Contabilidad con Excel para una pizzería

¿Pusiste en marcha una pizzería y tu presupuesto no alcanza para adquirir un software contable? ¡No te preocupes! En este artículo, te hablaré sobre la contabilidad con Excel para una pizzería.

Y es que, este programa de Microsoft Office te permite registrar -de manera cómoda y segura- los movimientos contables de tu pyme, en la etapa inicial de sus operaciones.

Si te ha interesado, entonces quédate y conoce el
contenido que he preparado para ti:

Para comenzar, te contaré 4 de las ventajas de la contabilidad con Excel para tu pizzería. PRESTA ATENCIÓN, más adelante volveré al tema para profundizarlo.

Sin más preámbulos, paso a conversarte sobre la contabilidad con Excel, para que empieces a usarlo de forma efectiva en tu pyme.

¿Estás listo? ¡Empecemos!

Lo que puedes hacer con Excel en una pizzería

Con Excel podrás registrar, calcular, tabular, graficar y comparar los datos de tu pizzería y, con ello, conocer la evolución de las principales cuentas del negocio como, por ejemplo:

• Los ingresos por la venta de las pizzas y productos que acompañan tu servicio (ej. la venta de gaseosas, cervezas, etc.).
• El pago de obligaciones laborales.
• Los costes relacionados con la propiedad, planta y equipos de tu pizzería.
• Los costes asociados a los suministros y servicios (ej. el pago a proveedores, productos de limpieza, servicios públicos, etc.).

Además de que, una base de datos elaborada con Excel, te permite evaluar aspectos relacionados con:

• El efectivo disponible.
• La eficiencia en el manejo de tus activos (ej. la rotación del inventario, los periodos de pagos a proveedores, la eficiencia en el uso de los activos inmovilizados, etc.).
• Los índices de endeudamiento y rentabilidad de tu pizzería.

Ten en cuenta que una vez que pones en marcha tu pizzería, empiezas a asumir una serie de obligaciones asociadas a la dinámica operativa del negocio.

Al igual que un “hombre orquesta” -en esta etapa inicial- deberás hacerte cargo de la administración, la contabilidad y la gestión de tu pizzería.

Es por ello que, aspectos relacionados con la facturación y los registros contables pueden generar estrés, pues forman parte de los elementos claves de una gestión exitosa.

Bajo este contexto, Microsoft Excel representa una solución ideal, ya que es un software que permite registrar -de manera sencilla- las transacciones contables de tu pizzería, sin necesidad de tener amplios conocimientos en informática, ni tener que pagar por licencias y soporte técnico de programas especializados.

En las etapas iniciales de una pyme, Microsoft Excel es una excelente opción para gestionar los registros contables. Si aún no lo has usado, ¡anímate!, ¡lleva la contabilidad de tu pizzería con Excel!

Registros contables con Excel para una pizzería

Para una pizzería que recién comienza sus operaciones, las hojas de cálculo son tan versátiles que puedes aplicarlas para registrar las diversas actividades contables del negocio.

Con Microsoft Excel, tu podrás:

• Registrar, de manera ordenada, las compras a tus proveedores. Así como, los ingresos y gastos de funcionamiento de tu pyme.
• Diseñar y emitir facturas.
• Crear un sistema de control de inventario de los ingredientes empleados en la elaboración de las pizzas y otros productos que acompañan tu servicio.
• Generar reportes y estados financieros que te permitan obtener información relevante sobre la situación económica y financiera de tu pizzería.

Además de que, un sistema de contabilidad básico diseñado con Excel, te permite:

• Tomar mejores decisiones sobre la asignación del precio de tus pizzas.
• Tener un mayor control sobre el manejo de los recursos de tu empresa.
• Planificar las acciones a emprender en el corto, mediano y largo plazo.

¡Como lo ves!, Excel te ofrece muchas bondades en la etapa inicial de tu pizzería.

Plantillas de contabilidad para una pizzería

A continuación, te muestro las plantillas básicas que deberás tener presentes al momento de diseñar el sistema contable de tu pizzería.

Plantilla de facturación con Excel

Desde el momento en que pones en marcha tu pizzería, empiezas a vender y, por ende, a facturar.

La factura de tu pizzería es el documento que acredita al cliente haber comprado tus productos por un importe determinado. Por lo tanto, es importante que dicho documento contenga los siguientes datos:

• Identificación de tu pizzería (nombre de la empresa, logo, número de identificación fiscal, dirección y datos de contacto).
• Datos del cliente.
• Fecha de emisión y número del comprobante.
• Descripción, cantidad y precio del producto.
• Porcentaje correspondiente al IVA.
• Cualquier otro ajuste en el formato, de acuerdo con las normas de facturación de tu país.

Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios

Cada vez que vendes una pizza a un cliente, estás generando un ingreso para tu pyme.

Al tiempo que, todo coste en el que incurres -para apoyar tu actividad económica- representa un gasto.

En una pizzería, los gastos se originan principalmente por:

• La compra de los ingredientes para la elaboración de las pizzas e insumos que acompañan el servicio.
• La compra de insumos para limpieza.
• El pago del salario al personal e impuestos.
• El pago de los servicios de gas, electricidad, agua, teléfono e internet. Así como, el arrendamiento del local e intereses del préstamo (en los casos que apliquen ambos conceptos).

Y, ¡si te has decidido a ofrecer el servicio de delivery online! Entonces, también deberás incluir los gastos relacionados con el mantenimiento de la plataforma tecnológica que soporta el servicio.

Una vez identificado todos tus ingresos y gastos, en tu plantilla Excel, podrás restar estos conceptos y conocer si mantienes una utilidad o una pérdida operativa en tu empresa.

Relación de ventas e inventarios. El inventario de tu pizzería se encuentra supeditado al menú que ofreces y al tiempo de almacenaje de cada ingrediente, para preservar la calidad los productos.

Por ello, para mantener el control de tu inventario, es indispensable que registres la existencia de los ingredientes como: harina, sal, levadura, quesos, embutidos, vegetales, etc.

Cada vez que prepares una pizza, deberás registrar, en tu inventario, la salida de los insumos utilizados. Así, sabrás la existencia disponible y el momento en que deberás efectuar el nuevo pedido.

Plantillas de libros contables básicos con Excel

Libro diario. En él puedes registrar, cronológicamente, todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu pizzería.

Este libro se estructura en columnas conformadas por: la fecha, código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable), descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento), folio del mayor, debe y haber.

Libro mayor. Permite llevar el registro de los movimientos de cada partida contable de tu pizzería, así como conocer el saldo actual en cada una.

Los montos de las cuentas que se afectan en el libro diario deben traspasarse al mayor. Esta información es registrada en las siguientes columnas: el código de la cuenta, nombre, saldo anterior, debe, haber y saldo actual.

Balance de comprobación. Te permite ubicar los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora. Por ello, este reporte es la base para generar el balance general y el estado de resultados.

Podrás adaptar este sistema contable básico con Excel a las necesidades de tu pizzería, durante la etapa de puesta en marcha y luego añadir otras plantillas. ¡No sientas temor, anímate a probar este programa!

Si deseas conocer más sobre las herramientas que Excel pone a tu disposición para gestionar los registros contables de tu pyme, te sugiero este post: ¿Cómo llevar la contabilidad con Excel?

Ventajas de la contabilidad con Excel para tu pizzería

Como te pudiste haber dado cuenta a lo largo de la lectura. Microsoft Excel es una excelente herramienta para gestionar la contabilidad de tu pizzería, en su etapa incial.

A continuación, te presento algunas de sus ventajas:

• Permite ahorrar dinero en la etapa inicial de tu emprendimiento de pizzas. ¡Con Excel no tendrás que realizar desembolsos en licencias y soporte técnico de programas de contabilidad de escritorio o en la nube!
• Reduce las posibilidades de incurrir en errores de cálculos. ¡Situación que resulta común cuando se llevan las cuentas de forma manual o no automatizada!
• Ahorras tiempo en el registro de las transacciones contables de tu pizzería.
• Es una herramienta que se adapta fácilmente a los requerimientos de tu negocio. ¡Con Excel podrás incorporar las partidas contables que necesites!
• Te facilita la organización y actualización de los registros, a través de la vinculación de datos contenidos en las hojas de cálculo dentro de un mismo libro Excel o diferentes.
• Es un programa fácil de usar después de que te familiarizas con las funciones, fórmulas y uso de las plantillas.

Microsoft Excel es compatible con diversos programas contables de escritorio o en la nube. Por lo que si tu pyme aumenta el volumen de operaciones y se sitúa en la etapa de funcionamiento regular o en la etapa de funcionamiento estable, puedes exportar toda tu información desde las hojas de cálculo hacia un software de contabilidad, sin perder datos.

Conclusiones

Si tu pizzería se encuentra en la fase inicial de sus operaciones, llevar la contabilidad con Excel es una excelente alternativa para ti.

Ya que este programa te permite registrar -de manera sencilla, ordenada y precisa- todas las transacciones que se generan de la venta de tus productos.

Microsoft Excel te ofrece muchas ventajas, entre las que destacan la versatilidad del programa, así como el ahorro de dinero y tiempo en el registro de las transacciones.

Además, las hojas de cálculo te permiten simplificar el manejo de los datos e información financiera derivados de los ingresos y gastos de tu pizzería. También, te ayuda a gestionar la facturación, los inventarios y ¡muchas cosas más!

Recuerda que en la etapa de puesta en marcha de tu negocio, el principal objetivo es sobrevivir y mantener la empresa a flote.

Así que, ¡lleva la contabilidad con Excel! Y ahorra el dinero que necesitas para que tu pizzería crezca.

Muchas gracias por leerme.