Cómo delegar tareas y organizar los puestos en una pyme (1/2)

El arte de saber cómo delegar tareas y organizar los puestos, de forma eficaz, es esencial en la estructura de cualquier empresa, especialmente en una PYME, donde cada trabajador tiene múltiples responsabilidades.

Para empezar, es importante tener claro cuál es el objetivo de la tarea que vamos a delegar y cuál es la competencia de cada miembro del equipo para así poder asignar las tareas correspondientes de manera justa.

También, es recomendable establecer un plazo para la finalización de las tareas delegadas y hacer seguimiento de la misma para asegurarnos de que se estén llevando a cabo de forma correcta.

Además, es necesario empoderar a los empleados, delegándoles tanto la autoridad como la responsabilidad necesaria para que sigan adelante con su trabajo; y, es aquí, donde aprender a delegar te beneficiará en ese crecimiento empresarial.

En una pyme en particular, la organización de los puestos de trabajo puede ser clave para que todo fluya de forma óptima.

Una buena idea es establecer un organigrama que defina eficazmente las funciones de cada trabajador.

De esta manera, el personal sabrá quién reporta a quién y quiénes son sus responsables directos.

Por ello, que en la aplicación de la Directriz de crecimiento interno de una empresa nos encontramos con la estrategia: Delegar tareas y organizar puestos (crear, promover, despedir), que junto con sus 9 iniciativas podrás, de forma eficiente, delegar funciones en el trabajo y ordenar los puestos de tu empresa.

En esta primera parte, te expondré las primeras 5 iniciativas.

Y, para ello, es relevante que aprendas de que tratan, cuáles son las claves, si aplican para tu tipo de empresa y qué pasos debes seguir para la aplicación de las mismas.

Sin más, iniciemos

Delegar tareas y organizar los puestos de trabajo ¿Cómo lograrlo?

Delegar tareas y responsabilidades laborales es una estrategia importante para el crecimiento interno de una empresa y para optimizar su eficiencia.

Una forma de lograr esto es aplicando la Matriz Eisenhower, la cual ayuda a priorizar tareas para delegarlas adecuadamente.

También, es crucial asignar tareas administrativas delegables, y para optimizar la operación de la empresa, se pueden automatizar operaciones con herramientas como Platzilla.

Para delegar eficientemente, es necesario diseñar y documentar los procesos y definir los roles de la empresa según las distintas responsabilidades.

Además, se deben definir los valores de la empresa, y hacer una versión preliminar de “personas correctas en sitios correctos”, para poder registrar en Platzilla los asuntos relacionados con los valores y los puestos de trabajo.

Finalmente, se debe evaluar cada puesto de trabajo para asegurar que las personas adecuadas realicen las tareas adecuadas.

Te resumo las acciones que debes aplicar para saber, delegar el trabajo y organizar los puestos, fíjate:

cómo delegar tareas y organizar los puestos

En que consiste cada iniciativa de cómo delegar tareas y organizar los puestos

Veamos…

1. Aplicar la Matriz Eisenhower (priorizar tareas)

Delegar es un arte que no todos dominan y es fundamental para lograr la eficiencia y el éxito en cualquier proyecto.

Para saber en quién delegar es esencial aplicar la Matriz Eisenhower, la cual consiste en priorizar tareas según su relevancia y urgencia.

Esta herramienta te permite tener una visión clara de cuáles son las tareas más importantes y cuáles pueden ser pospuestas o delegadas a otra persona.

Es relevante aplicar esta matriz, ya que te permite hacer un buen uso de tu tiempo y recursos y así enfocarte en lo que realmente importa. 

Para ejecutarla, de forma correcta, hay que tener en cuenta varias claves:

  • La primera es establecer la diferencia entre lo importante y lo urgente.
  • Y, la segunda es tener una buena organización y planificación. 

Para ello, es fundamental hacer una lista de todas las tareas que tenemos que hacer y asignarles un grado de relevancia y urgencia.

La Matriz Eisenhower consiste en dividir las tareas en cuatro cuadrantes: urgente e importante, importante pero no urgente, urgente pero no importante y ni urgente ni importante.

De esta manera, al aplicar esta herramienta, podemos identificar en quién delegar y asignar las tareas de manera efectiva y eficiente.

Saber en quién delegar es fundamental para lograr nuestros objetivos y la aplicación de la Matriz Eisenhower es una herramienta clave para lograrlo.

2. Asignar tareas administrativas delegables

La asignación de tareas administrativas delegables consiste en otorgarle a alguien más la responsabilidad de llevar a cabo una tarea que se encuentra dentro de su capacidad y habilidades.

Esta es una acción valiosa porque permite liberar tiempo para tareas más importantes y a su vez, desarrolla habilidades en otros miembros del equipo.

En mi empresa sí aplicamos esta acción asignando tareas delegables a los miembros del equipo que muestren habilidades en áreas específicas.

Esta acción puede aplicarse en diferentes momentos, ya sea en una nueva contratación o una reorganización interna.

Para ejecutarla de modo exitoso, es clave:

  • Conocer las fortalezas y habilidades de cada miembro del equipo para poder asignarles tareas acordes a su capacidad.
  • También, es necesario establecer metas claras, plazos y objetivos para la tarea asignada.
  • Asimismo, es crucial llevar un seguimiento constante de la tarea delegada.
  • Y, brindar el apoyo necesario para asegurarse de que la persona asignada tenga los recursos que necesita para completar la tarea correctamente.

En resumen, delegar tareas administrativas es una acción clave en cualquier empresa, siempre y cuando se realice de manera efectiva y bien planificada. 

3. Automatizar operaciones con Platzilla

Saber en quién delegar es una tarea importante para lograr los objetivos de la empresa, y una de las formas de facilitar este proceso es automatizando las operaciones con el software de gestión, Platzilla.

Automatizar operaciones es necesario para mejorar la eficiencia en los procesos y reducir errores humanos, lo que se traduce en una disminución de costos y en una mayor productividad.

Si bien no todas las empresas necesitan automatizar todas sus operaciones, es considerable evaluar cuáles son las más críticas, y analizar si la implementación de software de gestión es necesaria.

Por lo general, las empresas que se encuentran en etapas de crecimiento o que tienen una gran cantidad de operaciones manuales pueden beneficiarse más de la automatización de procesos.

Para ejecutar con éxito la implementación de software de gestión, es esencial tener un buen equipo de expertos en tecnología, que conozcan las necesidades de la empresa y puedan proponer soluciones personalizadas.

También, es crucial que los empleados reciban una capacitación adecuada para utilizar la nueva herramienta, y que se realice un seguimiento constante para resolver cualquier problema que surja. 

4. Diseñar y documentar procesos

A la hora de delegar tareas y responsabilidades en una empresa, es necesario contar con un proceso claro y bien definido.

Por esta razón, diseñar y documentar los procesos es una tarea fundamental que debe efectuarse antes de llevar a cabo cualquier delegación.

¿En qué consiste este proceso? Se trata de establecer los pasos necesarios para llevar a cabo una tarea o proyecto, definir los objetivos, confiar roles y responsabilidades de cada miembro del equipo, así como especificar los procedimientos para llevarlo a cabo. 

Es importante diseñar y documentar los procesos para evitar confusiones, malentendidos y pérdida de tiempo.
Si te estás preguntando si es necesario aplicar esta acción en tu empresa, la respuesta es SÍ. 

Toda empresa, independientemente de su tamaño o sector, necesita contar con procesos documentados y claros para poder llevar a cabo su trabajo de una manera más eficiente.

Además, esta acción se puede aplicar en cualquier etapa de la empresa, desde el inicio hasta su consolidación.

Las claves para ejecutar esta tarea son:

  • Tener un enfoque claro y definido. 
  • Definir los objetivos de cada proceso.
  • Involucrar a todas las partes interesadas.
  • Documentar todo el proceso y asegurarse de que se comprenda por parte de todo el equipo.

Una vez que se han diseñado y documentado los procesos, es más fácil delegar tareas y responsabilidades, ya que todos los miembros del equipo saben cuál es su papel y conocen las pautas a seguir.

En resumen, diseñar y documentar los procesos es una tarea clave para delegar de manera efectiva en una empresa. 

5. Definir roles de la empresa por responsabilidades

A medida que una empresa crece, delegar tareas se vuelve cada vez más importante.

Definir roles por responsabilidades es una iniciativa que puede ayudar en este proceso.

Esta iniciativa consiste en establecer claramente quién es responsable de cada tarea, lo que ayuda a evitar confusiones y asegura que cada tarea se realice correctamente.

Es importante llevar a cabo esta iniciativa para que cada miembro del equipo se sienta valorado y tenga una idea clara de sus responsabilidades, y, una manera de motivar al equipo de trabajo. 

Además, esto permite que el negocio funcione de manera más eficiente y se obtengan mejores resultados.

Esta acción es aplicable en cualquier etapa de la empresa, desde una start-up hasta una empresa establecida.

Sin embargo, es importante que los roles se revisen y actualicen con regularidad para adaptarse a los cambios en la empresa; de modo que, el delegar las tareas, después, sea más fácil.

Las claves para ejecutar esta iniciativa son: comunicación abierta y transparente, definir claramente los roles y responsabilidades, establecer plazos claros para cada tarea y proporcionar capacitación y apoyo a los miembros del equipo para que puedan cumplir con sus responsabilidades con éxito. 

Ejemplo de cómo delegar tareas y organizar los puestos en una Consultora de Geología

Para Geosama, una correcta gestión de equipos de trabajo, se basa en tener en cuenta que, el deber empresarial es desarrollar un ambiente de trabajo eficiente y productivo para los empleados.

Antes de seguir conoce la empresa:

Cómo delegar tareas y organizar los puestos
Cómo delegar tareas y organizar los puestos de trabajo en Geosama

La forma práctica de lograr esto incluyó el desarrollo de las 5 primeras iniciativas de la estrategia “Delegar tareas y organizar los puestos de trabajo”, como consultora de geología.

En este sentido, aplicaron la Matriz Eisenhower para priorizar tareas y asignar tareas administrativas delegables, para evitar sobrecarga de trabajo en los miembros del equipo. 

Asimismo, realizó la automatización de operaciones, utilizando la herramienta de gestión Platzilla, donde llevan toda la parte administrativa de los clientes y la facturación.

Otra acción clave y de alta prioridad fue diseñar y documentar los procesos para evitar confusiones y malentendidos dentro del equipo.

Al respecto, documentaron el proceso de preparación de muestras geológicas, uno de los procesos más críticos en la consultora.

Finalmente, Geosama definió roles de la empresa por responsabilidades, para tener una mejor estructuración de las tareas y objetivos a lograr.

Geosama al aplicar estos tips, pudo lograr un ambiente laboral más productivo y fomentar el desarrollo profesional de los integrantes del equipo de trabajo.

Conclusiones

En fin, delegar tareas de forma eficaz resulta clave para que la empresa pueda alcanzar sus objetivos a corto y largo plazo de una manera óptima y eficiente. 

Por ello, es que hoy te dejé las 9 iniciativas, de mayor implicación, de cómo delegar tareas y organizar los puestos en una pyme, estas son:

  1. Aplica la Matriz Eisenhower para que priorices las actividades.
  2. Asignar tareas administrativas que puedan ser delegables 
  3. Automatiza las operaciones de tu empresa con el software de Gestión Platzilla. 
  4. Diseña y documenta los procesos de tu negocio.
  5. Define cada rol de tu pyme que sea por responsabilidades.
  6. Definir los valores de la empresa
  7. Precisa una versión previa de “personas correctas en sitios correctos” 
  8. Registra en Platzilla los asuntos relacionados con valores y con los puestos de trabajo.
  9. Evalúa cada puesto de trabajo oportunamente.

Ten en cuenta que, es importante evaluar cada puesto de trabajo para asegurarse de que se están cumpliendo los objetivos establecidos y que la empresa está siendo lo más eficaz posible.

En conclusión, delegar funciones y responsabilidades, de modo adecuado, ayuda a optimizar la operación de la empresa y a maximizar su crecimiento interno.

Y, poder delegar eficazmente implica saber aplicar estas iniciativas de la estrategia de “Delegar tareas y organizar puestos”, que incluye, crear puestos de trabajo,  promover a los colaboradores y por supuesto despedir.

Para cerrar, te invito a darle una lectura a las 7 estrategias adicionales, para que tu empresa crezca, de modo correcto, y maximiza la productividad: 8 estrategias e iniciativas de crecimiento interno para pymes.

Además te invito a consultar el post: Delega actividades y organiza los puestos de trabajo (2/2).

Gracias Por leernos.

Hasta la próxima.

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 46 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Instute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 12 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo Moya se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Creador de metodologías como Matriz estrella y experto en Jobs to be done y metodología Raíles. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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