Eficiencia y productividad en pymes. Paso 4: mejora continua

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La eficiencia y productividad en las pymes debe ser un objetivo permanente para el empresario y su equipo. Sin duda, es un pilar sin el que una empresa difícilmente será sostenible en el mediano o largo plazo. Y el paso 4 para lograr la eficiencia y productividad lo relacionamos con la mejora continua. Es el tema que abordamos en esta entrega ¡Bienvenidos(as)!

En 3 artículos previos hablamos de eficiencia operativa en pymes, con énfasis en 3 aspectos: foco, control y colaboración. Al final te dejamos los enlaces a los mismos. Es claro que todos estos elementos están relacionados entre ellos. Y de manera particular, con la mejora continua.

Te preguntarás sobre el por qué hablamos de foco, control, colaboración y mejora continua. La razón es que estos son los pilares del modelo del Índice IDEAL (Eficiencia Empresarial), sobre el que encuentras diversos artículos en este blog.

Gestionar Fácil.

Al hablar del tema de la gestión de mipymes (micro, pequeña y mediana empresa), es necesario considerar perspectivas y enfoques diferentes. Entre otras razones, porque hay diferentes tipos de empresa, además de que cada empresario es “único”, al igual que su organización empresarial.

Eficiencia y productividad en pymes. Paso 4: mejora continua
Eficiencia y productividad en pymes. Paso 4: mejora continua

Es claro que una empresa de éxito mejora continuamente, lo que debe ser a su vez una característica del propio empresario. Y esto aplica en todas las etapas o en todo el ciclo de vida de la empresa.

Eficiencia y productividad en pymes

Eficiencia y productividad son dos conceptos esenciales en toda empresa. ¿Qué empresario no desea que su organización sea eficiente? ¿Qué empresario no desea alcanzar la máxima productividad en su organización?

La productividad puede medirse tanto en relación con la totalidad de insumos empleados como con alguno en particular. Recordemos que, en general, los insumos se dividen en materiales, máquinas y mano de obra.

Además, dentro del concepto de productividad existen una serie de términos que hay que tomar en cuenta. Ejemplo de ellos son: tecnología, organización, relaciones laborales, condiciones de trabajo y calidad.

Por otra parte, los 3 conceptos: productividad, eficacia y eficiencia, deben ir de la mano, según los objetivos que persiga la empresa. Para algunos expertos, la productividad es la diferencia entre eficiencia y eficacia, por lo que en una misma empresa existirán áreas funcionales con diferentes niveles de productividad.

Gestionar Fácil.

Pero en términos básicos podemos decir que eficiencia es “hacer más con menos”. En administración (management) se entiende que la eficiencia se logra cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo; o cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.

Eficiencia y productividad en pymes. Paso 4: mejora continua
Eficiencia y productividad en pymes…

Y una condición para lograr la eficiencia y productividad en una mipyme es aplicar la mejora continua. Siempre con planes que apunten a objetivos claros y medibles. Objetivos alineados con la misión de la empresa.

Foco, control y colaboración

No podemos hablar de mejora continua sin antes asegurar el foco, el control y la colaboración. Por ejemplo, no es exagerado decir que hay empresarios que pierden el foco sin darse cuenta. Acuerdan con su equipo una línea de acción y luego están destinando recursos para acciones diferentes a las previstas.

Es por tal motivo que antes de hablar de las características de una empresa exitosa, debemos considerar las de un  empresario exitoso:

  • Sabe a dónde quiere llegar. Es decir, tiene la misión y visión claras.
  • Busca información todos los días; compara y aprende sin descanso.
  • Aprende a delegar y a gestionar las tareas del equipo.
  • Planifica para el corto, mediano y largo plazo.
  • Desarrolla capacidades para gestionar problemas y riesgos.
  • Sabe comunicar lo que quiere lograr. Comparte sus ideas, las somete a la crítica. Transmite seguridad y entusiasmo.

De cara al cliente interno y externo, el empresario exitoso fomenta el control de las actividades y la colaboración tanto a nivel de equipos como respecto a la gestión de la información. De estos temas hablamos en las entregas anteriores, cuyos enlaces los consigues al final del artículo.

Eficiencia y productividad. Mejora continua

En las primeras etapas de la empresa, la eficiencia y productividad la podemos apalancar trabajando en la mejora continua de las diversas áreas funcionales. En particular, de las áreas básicas que toda empresa debe desarrollar desde su puesta en marcha. Estas son:

Área Dirección Estratégica:

  • Misión, visión y valores. Tener a la vista y socializar estos 3 elementos garantiza que el equipo mantenga el foco en lo importante, minimizando la dispersión. Al tener el foco en lo importante podrá proponer mejoras puntuales que aumenten la productividad.
  • Vigilancia del entorno. Cuando la empresa ha recorrido varias etapas, no es un lujo aplicar prácticas para recopilar la información del entorno. Esta práctica aportará datos valiosos al equipo, lo que puede dar lugar a cambios con alto impacto.

Área Marketing y Ventas:

  • Venta del producto o servicio. Esta gestión implica el análisis de ventas, las cuotas de ventas, la disponibilidad de herramientas de apoyo para el proceso, etc.
  • Relación con clientes. Esta subárea es clave para mejorar los ingresos de forma constante. Implica identificar a los clientes, aplicar criterios de segmentación, conocer los hábitos de compra, etc. Es un aspecto susceptible de mejora continua, con pequeños pasos a la vez.
  • Campañas comerciales. En muchas empresas las campañas comerciales son un medio clave para generar ventas. Lo esperado es que el empresario y su equipo apliquen campañas para atraer prospectos, midan el resultado y mejoren en las siguientes. La mejora continua debe alimentarse de lecciones aprendidas.
  • Distribución del producto. Unas empresas más que otras, necesitan contar con varios canales de distribución. Estos deben ser medidos en función de su volumen de ventas, garantizando así su eficiencia.
Ventas y marketing es un área que demanda mejora continua en todas las etapas
Ventas y marketing es un área que demanda mejora continua en todas las etapas
  • Desarrollo de productos/servicios. Para mejorar la oferta de productos y servicios, los colaboradores deben actuar como antenas, escuchando a los clientes. Estos son una fuente de datos que, bien aprovechados, permiten crear o modificar la oferta de la empresa.

Área Producción y Operaciones:

  • Realización del producto o prestación del servicio. En este aspecto, siempre habrá oportunidad de mejorar, al poner atención en el proceso. Es claro que en muchos casos, debemos apoyarnos en métricas para conocer y tener evidencia de cómo mejorar y evidenciar que los cambios tienen el efecto esperado.
  • Manejo de inventarios de materia prima y productos terminados. Un proceso productivo eficiente va de la mano de una óptima gestión de inventarios. No es necesario señalar que este es un punto clave en algunos tipos de empresas, y que siempre será susceptible de mejora.
  • Gestión de proveedores. Dentro del área de operaciones, la gestión de proveedores es un elemento crucial. En muchos casos, la calidad de sus insumos determina la calidad del producto o servicio de nuestra empresa. Así que es un área a la que debemos prestar atención. Inclusive, podemos influir en su calidad y confiabilidad a partir de una relación ganar-ganar.
  • Gestión del nivel tecnológico de equipos y maquinaria. Según sea el tipo de empresa, este aspecto puede ser esencial para mantener el crecimiento y el éxito del negocio. La actualización tecnológica, apoyada por la vigilancia del entorno, es parte en muchos casos de la mejora de la eficiencia y productividad.
Mejorar continuamente en el área de producción y operaciones es propio de empresas exitosas
Mejorar continuamente en el área de producción es propio de empresas exitosas

Área Administración:

Para nosotros, esta área involucra procesos de apoyo clave en toda organización. En una empresa con cultura de mejora continua, estos procesos son tan importantes como los de la cadena productiva o procesos medulares. Podemos incluir en ella las siguientes subáreas:

  • En primer lugar, la facturación y seguimiento a las cuentas por cobrar. El empresario y su equipo deben realizar seguimiento a estos aspectos, para asegurar finanzas sanas.
  • En segundo lugar, la organización de actividades y la estructura funcional. Debe existir claridad sobre la organización, las áreas funcionales, roles y responsables de los puestos de trabajo. Y la forma en que se delegue en los colaboradores. Pequeños cambios pueden aportar grandes mejoras; cambios que pueden venir de los propios colaboradores.
  • En tercer lugar, la gestión de la información y comunicación. La información debe ser vista como un activo. Para ello hay que disponer de herramientas que faciliten, además, el control y la colaboración en su gestión.
  • En cuarto lugar, la calidad de procesos, productos y servicios. Realizar mejoras (que pueden ser pequeñas), en procesos, productos y servicios, nos puede llevar a la diferenciación mientras logramos la satisfacción del cliente.
  • Y por último, métricas e indicadores de gestión. Tener métricas e indicadores para evaluar las áreas de la empresa es un elemento clave que orienta la toma de decisiones. Además, da luz sobre dónde aplicar mejoras para conseguir la eficiencia y productividad.
El control de la facturación y de las cuentas por cobrar es clave en toda empresa

Con relación al área de talento humano, algunos puntos que demandan mejora continua son:

  • Asegurar las competencias técnicas y sociales del equipo.
  • Aplicar incentivos y beneficios que minimicen la rotación del personal.
  • Capacitar y formar tanto en el área técnica como en habilidades blandas.
  • Mantener un buen clima organizacional, sin lo cual la eficiencia y productividad se verán comprometidas.

¿Cómo cambiar a una cultura de mejora continua?

Con relación a una cultura de mejora continua, los comportamientos más importantes que la influencian son principalmente 5. A estos los describimos a continuación.

1. Asegurar que todos los involucrados entienden los problemas:

En primer lugar interesa que el equipo aprenda a enfocar y entender los problemas. Sin duda, esto se logra con la práctica. Una forma básica es crear un esquema para cada problema que se quiere resolver. Luego, los colaboradores deben practicarlo y compartirlo. Este esquema puede ser en una hoja que refleje elementos como:

  • cuál es el problema y el objetivo a lograr;
  • el alcance que debe de tener la solución;
  • cómo medimos o verificamos que resolvimos el problema, y
  • una lista de beneficios al resolver el problema (¡mejor si se cuantifica en dinero!).

Un esquema con esta información nos asegura que todos entendemos lo que queremos resolver. Al dominar esta práctica, el tiempo requerido es mínimo. Y por otra parte, hace visible los aportes de nuestro trabajo.

2. Mejorar con base en procesos:

Como sabemos, la mejora continua implica que tienes algo sobre qué trabajar. En muchas ocasiones, la solución de un problema radica en definir el proceso que se debe seguir y capacitar a los colaboradores en cómo seguirlo. Aplicar el concepto de proceso nos dará una “estructura” para aplicar mejoras de manera ordenada y sistemática.

3. Identificar las causas raíces:

En tercer lugar, podemos aplicar principios básicos para identificar las causas de los problemas. Un problema tiene causas y soluciones.

Eficiencia y productividad en pymes. Paso 4: mejora continua
Eficiencia y productividad en pymes. Paso 4: mejora continua

El mundo en que vivimos en más complejo cada vez. Los problemas pueden tener muchas posibles causas y también muchas posibles soluciones. En tal sentido, debe ser una práctica arraigada en la resolución de problemas, dialogar sobre todas las causas y las soluciones que podemos implantar.

Además, podemos aplicar técnicas según el caso para que el proceso sea de la mayor calidad posible. Una sencilla y práctica es la técnica “brainstorming“. En cualquier caso, la creatividad y el pensamiento crítico pueden ser suficientes para identificar las causas raíces.

4. Implantar soluciones con el mayor impacto posible:

Por otra parte, es casi seguro que tengamos soluciones alternativas para un problema, por lo que debemos aplicar la de mayor impacto. Por supuesto, no podemos olvidar los costes y limitaciones. Así que debemos hacer un “balance” para aplicar la solución de mayor impacto al menor coste posible.

Es claro que todo esto depende de la etapa en que se encuentre la empresa. Es decir, no es lo mismo estar facturando para sobrevivir que estar en la etapa de funcionamiento óptimo. Pero lo que sí es posible en cualquier caso, es aplicar cambios para hacer las cosas mejor todos los días.

¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua…? ¡Hoy!
¿Cuándo iniciar el proceso de mejora continua…? ¡Hoy!

5. Establecer un plan de seguimiento:

Cuando la pyme se enfoca en la eficiencia y productividad, aplicando un plan de mejora y el cambio de prácticas, es necesario el seguimiento. Es decir, si no hay un plan de seguimiento y control, muchos colaboradores estarán tentados a regresar a las viejas prácticas, por el tema de la resistencia al cambio.

Por supuesto, el camino no es fácil. Pero precisamente la mejora continua implica cambiar con “pequeños” pasos, en forma sistemática y controlada, hasta convertir a la empresa en un “sistema de mejora continua” en sí misma.

Comentario para finalizar

En fin, sobre eficiencia y productividad encontramos información en cantidades abrumadoras. Pero la clave está en que una empresa se hace más eficiente y productiva cuando asume cambios en la práctica diaria, para hacer las tareas cada vez mejor. No es necesario destinar muchos recursos a tal propósito, si logramos una cultura en la que la calidad sea un valor compartido.

Para lograr la práctica de la mejora continua puedes aplicar uno u otro método. Por otra parte, para poner en práctica la mejora continua en una empresa hace falta:

  • Revisar la misión y visión.
  • Definir objetivos generales a largo plazo.
  • Definir objetivos específicos para el año en curso.
  • Establecer objetivos por áreas funcionales.
  • Definir objetivos individuales.
  • Definir indicadores sobre los objetivos establecidos.

La consecución de cada uno de los objetivos irá llevando hacia el logro de los otros. Desde los «pequeños» hasta los «grandes». Por ello es importante que los objetivos individuales (más concretos) puedan ser medidos; de esta forma controlamos que se esté avanzando en la dirección correcta.

¡Muchas gracias por leernos!

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