Organización y control de tareas en una pyme

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¿Cómo organizar y controlar las tareas en una pyme? – En este artículo te enseñamos una forma de organizar y realizar el control de tareas en una pyme, con el módulo Calendarios de la Plataforma de Aplicaciones Platzilla. ¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre mejora continua y gestión empresarial!

[Vídeo: Casita de MÍA. Calendarios. Duración: 6’ 37″]

Para cumplir el propósito de esta entrega, nos apoyamos en la pyme La Casita de MÍA, sobre la que puedes conocer detalles accediendo a través de este enlace: La Casita de MÍA (venta de productos de chocolate).

(Transcripción del vídeo: calendarios en Platzilla)

Organización y control de tareas en una pyme

En este vídeo te explicamos algunas de las funcionalidades relacionadas con el calendario en la Plataforma de Aplicaciones Platzilla, para organizar y gestionar el control de tareas.

Es un tema importante en toda empresa y, en el caso particular de La Casita de Mía, es una de las funcionalidades más utilizadas por el equipo de trabajo.

Organización y control de tareas en una pyme

Ejemplo de calendario en Platzilla

María Valentina, administradora de la aplicación en la empresa, tiene registradas una serie de tareas en su calendario.

Tal como pueden ver, existen 3 tipos de tareas en Platzilla:

  • Llamadas
  • Reuniones
  • Actividades
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Tipos de tareas en el calendario

  • Las llamadas se muestran en color amarillo
  • Las actividades se muestran en color verde
  • Y las reuniones (equipo de trabajo o con clientes) se reflejan con un color morado
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Organización y control de tareas en una pyme

María valentina (y todos los usuarios), tienen la posibilidad de ver las tareas de los otros compañeros,  según la jerarquía de roles definida.

Ella (María Valentina) podrá ver todas las tareas registradas para cada uno de los miembros del equipo, por ser la administradora de la instancia La Casita de Mía. Tiene el máximo nivel en la jerarquía de roles.

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Usuarios en la instancia La Casita de MÍA

Tenemos también una vista de lista de tareas y otros calendarios que están relacionados con información de los diferentes módulos, como por ejemplo:

  • Clientes creados
  • Oportunidades creadas
  • Contratos de servicio en curso
  • Vencimiento de facturas
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Tipos de calendarios asociados a módulos

Nosotros podemos crear un calendario, para un módulo en particular, en función de alguna fecha que nos interese reflejar en la vista calendario. De esto hablaremos en otra entrega.

Crear una tarea…

Para generar una nueva tarea, hacemos clic en Crear tarea:

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Generar una tarea en el calendario

El formulario es bastante sencillo. Lo primero que seleccionamos es el tipo de tarea, por ejemplo, reunión, actividad o llamada; y definimos un asunto, puede ser una reunión semanal.

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Formulario para crear una tarea

Indicando los diferentes datos y elementos que nos pide el formulario:

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Descripción de la tarea

Luego podemos decidir a quién va asignada esta tarea, si es un grupo de trabajo o un usuario en particular. Por ejemplo, Comercial-1, compuesto por dos personas; Comercial-2, el equipo completo o el equipo de servicios.

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Asignar tarea a un grupo de trabajo

Fijamos las fechas de inicio y finalización, en el caso de actividades que requieran más de un día…

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Establecer fechas para las tareas

Seleccionamos las personas o usuarios involucrados y requeridos para esta tarea…

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Usuarios para compartir tareas

Finalmente, podemos establecer una relación con información en módulos. Por ejemplo, en el caso en que necesitemos definir una tarea relacionada con un cliente, con una oportunidad o cualquiera otra de las entidades que tengamos en la plataforma.

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Relación de la tarea con entidades registradas en módulos (opcional)

Hecho esto, simplemente hacemos clic en guardar y así de esta manera puedes registrar la actividad, tarea o reunión que hayas definido.

Al hacer clic en Guardar, la tarea queda registrada. Podemos agregar nuevas tareas desde este mismos formulario:

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Grupos de trabajo

Recordemos que el equipo de La Casita de MÍA está conformado por 4 personas en esta instancia de prueba; y María Valentina ha definido varios grupos de trabajo.

Un grupo es el Equipo de La Casita de MÍA, que está conformado por las 4 personas que están registradas en esta instancia, como ven acá:

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Miembros del Equipo La Casita de Mía

María Valentina, Karla Morales, José Lira y Pedro Flores, se diferencian en cuanto a los roles. Es decir, hay una diferenciación en la jerarquía asignada en permisos y accesos.

Tenemos otro grupo, Comercial-2, conformado por María Valentina y José Lira; el grupo Comercial-1, por Karla y Pedro; y Servicios en donde se encuentran María Valentina y Karla Morales, que son las directoras. Las Oportunidades de servicios son atendidas sólo por ellas.

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Grupos de trabajo en la empresa La Casita de Mía

Vista del calendario para Karla Morales

Vamos a ver la vista de Karla Morales, iniciando una sesión con sus credenciales en la instancia La Casita de MÍA.

Ella seleccionó el color verde para su interfaz, como pueden ver… y tenemos el Calendario de tareas, que observamos que son, evidentemente, diferentes a las de María Valentina.

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Personalizar interfaz seleccionando un color…

Karla también tiene las diferentes opciones que mostramos antes, ya que puede acceder a los calendarios de sus compañeros de trabajo.

Ella podrá ver el calendario de sus compañeros si de acuerdo con la jerarquía de roles, están por debajo de ella.

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Opciones de los calendarios

Por ejemplo, si hacemos clic en María Valentina (opción Usuarios), que tiene un rol superior en la jerarquía Platzilla, el calendario no le mostrará a Karla ninguna actividad o tarea de las registradas.

Acá pueden ver como el Calendario está vacío desde la vista de Karla. Debido a la jerarquía de roles, no puede ver la información de María Valentina.

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Calendario de María Valentina, que tiene un rol superior

Si Karla quiere ver las tareas propias, es decir, en la que ella es la única responsable, puede elegir su propio calendario, y así aparecerán todas las tareas que corresponde a ella y sólo a ella.

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Tareas propias de Karla Morales

Si ahora hacemos clic en Todos de la opción Usuarios, Karla estará viendo en su vista no solamente sus tareas exclusivas, sino también todas aquellas en las que esté involucrada, en alguno de los grupos de usuarios, o con otros miembros del equipo.

Por ejemplo, en las reuniones semanales, que son actividades en las cuales está junto con otros colaboradores.

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Tareas de todos los usuarios según la vista de Karla Morales

Vista del calendario de María Valentina

Regresamos a la sesión de María Valentina. Si hacemos clic en la vista de María Valentina y seleccionamos al usuario Karla Morales, podrá ver las actividades en las que Karla es la única responsable.

Esto no lo podía hacer Karla con María Valentina. No podía ver el calendario o las tareas de María Valentina por la jerarquía de roles.

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Calendario de Karla Morales desde la vista de María Valentina

Volvemos a la vista principal del calendario, seleccionamos todos los usuarios y podemos ver las tareas de todo el equipo, con la vista de Marías Valentina.

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Calendario con vista para todo el equipo

Resumen

Esta es una muestra de cómo se utilizan las funcionalidades del calendario para el control de tareas en la plataforma Platzilla:

  • Como pueden ver… es muy sencillo administrar tareas en la plataforma.
  • Sin duda, es una herramienta que apoya la gestión fácil de la empresa La Casita de MÍA.
  • Todos los usuarios tienen a la vista las tareas que le son propias y con otros colaboradores.
  • Según el rol, cada usuario puede acceder a las tareas de sus compañeros y hacer seguimiento a la ejecución de las mismas.
Organización y control de tareas en una pyme

Organice y controle las tareas con una herramienta fácil y ágil. Ganarás eficiencia y productividad

En este vídeo, aprendimos cómo administrar tareas apoyados en el calendario de la plataforma de aplicaciones Platzilla, lo que constituye un punto de apoyo para mejorar la eficiencia empresarial.

¡Hasta la próxima entrega!

Lectura recomendada para aprender más

Importancia de la gestión de tareas en la eficiencia empresarial

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