Calendarios personalizados: Mejora tu eficiencia empresarial

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En esta entrega explicamos cómo funcionan las vistas tipo calendario en la Plataforma de Aplicaciones Platzilla. Nos enfocamos en mostrarte un ejemplo para que mejores la eficiencia de tu equipo, con los calendarios personalizados. ¡Bienvenidos(as) a un nuevo artículo sobre mejora continua y gestión empresarial!

La Plataforma de Aplicaciones Platzilla es una solución en la nube. Brinda al empresario una forma de incorporar tecnología en la organización, de manera fácil. Nuestra recomendación es que la incorporación sea en las primeras etapas, para gestionar los datos lo más temprano posible. Lo que representa, sin duda, una ventaja competitiva.

Platzilla permite al empresario, gracias a su integración y modularidad, contratar aplicaciones según la necesidad real que tenga de gestionar la información en su empresa.

Esto garantiza la centralización y consistencia de los datos. Los mismos son compartidos por los módulos de las aplicaciones que se van incorporando a la plataforma de la empresa.

[Vídeo: Calendarios personalizados. Duración: 06′ 15”]

(Transcripción del vídeo)

Mejore la eficiencia empresarial con calendarios personalizados

¿Qué veremos en este vídeo?

Parte de la experiencia de una empresa con relación a la aplicación de las vistas de calendario en la Plataforma de Aplicaciones Platzilla.

¿Cómo lo haremos?

A través de un ejemplo en el contexto de una empresa consultora, dedicada a la ejecución de proyectos de geología aplicada. CASO: Geosama. Empresa B2B: Business-to-Business.

Para mostrar la funcionalidad en Platzilla, vistas de calendario, utilizaremos la sesión de Adriana, socia de la consultora Geosama.

Vamos a revisar los proyectos que están registrados en la plataforma haciendo clic en la opción Proyectos del menú de Platzilla.

Calendarios personalizados: Mejora tu eficiencia empresarial

Menú estándar de Platzilla

En pantalla vemos una vista extendida de estos proyectos.

Calendarios personalizados: Mejora tu eficiencia empresarial

Vista extendida de proyectos

Podemos seleccionar la vista Fecha de cierre de proyectos, que nos muestra entre otros datos, la fecha de cierre correspondiente a cada uno de ellos.

Calendarios personalizados: Mejora tu eficiencia empresarial

Proyectos organizados por fecha de cierre

  • Vemos algunos de los proyectos en fase “terminado” y su respectiva fecha en que fue cerrado.
  • Algunos otros proyectos que están “en ejecución”, muestran su fecha estimada de cierre.
  • Tenemos, inclusive, proyectos en estado “creado”, también con su fecha esperada de cierre.
Calendarios personalizados: Mejora tu eficiencia empresarial

Un proyecto pueden estar: terminado, en ejecución o creado

Los proyectos en estado creado, son oportunidades ganadas que se convirtieron en proyectos, cuya ejecución no ha iniciado.

Esta misma lista de proyectos, Adriana también la ve con una vista calendario. Las razones las veremos más adelante…

Vista de calendario

Veamos entonces cómo es la vista calendario para este caso en particular, haciendo clic en el menú superior, como se señala en la imagen:

Calendarios personalizados: Mejora tu eficiencia empresarial

Acceso a los calendarios en la plataforma

Vamos a seleccionar la vista que creó Adriana que se denomina Proyectos – Fecha de cierre.

Calendarios personalizados: Mejora tu eficiencia empresarial

Acceso vista calendario – Fecha cierre proyectos

Como pueden ver, la misma información que estábamos viendo en la lista, ahora la vemos en un calendario, por supuesto, con base a la fecha de cierre.

Calendarios personalizados: Mejora tu eficiencia empresarial

Proyectos en una vista calendario

  • Por ejemplo, 29, 30 y 31 de agosto son fechas en las que se debe estar terminando estos proyectos que están en fase de ejecución, identificados por el color azul.
  • Los que están terminados se identifican por el color verde.
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Proyectos identificados por color según su fase

  • En el mes de septiembre, encontramos además dos proyectos con un color rosado, que significa que son proyectos creados, es decir, que su ejecución no se ha iniciado.
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Proyectos en rosado están en fase “creado”

Entramos al proyecto del cliente COMSA y vemos que tienen como fecha estimada de cierre, la que se indica allí.

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Proyecto sin ejecución

La misma información que vimos en una lista, ahora la vemos en una vista de calendario. Es evidente que esta permite un mejor seguimiento de los proyectos, respecto a su avance y la fecha de cierre.

¿Cómo editamos una vista de calendario?

A través de la opción configuración

Calendarios personalizados: Mejora tu eficiencia empresarial

Opción Configuración…

…el usuario selecciona la opción Outputs y luego Calendario.

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Opciones de Outputs…

Aquí vamos a encontrar una lista de calendarios, entre ellas la que acabamos de ver, Proyectos – Fecha de cierre.

Vamos a ver, brevemente, a través del botón de edición, cómo fue hecha esta vista.

Calendarios personalizados: Mejora tu eficiencia empresarial

Lista de calendarios personalizados

Como vemos, Platzilla nos presenta un formulario muy sencillo de completar.

Calendarios personalizados: Mejora tu eficiencia empresarial

Formulario para crear una vista de calendario

  • Seleccionamos el módulo, en este caso Proyectos.
  • El nombre de la vista.
  • La fecha que queremos reflejar.
  • La descripción… en este caso es la información que estamos mostrando en el calendario.

Podríamos mostrar por ejemplo, el cliente o un título, u otro tipo de dato que queramos ver. En este caso, lo lógico es reflejar la “descripción” del proyecto.

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El título es el campo que se despliega en el calendario

  • El color que va a tener por defecto; este color verde como lo vimos.
  • Esta vista de calendario estará disponible para el módulo Proyectos.
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Disponibilidad de aplicaciones

Hay dos reglas adicionales que se agregaron. Son las siguientes:

  • Con color azul se reflejarán aquellos proyectos cuyo estado está en ejecución, tal como lo vimos hace un momento.
  • En rosado aquellos que tienen estado creado.
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Reglas adicionales para las vistas de calendarios

Si visualizamos nuevamente el Calendario,…

Calendarios personalizados: Mejora tu eficiencia empresarial

Mejore la eficiencia empresarial con calendarios personalizados

…en la vista Proyectos – Fecha de cierre, encontramos que esto que acabamos de explicar se está reflejando en el calendario de proyectos. En el que se refleja la fecha de cierre.

Calendarios personalizados: Mejora tu eficiencia empresarial

Mejore la eficiencia empresarial con calendarios personalizados

¿Cómo creamos una vista personalizada de calendario?

Para crear una vista de calendario, simplemente utilizamos la opción que vimos de Calendario.

Calendarios personalizados: Mejora tu eficiencia empresarial

Volvemos a la opción de calendario

Hacemos clic en el botón Crear vista:

Calendarios personalizados: Mejora tu eficiencia empresarial

Mejore la eficiencia empresarial con calendarios personalizados

Llenamos el formulario con los datos que queremos reflejar; a partir de qué módulo queremos reflejar en ese calendario; la información y los diferentes valores, como en el ejemplo mostrado para el caso de los proyectos de la empresa Geosama.

Calendarios personalizados: Mejora tu eficiencia empresarial

Formulario para crear una vista de calendario

Es una manera muy sencilla entonces, de ver la información que presentamos en forma de lista pero sobre la base de un calendario, que nos permite una mejor visualización, para un valor clave en los proyectos, como es su fecha de cierre.

Calendarios personalizados: Mejora tu eficiencia empresarial

Proyectos presentados en forma de lista

Definitivamente, se trata de una mejor vista, si la comparamos con la de tipo lista, creada con filtros.

Calendarios personalizados: Mejora tu eficiencia empresarial

Mejore la eficiencia empresarial con calendarios personalizados

Entonces… ¿para qué utiliza Adriana y el equipo esta vista?

Para tener a la mano las próximas fechas de cierre de los diferentes proyectos que están en ejecución. Lo que permite saber en cuáles hacer hincapié… con fecha de cierre cercana y un porcentaje de ejecución menor al esperado o planificado.

Calendarios personalizados: Mejora tu eficiencia empresarial

Porcentaje de ejecución de un proyecto

Es claro que esta es una vista fundamental para lo que es la gestión de administración de proyectos. Es clave para los módulos, en los que las fechas son elementos esenciales para la gestión de la información.

Bien, entonces esperamos que esta comparación les permita “visualizar” dónde aplicar las vistas de calendarios personalizados.

Resumen

  • En esta entrega compartimos una experiencia de las vistas personalizadas de calendarios, en el contexto de una empresa consultora.
  • El asistente para crear estas vistas es una herramienta sencilla de utilizar.
  • Permite tener vistas alternativas de la información de los módulos, en calendarios personalizados.
  • Con los calendarios personalizados, nunca perderás de vista información relevante, lo que te permitirá mejorar la gestión empresarial.

¡Hasta la próxima entrega!

Artículo para aprender más:

Organización y control de tareas en una pyme

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