Delega actividades y organiza los puestos de trabajo (2/2)

Delega actividades y organiza los puestos de trabajo de tu empresa. ¿Sabes cómo lograrlo?

Pues, es una habilidad fundamental en un líder, que le permite asignar tareas y responsabilidades a sus colaboradores, para aumentar la productividad y eficiencia organizacional a partir de la planificación. Por ello, te recomiendo revisar el siguiente video cuando puedas:

Cuando se delega actividades y organiza los puestos, el directivo transfiere la supervisión de las tareas a un colaborador, que tiene la confianza y habilidades necesarias para realizarlas.

De esta manera, el líder puede centrarse en otras responsabilidades importantes, mientras que el colaborador tiene la oportunidad de aprender a delegar tareas y desarrollar nuevas habilidades de liderazgo.

La delegación también ayuda a cumplir los plazos y metas establecidas, ya que se asignan responsabilidades claras con un marco de tiempo definido.

Sin embargo, para implementar con éxito la delegación, es esencial definir los valores de la empresa, evaluar cada puesto de trabajo, registrar los asuntos relacionados con valores y puestos de trabajo en Platzilla, y realizar una versión preliminar de “personas correctas en sitios correctos”.

Si se aprende correctamente a delegar, la organización puede alcanzar un mayor rendimiento y éxito en el logro de sus objetivos.

Por esta razón, en esta segunda entrega del tema “Delegar tareas y organizar puestos (crear, promover, despedir)”, como parte de la directriz de crecimiento interno de una empresa, tendrás los detalles de 4 acciones adicionales para desarrollar el crecimiento interno en la empresa, fíjate:

  • Definir los valores de la empresa
  • Realizar una versión preliminar de “personas correctas en sitios correctos”
  • Registrar en Platzilla asuntos relacionados con valores y puestos de trabajo
  • Evaluar cada puesto de trabajo

Iniciemos…

Clave: Delega actividades y organiza los puestos de trabajo

Una de las formas de ser más eficaces y tomar decisiones en la organización del trabajo es mediante la delegación de funciones.

Para ello, es importante diseñar y documentar los procesos para asegurarse de que todos los miembros del equipo estén alineados y tengan claros sus roles y responsabilidades.

Definir los valores de la empresa, también, es fundamental para que los diferentes puestos de trabajo estén orientados, de modo específico, hacia los mismos objetivos y se cree un ambiente de trabajo coherente.

En este sentido, es recomendable efectuar una versión preliminar de “personas correctas en sitios correctos”, es decir, asignar a cada trabajador, y, conceder, un puesto adecuado a su perfil y habilidades.

Para llevar un mejor control de todo este proceso, se recomienda registrar en plataformas digitales y software de gestión como Platzilla todos los asuntos relacionados con los valores y cada puesto de trabajo.

Por último, es relevante evaluar cada puesto de trabajo para asegurarse de que se están cumpliendo los objetivos establecidos y que la empresa está siendo lo más eficaz posible.

Y, aquí te dejo un resumen de las 9 iniciativas para delegar tareas y organizar los puestos de trabajo de tu empresa, estas son:

Delega actividades y organiza los puestos de trabajo (2/2) 0

Sí. En la primera parte te expliqué en qué consisten las primeras 5 iniciativas, de la estrategia de “Delegar y organizar puestos”. Te las listo: 

  1. Aplicar la Matriz Eisenhower (priorizar tareas)
  2. Asignar tareas administrativas delegables
  3. Automatizar operaciones con platzilla
  4. Diseñar y documentar procesos
  5. Definir roles de la empresa por responsabilidades

Y, te invito a leer nuestra primera parte del tema: Cómo delegar tareas y organizar los puestos en una pyme (1/2).

4 acciones de crecimiento interno: Delega actividades y organiza los puestos de trabajo

Ahora detallemos las 4 acciones adicionales, que te ayudarán al crecimiento interno de tu empresa:

6. Definir los valores de la empresa

A la hora de delegar tareas o responsabilidades, es esencial saber en quién confiar. Una iniciativa crucial a considerar es definir los valores de la empresa.

Esta tarea consiste en establecer una serie de principios que guíen la cultura y el comportamiento de la organización.

Definir los valores de la empresa es fundamental, puesto que te permite crear un sentido de identidad, fortaleces la ética empresarial y facilitas la toma de decisiones en el día a día. 

Si quieres aplicar esta acción en tu empresa, debes considerar en qué etapa te encuentras.

Por ejemplo, si todavía estás en la fase de creación o de “puesta en marcha”, quizás sea el momento perfecto para establecer los valores corporativos.

Si, en cambio, ya tienes una empresa en funcionamiento estable u óptimo, es necesario que revises si tus valores actuales todavía son válidos y aplicables. 

Para asegurarte de delegar en las personas correctas, hay ciertas claves que debes tener en cuenta.

  • En primer lugar, debes evaluar la experiencia y habilidades de cada miembro de tu equipo.
  • Asimismo, es fundamental que quien delegues tenga un compromiso con los valores de la empresa.
  • También, es necesario establecer metas claras y ofrecer apoyo y retroalimentación constante.

Con estas claves en cuenta, podrás delegar responsabilidades de manera efectiva y eficiente. 

7. Realizar una versión preliminar de “personas correctas en sitios correctos”

Saber en quién delegar es crucial para garantizar el éxito de cualquier empresa.

Por esta razón, es crucial llevar a cabo una versión preliminar de la iniciativa “personas correctas en sitios correctos”.

Esta iniciativa tiene como objetivo identificar a las personas más adecuadas para desempeñar cada tarea en la empresa, con el fin de maximizar su potencial.

Es importante realizar esta versión preliminar, ya que permite prevenir problemas futuros y asegurarse de que cada empleado tenga las habilidades adecuadas para desempeñar su trabajo con éxito.

Para implementar esta iniciativa en tu empresa, debes evaluar cuidadosamente las habilidades y competencias de cada empleado.

Además, es relevante tener en cuenta el historial laboral y las responsabilidades anteriores de cada empleado para determinar su capacidad para cumplir con las exigencias de su cargo actual.

Esta acción se aplica en cualquier etapa de una empresa, desde el inicio hasta la madurez.

Las claves para ejecutarla con éxito son:

  • Una cuidadosa evaluación de los empleados, 
  • Una planificación detallada 
  • Y, una comunicación clara y efectiva con todos los miembros de la empresa. 

8.  Registrar en Platzilla asuntos relacionados con valores y puestos de trabajo

A la hora de delegar, es importante saber en quién confiar para que las tareas se lleven a cabo de manera eficiente.

En este sentido, la iniciativa de Registrar en Platzilla asuntos relacionados con valores y puestos de trabajo puede ser de gran ayuda.

Esta herramienta permite registrar los valores que rigen la empresa, los perfiles de los empleados y los puestos de trabajo, entre otras cosas.

Al hacerlo, se puede tener una visión más clara de los recursos humanos disponibles y cómo se pueden aprovechar mejor. 

Es importante aplicar esta acción en una empresa porque ayuda a identificar cuáles son los empleados que tienen las habilidades necesarias para cada tarea, y a fomentar la colaboración y el trabajo en equipo.

Además, permite tener un mayor control y seguimiento de los empleados, así como una mejor gestión de las carreras profesionales. 

Esta iniciativa puede aplicarse en cualquier etapa de la empresa.

Desde el inicio, cuando se está construyendo el equipo de trabajo, hasta cuando se quiere optimizar los recursos humanos y maximizar la eficiencia de la empresa. 

Para ejecutarla con éxito, es importante contar con un equipo comprometido y motivado, y ser transparentes en la comunicación.

También, se debe estar dispuesto a escuchar las opiniones y sugerencias de los empleados, y a brindar capacitación y apoyo para que puedan desarrollar su potencial al máximo. 

9.  Evaluar cada puesto de trabajo

La iniciativa de evaluar cada puesto de trabajo es fundamental para saber a quién delegar y para organizar cada uno de los puestos de trabajo.

Consiste en analizar las habilidades y competencias de cada empleado, así como las tareas realizadas en su puesto de trabajo.

Esta evaluación permitirá determinar quiénes están capacitados para asumir nuevas responsabilidades y llevar a cabo ciertas tareas con éxito.

Evaluando cada puesto se puede conocer quiénes son los líderes y quiénes son los que necesitan más apoyo y formación.

Es fundamental ejecutar esta tarea, porque de esta forma, se podrán asignar roles de forma efectiva y maximizar la eficiencia en el equipo. 

Es relevante aplicar esta acción en cualquier empresa, independientemente del tamaño y la naturaleza del negocio.

Además, la evaluación puede realizarse en cualquier etapa de la empresa, ya sea en la fase inicial o en la etapa de crecimiento óptimo o expansión.

Al ejecutar la evaluación, algunos aspectos clave que deben tenerse en cuenta son:

  • Establecer criterios claros.
  • Definir los métodos de evaluación.
  • Otorgar retroalimentación a los empleados.
  • Y, crear un plan de acción para mejorar el rendimiento.

En conclusión, evaluar cada puesto de trabajo es fundamental para determinar quiénes son los más capacitados para asumir nuevas responsabilidades y delegar de manera efectiva.

Delega actividades y organiza los puestos de trabajo: Ejemplo Geosama

Para muchos empresarios, gestionar un equipo de trabajo puede ser una tarea desafiante, y, en Geosama se delega actividades y organiza los puestos de trabajo.

Y, ¿qué es Geosama?… ¡Fíjate!

delega actividades y organiza los puestos
Geosama delega actividades y organiza los puestos de trabajo de su consultora de Geología.

Sin embargo, es un deber de todo líder empresarial asegurarse del desarrollo profesional de su equipo de trabajo, delegar tareas y organizar puestos para que funcione de manera eficiente y productiva.

Y, esto lo tiene claro los socios de Geosama.

Aquí te presentamos cuatro tips para lograrlo…

  1. Desarrollar un plan para delegar tareas y organizar los puestos de trabajo en una consultora de geología.
  2. Definir los valores de la empresa. Es fundamental que los integrantes del equipo conozcan los valores de la empresa para orientar sus acciones y decisiones. Y, al respecto, precisaron los siguientes valores:
    1. Culto por la precisión.
    2. Confiabilidad.
    3. Calidad.
    4. Eficiencia.
  3. Realizar una versión preliminar de “personas correctas en sitios correctos”. Asignar tareas y responsabilidades de acuerdo a las fortalezas y habilidades de cada trabajador.
    • Por ejemplo, en el caso de Adriana, una de las socias, su fortaleza para el área administrativa fue clave desde los inicios de la empresa. Por ello, fue la persona correcta en el sitio correcto.
  4. Registrar en Platzilla asuntos relacionados con valores y puestos de trabajo.

Esta herramienta les ayudó a evaluar el rendimiento de cada colaborador y socio en relación con las responsabilidades y habilidades, relacionadas con el puesto de trabajo.

En fin, esta empresa de geología aplicó estas acciones, pudo evaluar cada puesto de trabajo para asegurarse de que los empleados estén en el lugar correcto y desempeñando las tareas que mejor se ajusten a sus habilidades.

Esto no solo mejoró la productividad de la empresa, sino que también aumentó la satisfacción y el compromiso de los trabajadores.

Conclusiones

La delegación de tareas es una habilidad importante para todo gerente o líder.

En nuestra primera entrega del tema y en esta segunda parte te expliqué de que tratan las acciones de la estrategia “delegar tareas y organizar los puestos de trabajo en una empresa”.

Te dejé las claves, la importancia, si aplica en tu empresa y en que etapa de crecimiento las puedes aplicar.

Recuerda son nueve iniciativas que te permiten organizar y delegar, de forma correcta, las tareas de tu empresa. 

Además, para delegar tareas de forma eficaz, es necesario seguir ciertos pasos:

  • Primero, asegúrate de que el empleado tenga las habilidades necesarias para realizar la tarea en cuestión.
  • Luego, comunica claramente la tarea y su plazo de ejecución.
  • Asegúrate de asignar la tarea de forma justa.
  • Por último, evalúe el desempeño del empleado después de completar la tarea. 

También, es crucial hacer el seguimiento del progreso y estar disponible para responder cualquier pregunta que tenga el empleado. 

Recuerda que la delegación de tareas puede ahorrar tiempo, aumentar la eficiencia y ayudar a desarrollar las habilidades de los empleados. 

Y, para organizar los puestos de trabajo, es necesario definir los valores de la empresa, realizar una versión preliminar de “personas correctas en sitios correctos”, registrar en un software de gestión como Platzilla, asuntos relacionados con valores y puestos de trabajo, para un mejor control; y, evaluar cada puesto de trabajo. 

Gracias por leernos.

Hasta la próxima.

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 46 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Instute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 12 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo Moya se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Creador de metodologías como Matriz estrella y experto en Jobs to be done y metodología Raíles. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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