¿Quieres aprender cómo aplicar la metodología BPM a la optimización de procesos de tu empresa?
¡Estás en el lugar correcto!
Porque en este post te enseñaré todos los pasos que debes seguir para que puedas alcanzar cada uno de los objetivos planteados en tu negocio.
En la actualidad, existen innumerables herramientas de optimización que las empresas utilizan desde su nacimiento, pero a medida que el negocio va creciendo se vuelven cada vez más complejos.
En estos casos, es imprescindible contar con la metodología BPM que ayude a automatizar y simplificar procesos. Por ello, en esta ocasión, aprenderás como implementarlo paso a paso.
¿Quieres aprender más?
Entonces presta atención para que saques el máximo provecho del contenido que he preparado para ti:
- Metodología BPM ¿Qué es?
- Fases del ciclo de desarrollo de la metodología BPM.
- Pasos esenciales para la implementación de la metodología BPM.
- Beneficios de implementar la metodología BPM en la optimización de procesos.
¡Empecemos!
Metodología BPM ¿Qué es?
El BPM o “Business Process Management”, por sus siglas en inglés, podría traducirse al español como Gestión del Proceso Empresarial, es una metodología que tiene como objetivo principal mejorar la eficiencia y eficacia, así como la optimización de procesos de un negocio.
Además, la metodología parte del diseño, análisis, ejecución, monitoreo y evaluación de cada uno de los procesos, con el fin de asegurarse que funcionen correctamente y mejorarlos a través del tiempo.
De este modo, para poder recibir los beneficios de esta técnica, es necesario seguir un conjunto de pasos de forma sistémica.
En otras palabras, para gestionar los procesos de negocio, se deben utilizar una serie de etapas y actividades que establecen el ciclo de desarrollo de un proyecto de BPM, que se debe seguir para alcanzar eficazmente todos los objetivos y beneficios perseguidos.
Pero… ¿Dónde se originó este método?
El concepto BPM surgió en Estados Unidos y en el año 2003 comenzó a ser muy utilizado por organizaciones interesadas en nuevas herramientas para implementar y controlar sus estrategias.
Fases del ciclo de desarrollo de la metodología BPM
En la metodología BPM coexisten 5 fases que conforman el ciclo de vida del método. Por lo tanto, están unidas en un ciclo continuo, es decir, luego de que culmina la quinta fase, se vuelve a la primera para corregir errores.
A continuación, aprenderás cada una de ellas.
¡Observa!
Seguidamente, te cuento los detalles:
Descubrimiento
Primero, debes identificar y descubrir cada uno de los procesos de negocio que forman la organización, es decir, debes entender de manera conceptual cómo funcionan cada uno de ellos.
También, debes especificar todos los detalles y características de cada uno de los requisitos, centrándose en las funcionalidades clave del sistema.
Análisis de los procesos
Segundo, debes observar los procesos exactamente de la forma en que están sucediendo en la empresa, para obtener una imagen que permitirá hacer el modelado y la evaluación de los procesos de la organización.
Desarrollo
Se especifican los procesos de negocio analizados y diseñados en la etapa anterior.
Por tanto, el objetivo es permitir y poner en acción la ejecución de los procesos como se han definido y documentado, en la forma de un flujo de trabajo.
Monitoreo
Cada proceso debe ser medido para conocer el grado de éxito, asertividad y calidad con el que se ha llevado a cabo. De esta forma, se puede analizar los resultados para implementar las mejoras.
Optimización
Por último, los procesos que no han cumplido las expectativas deseadas, deben ser optimizados para mejorar su rendimiento y también el de la empresa.
Interesante ¿cierto?
Pasos esenciales para la implementación de la metodología BPM
A continuación, se van a definir un conjunto de pasos que son necesarios para la implementación adecuada de la metodología BPM y junto a ellos, lograr la optimización de procesos.
¡Presta atención!
1. Analiza las necesidades de la empresa
En primer lugar, debes conocer los objetivos de la empresa y diseñar el proceso ideal para llevarlos a cabo, con el fin de identificar las fallas actuales.
De este modo, los procesos siempre deben ser rediseñados con base en los objetivos y los resultados que se desean alcanzar y no a partir de las tareas, ya que se puede perder el enfoque.
2. Elige el programa adecuado para tu empresa
La metodología BMP cuenta con muchas herramientas de software y cada una de ellas es diferente de la otra. Por tanto, para elegir correctamente el que más se adecue a tu organización, debes fijarte en las funciones que incluyen y analizar si se adaptan a tus necesidades.
3. Involucra a toda la empresa
Todo el grupo de trabajo incluyendo los distintos departamentos, deben tener un objetivo en común, que la empresa sea rentable. Por ello, la optimización de procesos debe darse en cada una de las áreas para facilitar su propio trabajo y el de los demás.
4. Implementa los cambios
Posteriormente, debes adaptar los BPM a los procesos del negocio de forma continua y estandarizada para evitar errores y confusiones.
Sin embargo, para no afectar la operatividad de la empresa, debes empezar por cambiar los procesos en funciones.
5. Monitoreo y evaluación
Por último, una vez ejecutados los cambios con ayuda del software de optimización de procesos, con la metodología BPM, puedes hacer análisis y comparaciones de los procesos actuales con los históricos así podrás identificar los beneficios obtenidos.
Toma en cuenta que si un proceso no obtuvo el resultado esperado, debes volver a hacer modificaciones y mejoras en cuanto se detecten problemas y se diseñen nuevas soluciones.
Beneficios de implementar la metodología BPM en la optimización de procesos
Son muchas las ventajas que ofrece la metodología BPM en la optimización de procesos. Seguidamente veremos las más destacadas:
- Ahorro de tiempo y costes, disminución de los errores
- Se simplifican los procesos y se facilita la digitalización de la empresa.
- Mejora la comunicación y colaboración entre departamentos de la empresa, lo que promueve el apoyo interdepartamental.
- Incrementa la satisfacción de los clientes al ofrecerles productos y servicios más eficientes y con mayores estándares de calidad.
- Permite a cumplir con las obligaciones contables y exigencias normativas de la ley.
- La empresa se vuelve mucho más eficiente y rentable.
- Adoptar procesos digitales enfocados en la optimización nos ayuda a adaptarnos más fácil a las nuevas tecnologías.
Conclusiones
Finalmente, ya conoces la importancia de aplicar a la optimización de procesos, la metodología BPM, ya que promueve una mayor eficiencia y eficacia en los procesos.
En resumen, BPM aporta una forma de administrar y mejorar el desempeño organizativo al optimizar y gestionar los procesos de negocio a través de un ciclo de vida donde combina las mejores prácticas para orquestar las actividades de la organización.
Además, fortalece la comunicación y la relación departamental con las personas involucradas, controlando la secuencia y gestionando las tareas y documentos asociados.
Sin duda, este método te será realmente útil para optimizar los procesos de tu empresa. Toma en cuenta cada uno de los pasos y fases a seguir y busca un excelente equipo de trabajo comprometido con tu negocio. ¡Ánimo!
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Gracias por leernos.
