Por lo que debe tomarse en cuenta que entre menos cambios existan al mismo tiempo, más posible es el éxito de la solución.

Además, si la cultura de la mejora continua se consolida en la organización y en los colaboradores, siempre habrá otra posibilidad de mejorar en la siguiente «iteración» o en una siguiente oportunidad.

5. Establecer un plan de seguimiento y control:

Cuando las empresas arrancan un plan de mejora o el cambio de prácticas y no existe un proceso de mejora continua, el seguimiento es clave. Si no hay un plan de seguimiento y control, muchos colaboradores estarán tentados a regresar a las prácticas anteriores.

Recordemos el tema de la resistencia al cambio… Una de las situaciones que más atentan contra un proceso de cambio y de mejora es la «zona de confort». Esa zona en la que podemos caer fácilmente, que se caracteriza por ser muy cómoda pero en la que nada «crece».

Recordemos el tema de la resistencia al cambio...
¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua? ¡Hoy!

No es suficiente demostrar los beneficios, pues en muchas situaciones la tendencia es volver al pasado. Según sea el caso, un plan de mejora puede requerir meses, hasta asegurar la estabilidad de las nuevas formas de hacer las cosas. Hasta que el aprendizaje se consolide.

Como sabemos, el camino no es fácil. Pero precisamente, la mejora continua implica cambiar en función de un ritmo apropiado para la empresa, en forma sistemática y controlada, hasta convertir a la organización en un “sistema de mejora continua”.

¿Cuándo iniciar el cambio en la empresa?

Como señalamos en el inicio de este artículo, el proceso de mejora puedes comenzarlo hoy. Algunos señalarán que se necesita un plan, y es cierto. Pero mientras elaboras el plan, puedes impulsar cambios.

Por ejemplo, si trasladamos a los colaboradores la necesidad de hacer las cosas bien, y ellos lo asumen con compromiso, ¿no es un paso importante?

Por otra parte, la implantación de modelos tipo Six Sigma es para empresas que tienen recursos y que andan en un nivel de funcionamiento estable u óptimo. Antes, lo sensato es tomar prácticas aplicables de manera fácil y rápida. Al menor coste posible.

Aplicar la estrategia de un paso a la vez es una opción interesante, que sugiere tener foco y control. Además de contar con la colaboración del equipo, porque solos no llegaremos lejos. De hecho, poner la vista en la dirección de la excelencia demanda sinergia y una cultura de mejora continua.

Algo que debes saber es que la piedra angular del proceso de mejora continua, en cualquier ámbito de los procesos, productos y servicios, es el llamado Ciclo de Deming:

Ciclo PDCA (del inglés plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar)
Ciclo PDCA (del inglés plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar)

En el mismo se resume la manera de pensar y resolver problemas que debe tener alguien que sea parte de un proceso de mejora. El Ciclo de Deming nos lleva a:

  • Planificar (Plan) lo que vamos a hacer para optimizar o mejorar.
  • Hacer (Do) o ejecutar paso a paso la estrategia.
  • Verificar (Check) mediante indicadores de gestión, que se están obteniendo los resultados esperados.
  • Actuar (Act) de acuerdo con los valores de las mediciones que está obteniendo para corregir o continuar por el mismo camino, y empezar nuevamente el ciclo.

Comentario final:

En conclusión, la mejora continua es una forma de trabajar basada en un modelo de gestión permanente. Su propósito es lograr mayor productividad todos los días, asegurando a su vez que el ambiente organizacional sea «agradable» para todos, compartiendo valores como la calidad y el compromiso.

También podemos pensar en la mejora continua, como un enfoque que se centra en eliminar los desperdicios y las operaciones que no añaden valor a los procesos, productos o servicios. Tanto de cara al ciente interno como al cliente externo. En este caso, desperdicios son aquellas actividades innecesarias que solo consumen recursos. ¡Las hay… y en abundancia!

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Por otro lado, la mejora continua tiene la gran ventaja de que lo podemos hacer en lo personal de una manera simple, basándonos en el ciclo de Deming. Pero con la opción de llevarlo a gran escala, aplicando luego metodologías ideadas para empresas según su tipo.

Para finalizar, solo me queda preguntarte por tu empresa: ¿ya inició el proceso de mejora en la organización?, ¿qué áreas funcionales necesitas mejorar?, ¿cómo estás enfrentando los problemas y la resistencia al cambio?

¡Muchas gracias por leernos!

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