Algunas situaciones se pueden modelar en estructuras tipo árbol, es decir considerando raíces, tronco, hojas… Con esta idea esta entrega presenta un método denominado árbol de objetivos.
Se trata de un método sencillo, que unido al método árbol de problemas, contribuye a mejorar tu gestión de empresas a corto plazo, al facilitar la comprensión y solución de problemas.
Te adelanto lo que veremos en esta entrega:
- Qué es el árbol de objetivos
- Ventajas del árbol de objetivos
- Cómo hacer un árbol de objetivos paso a paso
- Ejemplo de árbol de objetivos, caso Músik con K
Para entrar en materia quiero comentarte por qué deberías aplicar este método. Observa:
Como ves se trata de un método fácil de aplicar, y que tiene resultados interesantes en la gestión.
En el artículo: ¿Cómo mejorar la gestión con el método “árbol de problemas”?, te explicamos qué es y cómo elaborar un árbol de problemas. Ahora, aprenderás a crear el árbol de objetivos.
Es evidente que si estamos pensando en elaborar un árbol de objetivos, es porque hemos identificado un problema concreto.
Y a este problema lo hemos “expresado” con un conjunto de elementos, que conforman el árbol. Situación problemática identificada (tronco), causas (raíces) y efectos o consecuencias (ramas y hojas).
¿Qué es el árbol de objetivos?
El árbol de objetivos, también llamado árbol de medios y fines o árbol de soluciones, nos sugiere un método para transformar, del árbol de problemas, las causas en medios y los efectos en fines.
Incluso, puede orientarnos hacia el análisis de las alternativas, al pasar de los medios a las estrategias aplicables para tal fin.
Ventajas del árbol de objetivos
Son muchas las ventajas que tenemos cuando disponemos de un árbol de objetivos, que responde a las acciones que debemos ejecutar frente a una situación problemática.
De manera concreta, con un análisis de objetivos logramos lo siguiente:
- En primer lugar, que la situación futura sea visualizada en torno a la resolución de los problemas detectados.
- En segundo lugar, que la relación del problema con los medios y fines sea comprendida de manera rápida, gracias al diagrama que involucra.
- Como tercer punto tenemos que los objetivos a plantearnos pueden ser ponderados. Tanto en términos de importancia como de la secuencia en la resolución del problema.
- Y por último, es el punto de partida para considerar alternativas de solución al problema identificado. Este es un aspecto central.
¿Cómo hacer un árbol de objetivos?
Como ya señalamos, el insumo para hacer un árbol de objetivos, es el análisis de una situación problemática, modelada con un árbol de problemas.
El primer paso del proceso es “convertir” lo negativo en positivo.
Paso 1. Expresar lo negativo en forma positiva:
Las causas y consecuencias debemos “redactarlas” o expresarlas en positivo. De esta manera, transformamos las causas en medios y los efectos en fines.
En la medida en que tengamos las causas y consecuencias bien definidas (pertinentes, idóneas), el proceso será más fácil.
En el caso de que los medios y fines plasmados no sean apropiados o presenten ambigüedad, será necesario discutir sobre la situación problemática de nuevo. Así, se obtendrá un árbol de problemas modificado.
¡Que esto ocurra no tiene porqué generar alarma!
Paso 2. Verificar y modificar el árbol de problemas:
El siguiente paso es verificar redundancias o inconsistencias en el árbol de problemas.
Una forma de lograr este propósito es estableciendo una relación 1 a 1 desde causa a efecto y desde efecto a fin. Este “orden” nos permitirá un resultado más ajustado a la realidad.
Esto es clave para asegurar que el proceso de generación de alternativas de solución tenga éxito.
Pero, como es claro, todo el proceso es iterativo. Si detectamos que falta algo, pues simplemente vamos atrás y mejoramos. Con la práctica, la modificación será menor.
Paso 3. Cuestionar y ajustar:
Como todo método de este tipo, no hay recetas o fórmulas mágicas que produzcan un resultado infalible. Por lo que se debe ser flexible.
Es decir, al tratarse de un proceso creativo, siempre habrá algo que ajustar o mejorar de los elementos obtenidos. O incorporar los que se hayan pasado por alto.
Entonces, si ya transformaste el árbol de problemas en uno de objetivos, analiza una vez más y hazte preguntas: ¿Le faltará algo? ¿Estará completo?
Por supuesto, lo ideal es realizar todo esto en equipo. Recuerda que dos cabezas piensan más que una.
Tanto el árbol de problemas como el de objetivos debe ser producto de un trabajo colaborativo, entusiasta y creativo.
Con esto hecho, solo queda precisar a partir del árbol de problemas, el árbol de objetivos; llevando las causas a medios y las consecuencias a fines.
Y para ilustrar, en parte, estos pasos, vamos a ver un ejemplo concreto.
Ejemplo: caso Músik con K
Nos basaremos en el ejemplo para Músik con K, comentado en el artículo referido en la introducción.
La empresa Músik con K vende instrumentos musicales y oferta formación en música para niños y jóvenes.
Los elementos del árbol de problemas que comentamos allí fueron los siguientes:
- Problemática principal analizada: «aumento en 25 % de las quejas de los clientes, en el último semestre del año», para el caso de los instrumentos fabricados por lutieres aliados.
Recordemos que hablamos de la venta de instrumentos fabricados a la medida del usuario, con base en una lista de requisitos, mediante el apoyo de aliados (lutieres).
Causas identificadas para la situación problemática:
- Servicio postventa «pésimo». Algunas razones: poca capacitación del personal; mala actitud y poca empatía.
- Baja calidad del producto. Algunas razones: el instrumento no “suena” bien; no cumplen con los requisitos técnicos y las condiciones acordadas.
- Aumento del precio del instrumento. Algunas razones: presupuesto inicial mal calculado; falta de previsión en el aumento del coste de insumos (madera y accesorios).
Efectos o consecuencias:
- Disminución de compras de instrumentos fabricados por lutieres. Menos rentabilidad y pérdida de espacio en el mercado.
- Pérdida de imagen de Músik con K, en el sector. Lutieres desmotivados.
- Pérdida de competitividad (competidores mejor posicionados). Desmotivación del personal.
De “árbol de problemas” al “árbol de objetivos”
Con base en el árbol de problemas, pasamos a transformar las causas en medios y los efectos en fines. Así lograremos tener el árbol de objetivos para este caso.
Fíjate en los siguientes aspectos:
- Con el árbol de objetivos pasamos de lo “negativo” a un enfoque “positivo”. Esto es fundamental. Lo positivo es la “situación” deseada o a la que queremos llegar.
- En la mayoría de puntos, el cambió consistió en usar el antónimo de la palabra que describía la causa o el efecto.
- Pero es evidente que en algunos bloques, no basta con usar el antónimo de la palabra, puesto que no estaremos enfrentando el problema.
Por ejemplo, no tiene sentido que en la causa número 1: «poca capacitación del personal», coloquemos como objetivo, «mucha capacitación del personal».
Porque es necesario un verbo que denote una acción.
Para atender esta causa, debemos tener el personal capacitado y asegurarnos de que esa capacitación funcione. Debe aprender a ser empático.
Es por ello que este objetivo puede ser: «Capacitar al personal para que realice una excelente atención…».
Con base en los puntos anteriores, el árbol de objetivos queda así:
- Objetivo principal: «disminuir en 15 % las quejas y reclamos de los clientes, para cada nuevo semestre», en el caso del rubro de venta de instrumentos fabricados por los lutieres aliados.
Objetivos para eliminar las causas:
- Brindar un servicio postventa «óptimo».
- Capacitar al personal en instrumentos musicales fabricados por lutieres.
- Capacitar al personal para que realice una excelente atención al cliente, con empatía.
- Mejorar la calidad del producto.
- Asegurar la calidad del sonido, con la revisión por un experto, previa a la entrega del instrumento.
- Aplicar una lista de chequeo para verificar el cumplimiento de los requisitos técnicos y de las condiciones acordadas.
- Mantener el precio acordado del instrumento.
- Mejorar el cálculo del presupuesto inicial entregado al cliente.
- Verificar el coste de la mano de obra, servicios, maderas y accesorios; previo a la aprobación del presupuesto y su entrega al cliente.
Objetivos para disminuir o eliminar los efectos o consecuencias:
- Aumentar en 5 % mensual, la venta de instrumentos fabricados por lutieres.
- Incrementar la rentabilidad en ventas de instrumentos de lutieres.
- Disminuir la pérdida de espacio en el mercado.
- Mejorar la imagen de Músik con K, en el sector.
- Asegurar mayor motivación en los lutieres aliados.
- Mejorar la competitividad respecto a competidores directos.
- Lograr la mayor motivación posible del personal.
Comentarios para cerrar
Ahora que ya sabemos qué son los árboles de problemas y de objetivos, podemos realizar prácticas que nos permitan la evaluación de situaciones, con base en estos métodos.
Un punto clave es aprender a plasmar objetivos y redactarlos de forma clara. Incluso, deben ser fáciles de medir, cuando esto sea necesario.
Observe que un valor agregado de los diagramas que se crean, es que de un vistazo podemos tener comprensión sobre el problema.
Y si el árbol de objetivos es realizado con cuidado, dará información sobre qué hacer, sobre la acción. Podrá, además, guiarnos.
Podemos señalar que es una herramienta de apoyo para el diagnóstico en pymes. Porque brinda “luz” para iniciar un proyecto de intervención y así dar respuesta al problema.
Es decir, es una puerta que da acceso a la mejora en cualquier área de la empresa, tal como lo vimos en la experiencia de Músik con K.
Allí tuvimos la posibilidad de mostrar, de manera breve, cómo fue analizada la situación problemática, lo que facilitó la elaboración de un árbol de objetivos.
En fin, pregúntate en qué área comenzar a aplicar estos métodos.
Se trata de herramientas de gestión que valen la pena dominar. Son un marco práctico de trabajo que en muchos casos, demanda ingenio.
¡Muchas gracias por leernos!
