Cómo mejorar una empresa. Consejos y buenas prácticas

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¡Bienvenidos a este nuevo artículo sobre la mejora continua y gestión empresarial! En esta entrega nos ocuparemos de algunos consejos y buenas prácticas para apoyarte en cómo mejorar una empresa. ¡Es decir, en cómo mejorar tu empresa!

En diversos artículos sobre Eficiencia Empresarial se plantearon las 4 áreas de nuestra propuesta de índice IDEAL, para evaluar una empresa.

A una pyme, mejorar las 4 áreas le permitirá ser más productiva y avanzar con paso firme en su camino al éxito. En otras palabras, minimiza la situación de estancamiento o desaparición, como ocurre con un alto porcentaje de emprendimientos. Y responde, en parte, a la pregunta cómo mejorar una empresa.

Recordemos las áreas del índice de eficiencia empresarial: foco, mejora continua, control y colaboración.
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Las ideas que aportamos en este blog, junto con las experiencias de diversas empresas, tienen como propósito crear las bases para una gestión ágil y orientada al logro de objetivos y metas. Logros que deben enfocarse por etapas, y que pueden apoyarse en los 4 pilares del índice.

Como lo vemos, el foco, la mejora continua, el control y la colaboración, representan “competencias” necesarias para la gestión exitosa de empresas, en el mundo actual.

Son competencias que todo empresario debe desarrollar, desde la etapa de la Idea, cuando comienza a aclarar su modelo de negocio.

¿De manera general, cómo evalúas en tu empresa a las 4 áreas del índice: foco, mejora continua, control y colaboración? – No tienes que responder a esta pregunta ahora mismo. Te invitamos a leer esta entrega antes de que te respondas.

Mejorar tu empresa, ¿para quién?

Las mejoras en tu empresa deben centrarse en el cliente. A partir del ofrecimiento de mejores productos y servicios, siempre buscando la eficiencia.

Esto lo podemos enfocar respondiendo a 2 preguntas, con consejos y buenas prácticas:

  • ¿Cómo entregar más valor al cliente?
  • ¿Qué hacer para utilizar menos recursos y ofrecer ese valor al cliente?

Cómo mejorar una empresa

Hay muchos enfoques para mejorar una empresa. Uno de ellos, ampliamente comentado en este blog, es el círculo virtuoso de la calidad. También conocido como PDCA (del inglés plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar).
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Como señalamos en diversos artículos sobre el índice de eficiencia empresarial, uno los requisitos esenciales de la mejora continua es el compromiso. Cualquiera sea el enfoque que utilices para mejorar tu empresa, el compromiso es condición necesaria.

Si existe compromiso, es posible mejorar la organización. Además de ir creando un lenguaje propio sobre la calidad del trabajo y del producto o servicio.

Si el empresario logra alcanzar la etapa de funcionamiento estable en su empresa, dejando la administración en manos de personal contratado, tendrá tiempo para la gestión y la mejora continua.

Sin embargo, las buenas prácticas que ayudan a responder “cómo mejorar una empresa”, puedes aplicarlas desde la puesta en marcha. Es decir, ¿no te parece ideal que el empresario comience a “cultivar”, desde temprano, la práctica de “hacerlo cada vez mejor”?

Ideas para mejorar una empresa y producir más con menos recursos

1. Evitar los desperdicios

Todo lo que se hace en tu empresa sigue una secuencia de actividades y tareas “ordenadas”, que utiliza recursos y tiempo.

Un buen ejercicio para las actividades medulares de tu empresa, es “modelar el proceso”. Esto no es otra cosa, en su esencia, que listar las tareas, ponerlas en orden cronológico y describirlas.

Cuando se describe ese encadenamiento de actividades, se pueden identificar tareas que no aportan valor. Es decir, tareas que restan eficiencia a la secuencia de actividades, lo que hace perder dinero al desperdiciar recursos.

Otro caso de situaciones de desperdicio es el retrabajo, por ejemplo, de transcribir los datos de un cliente más de una vez, por tener aplicaciones diferentes y aisladas. Es decir, por tener islas de información.

Cómo mejorar una empresa. Consejos y buenas prácticas

Cómo mejorar una empresa. Consejos y buenas prácticas

Es común, especialmente en las empresas que están creciendo rápidamente, que a los responsables de un departamento o área funcional “le guste” un determinado software y otros prefieran uno diferente. Si no hay control, se utilizarán 2 soluciones. Y en muchos casos, no compatibles.

En este sentido, haga un inventario de todas las herramientas que se utilizan en la empresa, normalícelas y elimine lo que es redundante, subutilizado o innecesario. Te sorprenderás de la cantidad de gastos recurrentes que se pueden eliminar en pocos días de trabajo.

2- Externalizar los servicios

Esta actividad, conocida en el sector empresarial como outsourcing, tiene como propósito encargar parte de las actividades de una empresa, a un tercero. Es decir, a un proveedor especializado en las labores que se quieran delegar (subcontratar).

Una posible fuente de ineficiencia en una empresa, es el dedicar recursos a áreas funcionales importantes, pero que no son parte de la actividad principal de la misma. Puede ocurrir que distraiga el esfuerzo y haga que el empresario pierda el foco.

Cómo mejorar una empresa. Consejos y buenas prácticas

El outsourcing encarga parte de las actividades de una empresa, a un tercero

Por ejemplo, si usted no dirige una agencia de publicidad, puede ser más interesante enfocar el tiempo y el talento de sus empleados de mercadeo en la planificación de sus campañas, y no en la creación de layouts.

En este caso, los sitios de crowdsourcing y creación colaborativa son ágiles y ofrecen soluciones de calidad, a precios excelentes.

Esa es una idea fácil para mejorar la empresa. Según el caso, es fácil de implementar y se aplica a diversas áreas funcionales como la contabilidad o incluso, a áreas de servicios y mantenimiento, o de limpieza.

Recurrir a un proceso de outsourcing para gestionar la parte administrativa, de talento humano o tecnológica, es algo muy asumido por las empresas. Sin embargo, hay otras áreas que aún no están abiertas a la externalización. En especial, porque son procesos medulares en la empresa; o simplemente por la falta de cultura empresarial.

3- Home office

El llamado home office se basa en la flexibilidad de las empresas al establecer horarios y determinar los espacios de trabajo. Es una alternativa que ofrece múltiples ventajas a los empleados y se ha demostrado que favorece el aumento de su productividad.

Según el tipo de empresa, es una opción interesante y factible para reducir costes y mejorar la productividad.

En muchos casos, los empleados estarán muy felices (y productivos) si pueden trabajar desde casa; y por otra parte, algunos costes se reducirán, como el de la energía, suministros de oficina y el desgaste de equipos.

Cómo mejorar una empresa. Consejos y buenas prácticas

Home office se basa en la flexibilidad de las empresas al establecer horarios y espacios de trabajo

Ideas para mejorar la empresa y satisfacer más a tus clientes

1- Investigar el mercado y atender la satisfacción del cliente

Todo lo que se puede medir se puede mejorar. Esta frase de Peter Drucker te ayudará a entender mejor nuestra idea de la mejora en la empresa. En particular:

  • Sin medir la satisfacción del cliente o averiguar lo que quieren y necesitan, no sirve para nada mejorar tu organización interna.

Recoger información del cliente no implica costes enormes ni mucho menos. Puede elaborar formularios básicos para preguntar. Lo que sí es importante es formular preguntas sencillas, cortas y bien elaboradas, que den información relevante.

Cómo mejorar una empresa. Consejos y buenas prácticas

Cómo mejorar una empresa. Consejos y buenas prácticas

Hay excelentes plataformas de investigación en línea, algunas incluso con opciones gratuitas, tales como Google Forms, Typeform y SurveyMonkey, entre muchas otras.

2- Capacitar a tu personal… ¡sí, a todos!

Para capacitar al personal, no es necesario contratar a consultores costosos. Parte de la formación, inclusive, la puedes llevar adelante con personal propio.

Por otra parte, existen excelentes alternativas gracias a las TIC, que te permiten aprender en línea. Es más, tú y los “expertos” en la empresa pueden crear contenidos y compartirlos con el resto del personal. Es un medio interesante, que puede llegar a constituirse en parte de una base de conocimiento.

Y para hacerlo más dinámico, pueden complementar una guía con un vídeo, por ejemplo. Lo que hace menos probable que el personal abandone la lectura. Claro, tienen que ser vídeos cortos.

Ejemplo: observen cómo en este corto vídeo, se explican los detalles del registro de una oportunidad en la aplicación Vtiger CRM. Vídeo cortesía de Geosama:

Además, existen excelentes canales de vídeo como TED Talks, con información que puedes divulgar en tu empresa. También, múltiples plataformas de aprendizaje a distancia, con opciones de cursos gratuitos, a menudo impartidos por universidades como Harvard, MIT y Berkeley, entre muchas otras.

Resumiendo este punto, queremos destacar que el área funcional de mercadeo y ventas es clave en la respuesta a cómo mejorar una empresa.

Conociendo las necesidades de tus clientes y con un equipo capacitado, sabrás en qué etapas del proceso invertir más, para entregar más valor a tus clientes.

Reflexiones finales

Hoy mejor que ayer, mañana, mejor que hoy, es una frase que representa la esencia de la metodología Kaizen. Pues de eso se trata, de mejorar. Y para tal fin, es necesario aplicar buenas prácticas.

Aprovechando esta metodología, te dejamos las siguientes declaraciones para responder a la pregunta cómo mejorar una empresa:

  1. Aprender con la práctica. A mayor práctica más competencias.
  2. Todo desperdicio debe ser eliminado. Hay que identificarlo.
  3. El equipo debe estar comprometidos en la mejora continua; debe proponer oportunidades de mejora.
  4. El aumento de la productividad debe basarse en acciones que no exijan una alta inversión financiera.
  5. Las mejoras obtenidas se deben divulgar. La comunicación es un elemento clave. Es parte del área funcional gestión de la información.
  6. El esfuerzo y las acciones se deben concentrar en el área o lugar que más las necesite.
  7. Dar prioridad a la mejora de las personas debe ser una de las cosas más importantes.

Como se ha indicado en muchos otros artículos, el contexto de la empresa, las competencias del empresario y la actitud del equipo juegan un papel importante en la mejora continua. Así que no encontrarás recetas para mejorar, pero sí consejos, buenas prácticas y experiencias, a partir de las cuales comparar y aprender.

¡Hasta el próximo artículo!

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