Contabilidad en la nube para fábricas de prendas de vestir

¿Tienes una fábrica de prendas de vestir y te gustaría empezar a llevar los registros contables en la nube? Entonces, ¡este post es para ti! Aquí te explico los detalles sobre la contabilidad en la nube para fábricas de prendas de vestir, con Google Sheets. 

Y es que a través de un sistema de contabilidad en la nube -diseñado con las hojas de cálculo del paquete de Google- podrás acceder a toda la información financiera de tu empresa, ¡en tiempo real y desde cualquier dispositivo!

¡Google Sheets es una herramienta ideal para las pymes que se encuentran en su fase inicial!

Así que, ¡no esperes más! Quédate conmigo y toma nota del contenido que he preparado para ti:

  • Contabilidad en la nube con Google Sheets
  • Registros contables en la nube en pymes de prendas de vestir
  • Plantillas de contabilidad en la nube para fábricas de ropa
  • Contabilidad en la nube para fábricas de prendas de vestir.

Para comenzar, te contaré 4 ventajas de la contabilidad con Google Sheets para fábricas de prendas de vestir. ¡PRESTA ATENCIÓN!

Contabilidad en la nube para fábricas de prendas de vestir
Conoce las ventajas de la contabilidad con Google Sheets para tu fábrica de prendas de vestir.

Sin más preámbulos, te hago entrega de este interesante contenido sobre la contabilidad en la nube para fábricas de prendas de vestir.

¿Estás listo? ¡Comencemos!

Contabilidad en la nube con Google Sheets

¡Cada vez es mayor el número de dueños de negocios que implementan sistemas de contabilidad alojados en la nube!

Su principal motivo es que la contabilidad en la nube, les permite tener -en tiempo real- un mayor acceso a los datos de su empresa y, por ende, tomar decisiones oportunas.

La hoja de cálculo de Google, te permite registrar y procesar los datos contables de tu fábrica de prendas de vestir, de una manera cómoda, segura y alojados en la nube.

¡Google Sheets ofrece muchas bondades!

Entre sus características, te comparto las siguientes:

  • Facilita la colaboración, sincrónica y asincrónica, entre los miembros del equipo de trabajo.
  • Puedes controlar las versiones de un archivo, gracias a la opción “ver historial de versiones”.
  • Posibilita el acceso desde cualquier dispositivo, con aplicaciones móviles para iOS y Android, además de su aplicación principal basada en la web.

Si deseas ampliar tus conocimientos sobre la contabilidad en la nube te sugiero el siguiente post: Contabilidad en la nube para pymes¡No te lo puedes perder!

Frecuentemente, durante la fase inicial de un negocio, no se requiere adquirir un software contable especializado, Google Sheets puede resultar suficiente en esta etapa.

Pero si decides considerar adquirir alguno, aunque en el mercado existe una amplia oferta de estas aplicaciones, te presente que la mayoría amerita gastos, más allá de una licencia, para su implementación.

Asimismo, con frecuencia, las funcionalidades que ofrecen son rígidas, con un nivel de detalle que no se requiere.

Google Sheets es una aplicación gratuita y flexible, para llevar los registros contables en la nube. Sin duda, una excelente opción en tu fábrica de prendas de vestir.

Contabilidad en la nube para fábricas de prendas de vestir
Google Sheets es la aplicación ideal para llevar la contabilidad en la nube en tu fábrica de prendas de vestir.

Registros contables en la nube en pymes de prendas de vestir

Las hojas de cálculo del paquete de Google Sheets, permiten llevar el registro de los ingresos, costes de producción, ventas, y gastos administrativos de las fábricas de prendas de vestir.

Así como, el control de la facturación y los inventarios de material directo de fabricación, productos en proceso y mercadería.

De este modo, con base al procesamiento de los datos, Google Sheets te facilitará gestionar:

  • La capacidad que tiene la fábrica para hacer frente a las deudas a corto plazo (deudas menores a un año de gestión operativa).
  • La eficiencia del uso de los activos para generar ventas y, con ello, responder interrogantes relacionadas con el período de pago a los proveedores, período de cobranza, antigüedad de los inventarios, ciclo de conversión del efectivo, entre otros.
  • Los niveles de endeudamiento y la capacidad que tiene la fábrica de generar rentabilidad para sus dueños.

Además, los sistemas de contabilidad en la nube para fábricas de prendas de vestir facilitan la estimación del punto de equilibrio operativo.

Como puedes ver, es muy similar a una hoja de cálculo de Excel; sin embargo, Google Sheets se diferencia del programa de Microsoft Office en lo siguiente:

  • Se encuentra alojada en la nube.
  • Es una herramienta colaborativa.
Con la hoja de cálculo de Google Sheets podrás tener un mejor control de la información financiera de tu fábrica de prendas de vestir.
Google Sheets: una hoja de cálculo que te permite llevar la contabilidad en la nube en tu fábrica de prendas de vestir.

Plantillas de contabilidad en la nube para fábricas de ropa

Seguidamente, te muestro las plantillas básicas de contabilidad con Google Sheets, para que comiences a registrar las operaciones del negocio.

Para facilitar la exposición, en esta oportunidad, me apoyaré en el ejemplo de la fábrica V&C, que se dedica a la producción y venta de prendas de vestir para damas y niños.

Sigue la explicación, paso a paso, e implementa cada una en tu negocio.

Plantilla de facturación para fábricas de prendas de vestir:

  • Modelo de factura

¡Al igual que tú! Desde el momento en que Valentina y Carlos -dueños de la fábrica V&C- abrieron las puertas de su negocio e iniciaron la producción y venta de sus prendas de vestir, ¡comenzaron a facturar!

La factura es el documento comercial que detalla y registra las transacciones entre un comprador y un vendedor. Ten en cuenta que una factura debe contener:

  • El nombre comercial, dirección e información de contacto de la fábrica.
  • El número de identificación fiscal del negocio.
  • La información del cliente al que estás facturando.
  • La descripción clara del producto que estás vendiendo; así como la cantidad y el precio.
  • La fecha de emisión de la factura.
  • El método de pago, el porcentaje correspondiente al IVA; así como, cualquier ajuste al formato, de acuerdo con las normas de facturación de tu país.

También es muy importante tener en cuenta el diseño de la factura de tu negocio. En ese sentido, cuida los detalles referentes al logotipo, los colores y la fuente (tipo de letra).

¡Con la hoja de cálculo de Google Sheets esto es posible! Así que anímate y toma el control de la facturación de tu fábrica de prendas de vestir.

Modelo de factura para una fábrica de prendas de vestir.
Modelo de factura para una fábrica de prendas de vestir.

Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios:

  • Relación de ingresos y gastos

En la plantilla que te muestro en este post, podrás identificar los ingresos y gastos más comunes en una fábrica de prendas de vestir.

Si la observas, ubicarás en primer lugar los ingresos. Este concepto se relaciona con el dinero –o equivalente- que recibes por la venta de tus productos.

En el caso de la fábrica V&C, los ingresos corresponden principalmente a la venta de las prendas de vestir para damas y niños, a los distribuidores.

Seguidamente, encontrarás los gastos. Este rubro se relaciona con todos los costes en los que incurre la empresa para desarrollar su actividad económica. Incluye tanto los gastos operativos como los financieros.

Los gastos más comunes, en una fábrica de prendas de vestir incluye la compra de materia prima, insumos, costes de funcionamiento (por ejemplo, servicio de agua y electricidad) e intereses.

Una vez identificado todos los ingresos y gastos, en la plantilla modelo con Google Sheets, podrás restar ambos conceptos y conocer el resultado operativo de la fábrica de prendas de vestir.

Relación de ingresos y gastos para fábricas de prendas de vestir.
Relación de ingresos y gastos para una fábrica de prendas de vestir.
  • Relación de ventas e inventarios

El inventario es un elemento esencial en el desarrollo de las pymes, además de ser un factor importante en el control de los costes y la rentabilidad de las fábricas de prendas de vestir.

En ese sentido, debes llevar un estricto control del inventario de productos terminados, productos en proceso y materia prima e insumos empleados en la elaboración de las prendas.

Cuando prepares un pedido, te sugiero restar del inventario los insumos utilizados en la producción de las prendas, ¡así conocerás el stock disponible y el momento en que debes reponer la materia prima!

Relación de ventas e inventarios  para llevar la contabilidad en la nube para de una fábrica de prendas de vestir.
Relación de ventas e inventarios para una fábrica de prendas de vestir.

Plantillas de libros de contabilidad básicos en la nube:

  • Libro diario

Como su nombre lo indica, este libro lleva el registro pormenorizado de todas las operaciones que, de manera cotidiana, realiza la pyme (como: pagos y cobros). En otras palabras, muestra el historial de todos los hechos contables del negocio.

En el libro diario, ¡se registra absolutamente todo! Por consiguiente, debe estructurarse en columnas conformadas por:

  • Fecha
  • Código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable)
  • Descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento)
  • Folio del mayor
  • Debe
  • Haber.

La plantilla de libro diario que dejo en este post muestra, a manera de ejemplo, la forma en la que la fábrica V&C registra una venta y una compra al contado. Así que te invito a que la estudies y la adaptes con Google Sheets a tu fábrica de prendas de vestir.

Modelo de libro diario para una fábrica de prendas de vestir.
Modelo de libro diario para una fábrica de prendas de vestir.
  • Libro mayor

Contiene la información organizada y resumida de las cuentas registradas previamente en el libro diario de la fábrica.

En este libro, podrás conocer los detalles de las partidas (activo, pasivo, patrimonio, ingresos y egresos) que agrupan el balance de comprobación, los estados financieros básicos y cualquier informe que se requiera para evaluar el desempeño de la empresa, en un momento determinado.

Por tal razón, este libro se estructura en columnas conformadas por: el código de la cuenta, el nombre de la cuenta, el saldo anterior, el debe, el haber y el saldo actual.

En el modelo del libro mayor que te traigo en este post, puedes observar los detalles de alguna de las partidas que maneja la fábrica de prendas de vestir V&C.

Modelo de libro mayor para llevar la contabilidad en la nube para una fábrica de prendas de vestir.
Modelo de libro mayor para una fábrica de prendas de vestir.

Plantilla de reportes financieros en la nube:

  • Balance de comprobación

¡Es el primer paso hacia la preparación del balance general y el estado de resultados de tu fábrica de prendas de vestir!

El balance de comprobación es una lista de los saldos de cierre de las partidas del libro mayor, en una fecha determinada.

En el ejemplo que te traigo, puedes observar las distintas partidas que maneja la fábrica de prendas de vestir V&C.

Estas cuentas vienen del libro mayor y deben separarse en saldos deudores y acreedores de la siguiente forma:

  • Cuentas del activo y gastos en el lado del débito del balance de comprobación.
  • Cuentas del pasivo, patrimonio e ingresos en el lado del crédito.

Si todos los asientos contables se han registrado correctamente y los saldos del libro mayor se extraen con precisión, el total de los saldos deudores debe ser igual a la suma de todos los saldos acreedores.

Modelo de balance de comprobación para una fábrica de prendas de vestir.
Modelo de balance de comprobación para una fábrica de prendas de vestir.

Puedes adaptar este sistema contable básico con Google Sheets a las necesidades de tu emprendimiento, durante la etapa de puesta en marcha y, luego, ir agregando otras plantillas. ¡Anímate y comienza a disfrutar de las ventajas de llevar la contabilidad de tu fábrica de prendas de vestir a través del cloud computing!

Contabilidad en la nube para fábricas de prendas de vestir

En este post, has conocido los detalles sobre la aplicación de Google Sheets. Así como también, he puesto a tu disposición las plantillas básicas para que las adaptes y empieces a llevar la contabilidad en la nube de tu fábrica de prendas de vestir.

Puedes adaptarlas a tu negocio, y llevar el registro de los ingresos, costes de producción, ventas, y gastos administrativos de las fábricas de prendas de vestir.

Así como, el control de la facturación y los inventarios de material directo de fabricación, productos en proceso y mercadería.

Queda claro que, la contabilidad en la nube, con Google Sheets, facilita la gestión y el control de la información financiera de las fábricas de prendas de vestir.

Puedes acceder a los registros contables de tu empresa, en cualquier momento y lugar. Lo único que necesitas es tener un dispositivo conectado a Internet.

Presta atención, a los costes de oportunidad de no llevar la contabilidad en la nube con Google Sheets:

  • Primero, incrementos en la probabilidad de cometer errores al llevar la contabilidad en forma manual.
  • Segundo, desembolsos por el pago de licencias y actualización de programas contables o en la nube, así como la rigidez de las funcionalidades de un software que no está hecho a la medida de tu empresa.
  • Tercero, el riesgo a perder la información contable a causa de una avería en tu ordenador.

Entonces, no esperes más. ¡Anímate y no pierdas la oportunidad de mejorar los procesos contables de tu fábrica de prendas de vestir con Google Sheets, una aplicación gratuita y flexible! ¡Te aseguro que no te arrepentirás!

Para finalizar, te invito a seguir aprendiendo y a fortalecer tus competencias en esta área del negocio. Te comparto una lectura que te puede servi, con plantillas adaptadas a un caso particular: Contabilidad en la nube para fábricas de jeans ¡Segura!

Gracias por leerme.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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