¿Te gustaría saber cómo aplicar el método Kaizen a la optimización de procesos de tu negocio?
¡Estás en el lugar correcto!
Porque en este post te enseñaré todos los pasos a seguir para que puedas mejorar continuamente los procesos de tu empresa.
Invertir tiempo en optimizar los procesos de tu negocio es una de las mejores decisiones que puedes ejecutar, ya que cada mejora que realices influye en todos y cada uno de los aspectos de la organización.
En esta ocasión, aprenderás acerca de un método que surgió en Japón durante la década de los 50 conocido como el método Kaizen.
¿Quieres aprender más sobre este método?
Entonces presta atención para que saques el máximo provecho del contenido que he preparado para ti:
- Método Kaizen ¿Qué es?
- Las 5S del método Kaizen.
- Pasos esenciales para la implementación del método Kaizen.
- Ejemplo del método Kaizen
¡Empecemos!
Método Kaizen ¿Qué es?
En primer lugar, el método Kaizen está orientado a la mejora continua de procesos, pues busca eliminar todas las ineficiencias que atacan a un sistema de producción.
Por tanto, su finalidad radica en alcanzar un conjunto de metas y objetivos de forma gradual y continuada sin interrupciones, ya que trata de eliminar las pérdidas de tiempo que pueden generarse por una mala gestión de los procesos productivos.
De este modo, parte de la premisa de que siempre se puede ser mejor, es decir, así un proceso funcione bien, se puede rediseñar, revisando cada uno de los pasos y procesos que forman parte de una actividad, para hacerlo más eficiente.
¡Solo así se podrá mejorar la calidad de los productos y alcanzar la satisfacción del cliente esperada!
Pero… ¿Dónde se originó esta metodología?
El método Kaizen se originó en Japón, tras la II Guerra Mundial, debido a la fuerte crisis social y económica que azotaba por aquel entonces el país. De este modo, se creó con la intención de competir con empresas europeas y estadounidenses.
Además, la aplicación de este método superó todas las expectativas y, en pocas décadas, las empresas japonesas se convirtieron en grandes líderes del mercado mundial.
Fue acuñado por Massaki Imai y el término Kaizen deriva de la fusión de dos palabras japonesas: “Kai” y “Zen”, las cuales traducidas al español significan “cambio” y “mejor”, lo que hace referencia a un proceso de mejora continua.
Las 5S del método Kaizen
El eje principal de la mejora continua Kaizen es suprimir todas aquellas ineficiencias que no aportan valor al proceso. Esto se lleva a cabo a través de las denominadas 5S del método Kaizen.
Las cuales toman su nombre de cinco palabras japonesas que principian con S: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke, y consisten en lo siguiente:
¡Toma nota!
Seguidamente, te cuento los detalles:
Seiri (clasificación)
Consiste en identificar y clasificar lo que es útil y lo que no en el proceso de la organización, ya que el objetivo es mantener lo necesario y eliminar lo inútil.
De esta manera, el proceso solo contará con las herramientas y funciones que realmente necesita.
Seiton (organización):
Busca ordenar los elementos útiles previamente clasificados con el fin de encontrar la forma más fácil de realizarlo o encontrarlo. En este paso es común que se detecten tiempos improductivos y empiecen a suprimirse.
Te recomiendo asignar a lo útil un nombre y una ubicación fija en cada proceso. De esta forma se minimizan los tiempos de búsqueda y se evitan esfuerzos inútiles.
Seiso (limpieza):
Este método espera que todo tenga un buen mantenimiento y se eliminen los residuos, pues un espacio limpio puede aumentar la motivación de los colaboradores.
Por tanto, mantener limpio el espacio de trabajo a diario, mejora el bienestar de los trabajadores, reduce el riesgo de accidentes y mejora la calidad de los productos.
Seiketsu (estandarización):
Esta fase hace referencia a una primera evaluación con la intención de asegurar si los cambios implementados están funcionando o no.
Una vez que se hayan encontrado las mejoras de proceso, todos los miembros de la empresa deben aplicarlas para que el método cumpla con sus objetivos.
Shitsuke (Mejoramiento constante):
Por último, el método Kaizen busca fomentar la disciplina para mejorar los procesos de la empresa, ya que al no ser un método definitivo, debe trabajarse continuamente para que funcione.
Interesante ¿cierto?
Pasos esenciales para la implementación del método Kaizen
Recuerda que el método Kaizen es un proceso de mejora continua que debe permanecer en la estrategia de las empresas para realizar las optimizaciones constantemente.
Para hacerlo, existe un proceso definido para implementarlo que consta de siete pasos:
¡Observa!
1. Forma un equipo de trabajo
Primero, es fundamental designar un equipo de trabajo que serán los responsables de implementar el método Kaizen. Por tanto, debe estar integrado por miembros de diferentes áreas o departamentos de la empresa.
Cuanto más heterogéneo el equipo, más creativas y variadas serán las aportaciones de sus integrantes.
2. Define los objetivos
Segundo, antes de aplicar el método Kaizen debes plantearte los objetivos que deseas alcanzar. Por ello, define cuáles son los procesos que deseas mejorar.
Algunos de los más comunes son el aumento de calidad de productos, servicios o atención al cliente, productividad o la reducción de accidentes.
3. Recolecta y analiza los datos
Posteriormente, para que puedas conocer las causas que hacen fallar a los procesos de producción, requerirás de una visualización completa de la empresa.
Sin embargo, existen un conjunto de herramientas que puedes utilizar para encontrar información estratégica, por ejemplo, el diagrama de Pareto, las hojas de chequeo y el diagrama de dispersión.
4. Observa y monitorea el proceso
También, el equipo de trabajo debe centrarse en analizar los datos recolectados para verificar que todo esté claro y correcto.
Este paso es de suma importancia, pues te permite visualizar las deficiencias de la empresa.
5. Diseña las estrategias y un plan de acción
Una vez identificadas las deficiencias de la empresa, el equipo de trabajo debe realizar una lluvia de ideas con el fin de determinar cuáles son las soluciones más óptimas para mejorar los procesos.
Te recomiendo que los planes de acción estén registrados con fechas, descripción de actividades y personas encargadas de realizarlos.
6. Haz un seguimiento de los cambios
Luego, el equipo responsable debe realizar una revisión constante de los cambios implementados en los procesos para corroborar su funcionamiento.
7. Estandariza y documenta
Por último, cuando ya se realizaron los cambios pertinentes y se ha alcanzado el éxito, se debe comprobar que todos los miembros de la empresa implementen las estrategias y cambios en su día a día.
Por ello, una buena forma de establecer este nuevo proceso es documentándolo, por ejemplo, a través de un manual de procedimientos.
Ejemplo del método Kaizen
A continuación, te mostraré un ejemplo aplicando las 5S del método Kaizen en el sector logístico:
¡Toma nota!
Seiri
En este punto, se debe analizar el proceso completo, es decir, desde el momento en el que el producto sale de la fábrica hasta que llega a manos de los consumidores con la intención de distinguir qué elementos son útiles y cuáles no.
Seiton
Posteriormente, se debe organizar la información, la cual podría distinguir elementos como el almacenamiento, el picking y packaging, así como el proceso de transporte y distribución de mercancías.
De este modo, es de suma importancia distinguir cuáles funcionan correctamente y cuáles son mejorables.
Seiso
Ahora, se deben identificar los elementos que poseen errores y que se deben mejorar, por ejemplo, una incorrecta planificación en las rutas de reparto, que podría llevar a retrasos en las entregas.
Seiketsu
Luego, se debe buscar una solución óptima para mejorar las rutas de reparto y poner solución a los retrasos en las entregas. Por ejemplo, se puede buscar un software digital que permita planificar previamente las rutas.
Shitsuke
Por último, se deben analizar los resultados de aplicar las mejoras a las rutas de reparto y adquirir el compromiso de continuar en el largo plazo aplicando la mejora.
Conclusiones
Finalmente, ya conoces la importancia de aplicar a la optimización de procesos, el método Kaizen, pues sin duda, garantizará una mejora continua en los procesos al suprimir todas las ineficiencias en cada uno de ellos.
Básicamente, el método Kaizen propone la eliminación de todos aquellos grandes desperdicios que origina un sistema productivo, por ejemplo, defectos, exceso de producción, transporte, esperas, inventarios, movimiento y procesos innecesarios.
Así pues, se abre paso a la mejora continua de procesos. Recuerda que el sistema debe ser mejorado constantemente, entendiendo el concepto del método Kaizen como un medio o camino a seguir, nunca como un objetivo final.
Sin duda, el método Kaizen te será realmente útil para la optimización de procesos de tu empresa. Toma en cuenta cada uno de los pasos a seguir y busca un excelente equipo de trabajo para que puedas lograr ¡Ánimo!
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Gracias por leernos.
