Indicadores predictivos de proyectos en empresas

Como responsable de la gestión en una pequeña o mediana empresa, necesitas conocer los indicadores predictivos de proyectos. Aquí encontrarás lo que necesitas aprender sobre este tema.

Con esta entrega te pondrás al tanto de lo que debes saber acerca de esos indicadores. Verás un ejemplo sencillo, que ilustra su importancia.

Es decir, aprenderás a estimar cómo será la etapa final, y cuáles son los aspectos que influyen en el resultado futuro de tu proyecto.

Por tal motivo, he preparado el siguiente contenido:

  • ¿Qué son los indicadores predictivos de proyectos?
  • 4 indicadores predictivos de proyectos.
  • Ejemplos de indicadores predictivos en la pyme Geosama.
  • Comentarios de cierre.

En ese sentido, ten en cuenta que los 4 indicadores son solo un punto de partida, para conocer el resultado final de tu proyecto, a través de KPI (Key Performance Indicators) típicos.

¡Tómalos en cuenta y tendrás una excelente gestión en tu empresa!

Ahora, PRESTA ATENCIÓN porque te voy a contar sobre 4 indicadores predictivos para aplicar en tu proyecto, y más adelante, volveré sobre el tema para profundizar en cada uno de los puntos.

Indicadores predictivos de proyectos en empresas.
Indicadores predictivos de proyectos en empresas.

¿Qué son los indicadores predictivos de proyectos?

En este caso, un indicador predictivo es aquel que te permite estimar cómo será la etapa final en la vida del proyecto, a partir de su situación actual y usando datos de su contexto histórico.

Además, a través de los KPI predictivos te puedes anticipar a cualquier problema. Así lograrás manejar riesgos potenciales e imprevistos, que pudiesen darse en la ejecución de tu proyecto.

¡Ningún proyecto, por pequeño que sea, está libre de terminar mal! Seguro lo sabes bien…

Por lo tanto, del grupo de los KPI predictivos que podríamos señalar, te nombro los siguientes:

  1. Coste estimado a la finalización.
  2. Estimación de la fecha final.
  3. Estimación de ventas.
  4. Retorno de la inversión (ROI).

Es importante que midas con estos KPI, los aspectos que pueden alterar los resultados que planificaste en tu proyecto.

Si quieres aprender más sobre otros indicadores de proyectos, te recomiendo leer: ¿Cuáles son los indicadores de proyectos (KPI) típicos?

4 indicadores predictivos de proyectos.
4 indicadores predictivos de proyectos.

4 indicadores predictivos de proyectos

Para el cálculo de indicadores predictivos, requerirás de los datos reunidos durante la vida del proyecto y, en particular, de los datos de hitos y actividades críticas.

Además, es esencial que los datos recopilados sean confiables, para que los indicadores tengan un valor estimado cercano a la realidad.

El seguimiento de estos KPI, constituye una buena práctica en el mantenimiento de una buena gestión de los proyectos.

Por ello, te explicaré cada uno de los 4 KPI que te nombré en la sección anterior; es más, a los que les debes prestar atención, para que hagas una buena estimación en cualquier situación de tu proyecto.

1.- Coste estimado a la finalización

Este KPI muestra el coste total estimado del proyecto cuando completes todo el alcance.

Una de las formas en que lo puedes calcular, es a partir de la suma de los costes actuales más los costes estimados.

Esto lo puedes hacer por actividades, para lograr una estimación dentro de un rango razonable.

La “historia” de la ejecución dará información sobre qué tan preciso fue el presupuesto, y si es necesario considerar variaciones importantes.

También, este KPI lo puedes calcular a través del método del valor ganado (EV: Earned Value).

El EV coteja la cantidad de trabajo planeado, contra lo que realmente se ha ejecutado, para determinar si el coste va según el plan.

Es claro que, si cuentas con costes reales en los que se ha incurrido, conoces las variaciones del plan y si tienes datos de las actividades críticas, podrás tener una estimación hasta la finalización del proyecto.

2.- Estimación de la fecha final

Se trata de tener visibilidad de la fecha de terminación del proyecto, para que puedas tomar decisiones que te lleven a cumplir con las entregas a tiempo, asegurando la satisfacción del cliente.

De igual forma que en el caso del indicador “coste estimado a la finalización”, puedes usar diferentes métodos de cálculo.

La forma, más simple y común, es sumar al tiempo transcurrido la estimación del tiempo necesario para completar el alcance pendiente. Con énfasis en las actividades críticas.

El método del valor ganado propone una fórmula basada en la eficiencia mostrada hasta el momento. Otra forma, simple, es ir desplazando el cronograma en cada evaluación.

En cualquier caso, lo importante es que tengas un método para estimar la fecha. En cada caso, la interpretación y fiabilidad de la métrica cambia.

¡No pierdas de vista este indicador! Culminar los proyectos en el tiempo previsto asegura un cliente fiel.

3.- Estimación de ventas

Este KPI se aplica, más que todo, a proyectos en empresas que se dediquen a la producción de bienes y servicios.

Por ejemplo, una pyme puede plantearse un proyecto para innovar en la fabricación de uno de sus productos (haciendo cambios). Luego, durante un periodo, hace seguimiento a las ventas, con base a criterios pertinentes.

Las ventas se refieren al pago que se recibe a cambio de un bien o servicio, y se obtienen al multiplicar el número de unidades vendidas de un producto por su precio.

Si tienes un proyecto de este tipo, es bueno que uses información histórica para estimar los costos futuros.

Puedes hacer una estimación de las ventas considerando varios aspectos, como los siguientes:

  • El área donde estás compitiendo.
  • El crecimiento del mercado.
  • La sensibilidad de los precios.

4.- Retorno de la inversión (ROI)

Son pocos los que calculan este indicador, en la gestión de un proyecto; sin embargo, es una información que te va a dar un dato clave. Me refiero a la diferencia entre lo invertido y lo ganado.

El retorno de la inversión (ROI: return on investment) te muestra, de forma fiel, los costes y beneficios que resultan de un proyecto. Te puedes apoyar en la siguiente formula:

ROI= variación de ingresos / costes del proyecto

Este indicador es esencial para que puedas tomar decisiones de inversión en futuros proyectos.

Costes estimados.
Costes estimados.

Ejemplos de indicadores predictivos en la pyme Geosama

Geosama, es una consultora del tipo B2B, business-to-business; que se especializa en estudios y proyectos de Geología.

Dentro de los KPI predictivos que aplica Geosama, hay 2 comunes, de los que te nombré en la sección anterior.

En particular, veremos su aplicación en el caso del proyecto de las arenas del Mioceno, cuyo objetivo era minimizar el riesgo geológico en la Región de Murcia.

Sobre este proyecto comenté en el artículo: Indicadores de seguimiento de proyectos (diagnóstico).

1.- Coste estimado a la finalización

El jefe de proyecto de Geosama hizo una estimación aproximada de este indicador al culminar el mes 6; y así completar las tareas planificadas. Se discriminó de la siguiente forma:

El Coste imputado (ejecutado) al mes 6 por actividad (CEa):

  • CEa(1) : 6 MM $
  • CEa(2): 8 MM $
  • CEa(3): 13 MM $

Para las actividades críticas 4, 5, y 6, también estimó nuevos costes, dadas las variaciones en el plan y los retrasos en algunas de las actividades.

Coste estimado para la finalización del proyecto:

  • CEa(4): 25 MM $
  • CEa(5): 5 MM $
  • CEa(6): 2 MM $

Con estas métricas, el total el coste estimado (TCe) fue el siguiente:

 TCe = CEa (1) + CEa (2) + CEa (3) + CEa (4) + CEa (5) + CEa (6)

TCe = 59 MM $.

2.- Estimación de la fecha final

Para cada actividad se estableció una fecha de entrega fija, un tiempo de duración junto con el coste asociado, entre otros atributos. La duración prevista del proyecto fue de 41 semanas (9 meses), según el plan inicial.

Este tiempo fue aprobado por el cliente, previa revisión de la planificación y de evidenciar el nivel de dificultad de algunas tareas.

El jefe de proyecto realizó un seguimiento del plan y tareas cada 15 días. Debido a un retraso de 2 semanas en la actividad 4, se tomó una decisión para no afectar la fecha estimada de finalización. Pues el cliente no lo aceptaría con agrado.

Entonces, con base en la experiencia del equipo de geólogos, se decidió asignar un especialista adicional a partir de la semana 30, para así culminar a tiempo el proyecto. Por supuesto, esto incrementó el coste del proyecto.

Observa que la variación de costes en actividades críticas, como en el caso comentado, tendrá efecto negativo en el cálculo del ROI final.

Pero, en este caso, la estimación de la fecha final quedó igual, según el plan. Y el cliente estuvo satisfecho con todos los entregables y la culminación según lo previsto.

Los KPI predictivos te servirán para la estimación y evaluación de tu proyecto, evitando los riesgos potenciales que te lleven al fracaso.
Los KPI predictivos te servirán para la estimación y evaluación de tu proyecto, evitando los riesgos potenciales que te lleven al fracaso.

Comentarios de cierre

Por último, para cerrar esta entrega te dejo las siguientes acotaciones:

  • Ejecutar la estimación por medio de los indicadores predictivos, te ayudará a proyectar parte de los resultados que pudieses tener en el proyecto.
  • Además, con los indicadores predictivos tomados como ejemplo, se evidencia que la estimación y evaluación es primordial, para evitar los riesgos potenciales que te lleven al fracaso.
  • Igualmente, aprende a seleccionar qué indicadores predictivos de proyectos usar, según el tipo de proyecto a desarrollar y la experiencia.
  • Por último, utiliza métodos avanzados de gestión y evaluación, cuando estés frente a proyectos con actividades más detalladas y sea más complejo. De esto sabrás en otro momento.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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