Ejemplos de proyectos con un CRM. Empresas consultoras

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¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua y herramientas de gestión! Para complementar el artículo anterior, denominado el mejor CRM para una empresa consultora, en este te muestro ejemplos de proyectos con 2 aplicaciones CRM: Vtiger CRM e Insightly.

Como ya sabes, las aplicaciones CRM son para todo tipo de empresas. Por ejemplo, para empresas de fabricación, de distribución, de venta al por menor y, también, para empresas de servicios profesionales.

Esto es natural, porque todas las empresas necesitan establecer y mantener un vínculo con el cliente. Una relación a largo plazo. Con un CRM puedes gestionar la relación y brindar un servicio “personalizado”. Un trato cercano es valorado por el cliente.

Ejemplos de proyectos con un CRM. Empresas consultoras

¡Nada mejor que un cliente satisfecho!

En el caso de las empresas consultoras, esta relación con el cliente es esencial. Todo servicio implica una interacción casi permanente. Parte de la necesidad presentada por el cliente (solicitud = oportunidad), pasa por una negociación y el servicio se ejecuta con un proyecto, que da respuesta a la necesidad.

Apoyados en Vtiger CRM e Insightly, te mostramos ejemplos de proyectos y las funcionalidades de que disponen para gestionarlos.

Con este ejercicio, utilizando a la empresa consultora Geosama, tendrás más elementos para diferenciar aplicaciones CRM, ya sea que tengas una consultora u otro tipo de empresa.

Ejemplos de proyectos con un CRM

Como señalamos, los ejemplos de proyectos de los que hablamos acá están referidos a empresas consultoras. Estas prestan su servicio a través del desarrollo de actividades, hasta obtener los productos requeridos por el cliente. Lo común es que el servicio se ejecute como un proyecto.

Proyecto: es una planificación para la realización de un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas. El propósito de un proyecto es alcanzar metas específicas dentro de los límites que imponen un presupuesto, cierta calidad establecida y un lapso previamente definido. Un proyecto tiene un inicio y un fin.

En el artículo anterior (el mejor CRM para una empresa consultora), te mostramos las funcionalidades de Vtiger CRM e Insightly para gestionar oportunidades.

Ejemplos de proyectos

Ejemplo de una oportunidad en el CRM Insightly

También, allí se verificó lo fácil que es tomar una oportunidad ganada, y convertirla en proyecto. Estas funciones las cumplen bien ambas aplicaciones CRM.

Es importante recordar que el módulo de proyectos es una extensión de la aplicación CRM. Por tal razón, muchas herramientas en el mercado no lo contemplan. Se centran en la gestión de contactos y oportunidades, en la relación con clientes, y en el mercadeo y ventas.

Una aplicación CRM es un programa que te permite llevar un control de las relaciones con los clientes. Incluye campañas de marketing, seguimiento de ventas, control de comerciales, control de documentos, servicio postventa y análisis. Involucra también, cualquier otra actividad que indique una relación entre tu empresa y tus clientes.

En muchos casos, al CRM lo complementan con módulos que tienen propósitos que van más allá de mercadeo y ventas. Por ejemplo, módulos de facturación, inventarios, proyectos, entre otros. Tal es el caso de las aplicaciones Vtiger CRM e Insightly.

Funcionalidades para gestionar proyectos

Los 2 CRM utilizados para mostrar ejemplos de proyectos, contemplan funcionalidades similares:

  • Registrar hitos del proyecto (Vtiger CRM)
  • Registrar tareas de proyecto
  • Asociar tareas a los hitos (Vtiger CRM)
  • Adjuntar documentos para el proyecto o para actividades particulares
  • Incorporar notas (Insightly) o comentarios (Vtiger CRM)
  • Agregar personas al equipo del proyecto
  • Actualizar el avance de actividades y del proyecto
  • Registrar eventos, como reuniones de trabajo
  • Notificar casos por resolver (Vtiger CRM)
  • Enviar correos electrónicos
  • Crear una copia del proyecto (clonar o duplicar)
  • Programar la repetición de una tarea
  • Acceder a información específica desde la pantalla del proyecto, con muy pocos clic.
  • Definir permisos de acceso

Estas y otras funcionalidades pueden ser realizadas en las aplicaciones, lo que facilita la gestión y actualización de la información de los proyectos.

Se puede decir que los 2 CRM tienen varias herramientas combinadas en un tablero para que puedas encontrar todos los aspectos del negocio en una sola pantalla.

 Ejemplos de proyectos

Ejemplo de proyecto en Vtiger CRM

En el caso de Vtiger CRM, podemos ver un diagrama de Gantt para un rango de fechas. Esta vista es ideal para tener una visión del avance de las tareas.

En ambos casos se dispone de una vista calendario para las tareas asignadas al equipo, para los proyectos activos.

Ejemplos de proyectos con un CRM. Empresas consultoras

Vista calendario con tareas programadas

Recorrido por ambas aplicaciones CRM

En los siguientes vídeos te muestro parte de las funcionalidades de cada una de las aplicaciones, con ejemplos de proyectos.

Al ver los vídeos podrás comparar, aparte de las funcionalidades, la facilidad de uso y la interfaz de cada CRM. Este es un aspecto muy importante, sobre todo cuando existe resistencia al cambio o poca experiencia en el manejo de aplicaciones de software.

Caso Insgihtly

El siguiente vídeo (4′ 40″) te presenta las funcionalidades del CRM Insightly para el control de proyectos.

El recorrido por las opciones del menú permite ver cómo actualizar la información de un proyecto.

Los datos de contactos, tareas, eventos, documentos, notas, etc., son ingresados y mantenidos por el equipo de trabajo, con visibilidad para acceder a los registros.

Caso Vtiger CRM

Para conocer detalles de Vtiger CRM, te dejo tres vídeos cortos:

Como pudo ver, estos 3 vídeos muestran detalles de las principales funcionalidades que ofrece Vtiger CRM para la administración de proyectos.

A diferencia del CRM Insigthly, este tiene la opción de ver un diagrama de Gantt de las tareas de proyecto, que da visibilidad para un rango de fechas, de los hitos y tareas planificadas.

Ejemplos de proyectos con un CRM. Empresas consultoras

Diagrama de Gantt de un proyecto en Vtiger CRM

Comentarios generales sobre los CRM

El precio puede ser un factor importante al evaluar los CRM, pero ese análisis debe enfocarse en algo más que los costos iniciales.

La mayoría de los CRM con más referencias ofrecen precios por usuario. En este punto, es importante verificar qué está incluido en ese precio y qué funciones realmente necesitas.
Así evitarás pagar por funcionalidades que no interesan en tu empresa.

Otro aspecto a considerar es la implementación en dispositivos móviles. Con seguridad, se verá impecable en el sitio web del proveedor, pero ¿se verá igual de bien una vez que haya diseñado formularios personalizados?

En la medida en que el software de CRM se ha vuelto más sofisticado, se ha ramificado en muchas direcciones diferentes. Hay opciones para implementar un CRM basado en un modelo de Software-as-a-Service (SaaS) o para implementarlo en las instalaciones utilizando su propio servidor.

Ejemplos de proyectos con un CRM. Empresas consultoras

Software-as-a-Service.

El CRM basado en la nube está creciendo en popularidad porque significa que puede ponerse rápidamente al día y no tener que preocuparse por administrar el software en sus propios servidores, lo que agrega complejidad y costes.

Finalmente, cuando tenga problemas, ya sea un error de software o un problema al usar una funcionalidad, necesitará soporte. Por lo que debes verificar qué tipo de asistencia se incluye con la suscripción y las horas de disponibilidad.

Si está disponible, lea la documentación de soporte, las preguntas frecuentes y otras ayudas (blog, bases de conocimiento e incluso videos de capacitación en línea).

Resumen del artículo

Con lo comentado en este artículo y en el anterior, te hemos dado pautas sobre 2 CRM, que tienen buena calificación dentro de la amplia gama existente en el mercado. Los ejemplos de proyectos permiten distinguir diferencias, tal como lo vimos.

Nos centramos en Vtiger CRM e Insightly en particular, porque disponen de un módulo de proyectos. Aspecto importante para el caso de empresas consultoras.

¿Cuál es el mejor? – En general, ambos cumplen los requerimientos principales de una empresa que necesite gestionar la relación con sus clientes y controlar proyectos que nacen de las oportunidades.

Sin embargo, desde nuestro punto de vista, la versión probada de Vtiger CRM, toma ventaja por la sencillez de la interfaz de usuario. La disponibilidad inmediata de la información es un elemento clave, que aunque Insightly también la tiene, parece mejor administrada por Vtiger CRM.

Si estás buscando un CRM o consideras implementarlo en el futuro, recuerda que debes dedicar tiempo a probar y elegir la herramienta que más se adapte a tu tipo de negocio.

Algunos criterios que comentamos en diversos artículos son:

  • Facilidad de uso y adaptabilidad en dispositivos móviles
  • Costo por usuario, con implementación por módulos
  • Soporte disponible
  • Integración con otras aplicaciones
  • Satisfacción de los requerimientos específicos de la empresa
  • Manejo de la seguridad
  • Perfiles de usuario para dar visibilidad al cliente, si fuera necesario (caso de consultoras)

La inversión de recursos en la selección de la mejor herramienta para tu empresa tendrá un retorno invaluable. Si no tienes experiencia o nunca has comprado software, te recomiendo buscar apoyo.

En parte, ese es el propósito de la serie de artículos relacionados con los CRM, tomando como base la experiencia de Geosama.

¡Hasta pronto!

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