Eficiencia operativa en las pymes. Paso 1: mantener el foco

. Jul 17, 2019.

La eficiencia operativa o eficiencia operacional debe ser un objetivo en toda organización, del tipo que sea. Pero en el caso de las pymes, es un pilar sin el cual, la empresa difícilmente será sostenible en el mediano o largo plazo. Y el paso 1 para lograr la eficiencia es saber mantener el foco. Este es el tema que abordamos en esta entrega. ¡Bienvenidos(as)!

Como sabes, el cumplimiento de las metas en las áreas no garantiza que las actividades se estén desarrollando de manera eficiente. Un supermercado puede superar las metas en ventas todos los meses y, sin embargo, ser muy poco eficiente en el manejo del inventario. Por ejemplo, puede incurrir en costes por fallas o por productos averiados debido a malas prácticas en su manipulación.

En este caso, el proceso de gestión del inventario no es eficiente. Por lo tanto, si el empresario se queda solo con el cumplimiento de la meta de ventas, sin foco en el proceso, perderá la oportunidad de detectar puntos débiles susceptibles de mejora.

Es muy probable que ya conozcas el modelo Índice Ideal o índice de eficiencia empresarial que proponemos en este blog. Este se basa en 4 áreas: foco, control, colaboración y mejora continua. Como vemos, el “foco” (ver Eficiencia Empresarial. Medición con el ÍNDICE lDEAL), es uno de los pilares, pues sin él será difícil alcanzar metas y tener logros tangibles.

Eficiencia operativa en las pymes. Paso 1: mantener el foco
Eficiencia operativa en las pymes. Paso 1: mantener el foco

Es claro que una empresa de éxito pone el foco en lo importante, lo que debe ser a su vez una característica del empresario, en cualquiera de las etapas en que esté la empresa.

Eficiencia operativa en las pymes

Eficiencia: “hacer más con menos”. En administración (management) se define la eficiencia como la relación entre los logros conseguidos con un proyecto y los recursos utilizados en el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O en otras palabras, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.

Y una condición para lograr tal eficiencia es saber en qué poner el foco y evitar la dispersión. Podemos decir que mantener el foco es “pensar en“ y “ejecutar actividades” que apunten a objetivos claros. Objetivos que deben estar alineados con la misión de la empresa.

No es exagerado decir que hay empresarios que pierden el foco sin darse cuenta. Por ejemplo, acuerdan con su equipo una línea de acción, establecen compromisos, etc., y luego están destinando recursos para acciones muy diferentes a las previstas. En tal sentido, vale la pena señalar que un empresario exitoso tiene ciertas características:

  • Sabe a dónde quiere llegar. Tiene la misión y visión claras.
  • Busca información constantemente. Compara y aprende.
  • Delega y sabe gestionar las tareas.
  • Planifica para el corto y mediano plazo.
  • Corre riesgos, pero con capacidad para gestionar problemas.
  • Comunica lo que quiere lograr, comparte sus ideas y transmite seguridad y entusiasmo.

De cara al cliente, cuando el empresario hace y entrega un poco más de lo que su cliente pide, supera las expectativas. Y cuando lo hace, genera un “diferencial” frente al cliente. ¡Es la diferencia que hace la diferencia! Es un empresario con foco.

Eficiencia operativa en las pymes. Paso 1: mantener el foco
Eficiencia operativa en las pymes. Paso 1: mantener el foco

A propósito de mantener el foco, el exitoso Stephen Richards Covey expresó, en forma recursiva: “la cosa más importante es mantener la cosa más importante como la cosa más importante”.

S. R. Covey

¿En qué poner el foco para lograr la eficiencia operativa?

En las primeras etapas de la empresa, la eficiencia operativa la podemos centrar, en parte, colocando el foco en las áreas funcionales siguientes:

Área dirección estratégica:

  • Foco en la misión, visión y valores. Socializar estos 3 elementos garantiza que el equipo mantenga el foco en lo importante, minimizando la dispersión del esfuerzo y de recursos.
  • Foco en el entorno. Cuando la empresa ha recorrido varias etapas, no es lujo aplicar prácticas para recopilar la información del entorno. Poner el foco en ello aportará información muy valiosa a la organización.

Área ventas y marketing:

  • Foco en la venta del producto o servicio. Esta gestión implica el análisis de ventas, las cuotas de ventas, la disposición de herramientas de apoyo para el proceso, etc.
  • Foco en la relación con clientes. Implica identificar a los clientes, aplicar criterios de segmentación, conocer los hábitos de compra. Además, establecer una relación óptima para lograr clientes fieles y promotores.
  • Foco en campañas comerciales. En muchas empresas, las campañas comerciales son un elemento clave. En tal sentido, lo esperado es que el empresario y su equipo apliquen campañas para atraer prospectos. Y luego, implementen las fases del embudo de ventas, hasta lograr la conversión.
  • Distribución del producto. Unas empresas más que otras, necesitan contar con varios canales de distribución. Estos deben ser medidos en función de su volumen de ventas, garantizando así su eficiencia.
Ventas y marketing es un área que demanda "foco" en todas las etapas
Ventas y marketing es un área que demanda «foco» en todas las etapas
  • Foco en el desarrollo de productos/servicios. En este aspecto, el foco debe ponerse en la creación de nuevos productos o el mejoramiento de los existentes. Para lo cual, los colaboradores deben actuar como antenas de negocio, escuchando al cliente.
  • Foco en la fijación de precios, en función de las variables claves en el sector.

Área producción y operaciones:

  • Foco en la realización del producto o prestación del servicio. En este aspecto, el foco debe estar en el proceso, apoyado en métricas para conocer y tener evidencia de cómo va mejorando.
  • Foco en el manejo de inventarios de materia prima y productos terminados. Un proceso productivo va de la mano de una óptima gestión de inventarios. No es necesario señalar que este es un punto clave en algunos tipos de empresas.
  • Gestión de proveedores. En todos los casos, la gestión de proveedores es crucial para la empresa. Así que es un área a la que debemos prestar atención. Las compras o requerimientos de servicios se realizan en función de la calidad y confiabilidad de los proveedores.
  • Foco en la gestión del nivel tecnológico de equipos y maquinaria. Según sea el tipo de empresa, este aspecto puede ser esencial para mantener el crecimiento y el éxito del negocio.

Área administración:

Dentro de esta área involucramos procesos de apoyo clave en toda organización. Aquí vale la pena señalar que en muchos casos, por no tratarse de procesos medulares, el empresario suele no poner el mismo empeño en estas actividades.

Sin embargo, son tan importantes como todos los demás, pues hacen viable las operaciones que dan cuenta de la existencia de la empresa. Podemos incluir en ella las siguientes subáreas:

  • Organización de actividades y estructura funcional. Debe existir claridad sobre la organización, las áreas funcionales, roles y responsables. Y la forma en que se delegue en los colaboradores.
  • Gestión de información y comunicación. El foco en la información vista como un activo es clave. Para ello hay que disponer de herramientas que faciliten, además, el control y la colaboración.
  • Foco en la calidad de procesos, productos y servicios. Realizar mejoras (pequeñas, al menos), no solo a lo interno sino también de cara al cliente.
  • Foco en indicadores de gestión. Tener métricas e indicadores para evaluar las áreas de la empresa orienta la toma de decisiones.
  • Control de la facturación y seguimiento a las cuentas por cobrar. El empresario y su equipo deben realizar seguimiento a las cuentas por cobrar. También tomar decisiones y aplicar controles sobre las mismas, para mantener un flujo de caja óptimo.
Todo empresario exitoso tiene control de la facturación y de las cuentas por cobrar

Con relación al recurso humano, algunos puntos que demandan foco son:

  • Asegurar las competencias técnicas y sociales del equipo.
  • Aplicar incentivos y beneficios.
  • Capacitar y formar (programas articulados de capacitación técnica y de habilidades blandas).
  • Mantener un buen clima organizacional.

Características de empresarios que no pierden el foco

1. Comportamiento con foco en la misión:

El empresario gestiona y toma decisiones sin perder de vista la misión. La dinámica en una empresa en desarrollo puede llevar a asignar el esfuerzo a actividades que se alejan de la misión. Sobre todo, si esta no es clara y no está socializada. Es más común de lo que crees.

De hecho, hay organizaciones que cambian su misión, a veces, sin darse cuenta. Es por ello que el área funcional dirección estratégica sugiere revisar y ajustar periódicamente, si es el caso, la misión y la visión.

2. Fórmula para avanzar por las etapas:

Cada empresa debe tener una “fórmula” para crecer y avanzar por las etapas. Mantener el foco en cada etapa permite saber qué “botones pulsar” para crecer. Si no tienes claridad de qué botones pulsar, es necesario que los defina. En el caso en que los tenga, debes trabajar en función de ellos, activarlos. Si están activados, es necesario ir calibrando las áreas funcionales para mejorar la eficiencia.

3. Estrategias de mercadeo y venta:

Conseguir clientes es condición “sine qua non” para avanzar. Esto requiere que exista una alineación estratégica entre los productos y servicios ofertados, con el mercado que atiendes. Desarrollar el área funcional de mercadeo y venta es un propósito en todo tipo de empresa.

4. Control de las finanzas:

Contar con una estrategia financiera de manejo del flujo de efectivo, de inversión y de crecimiento, es clave para todo empresario exitoso. Por otro lado, debe tener foco en la gestión de los gastos para mantener los márgenes.

Como sabes, en el área de contabilidad y finanzas un aspecto importante, que desarrolla una empresa en la etapa de funcionamiento estable u óptimo, es el análisis de costes. Conocer la estructura de costes permite mejorar otras áreas, con impacto en las finanzas de la empresa.

5. Capacitación para alcanzar la eficiencia empresarial

Los empresarios, aun con mucha experiencia, saben que la capacitación es un elemento permanente. La capacitación debe conllevar a la creación de competencias, que solo se consolidan con la práctica.

En tal sentido, el empresario y su equipo deben capacitarse no solo en tecnología, sino también en competencias como comunicación y trabajo colaborativo. Estas últimas son esenciales para el crecimiento. No habrá valor agregado sin capacitación continua, en competencias técnicas y en habilidades interpersonales.

Eficiencia operativa en las pymes, para mantener el éxito
Eficiencia operativa en las pymes, para mantener el éxito…

Evaluación de cómo está el “foco” en tu empresa:

Respecto al índice de eficiencia empresarial, el área “foco” es uno de los pilares, tal como se señala en el artículo compartido arriba. En función de lo indicado allí, te invitamos a revisar cómo está el “foco” – en términos generales – en tu empresa:

  • Si las actividades que estás desarrollando no apuntan a la misión, entonces no tienes “foco”. Por lo tanto, le asignamos 0 puntos.
  • Si en la empresa estás intentando aprovechar oportunidades sin estar consciente del “coste de oportunidad”, le asignamos 0,5 puntos.
  • Si tienes claro lo que quieres y lo haces, pero no lo has plasmado, es decir, aún no planificas; le asignamos 1 punto. El “foco” alcanzado se puede perder en cualquier momento.
  • Cuando en la empresa hay un plan definido, que aún no se demuestra en la práctica o no se ha implementado, le asignamos 1,5 puntos.
  • Si en la empresa hay orientación hacia la misión y visión, y algunos procesos están alineados con dicha orientación, le asignamos 2 puntos.
  • Finalmente, si en la empresa tienes planes y objetivos bien enfocados, además de procesos, ambiente y cultura apuntando hacia la misión y visión, le asignamos 2,5 puntos.

Con base en lo señalado, es tiempo de responder a la pregunta: ¿cómo está la eficiencia operativa en tu empresa? ¿Y cómo está el “foco”?

La gente piensa que enfocarse significa decir sí a aquello en lo que te enfocas, pero no es así. Significa decir no a otras cientos de ideas buenas que hay.

Steve Jobs

Para finalizar: mantenga el foco sin perder de vista el entorno

Un elemento que no podemos pasar por alto, dentro de los tantos que hay en gestión de empresas, es el entorno. Para muchos, el análisis del entorno es una actividad que deberá realizarse en etapas tempranas, en unas empresas más que en otras.

El análisis del entorno implica no solo mirar a la competencia; en realidad, es mucho más que eso. Implica estar atentos a nuevas tecnologías, mejoras e innovaciones, productos sustitutos, etc.

Así que el foco no es solo respecto al interior de la empresa. También hay que mirar al exterior, mirar el entorno. Aprender de él para asegurar y mantener un producto o servicio competitivo.

La mayoría de las cosas que decimos y pensamos no son esenciales. Si las puedes eliminar, tendrás más tiempo y tranquilidad. Pregúntate en cada momento: ¿es esto necesario?

Marco Aurelio.

¡Muchas gracias por leernos!

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