Contabilidad administrativa para un negocio de donas

¿Interesado en llevar la contabilidad administrativa de tu negocio de donas?

Hoy, te mostraré cómo llevarla usando dos herramientas de registro.

De este modo, podrás monitorear las operaciones de tu negocio de donas y, con ello, cumplir los objetivos que tengas propuestos.

¿Te gustaría conocer los detalles sobre este tema?

¡Bien!

Presta atención, porque…

  • Primero, te hablaré sobre los aspectos más importantes que debes saber de la contabilidad administrativa.
  • Después, te explicaré las herramientas que puedes usar en tu negocio de donas.

¿Estás listo?

¡Empecemos!

Contabilidad administrativa. Conoce de qué se trata.

En líneas generales, se trata de un sistema de registro contable que facilita la planificación, la toma de decisiones y el control de las operaciones del negocio.

Además, ¡cumple otros propósitos!

Por ejemplo, la contabilidad administrativa de un negocio de donas:

  • Proporciona la información que necesitas para evaluar el equipo de trabajo y, por ende, motivarlos en los momentos que se requiera.
  • Provee de información básica para el costeo de los bienes que se producen en el negocio.

Ahora bien…

Para cumplir con estos objetivos, la contabilidad administrativa te ofrece dos herramientas, que puedes emplear en tu negocio de donas.

¿Cuáles?

Te las explico en el siguiente apartado…

Contabilidad administrativa: herramientas que puedes aplicar

La contabilidad administrativa cuenta con dos herramientas:

  • La primera es el PRESUPUESTO FLEXIBLE.
  • La segunda es el PRESUPUESTO ESTÁTICO.

Seguidamente, te explico en qué consisten y cómo puedes usarlas, en tu negocio de donas, para sacar el máximo provecho.

Presupuesto estático de un negocio de donas

Es una herramienta que muestra -en términos monetarios- el plan de acción del negocio de donas.

Puedes elaborar un presupuesto mensual, trimestral, semestral o anual.

En esta oportunidad, te voy a mostrar cómo se elabora un presupuesto mensual para un negocio de donas.

Seguidamente, te explico los pasos.

Paso 1. Estima el volumen de producción de tu negocio

Esto es prever la cantidad de donas que vas a producir y vender durante el periodo presupuestado.

Por ejemplo, el emprendimiento “Donas Redomas” proyecta –para el mes de octubre- el siguiente volumen de producción:

Volumen de producción presupuestado de un establecimiento de donas.
Volumen de producción presupuestado de un negocio de donas.

Paso 2. Identifica y clasifica los costos de tu negocio

Para este segundo paso, apóyate en los registros contables de tu negocio de donas.

Una vez identificados los conceptos que integran los costos de la empresa, agrúpalos en costos variables y costos fijos.

Te explico…

a. Costos variables de un negocio de donas

Son aquellos costos que cambian de acuerdo al número de unidades (donas) que produzcas en tu negocio.

Son costos variables de un negocio de donas, por ejemplo:

  • La materia prima, como:
    • Los ingredientes.
    • Las cajas o bolsas para empacar.
    • Las servilletas desechables.
  • La mano de obra directa, como los reposteros.

b. Costos fijos de un negocio de donas

Son aquellos costos que permanecen constantes, independientemente de que se produzca o no en el establecimiento.

Son costos fijos, por ejemplo, el salario y la seguridad social de la persona que atiende al público.

También, tenemos los gastos relacionados con el consumo de los servicios básicos (agua potable, electricidad, teléfono, internet y gas).

Otro ejemplo de costos fijos, es la depreciación en línea recta de la propiedad, planta y equipos como:

  • El mobiliario.
  • Las herramientas usadas para la preparación de las donas.
  • Y, el local donde funciona el negocio de donas.

Una vez que tienes toda la información procedes a elaborar el presupuesto estático de tu negocio de donas.

Seguidamente, te muestro el ejemplo de “Donas Redoma”:

Contabilidad administrativa: presupuesto estático de un negocio de donas.
Presupuesto estático de un negocio de donas.

Ahora bien…

¿Para qué sirve el presupuesto estático?

El presupuesto estático te permite medir el IMPACTO que han tenido las operaciones, del negocio de donas, sobre la UTILIDAD ESPERADA.

Esto lo puedes conocer calculando la variación entre los saldos reales (saldos registrados en la contabilidad del negocio de donas) y los saldos presupuestados.

Te explico…

Suponte que el emprendimiento “Donas Redomas” -una vez transcurrido el mes de octubre- produjo y vendió lo siguiente:

Volumen de producción y ventas real de un establecimiento de donas.
Volumen de producción y ventas alcanzado en el mes de octubre.

Visto esto, te pregunto…

¿Cuál crees que fue el impacto que tuvo, este volumen de producción y ventas, sobre la utilidad proyectada del negocio de donas?

Te lo muestro con el siguiente ejemplo de “Donas Redoma”:

Reporte de desempeño de un negocio de donas usando el presupuesto estático.
Reporte de desempeño de un negocio de donas usando el presupuesto estático.

Como lo puedes apreciar, el reporte de “Donas Redoma” nos muestra que un aumento en el volumen de producción y ventas, trajo consigo un aumento en la utilidad esperada.

Presupuesto flexible de un negocio de donas

Este presupuesto se utiliza, al final del periodo, cuando tenemos toda la información registrada, en la contabilidad del negocio de donas.

¿Cómo se elabora el presupuesto estático de un negocio de donas?

Se elabora ajustando la información estimada en el presupuesto estático, al volumen de producción real del negocio de donas.

Te lo muestro con el siguiente ejemplo de “Donas Redoma”:

Contabilidad administrativa: presupuesto flexible para un negocio de donas.
Presupuesto flexible para un negocio de donas.

Como lo puedes observar, esta herramienta toma información del presupuesto estático de “Donas Redoma” (ver Columna B) y la ajusta al nivel de producción del mes de octubre (ver Columna C).

¿Para qué sirve el presupuesto flexible?

El presupuesto flexible de un negocio de donas te permite evaluar:

  • La eficiencia con que empleas los recursos (humanos, materiales y financieros) del negocio de donas.
  • La eficacia con que cumples los objetivos de venta propuestos.

Seguidamente, te muestro cómo aplica con el ejemplo de la empresa “Donas Redoma”:

a. Eficiencia

La eficiencia se mide comparando los saldos registrados en la contabilidad del negocio de donas (saldos reales), con los saldos del presupuesto flexible.

Te lo muestro a continuación:

Reporte para medir la eficiencia en un negocio de donas.
Reporte para medir la eficiencia en un negocio de donas.

Como lo puedes observar, el reporte de “Donas Redoma” muestra variaciones en el ingreso, los costos variables y los costos fijos.

Dado que no hay diferencia entre el ingreso real y el ingreso presupuestado, nos enfocamos en las diferencias existentes entre los costos reales y los costos estimados del negocio.

Es allí, donde se observan variaciones, en los costos relacionados con la materia prima usada en la preparación de las donas.

Para analizar las variaciones en los costos del negocio, ten en cuenta estos criterios:

Análisis de la variación de los costos de una empresa de donas.
Análisis de la variación de los costos de un negocio de donas.

En el caso del emprendimiento “Donas Redoma”, las variaciones favorables observadas, se deben a que el negocio aprovechó los descuentos concedidos por sus proveedores de materia prima.

b. Eficacia

La eficacia se mide comparando los márgenes de contribución estimados en el presupuesto flexible y el presupuesto estático del negocio de donas.

Presta atención al siguiente ejemplo:

Reporte para medir la eficacia en un negocio de donas.
Reporte para medir la eficacia en un negocio de donas.

Como lo puedes observar, el reporte de “Donas Redoma” muestra las metas alcanzadas –durante el mes de octubre- y el impacto que tuvo sobre el margen de contribución del negocio.

Conclusiones

La contabilidad administrativa, trae consigo grandes ventajas, para un negocio de donas.

Pues, tal como te lo comenté en el post, este sistema contable provee a sus usuarios la información que necesitan para planificar y controlar las operaciones del negocio.

Recuerda las herramientas que te expliqué y adáptalas a tu negocio de donas.

De esta manera, tomarás decisiones sobre una base cierta, y aumentarás tus posibilidades de alcanzar las metas planteadas.

¿Te pareció interesante el contenido de este post? Aquí comparto otros artículos que te ayudarán:

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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