La continuidad del negocio es una estrategia fundamental para asegurar el crecimiento interno de una empresa.
Garantizar la continuidad implica prevenir y minimizar las interrupciones en caso de contingencias, y poder recuperar rápidamente las operaciones normales.
Mantener las funciones esenciales de la organización es esencial para evitar pérdidas financieras y daños en la reputación.
Para ello, es necesario contar con un plan de continuidad del negocio que defina los objetivos y elementos clave de las iniciativas a tomar.
Estos objetivos van desde la identificación y clasificación de los riesgos potenciales hasta la definición de iniciativas de mitigación y medidas de recuperación.
Además, la documentación de estas iniciativas es fundamental para asegurar la correcta implementación y seguimiento de las acciones establecidas.
Por esta razón, en esta primera entrega, conocerás, de forma general, las 6 iniciativas para asegurar la continuidad de negocio; sin embargo, detallaremos las 3 primeras.
- Diseñar y documentar los procesos.
- Realizar backups de la información.
- Realizar simulacros de emergencias.
- Generar tareas tipo (How to).
- Analizar procesos de cobro con el modelo de negocio.
- Definir roles de la empresa por responsabilidades.
Y, en la segunda parte del tema, te explicaré las 3 últimas.
Antes de conocer cada una de las iniciativas de la estrategia “Continuidad de negocio”, es conveniente saber, qué es y por qué es importante.
Además, los beneficios de implementar esta estrategia.
Sin más, iniciemos…
Continuidad de negocio: Importancia y beneficios para tu empresa
Al respecto, implica la capacidad de mantener las operaciones en caso de cualquier interrupción o crisis.
Es importante tener un plan de continuidad del negocio para garantizar que la empresa pueda seguir funcionando de manera eficiente sin importar las circunstancias externas.
Esta planificación es esencial para minimizar las pérdidas y proteger los activos de la empresa.
Además, la continuidad del negocio también puede ofrecer beneficios significativos, como:
- La mejora de la confianza de los clientes y proveedores,
- Reducción de costos asociados con interrupciones y tiempos de inactividad,
- Y, la capacidad de cumplir con las obligaciones contractuales.
Pasos clave para diseñar la estrategia de continuidad de negocio
Para minimizar los riesgos y proteger los activos de la organización es necesario lograr una gestión de riesgos.
Es decir, identificar y evaluar las amenazas potenciales que podrían impactar en la continuidad de negocio.
La planificación estratégica es otro paso clave para diseñar iniciativas que permitan mantener la operación en caso de interrupciones.
Algunos de los beneficios de enfocarse en la continuidad del negocio incluyen la capacidad de tomar acciones rápidas y efectivas ante eventos imprevistos, la reducción de pérdidas económicas y reputacionales, y la garantía de la satisfacción de los clientes y las partes interesadas.
Algunos de los pasos clave para diseñar y aplicar las iniciativas de la estrategia de continuidad de negocio incluyen la:
- Identificación de los procesos críticos.
- Creación de un equipo de gestión de crisis.
- Elaboración de planes de contingencia.
- Y, la realización de ejercicios de prueba y simulacros.
Estrategia empresarial de crecimiento interno
El plan de continuidad de negocios es una estrategia empresarial que se utiliza para garantizar que las empresas puedan seguir funcionando y operando de manera efectiva en caso de interrupciones o crisis.
Esta estrategia se basa en la gestión de riesgos y la planificación estratégica para minimizar los impactos negativos y asegurar la supervivencia de la empresa.
El plan de continuidad de negocios es fundamental en el mundo empresarial actual, donde los riesgos y las incertidumbres son cada vez más frecuentes.
Mediante la identificación de los posibles riesgos que pueden afectar a la empresa, se pueden implementar medidas preventivas y de mitigación que permitan mantener las operaciones en marcha.
Esto incluye la elaboración de planes de recuperación, la asignación de responsabilidades y recursos, y la realización de pruebas periódicas para evaluar la eficacia del plan.
Gestión de la continuidad de negocio a través de 6 iniciativas
Fíjate en las 6 iniciativas…
A continuación, veamos los detalles de las tres primeras iniciativas…
1. Cómo diseñar y documentar los procesos de tu empresa
Al respecto, es una iniciativa vital para cualquier empresa, es la continuidad del negocio, que implica mantener y proteger las operaciones clave en situaciones de emergencia o desastre.
Para lograr esto, es necesario diseñar y documentar los procesos de la empresa de manera clara y detallada.
Esto implica identificar los pasos necesarios para llevar a cabo cada actividad, asignar responsabilidades y establecer medidas de contingencia en caso de interrupción.
Documentar los procesos también puede ayudar a mejorar la eficiencia, ya que permite identificar posibles áreas de mejora y optimizar los recursos.
Consiste en documentar cada paso de un proceso, desde su definición hasta su seguimiento y optimización.
Esta documentación puede incluir desde manuales de instrucciones hasta diagramas de flujo o cualquier otra herramienta que ayude a visualizar y comprender el proceso.
La documentación de procesos se puede aplicar en cualquier etapa de la empresa, desde su inicio hasta su consolidación, pasando por el crecimiento inestable hasta el funcionamiento óptimo de tu organización.
Es crucial implementarla desde el inicio, puesto que te permite establecer una base sólida y clara para el desarrollo de las actividades.
La importancia de diseñar y documentar los procesos empresariales
La documentación de procesos es fundamental para cualquier organización, ya que permite tener un registro detallado de todas las tareas y pasos necesarios para realizar una actividad.
Y, su importancia radica en que al documentar los procesos, las empresas pueden identificar y comprender cómo funcionan sus diferentes áreas y qué recursos son necesarios para mantener su operatividad.
Esto permite planificar y evaluar los riesgos potenciales, y establecer medidas preventivas y correctivas para garantizar la continuidad de negocio en situaciones adversas.
Pasos para diseñar eficazmente los procesos de tu empresa
Para diseñar eficazmente los procesos de una empresa, es necesario seguir una serie de pasos y un plan de ruta que permita:
- En primer lugar, definir claramente el objetivo del proceso y determinar qué tareas y actividades son necesarias para lograrlo.
- A continuación, se deben establecer los pasos necesarios para llevar a cabo cada tarea, detallando qué recursos son necesarios y quiénes son los responsables de realizarlas.
- Una vez definidos los pasos, se debe diseñar la documentación de manera clara y concisa, de forma que cualquier empleado pueda entenderla y seguirla sin dificultad.
- Por último, es importante incorporar a los empleados en el proceso, escuchando sus opiniones y sugerencias para mejorar y optimizar los procesos.
Mejores prácticas para documentar los procesos empresariales
La tarea de documentar los procedimientos ayuda a organizar de manera más eficiente las distintas etapas de los procesos de una empresa.
Esto permite optimizar recursos y reducir tiempos de ejecución.
Además, al aplicar esta iniciativa ayuda a los empleados a comprender mejor cuándo y cómo deben llevar a cabo cada tarea.
Esto contribuye a un mayor nivel de precisión y eficiencia en el trabajo realizado.
También, brinda beneficios en cuanto a la capacitación de nuevos empleados.
Al tener los procedimientos documentados, resulta más fácil y rápido enseñar a los nuevos integrantes del equipo cómo realizar cada tarea en particular.
Además, la documentación de procesos permite tener un registro detallado de las distintas etapas que componen cada procedimiento.
Esto te ayuda a identificar posibles áreas de mejora y a tomar decisiones más informadas para optimizar los procesos de la empresa.
Por lo tanto, es recomendable que las empresas cuenten con un sistema de gestión de procedimientos documentados y actualizados con una cierta frecuencia.
Y, así, garantizar una mayor eficiencia y calidad en su funcionamiento.
Por ejemplo, te presento el caso de la consultora de geología aplicada, Geosama, una empresa business-to-business, quienes documentaron los procesos estratégicos, clave y de apoyo de las áreas en las que se destaca.
Geosama, que con la idea de la continuidad de las operaciones en mediano y largo plazo, documentó las actividades de los procesos principales y de apoyo, usando la herramienta que ayuda a organizar y diseñar cada actividad en el área de geología de la consultora, como los es el mapa de procesos.
2. Realizar backups de la información para la continuidad de negocio
Realizar backups de la información en las empresas es una iniciativa de crecimiento interno y de seguridad fundamental para garantizar la continuidad de negocio.
Los backups consisten en efectuar copias de seguridad de la información y datos importantes de la empresa, de manera que en caso de cualquier incidente o pérdida de información, sea posible restaurarla y recuperarla.
En primer lugar, permite mantener a salvo los datos críticos de la empresa ante posibles amenazas cibernéticas como virus o ataques informáticos.
Además, en caso de sufrir algún fallo en los sistemas informáticos, ejecutar backups facilita la recuperación y restauración rápida de la información.
Esto minimiza el tiempo de inactividad, evitando pérdidas económicas.
Asimismo, contar con backups adecuados, resulta útil en situaciones de desastres naturales como incendios o inundaciones.
Pues, ya que permite recuperar la información clave de manera segura.
– ¿Por qué es relevante hacer backups de la información empresarial?
Realizar copias de seguridad es crucial para asegurar la integridad de la información empresarial.
Esta iniciativa consiste en hacer una copia exacta de la base de datos, los archivos importantes y guardarlos en un servidor de almacenamiento seguro.
La principal razón por la que se deben hacer backups regularmente es:
Para prevenir la pérdida de datos en caso de fallos en el sistema o eventos imprevistos como robos o desastres naturales.
La pérdida de datos puede ser catastrófica para una empresa, ya que implica la interrupción de sus operaciones y la posibilidad de perder clientes y reputación.
En este caso, Geosama, nuestra empresa de prueba, validó sus respaldos de los mapas geológicos de los proyectos ejecutados en un servidor, dispuesto para este fin.
Al realizar copias de seguridad de la información de un negocio, se tiene la habilidad de recuperar los datos rápidamente y seguir con los procesos de forma eficiente.
Además, permite proteger la información ante errores humanos, como la eliminación accidental de archivos importantes.
– Pasos para realizar backups efectivos de tus datos
Realizar regularmente un respaldo, certificación de los datos y de la información es fundamental para evitar la pérdida de información valiosa.
Existen diferentes pasos que se deben seguir para llevar a cabo backups efectivos de los datos de la empresa.
- En primer lugar, identifica cuál es la información crítica que se debe respaldar.
- Determina la frecuencia con la que se realizarán las copias de seguridad.
- Selecciona la forma de almacenamiento más adecuada para las copias de seguridad.
El almacenamiento en la nube es una opción popular debido a su accesibilidad y seguridad.
3. Una vez seleccionado el método de almacenamiento, se procede a crear un plan de copia de seguridad que establezca la frecuencia y los horarios de respaldo.
4. Por último, comprueba periódicamente la integridad de las copias de seguridad.
5. Verifica de que la información se encuentra correctamente respaldada y protegida.
En caso de pérdida de datos, contar con un backup actualizado minimiza los daños y facilita la recuperación de la información perdida.
Conclusiones
En resumen, elegir la continuidad del negocio es esencial para garantizar la estabilidad, crecimiento interno y continuidad de las operaciones de una empresa.
Es decir, garantizar la supervivencia y el éxito a largo plazo de cualquier empresa.
Además, la implementación exitosa de la estrategia de continuidad de negocio puede ayudarte a mantener la reputación, minimizar las pérdidas financieras y estar preparadas para afrontar cualquier tipo de crisis o interrupción.
Además, tener la resiliencia, para garantizar que las operaciones se cumplan a cabalidad.
Por ello, recuerda:
- Diseñar y documentar los procesos para garantizar la continuidad del negocio y su éxito a largo plazo.
- Además, realizar backups de la información para asegurar la protección de la misma y garantizar la continuidad de negocio; siempre pensando en la transformación digital y en los posibles ataques cibernéticos.
Aplicar estas iniciativas te darán una ventaja competitiva, y al final, lograrás satisfacer las necesidades de los clientes, que son un activo importante para tu empresa.
Te recuerdo que “la continuidad de negocio” es una de las 8 estrategias que con sus iniciativas te ayudarán a lograr el crecimiento interno de tu pyme.
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
