Contabilidad con Excel para una cerrajería

¿Pusiste en marcha una cerrajería y aún no sabes cómo llevar los registros contables? ¡No te preocupes! Aquí te explico los detalles de la contabilidad con Excel para una cerrajería.

Y es que, a través de este programa de Microsoft Office podrás registrar -de manera cómoda y segura- los movimientos contables de tu pyme, en la etapa inicial de sus operaciones.

Si deseas conocer los detalles, acompáñame y conoce el contenido que he preparado para ti:

¡Comencemos! Te contaré 4 de las ventajas de la contabilidad con Excel para tu cerrajería. PRESTA ATENCIÓN, más adelante desarrollaré el tema.

Sin más preámbulos, paso a conversarte sobre la contabilidad con Excel, para que empieces a usar este programa de forma efectiva en tu cerrajería.

¡Te aseguro que valdrá la pena!

Llevar la contabilidad con Excel en una cerrajería

Una vez que pones en marcha tu cerrajería, inevitablemente comienzas a responsabilizarte de una serie de obligaciones asociadas a la dinámica operativa del negocio.

Al igual que un “hombre orquesta” -en esta etapa inicial– deberás hacerte cargo de la administración, la contabilidad y la gestión de tu cerrajería.

Es por ello que, aspectos relacionados con el manejo de los recursos financieros y los registros contables pueden causarte preocupación, ya que forman parte de los elementos claves para el éxito de tu negocio.

Bajo estas circunstancias, Excel representa una excelente solución para ti, por cuanto podrás hacer los registros y cálculos matemáticos del negocio, sin necesidad de tener amplios conocimientos en informática.

Con Microsoft Excel podrás registrar, calcular, tabular, graficar y comparar los datos de tu cerrajería y, con ello, conocer la evolución de las principales cuentas del negocio como, por ejemplo:

• Los ingresos por la reparación y mantenimiento de cerraduras, candados, cerrojos y cilindros para puertas comunes y vehículos.
• Los costes relacionados con el personal, suministros y servicios.
• Los costes asociados con la propiedad, planta y equipos de tu cerrajería (ej. el coste del mantenimiento de la máquina duplicadora de llaves).

Además, con Microsoft Excel, podrás construir una base de datos que te permitirá evaluar la liquidez, la eficiencia en el manejo de los activos, el endeudamiento y la rentabilidad del negocio.

En las etapas iniciales de una pyme, Microsoft Excel es una excelente opción para gestionar los registros contables. Si aún no lo has usado, ¡anímate!, ¡lleva la contabilidad de tu cerrajería con Excel!

Registros contables con Excel para una cerrajería

Un aspecto importante, que deberás tener presente al momento de registrar los movimientos contables de tu cerrajería, es que los mismos se encuentran supeditados al tipo de servicio que prestas al cliente.

En una cerrajería, tú puedes:

• Comercializar, instalar y reparar cerraduras, cerrojos y candados.
• Ofrecer el servicio de duplicados y cortes de llaves.
• Fabricar llaves maestras.
• Instalar y reparar sistemas de seguridad para zonas residenciales, comerciales y vehículos.

Como puedes darte cuenta, ¡son incontables los movimientos que identificarás y registrarás en la contabilidad de tu pyme!

Es por esta razón, que Excel representa una herramienta ajustada a tus necesidades, ya que con ella podrás organizar los registros de tus ventas, cuentas por pagar, gastos de funcionamiento y pago de impuestos.

Así como, gestionar la facturación, elaborar un sistema de control de inventario y generar reportes financieros que te faciliten:

• Monitorear el desempeño de tu empresa, con respecto a la competencia.
• Tomar decisiones sobre el precio de tus servicios y mercadería relacionada con la cerrajería.
• Fundamentar la planificación de las acciones en el corto, mediano y largo plazo,

¡Como lo ves!, Microsoft Excel es flexible y adaptable, bondades que te permiten contar con una herramienta de soporte a la gestión en la etapa inicial de tu cerrajería.

Plantillas de contabilidad para una cerrajería

En este apartado, te muestro las plantillas básicas para que registres la contabilidad de tu cerrajería, ¡sin perder ningún detalle!

Plantilla de facturación con Excel

• Modelo de facturación

Desde el momento en que pones en marcha tu pyme, empiezas a vender y, por lo tanto, a facturar.

La factura es el documento que acredita al cliente haber recibido tus servicios de cerrajería, por un importe determinado. Por lo tanto, es importante que este documento contenga los siguientes datos:

• Identificación de tu cerrajería y datos del cliente.
• Fecha de emisión y número del comprobante.
• Descripción y precio del servicio proporcionado al cliente.
• Porcentaje correspondiente al IVA.

Asimismo, deberás considerar cualquier otro ajuste en el formato, de acuerdo con las normas de facturación de tu país.

Para ilustrar con un ejemplo, te muestro la factura que usa la cerrajería “La llave mágica”, una pequeña empresa dedicada a la venta de cerraduras y accesorios de seguridad para puertas y ventanas.

Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios

• Relación de ingresos y gastos

Cada vez que vendes un producto o prestas un servicio al cliente, estás generando un ingreso para tu cerrajería.

Del mismo modo que, todo coste en el que incurres -para apoyar tu actividad económica- representa un gasto.

En una cerrajería, los gastos se originan principalmente por: la compra a tus proveedores de productos e insumos para la cerrajería, pago al personal, servicios públicos, impuestos y alquiler del local.

Del mismo modo, deberás incluir el pago de intereses (en los casos que te estés financiando con un crédito o préstamo).

Una vez identificado todos los ingresos y gastos, en tu plantilla Excel, podrás restar estos conceptos y conocer si mantienes una utilidad o una pérdida operativa en tu empresa.

• Relación de ventas e inventarios

El inventario de tu negocio se encuentra supeditado al servicio que prestas al cliente.

En el caso de las cerrajerías, este se relaciona con todos los productos e insumos que apoyan el proceso de prestación del servicio como, por ejemplo, dispositivos antirrobo, llaves en bruto para realizar duplicados, cerraduras, pasadores, etc.

Cada vez que prestes un servicio de cerrajería, deberás registrar, en tu inventario, la salida de los insumos utilizados. Así, conocerás la existencia disponible y el momento en que deberás efectuar el nuevo pedido.

Plantillas de libros contables básicos con Excel

• Libro diario

En él puedes asentar, de manera cronológica, todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu cerrajería.

Se estructura en columnas conformadas por:

• Fecha
• Código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable)
• Descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento)
• Folio del mayor
• Debe
• Haber.

• Libro mayor

Te permite registrar los movimientos de cada partida contable de tu cerrajería, así como conocer el saldo actual en cada una.

Los montos de las cuentas que se afectan en el libro diario deben traspasarse al mayor. Esta información es registrada en las siguientes columnas:

• Código de la cuenta
• Nombre
• Saldo anterior
• Debe
• Haber
• Saldo actual.

Plantilla de reportes financieros con Excel

• Balance de comprobación

Te permite ubicar los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora. Por ello, este reporte es la base para generar el balance general y el estado de resultados.

Como puedes observar, el uso de plantillas es de gran utilidad para llevar el registro y control de tus ingresos, inventarios y gastos de funcionamiento.

Podrás adaptar este sistema contable básico con Excel a las necesidades de tu cerrajería, durante la etapa de puesta en marcha y luego añadir otras plantillas.

¡No sientas temor, anímate a probar este programa!

Si deseas conocer más sobre las herramientas que Excel pone a tu disposición para gestionar los registros contables de tu pyme, te sugiero este post: ¿Cómo llevar la contabilidad con Excel?

Ventajas de la contabilidad con Excel para tu cerrajería

Al llegar a este punto de la lectura, te habrás dado cuenta de que Microsoft Excel es una excelente herramienta para gestionar la contabilidad de tu cerrajería, en su etapa inicial.

A continuación, te señalo algunas de sus ventajas:

• Puedes evitar la dependencia de un software que puede llegar a tener funcionalidades que no son flexibles o adaptables. ¡Ya no es necesario que gastes en asesorías al proveedor del software!
• Disminuirás los errores de cálculo. ¡Situación que resulta común cuando se llevan las cuentas de forma manual o no automatizada!
• Te permite optimizar tiempo valioso que puedes usar para potenciar otras áreas de tu cerrajería.
• Es una herramienta que se adapta fácilmente a los requerimientos de tu pyme. ¡Con Excel podrás incorporar las partidas contables que necesites!
• Te facilita vincular los datos contenidos en las hojas de cálculo, dentro de un mismo libro Excel o diferentes.
• Puedes generar reportes contables y estados financieros que sirvan de soporte para la toma de decisiones dentro de tu cerrajería.
• Es un programa fácil de usar después de que te familiarizas con las funciones, fórmulas y uso de las plantillas.

Microsoft Excel es compatible con diversos programas contables de escritorio o en la nube. Por lo que si tu pyme aumenta el volumen de operaciones y se sitúa en la etapa de funcionamiento regular o en la etapa de funcionamiento estable, puedes exportar toda tu información desde las hojas de cálculo hacia un software de contabilidad, sin perder datos.

Conclusiones: Contabilidad con Excel para una cerrajería

La contabilidad con Excel facilita el registro de las operaciones de compras, prestación de servicios e inventarios de tu cerrajería.

Entre las ventajas que te ofrece este programa de Microsoft Office, destacan: el ahorro de tiempo, su capacidad de adaptación y la disminución de posibles errores en el registro de las operaciones de tu negocio.

En este post, te expliqué la utilidad de llevar la contabilidad con Excel y dejé a tu disposición las plantillas modelos para que comiences a llevar el control de la facturación, inventarios, ingresos y gastos de funcionamiento de tu cerrajería.

No olvides que en la etapa de puesta en marcha de tu cerrajería, tu principal objetivo es sobrevivir en el mercado y mantener la empresa en funcionamiento, transitando la famosa “travesía del desierto”.

Existen dos costes de oportunidad de no usar Microsoft Excel en tus registros contables: el primero, el riesgo a adquirir un software con funcionalidades limitadas y escasa adaptabilidad ; el segundo, se vincula a la posibilidad de incurrir en errores de cálculo.

Así que ¡lleva la contabilidad de tu cerrajería con Excel! y enfócate en que tu pyme crezca.

Antes de despedirme te invito a seguir consultando el blog, y que compartas algunos otros artículos con emprendedores que, quizá, estén buscando aprender a llevar su contabilidad con Excel.

Por ejemplo: Contabilidad con Excel en negocios de alquiler de bicicletas.

Gracias por leerme.