¡Bienvenidos al segundo artículo tutorial sobre gestión de datos e información en módulos de Platzilla! Con esta entrega completamos gran parte de lo que debes saber para aprovechar los módulos de las aplicaciones que ofrece la plataforma y asegurar una respuesta idónea a las necesidades de información de la empresa.
Te recomiendo – aunque no es indispensable – revisar el artículo anterior, en el que describimos 3 aspectos claves:
- Importar y exportar datos
- Editar y crear campos en el módulo
- Crear filtros para diversas vistas de la información
Aquí el enlace al artículo tutorial:
Continuamos con otro grupo de funcionalidades para asegurar una buena gestión de datos e información en los módulos de las aplicaciones que incorpores en tu instancia Platzilla.
Gestión de datos e información en los módulos de Platzilla
Recordemos la lista de acciones que puedes hacer en un módulo, además de las 3 descritas en la primera entrega:
- Definir permisologías para registros del módulo
- Agregar tablas en módulos
- Definir listas personalizadas
- Agregar botones personalizados
- Generar conversaciones asociadas a la información del módulo
- Realizar ediciones, eliminaciones y envíos de manera masiva
- Relacionar módulos según la lógica del negocio
- Crear cálculos para diferentes campos
Como sabes, se trata de un número importante de funcionalidades que te permiten adecuar los módulos de tus aplicaciones. En algunos casos no será necesario, pero en otros, con seguridad, tendrás que personalizar según las necesidades y requerimientos de tu empresa.
Todas estas funcionalidades constituyen fortalezas, que hacen a Platzilla una plataforma flexible.
1. Gestión de datos: Definir permisologías para registros del módulo
En la vista Editor de Disposición, a la que se accede a través de la opción campos del módulo, tienes acceso al botón permisologías:
Esta opción habilita un formulario para colocar en modo lectura, aquellos registros que cumplan con los criterios que indiquemos.
Por ejemplo, aquí tenemos un caso, en el que queremos que los registros con “tipo de cliente” igual a “especial”, estén en modo lectura para todos los usuarios:
En la siguiente imagen podrás observar que los registros que cumplen el o los criterios aplicados, no tiene la opción de edición en las vistas del módulo:
En algunos casos, se desea que todos los usuarios puedan ver los registros sin opción a editarlos. Solo en modo lectura. Cuando el caso sea que un usuario no deba tener ninguna visibilidad de la información, se aplican otros mecanismos, como el control de privilegios.
2. Agregar tablas en módulos
Una de las opciones más interesantes para dotar a los módulos de mayor prestancia, es la inclusión de tablas.
Las tablas dotan de gran capacidad a los módulos, pues estas pueden incluir no solo columnas para la gestión de datos, sino también, para cálculos y relaciones con otros módulos.
3. Gestión de datos: Definir listas personalizadas
Existen situaciones en las que necesitamos establecer listas personalizadas asociadas a registros en módulos.
Platzilla nos permite crear las listas personalizadas en módulos aplicando los pasos siguientes:
- Vamos a la vista Editor de Disposición
- Hacemos clic en el botón “organizar lista personalizada”
- En el asistente que nos muestra Platzilla, definimos los diferentes atributos y parámetros requeridos
Al finalizar tendremos la lista personalizada, asociada al módulo, que utilizaremos para completar la información de los registros, cuando aplique.
En la siguiente imagen mostramos la lista “Equipos” del módulo del mismo nombre, vinculada con el registro del módulo “Miembros de Equipo”. El ejemplo muestra el caso particular, de los equipos asignados a Pedro José.
En este ejemplo, Pedro José solo tiene un equipo asignado:
4. Agregar botones personalizados
Esta constituye, junto con las tareas en segundo plano o tareas ocultas, una funcionalidad que brinda la oportunidad de automatizar acciones o tareas, sobre un registro del módulo.
Para crear un botón personalizado, vamos a la vista Editor de Disposición y hacemos clic en “Botón personalizado”.
Este nos lleva a un asistente que permite definir sus atributos y el comportamiento que tendrá, según la tarea oculta u otra opción que utilicemos.
En el siguiente vídeo tutorial encontrarás una explicación detallada sobre botones personalizados:
5. Gestión de datos: Generar conversaciones asociadas a la información del módulo
Existes múltiples situaciones en las que nos interesa hacer seguimiento a casos como:
- la conversión de un potencial cliente, o
- el control y seguimiento a un proyecto.
Al tratarse de un equipo de trabajo, surgen conversaciones sobre el caso, ya sea con otro usuario o con contactos. Estas deben esta registradas para una futura revisión si surgen problemas o por la razón que sea.
Una opción que nos brinda Platzilla es la funcionalidad de registro de conversaciones:
A través de esta opción podemos establecer la interacción con el equipo para atender el caso, plantear acciones o soluciones, y asegurar de esta forma la documentación del seguimiento realizado.
El formulario nos permite recuperar la información por períodos, para efectos de ubicar lo que estemos buscando de manera rápida y fácil.
6. Realizar ediciones, eliminaciones y envíos de manera masiva
Existen situaciones en las que requerimos hacer actualización de datos de manera masiva. Es decir, para un conjunto de registros dentro de un módulo de las aplicaciones de Platzilla.
Mostraremos aquí un ejemplo, de cómo hacer la actualización de un conjunto de registros al mismo tiempo, o una actualización masiva.
Esto lo haremos a través de un vídeo tutorial corto, en el que encontrarás una explicación, en el contexto de una empresa. Se trata del caso de la agencia Festejos La Reina; en particular, en el módulo Clientes del CRM Comercial.
Así como Platzilla nos brinda la oportunidad de actualizar grupos de registros, también tememos la opción de eliminar, enviar y compartir en forma masiva, utilizando las opciones que nos muestra el módulo:
7. Gestión de datos: Relacionar módulos según la lógica del negocio
Este punto fue comentado en la primera parte de esta entrega, cuando describimos la capacidad que nos brinda Platzilla de crear campos y personalizar módulos.
Sin embargo, dada la importancia del mismo, queremos resaltar cómo la relación entre módulos nos permite mejorar la gestión.
Y para esto, te invito a revisar un artículo que expone un caso, dentro del contexto de una pyme con necesidades específicas de información. Te recomiendo esta lectura para conocer experiencias de cómo mejorar la gestión:
Para finalizar…
Con esta entrega describimos las principales acciones y tareas que puedes ejecutar para aprovechar al máximo la gestión de datos e información en módulos de Platzilla.
Observe que puedes tener tanto módulos básicos como complejos, según sean las necesidades de información que tengas en la empresa.
El administrador de la plataforma tiene múltiples opciones para adecuar y personalizar los módulos. Esto incluye herramientas para:
- mejorar el ingreso de datos,
- relacionar módulos,
- crear acciones automatizadas,
- mostrar la información con diversas vistas,
- importar y exportar datos y, en general,
- crear módulos a la medida de nuestra empresa.
Sin duda, todas las funcionalidades descritas en esta y en la entrega anterior, hacen flexible y facilitan de manera importante la personalización de los módulos.
Así que si aún no has creado una cuenta freemium en Platzilla, te invitamos a hacerlo. ¡Es fácil!
Cuando ingreses, nos encontrarás en el chat en línea para apoyarte.
