Mejoras en una empresa pyme. Algunos puntos claves

.

¡Bienvenidos a este nuevo artículo sobre gestión de empresas y mejora continua! Hoy te hablaré sobre mejoras en una empresa pyme, a partir de la definición de las etapas, las áreas funcionales y los tipos de empresa que establecimos.

Para conocer el contexto de este artículo, es necesario recordar tres puntos de los que hemos hablado:

  • Las empresas pasan por etapas, desde la Idea hasta la expansión.
  • En las empresas se crean o surgen áreas funcionales. Hemos identificado hasta 12 áreas en una organización.
  • Existen tipos de empresas pymes. Acá las clasificamos en: fábricas, distribuidoras B2B, ventas al por menor y servicios profesionales.

Sobre las etapas por las que pasa toda empresa, te comparto uno de los vídeos claves en Gestionar Fácil (duración: 13′ 15″).

En cuanto a las áreas funcionales que identificamos en las empresas, acá lo comentado en el artículo anterior.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa. Este es parte de otros artículos que tratan sobre las áreas funcionales que tienden a estar más desarrolladas en cada etapa, para los diferentes tipos de empresa.

Para hablar de las mejoras en una empresa pyme, partiremos de una pregunta: ¿cómo se desarrollan las áreas funcionales en los tipos de empresas, al pasar por las etapas, desde la idea hasta el funcionamiento óptimo o la expansión?

Está claro que el desarrollo de toda empresa está sujeto a diversos factores: las competencias del empresario y su experiencia, el contexto en que se presenta, recursos disponibles; factores externos a la empresa, como leyes o normativas de carácter obligatorio, entre muchos otros.

Mejoras en una empresa pyme

Existe mucho y excelente material sobre cómo lograr mejoras en una empresa pyme. Dos de las recomendaciones comunes son las siguientes:

  • Administre bien el tiempo. Un rasgo importante en las personas y empresas exitosas es la adecuada gestión del tiempo. Para que una empresa pueda ejecutar todas las actividades planificadas, debe organizar y priorizar tareas en función del tiempo. Éste es uno de los principales recursos para aumentar la productividad.
  • Use la comunicación de forma estratégica. La comunicación es un elemento indispensable para que su empresa sea más productiva. Por medio de una buena gestión de la comunicación interna y externa, podrás establecer planes de acción que apoyen la consecución de sus objetivos. Además, mejoras el clima laboral, generas una buena reputación, das a conocer a tus clientes su portafolio.

Pero antes de dar consejos de este tipo, es conveniente precisar que para incorporar mejoras en una empresa, es importante conocer su situación actual. Y a partir de allí, plantear acciones para mejorar.

Una forma práctica de mejorar es plantearse objetivos concretos, alcanzables en muy corto plazo. Verificar, ajustar y continuar con otros objetivos y metas.

Para conocer la situación actual, una opción es determinar en qué etapa está la empresa, qué áreas funcionales está desarrollando y, según el tipo de empresa, verificar si el esfuerzo apunta a aspectos esenciales. Así no se distraen recursos.

Empresas de fabricación

En el artículo referido hablamos con cierto detalle de cómo una empresa de fabricación de zapatos desarrolla sus áreas funcionales, a manera de ejemplo.

Mostramos como al pasar por las etapas, algunas áreas se desarrollan más que otras, de acuerdo con la necesidad en cada una. Por ejemplo, para facturar debe tener el producto.

Este se crea solo si el proceso productivo está completo. O al menos, lograr un producto terminado. Eso implica que el área de producción y operaciones debe desarrollarse en un porcentaje alto, para lograr hacer ventas.

En el caso de una fábrica de zapatos deportivos, es necesaria una “planta” apropiada para operar. Esto implica instalaciones, que deben estar listas antes de pasar a funcionamiento regular.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa

Áreas desarrolladas en la fábrica de zapatos, en funcionamiento estable

¿Qué significa que las áreas funcionales se desarrollen?

Las áreas funcionales se desarrollan mientras la empresa pasa por las etapas. Desarrollar las áreas es sinónimo de elevar su capacidad de generar resultados, con mayor calidad cada vez.

Esto se logra si los involucrados aplican buenas prácticas. Pero, sobre todo, si no las abandonan cuando existe estrés por el volumen de trabajo. Cuando las prácticas se mantienen, inclusive al cambiar trabajadores, garantizando que el producto del área (o los productos del proceso) sean los esperados por otros procesos o por el cliente final.

Empresas de distribución y venta (B2B)

De manera similar a lo señalado para las fábricas, ocurre para los otros tipos de empresas. En la etapa de la idea, el empresario busca información para tomar la decisión de continuar o no con el emprendimiento.

En la etapa de la puesta en marcha, realiza las acciones que le permitan formalizar la empresa. Dependiendo del tipo, tendrá más o menos papeleo por gestionar. No es lo mismo una venta de alimentos o un restaurant que una venta de prendas de vestir.

Además de los aspectos legales y normativos para operar, en la puesta en marcha es necesario crear la infraestructura o planta necesaria, según el caso.

Una empresa de distribución de alimentos perecederos, necesita equipos apropiados para tal fin. De la misma manera que una empresa de ventas al menor, de ese tipo de productos.

Mejoras en una empresa pyme

Los productos perecederos demandan un tratamiento especial para su almacenamiento y transporte

Veamos solo 3 puntos que determinan acciones claves en una empresa de distribución, antes de pasar a funcionamiento regular. Es decir, antes de facturar de manera continua.

Tipo de productos a distribuir

En este punto, un aspecto clave es el tipo de producto a distribuir. Existen productos que demandan un cuidado especial para ser almacenado y transportado.

Plaza o zona en la que están los clientes

Se debe tener clara cómo es la zona y las distancias a recorrer para llegar a los clientes.

El transporte

Basado en los puntos anteriores, el tipo de transporte marca un porcentaje en los costos dentro del análisis financiero de la empresa. Para la fijación del precio del producto, este puede ser un componente importante.

Áreas funcionales en funcionamiento regular

De las 12 áreas funcionales que conocemos, una empresa distribuidora puede requerir el desarrollo de las siguientes áreas:

  1. Dirección estratégica (modelo del negocio)
  2. Ventas a empresas (relación con clientes y oportunidades)
  3. Operaciones (gestión de proveedores, almacenamiento, transporte, mantenimiento del transporte, control de rutas)
  4. Riesgo laboral (condiciones para la realización del trabajo)
  5. Finanzas (facturación, registro contable, análisis de costes)

Si se requiere personal, debe realizar selección de personal y pago de nómina, que corresponde a talento humano. Todo esto, como sabes, dependerá de diversos factores y de puntos como los 3 vistos.

Mejoras en una empresa pyme

El transporte de mercancía puede ser un tema complejo en algunos casos

En funcionamiento estable, básicamente son las mismas áreas, pero con mayor capacidad. Por ejemplo:

  • Para mercadeo y ventas, debe mejorar la relación con clientes (B2B), la segmentación, el desarrollo servicios, la fijación de precio y la gestión de venta del servicio.
  • En el caso de la dirección estratégica, establecer directrices y objetivos estratégicos.
  • Para talento humano, además del pago de la nómina, involucra el diseño de incentivos y beneficios. También, capacitación para el personal de ventas.

Esta mejora es una acción natural, en la mayoría de los casos. En la que el personal contratado participa activamente, si la selección es idónea.

Además, en función de las competencias y de la experiencia del empresario, en funcionamiento estable pueden poner atención en otras áreas como:

  1. Estructura organizacional (para organizar la forma de delegar, por ejemplo).
  2. Gestión de la información (para tener datos e información para la toma de decisiones).

Empresas de ventas al menor

Par el caso de empresas de ventas al menor, la etapa de la puesta en marcha o travesía del desierto es similar a la empresa de distribución en cuanto a puntos claves que determinan las acciones a seguir.

El tipo de producto exige cierta infraestructura que debe tenerse para operar. Otro punto es el tipo de tienda o las estrategias para distribuir.

Mejoras en una empresa pyme

Tienda de ventas al menor

Una experiencia compartida es la de Donas Redoma. En el artículo: Áreas de una empresa. Caso: Donas Redoma, se responde a la pregunta ¿en qué etapas implementó Katiuska, su dueña, las diversas áreas funcionales que son parte de su empresa hoy?

Mejoras en una empresa pyme

Producto de Donas Redoma

Está claro que una empresa de ventas al menor debe atender el mercadeo y las ventas de manera temprana. Así que será una de las áreas más desarrolladas cuando alcance el funcionamiento estable u óptimo.

En el caso de Donas Redoma, la propietaria inició el control de la relación con los clientes, estando en la etapa de funcionamiento regular. Es decir, comenzó a registrar datos y a realizar acciones para conocer a sus clientes.

Después de un tiempo conociendo a sus clientes, Katiuska inició algunas campañas comerciales que registraba en hojas de cálculo, para tener información sobre el resultado de las mismas.

En la etapa de funcionamiento óptimo, junto a finanzas, el área más desarrollada era mercadeo y ventas. Apoyada en una aplicación CRM para la gestión.

Mejoras en una empresa pyme

CRM en Donas Redoma

Empresas de servicios profesionales

Para el caso de empresas del tipo servicios profesionales, te dejaré algunas referencias al caso Geosama. Una empresa consultora de la cual hemos comentado gran parte de su historia en este blog.

En resumen, Geosama es una empresa que presta servicios a otras empresas, en un área especializada: geología aplicada.

La experiencia de sus 4 socios permitió que la empresa alcanzara el funcionamiento regular de forma rápida.

Verás en los artículos como el área “gestión de la información” fue una de las más desarrolladas al alcanzar el funcionamiento óptimo. Las razones de esto las encontrarás al leer sobre esta experiencia.

Para finalizar…

Como el propósito es aprender, pasemos a la práctica. Te dejo algunas preguntas que te pueden servir para reflexionar sobre tu empresa.

En primer lugar, ¿en qué etapa está tu empresa? Una forma de apoyarte para una primera respuesta es con los siguientes planteamientos:

  • ¿Estás sobreviviendo y aún no facturas? – Si es sí, estás en la puesta en marcha o travesía del desierto. ¡Salga pronto de allí!
  • ¿Has logrado facturar pero aún no puedes contratar para delegar la administración? – Si es sí, estás en funcionamiento regular. ¡Sigue trabajando duro!
  • ¿Facturas y puedes contratar y delegar? – Si es sí, estás en funcionamiento estable. ¡Puedes dedicar tiempo a mejorar!
  • ¿Estás utilizando herramientas de gestión? – Si es sí, estás en funcionamiento óptimo. ¡No dejes de aplicar el círculo virtuoso de la calidad!

Ahora, según la etapa en que se encuentra la empresa:

  • ¿qué áreas has desarrollado más?,
  • ¿cuáles necesitan atención para mejorar la gestión?,
  • ¿cuáles no necesitan atención en este momento?
Mejoras en una empresa pyme

Ejemplo de áreas y subáreas…. Mejoras en una empresa pyme

Espero que esta serie de artículos y el ejercicio recomendado te sirva para pensar sobre tu empresa y la gestión que estás realizando.

¡Muchas gracias por leernos!

Comentarios

Comentarios

Más de Gestión general

Recibe un resumen de nuestros mejores artículos y recursos GRATIS en tu email

Como tú, tampoco nos gusta el spam, por lo que solo te escribiremos 1 vez por semana

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR