¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua? ¡Hoy!

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¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua? – Todos los días son buenos para iniciar nuevos retos, cambios y mejoras en nuestras organizaciones. ¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre calidad y gestión empresarial!

Hace un tiempo me tocó presentar una introducción sobre la cultura de mejora continua en pymes, a un grupo de pequeños empresarios y emprendedores. Algunos preguntaron, con razón, en qué momento es ideal iniciar el proceso de mejora continua, en qué etapa… A esta inquietud respondí, el mejor momento es hoy, en cualquier etapa.

¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua…? ¡Hoy!

¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua…? ¡Hoy!

Una de los puntos que abordamos es esa presentación fue: ¿cuándo y cómo iniciar un esfuerzo de mejora continua en la organización? El tema causó interés, claro está. Por ello, en este artículo queremos comentar sobre lo más relevante de la discusión y parte de las conclusiones.

Definición de Mejora Continua

La mejora continua es una forma de ser y hacer, que intenta optimizar y aumentar la calidad de un producto, proceso o servicio. Hasta hace unas décadas, era un concepto aplicado en empresas de manufactura. Esto, debido en gran parte a la necesidad constante de minimizar costes de producción, mejorando la calidad del producto.

En un mundo cada vez más competitivo, es necesario tener algún sistema que permita optimizar de forma continua. De hecho, una de las variables a mejorar siempre es el nivel de costes. Y un proceso de mejora continua favorece de manera importante su reducción.

Todo lo indicado implica una cierta cultura organizacional. Y precisamente, una definición de cultura organizacional interesante, es la de C. Taylor (autora del libro “Walking the Talk”). Taylor define la cultura organizacional como sigue:

“Una cultura es un grupo de sistemas, comportamientos y símbolos que define la forma de ser de una organización”.

Esta definición nos plantea claramente sobre qué trabajar. Si una cultura es un grupo específico de sistemas, comportamientos y símbolos, al cambiar algunos de ellos podemos crear una cultura nueva y ajustada a lo que deseamos.

¿Qué es una cultura de mejora continua?, ¿cuáles son sus ventajas y desventajas?, ¿cuándo iniciar el proceso de mejora continua? – Pues veamos algunos puntos de vista al respecto, que formaron parte de la presentación realizada a empresarios y emprendedores.

El proceso de mejora continua…

En el hemisferio occidental es común buscar grandes soluciones a los problemas del día a día. Esto incluye, por supuesto, a las empresas y organizaciones en general.

¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua…? ¡Hoy!

¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua…? ¡Hoy!

Un ejemplo interesante – que leí en alguna parte – es el caso de las ensambladoras americanas de coches. Ford casi se daba por muerta, pero logró revolucionar el mercado con los sistemas de cómputo, GPS y demás funcionalidades que tienen sus automóviles.

Esta forma de pensar – buscar grandes soluciones – nos enfoca en encontrar una innovación irresistible. En este caso, la innovación implica incorporar todo lo que sabemos de las mejores prácticas, para lograr un cambio que impacte, revolucionario.

Sin embargo, en el mundo actual el cambio es continuo y muy rápido. En buena parte, porque los clientes son cada vez más exigentes y están mejor informados. El enfoque de las grandes ideas es cada vez más costoso. Involucran mayor riesgo y pocas veces son exitosas.

En el caso del hemisferio oriental, la innovación y mejora tiene un enfoque diferente. Se fomenta el trabajo en equipo, la participación de todos y la evaluación continua de los procesos. Ejemplo conocidos: compañías como Toyota y Nissan, que han hecho famosas estas prácticas.

¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua…? ¡Hoy!

Sin una buena capacidad comunicativa es difícil desarrollar la mejora continua

Estas compañías no toman al mundo por sorpresa, o al menos, parece que no es su intención. Su enfoque requiere alineación de los colaboradores con un fin común y el “cambio revolucionario” no es rápido. Pero por otro lado, tienen beneficios constantes, por la estabilidad y flexibilidad a través del tiempo.

¿Cómo cambiar a una cultura de mejora continua?

Los expertos sugieren comenzar por aplicar un proceso para aprender a resolver problemas. Una de las herramientas más utilizada para tal propósito, es el modelo Six Sigma. En este caso, se trata de institucionalizar sus prácticas en la empresa, para que forme de la cultura organizacional.

Six Sigma es una excelente herramienta para resolución de problemas, aunque en algunas ocasiones es muy costosa para iniciar. Por lo que nuestra recomendación es comenzar con prácticas sencillas; de otra forma, la resistencia al cambio será grande.

Con independencia de la herramienta que se aplique para resolver problemas, vamos a regresar a la propuesta de cambiar comportamientos, sistemas y símbolos. Luego, comentaremos sobre cuándo iniciar el proceso de mejora continua.

¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua…? ¡Hoy!

¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua…? ¡Hoy!

Los comportamientos más importantes que influencian a una cultura de mejora continua son 5. Los describimos a continuación.

1. Asegurar que todos los involucrados entienden los problemas

Se trata de practicar, con base en alguna herramienta, para aprender a enfocar y entender los problemas. Sin duda, esto se logra con la práctica. Una forma básica es crear un esquema para cada problema que se quiere resolver. Todos los colaborares deben practicarlo y compartirlo.

Este esquema o mapa puede ser en una hoja que refleje varias secciones como:

  • cuál es el problema y el objetivo a lograr;
  • el alcance que debe de tener la solución;
  • cómo medimos o verificamos que resolvimos el problema y
  • una lista de beneficios al resolver el problema (ideal si se cuantifica en dinero)

Un esquema con esta información nos asegura que todos entendemos lo que queremos resolver. Al dominar esta práctica, el tiempo requerido es mínimo. Además, tiene el beneficio que hace visible los aportes de nuestro trabajo. Lo que, sin duda, funciona como un excelente motivador para implementar un proceso de mejora continua.

2. Podemos mejorar si existe un proceso…

La mejora continua implica que tienes algo sobre que trabajar continuamente. En muchas ocasiones, la solución de un problema radica en definir el proceso que se debe seguir y capacitar a los colaboradores en cómo seguirlo.

3. Identificar las causas raíces

Podemos aplicar principios básicos para identificar las causas de los problemas. Un problema tiene causas y soluciones.

¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua…? ¡Hoy!

Identificar las causas raíces

Cada vez, el mundo en que vivimos en más complejo. Por lo que los problemas tienen muchas posibles causas y muchas posibles soluciones. En tal sentido, debe ser una práctica arraigada del proceso de resolución de problemas, dialogar sobre todas las posibles causas y las soluciones que podemos implantar.

Se pueden aplicar técnicas según el caso, para que el proceso sea de la mayor calidad posible. Una básica es el “brainstorming“.

4. Implantar soluciones con mayor impacto posible

Puede ocurrir que tengamos soluciones diversas, una de ellas, con gran impacto. Si es así, lo lógico es que sea la que se implante. Pero, no podemos olvidar los costes. Así que hay que hacer un balance para aplicar la solución de mayor impacto al menor coste posible. Esto depende también de la etapa en que se encuentre la empresa.

Por otro lado, no hay nada más complejo que cambiar el comportamiento de las personas. Por lo que debe tomarse en cuenta que entre menos cambios existan, más posible es el éxito de la solución. Además, si la cultura de la mejora continua existe, siempre habrá otra posibilidad de mejorar en la siguiente iteración.

5. Establecer un plan de seguimiento y control

Cuando las empresas arrancan un plan de mejora o el cambio de prácticas y no existe un proceso de mejora continua, el seguimiento es clave.

Si no hay un plan de seguimiento y control, muchos colaboradores estarán tentados a regresar a las prácticas anteriores. Recordemos el tema de la resistencia al cambio…

¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua…? ¡Hoy!

¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua…? ¡Hoy!

No es suficiente demostrar los beneficios, pues la tendencia es a volver al pasado. Según sea el caso, un plan de mejora puede requerir meses, hasta asegurar la estabilidad de las nuevas formas de hacer las cosas.

Como sabemos, el camino no es fácil. Pero precisamente la mejora continua implica cambiar poco a poco, en forma sistémica y controlada, hasta convertir a la empresa en un “sistema de mejora continua”.

¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua?

Como señalamos en el inicio de este artículo, el proceso de mejora continua puedes comenzarlo hoy. Algunos señalarán que se necesita un plan, y es cierto. Pero mientras elaboras el plan, puedes impulsar cambios.

Por ejemplo, si trasladamos a los colaboradores la necesidad de hacer las cosas bien, y ellos lo asumen con compromiso, ¿no es un paso importante?

Por otra parte, la implantación de modelos tipo Six Sigma es para empresas que tienen recursos y que andan en un nivel de funcionamiento estable u óptimo. Antes, lo sensato es tomar prácticas aplicables de manera fácil y rápida. Al menor coste posible.

Algo que debes saber es que la piedra angular del proceso de mejora continua, en cualquier ámbito de los procesos, productos y servicios, es el llamado Círculo de Deming:

¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua…? ¡Hoy!

PDCA (del inglés plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar)

En el mismo se resume la manera de pensar y resolver problemas que debe tener alguien que sea parte de un proceso de mejora. El Círculo de Deming nos lleva a:

  • Planificar (Plan) lo que vamos a hacer para optimizar
  • Hacer (Do) o ejecutar paso a paso la estrategia
  • Verificar (Check) mediante indicadores de gestión que se están obteniendo los resultados esperados
  • Actuar (Act) de acuerdo con los valores de las mediciones que está obteniendo para corregir o continuar por el mismo camino, y empezar nuevamente el ciclo.

En conclusión, la Mejora Continua es una forma de trabajar, que busca mayor productividad y hacer más agradable el ambiente organizacional.

Tiene la gran ventaja, además, de que lo podemos hacer en lo personal de una manera simple, basándonos únicamente en el círculo de Deming. Pero con la opción de llevarlo a gran escala, aplicando metodologías ideadas para varios tipos de empresas.

¡Muchas gracias por leernos! Hasta pronto.

Lectura para aprender más

Mejora continua en las empresas. Etapas y áreas funcionales

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