Organiza tu empresa con cada cosa en su lugar (2/2)

La organización es fundamental en cualquier empresa, pero especialmente en una pyme, por eso, organiza tu empresa con cada cosa en su lugar para evitar contratiempos y mejorar la eficiencia del emprendimiento. 

Y, te preguntarás: ¿Cuál es el beneficio de aplicar iniciativas para organizar una pyme internamente?

Pues, implementar Platzilla con base en el servicio RAÍLES permitirá tener mayor control y seguimiento de las tareas y recursos de cada departamento, evitando la duplicidad de esfuerzos y asegurando la eficiencia en la toma de decisiones.

Asimismo, organizar carpetas de documentación en la nube mejorará el acceso y la seguridad de los documentos importantes, permitiendo el acceso desde cualquier dispositivo y garantizando la integridad de la información.

Estas dos iniciativas previas las podrás detallar en la primera parte de este tema: 

En esta segunda entrega te expondré el siguiente contenido:

  • Cómo organizar tu empresa con la estrategia “Cada cosa en su lugar”.
    • Diseñar y documentar los procesos.
  • ¿Cuándo se debe aplicar la estrategia “Cada cosa en su lugar”?
  • Comentarios de cierre.

Cómo organizar tu empresa con la estrategia “Cada cosa en su lugar”

Anteriormente, te expliqué la relevancia de tener “cada cosa en su lugar”, de igual forma, en esta sección reafirmaré este concepto.

Es crucial mantener cada cosa en su lugar en la empresa, esto te ayuda a mantener el área de trabajo ordenada. 

Hacerlo nos ayuda a que los procesos sean más eficientes, además, de que la empresa pueda ser más productiva y podamos estar más concentrados. 

Tener un desorden alrededor puede hacer que nos sintamos abrumados y desorganizados, lo que afecta nuestra capacidad para avanzar como empresa y hasta para desarrollar el trabajo. 

El orden nos permite encontrar, de forma rápida, lo que necesitamos y nos ayuda a prevenir accidentes y la pérdida de recursos. 

Mantener cada cosa en su lugar, también, ayuda a crear una mejor impresión para aquellos que puedan visitar su tu negocio. 

Cuando todas las tareas están organizadas, le darás a tu equipo de trabajo una organización empresarial y reflejará que eres un profesional, y, te toman más en serio. 

Además, organizar los elementos y cada una de las tareas de tu empresa lograrás reducir el estrés y a mejorar la moral, lo que se traduce en un ambiente de trabajo más feliz, saludable, productivo y rentable.

Organiza tu empresa con cada cosa en su lugar
Organiza tu empresa con cada cosa en su lugar. Aplica las iniciativas.

Además, diseñar y documentar los procesos servirá para tener un manual interno que permita guiar a los nuevos colaboradores y garantizar la uniformidad en el trabajo.

Todas estas iniciativas ayudarán a la pyme a agilizar procesos, reducir costos, mejorar la calidad de su servicio y conseguir una mayor eficiencia operacional.

Por tanto, es imprescindible aplicar estas iniciativas para que cada cosa en su lugar en la pyme.

Organiza tu empresa con “Cada cosa en su lugar”

Veamos los detalles de la tercera iniciativa de la estrategia de crecimiento interno: “Cada cosa en su lugar”: Diseñar y documentar los procesos de tu negocio.

Diseñar y documentar los procesos de la empresa

Esta iniciativa trata de implementar una mejora en la organización de la empresa a través de la gestión de los procesos.

Esta iniciativa consiste en diseñar y documentar procesos, entendidos como la ejecución de un determinado número de acciones, siguiendo un cierto orden, que hacen uso de diversos recursos, para alcanzar una meta.

En otras palabras, “un proceso es una serie de acciones o pasos que se repiten en una progresión desde un «inicio» definido o reconocido hasta un «final» definido o reconocido”.

El equipo de trabajo debe involucrarse en el diseño de los procesos para asegurar que los mismos sean ejecutados de la manera esperada.

El diseño y documentación de los procesos, suele hacerse con apoyo de terceros, para tener a mano los datos de cómo hacer las actividades y el seguimiento de las mismas, de modo que si hay ineficiencias se ejecute la mejora y acciones correctivas necesarias.

b.- Ventajas:

  • Optimizarás los procesos.
  • Garantizarás una buena capacitación a los nuevos colaboradores
  • Los procesos de la empresa se ejecutarán de forma coherente porque tendrán las especificaciones necesarias.
  • Podrás hacer las correcciones para mejorar los procesos.

c.- Desventajas:

  • Tendrás que invertir bastante tiempo para mantener actualizados los documentos y soportes de cada proceso en tu empresa.

Pasos para aplicar la iniciativa: Diseñar y documentar los procesos

Al respecto, puedes comenzar buscando información de cómo se hace el mapa de procesos de tu negocio.

Sin duda, debes estar atento a cada actividad que ejecutes dentro de tu organización.

Identifica cuáles son las tareas clave, las que sirven de base o de apoyo, y, por supuesto, a las que son estratégicas.

Además, es importante documentar los procesos de la mejor forma, para que se traduzca en optimización del tiempo cuando ejecutes las tareas.

Junto con la reducción de posibles errores que se repitan, y, hasta la disminución de costos de los procesos.

Y, como un ejemplo, puedes revisar el siguiente caso de cómo diseñar y documentar los procesos de una empresa de servicio:

Elementos necesarios para definir un proceso en una empresa

Toma en cuenta los siguientes elemento cuando vayas a precisar las actividades de las diferentes áreas de tu empresa, esto te ayudará a poner cada cosa en su lugar.

Fíjate:

Organiza tu empresa con cada cosa en su lugar
Organiza tu empresa con cada cosa en su lugar

Veamos…

  1. Propósito: objetivo del proceso.
  2. Alcance: define los límites del proceso y el nivel de detalle al que deseas alcanzar. 
  3. Entradas: materia prima necesaria para ofrecer el mejor servicio.
  4. Salidas: servicio final, que se traduce en ventas.
  5. Pasos o tareas: secuencia de tareas o acciones a ejecutar.
  6. Recursos: capital humano, financieros, capacidades.
  7. Procedimientos o técnicas: documentación de cómo hacer los procesos.
  8. Responsable del proceso: colaborador asignado a cumplir con cada tarea.
  9. Equipo de Trabajo: quienes apoyan en las tareas del proceso. 
  10. Indicadores o métricas: parámetros para medir y llevar el control del proceso. 

¿Cuándo se debe aplicar la estrategia “Cada cosa en su lugar”? 

En primer lugar, esta estrategia se puede aplicar a cualquier tipo de empresa.

Ahora, si te encuentras en la etapa de la puesta en marcha de la empresa:

Como emprendedor, a lo mejor estarás dedicado a buscar los clientes potenciales para vender tu producto o servicio, pero, recuerda que, si, desde el inicio, implementas “cada cosa en su lugar” te ayudará en el logro de las tareas prioritarias de tu emprendimiento.

De modo que, aun cuando estés enfocado en generar ingresos, estarás aplicando el orden a las tareas como aliado para evitar el caos y la anarquía en los procesos iniciales de tu negocio.

Y, si te encuentras en la etapa de crecimiento inestable:

Debes pensar que el orden en la empresa es clave y aunque estés teniendo el caos en las actividades cotidianas, es necesario que te centres como meta permanente, tener “cada cosa en su lugar”. 

Por lo tanto, al aplicar esta estrategia lograrás que el equipo de trabajo tenga en mente la organización y sincronización de las tareas y actividades, generando una autodisciplina de cada empleado.

En esta etapa de la empresa es imprescindible definir los puestos de trabajo para avanzar en la eficiencia y en el orden de la organización.

En el caso de que la empresa esté en la etapa de crecimiento «estable»:

El control del caos en esta etapa de la empresa es obligatorio.

A lo mejor tendrás cierto nivel de caos que pueda ser inevitable y hasta necesario; sin embargo, tener cada cosa en su lugar te permitirá hacer un uso más eficiente de los recursos tanto humanos, económicos y materiales de la empresa.

En este punto de crecimiento interno estable, tus colaboradores mantendrán la organización y sincronización de las tareas y actividades de en el trabajo diario, asegurando que el flujo de trabajo sea el definido. 

Y, como resultado de implementar esta estrategia, será mantener las actividades organizadas y sistematizadas para mejorar el crecimiento interno de tu empresa.

Un Plus…

Comentarios de cierre

Por último, una estrategia importante es diseñar y documentar los procesos de la empresa.

Esto puede ayudar a evitar problemas en el futuro y a garantizar que los miembros del equipo estén alineados en cuanto a conocimientos y enfoque.

Al crear una cultura de organización y documentación rigurosa dentro de la pyme, se puede reducir el porcentaje de fallas y mejorar el rendimiento del equipo de trabajo. 

En resumen, cuando aplicas las acciones que te ayudan a lograr “Cada cosa en su lugar”, como estrategia de crecimiento interno, adquieres una automatización de las actividades de tu empresa, de un modo organizado.

De forma fácil gestiona y organiza tu empresa con cada cosa en su lugar. El resultado: la productividad, el nivel de bienestar y satisfacción organizacional aumentará.

Ten en cuenta que la estrategia “cada cosa en su lugar” pertenece a una de las 8 estrategias que, junto con sus iniciativas, harán que tu pyme logre el crecimiento interno esperado.

¡Organiza tu negocio!

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 46 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Instute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 12 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo Moya se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Creador de metodologías como Matriz estrella y experto en Jobs to be done y metodología Raíles. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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