Facilita procesos mediante la factura electrónica

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La factura electrónica es el documento tributario equivalente a la factura en papel, pero generado en formato electrónico.

Esta posee los mismos datos que tiene una factura en papel, pero ofrece una serie de ventajas que, a la larga, se traducen en ahorro de costos, mayor rapidez al enviarla y minimiza el margen de error.

Muchos organismos han optado por aplicar la facturación electrónica gracias a los beneficios que ofrece. En España, por ejemplo, desde el 15 de enero de 2015 es obligatorio emitir facturas electrónicas a la administración pública.

Facilita procesos mediante la factura electrónica

Facilita procesos mediante la factura electrónica

Ventajas y desventajas de la factura electrónica

Decidir implementar la facturación electrónica en tu negocio tiene sus pros y sus contras. A continuación te presentamos algunos de ellos.

Ventajas

  • Ahorro económico debido a que disminuye gastos de papel, impresión, envíos, entre otros.
  • Optimiza la gestión de la empresa.
  • Ofrece mayor seguridad debido a que contiene certificados imposibles de copiar.
  • Facilita procesos administrativos.
  • La información que contiene la factura es comprobable.
  • Permite obtener y transmitir información en tiempo real.
  • Automatiza la administración y contabilidad de la empresa.
  • Permite detectar retrasos en los pagos.
  • Es un método responsable con el medio ambiente.

Desventajas

Los inconvenientes que genera la factura electrónica están superados por las ventajas. Sin embargo, es importante tomarlos en cuenta:

  • Las empresas deben contar con las aplicaciones informáticas necesarias para emitir y recibir las facturas.
  • Debe haber compatibilidad entre los formatos de la empresa que emite la factura y quien la recibe.
  • En ocasiones, el sistema puede provocar retrasos si el personal no lo conoce bien.
  • Adaptar los sistemas se traduce en costos para la empresa.
  • Las fallas electrónicas pueden ocasionar la perdida de la información.

Requisitos para emitir una factura electrónica

En primer lugar, hay que contar con la tecnología necesaria para emitir las facturas y además, se necesita el aval del ente tributario del país para poder hacerlo.

Consulta Agencia Tributaria para obtener más información sobre este proceso.

La empresa debe adquirir una firma digital que avale la autenticidad de la factura.

La factura electrónica, al igual que su par en físico debe ser legible, garantizar la autenticidad de origen y mostrar integridad en el contenido del documento; es decir, que la información no haya sido alterada.

¿Cómo puedo garantizar su autenticidad?

La legislación española permite tres procedimientos para garantizar la autenticidad de origen y la integridad del contenido. Estos son:

  • Firma electrónica.
  • Intercambio Electrónico de Datos (EDI).
  • Medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (Aeat).

Puedes conocer más sobre las leyes y el proceso de facturación electrónica en España aquí.

¿Qué se necesita para expedir facturas electrónicas?

De acuerdo con factura.es son tres las formas que hay para emitir una factura digital:

Primero mediante un programa informático al que se puedas acceder a través de Internet y que, normalmente, permite su descarga e instalación en los ordenadores de la empresa.

En segundo lugar,  puedes contratar a un tercero que ofrezca este servicio y por último, la puede crear el propio destinatario (autofacturación).

Debido a que en España ya se implementó la obligatoriedad de emitir facturas para el sector público, algunos expertos consideran que a futuro también se hará para todos. En vista de que así pueden reducir el déficit fiscal.

Lo cierto es que todo apunta a que el futuro de la facturación se manejará en formato digital. Así que ¿Por qué no te apuntas y comienzas a adaptar tu negocio a esta tendencia?

Este video del Ministerio de Hacienda español te explica más sobre la Ley de Impulso de Factura Electrónica:

Para saber más sobre el proceso tributario en España, puedes leer este artículo:

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