Productividad empresarial y reducción de costes. ¡Aspectos claves para el éxito!

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La productividad empresarial se puede medir a partir del logro de una mayor producción manteniendo los costes. También, alcanzando la misma producción pero a un coste menor. En ambos casos, es necesario establecer dos o más puntos de comparación con las mismas variables.

¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre mejora continua y gestión empresarial! En este artículo te comentamos sobre la productividad empresarial y la reducción de costes, que toda empresa debe abordar, en alguna de las etapas, en su camino al éxito.

De tantas preguntas que suele hacerse el empresario o gestor, hay dos interesantes:

  1. ¿Cuándo ocuparse de mejorar la productividad en forma planificada?
  2. ¿En qué etapa de la empresa atender la reducción de costes?

El momento siempre depende del tipo de empresa. Pero lo común es que el empresario se ocupe de la productividad empresarial de manera formal, estando en la etapa de funcionamiento estable. Es decir, una vez que ha delegado la administración. Momento a partir del cual puede dedicar más tiempo a la gestión.

Recuerda que para distinguir de manera fácil entre administrar y gestionar, utilizamos dos definiciones básicas:

  • Administrar es hacer las tareas. Por ejemplo, registrar las facturas en la contabilidad, declarar el impuesto a las ventas, pagar a los proveedores y a los empleados. Son tareas que deben realizarse para que la empresa funcione.
  • Gestionar es tomar decisiones. Por ejemplo, decidir qué maquinaria comprar, qué nuevos productos fabricar, en qué proyectos invertir. Tomar decisiones es un proceso que involucra colaboradores, fases y recursos.

En el artículo “12 pilares de la gestión empresarial para lograr crecimiento”, se hace hincapié en varios aspectos claves que apuntan a la productividad empresarial y la reducción de costes.

Uno de estos pilares es la automatización de tareas con base en un software que permita administrar y procesar la información de las diferentes áreas de la empresa.

¿Puede un software mejorar la productividad y reducir costes en una empresa? – Por supuesto que sí. Sobre este tema hay artículos en este blog que te pueden interesar:

5 Pasos para implementar la automatización de procesos con un CRM

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En este artículo comentaremos dos de los múltiples aspectos que impactan la productividad empresarial: el talento humano y las herramientas para gestionar la información.

Productividad empresarial

La productividad vista desde una óptica empresarial, es la relación entre lo producido (bienes o servicios) y los medios utilizados. Medios o recursos, como los humanos, tecnológicos, la infraestructura, entre otros.

La productividad empresarial puede mejorarse al obtener mayor producción al mismo coste, o la misma producción a un coste menor.

Su medición responde a criterios cuantitativos, del tipo dividir la cantidad de productos fabricados entre el coste total de los recursos utilizados.

Se pueden distinguir diferentes tipos de productividad y factores de impacto muy diversos, siendo el talento humano uno de los principales, junto con la gestión de la información.

Talento humano como factor clave de la productividad empresarial

Como sabemos, el activo más importante de una empresa son sus empleados. Existe una relación directa entre la motivación y satisfacción de los empleados y la productividad empresarial. Esto lo comentamos en los artículos:

Por tal motivo, es fundamental que el empresario cuide aspectos como la consecución de un buen clima laboral, la correcta asignación de funciones, el cuidado de la salud laboral y la seguridad.

Además, debe otorgar autonomía y poner en marcha una buena política de incentivos, más allá del elemento económico. Aspectos como el reconocimiento del trabajo bien hecho, la formación adecuada, el empoderamiento, etc. Todos son elementos a tener en cuenta, tal como señalamos en los referidos artículos.

Visibilidad y control de la información en la empresa

Otro factor clave que impacta la productividad empresarial, aparte del talento humano, es el control de la información.

Un problema común en muchas empresas, es el retrabajo en el manejo de los datos. Lo que impacta de forma negativa, la productividad empresarial.

La dispersión de datos atenta contra la productividad empresarial

La dispersión de datos atenta contra la productividad empresarial

Con seguridad te has encontrado empresas en las que existe un software diferente para cada área del negocio. Esto, sin duda, conlleva a tener pérdidas de información o demasiado trabajo para consolidarla y analizarla. Con la consecuente baja productividad empresarial.

¿Has escuchado a un empresario decir ¡esta empresa es un caos!?Muy probablemente sí. Sobre todo cuando demanda información confiable para tomar decisiones y no está disponible en la presentación adecuada.

A menudo nos encontramos con que cada área o unidad organizativa utiliza una solución o software de gestión diferente, adaptada solo a lo que necesita. Sin posibilidad de comunicación con las soluciones del resto de las áreas funcionales.

Es común que en una misma empresa cada área utilice una solución. Da lugar a islas de información

Es común que en una misma empresa cada área utilice una solución. Da lugar a islas de información

¿Cuál es el resultado de esta situación? -El resultado es que la información no siempre está actualizada. La información no tiene el mismo formato de presentación, y lo peor, existen datos duplicados e inconsistencias.

Esto afecta la toma de decisiones oportunas, creando una inevitable sensación de caos e incertidumbre.

Para atender una situación como la señalada, el empresario puede recurrir al desarrollo de áreas funcionales como la de finanzas y gestión de la información.

Área de finanzas: análisis de costes

Esta área, común en toda empresa, comienza a desarrollarse en la etapa de funcionamiento regular. De manera particular, las subáreas de contabilidad, facturación e impuestos.

Por su parte, el análisis de costes implica una subárea que debe ser desarrollada desde la etapa de funcionamiento estable.

Debe dar respuesta a interrogantes como:

  • ¿Cuáles son los costes más significativos de la empresa?
  • ¿Cuáles son los recursos claves y las actividades más costosas?
  • ¿Cuál es el coste de utilizar cada uno de los canales de comercialización disponibles?
  • ¿Cómo es la estructura de costes?
  • ¿Hay un entendimiento claro de cuáles son las componentes de nuestro modelo de negocio que tienen un mayor peso en la estructura de costes?
  • ¿Se gasta lo estrictamente necesario para ofrecer nuestra propuesta de valor?
  • ¿De qué forma podríamos utilizar la red de valor para reducir costes? (Ejemplo: outsourcing, alianzas, nuevos proveedores).
  • ¿Nuestros costes son mayoritariamente fijos o variables?
Productividad empresarial y reducción de costes

El análisis de costes es un paso previo para ejecutar acciones de reducción sin afectar la productividad

Las respuestas a estas y otras preguntas permitirán al empresario y su equipo, enfocarse en la reducción de costes, manteniendo la productividad alcanzada, e inclusive, mejorándola.

Esto implica optimizar actividades y procesos, inventarios, tiempos de fabricación o prestación de servicios, etc.

Gestión de la información con herramientas software

Para mejorar la productividad empresarial a partir del manejo de la información hay que revisar las principales ventajas de contar un software para la empresa.

Una de las principales ventajas, cuando se incorpora una aplicación CRM o una solución ERP, es que se soluciona la dispersión de datos y las inconsistencias, consolidando la entrada de datos en una única solución y formato.

De esta forma, todas las áreas funcionales de la empresa manejan la misma información y hablan el mismo lenguaje en materia de datos e información.

Productividad empresarial y reducción de costes

Con una aplicación CRM o una solución ERP, las áreas de la empresa manejan la misma información

Gracias a esto, el tiempo que les toma disponer de todos los datos se reduce drásticamente, permitiendo tomar mejores decisiones en menor tiempo. Lo que mejora la productividad empresarial.

Un ejemplo interesante es el comentado en la experiencia de Batidos y Algo Más, que incorporó un CRM online para la gestión del cliente.

¿Qué ventajas le dio el CRM a Batidos y Algo Más?

El equipo de Batidos y Algo Más se benefició del CRM en muchos aspectos que mejoraron la productividad empresarial. Entre ellos, citamos los siguientes:

  • Analizaron el historial de compra de los clientes
  • Realizaron segmentación por grupos de clientes o prospectos según criterios como: preferencias, hobbies, edad.
  • Crearon automáticamente grupos de clientes en función de las respuestas obtenidas en encuestas rápidas.
  • Planificaron el seguimiento de actividades, en función del histórico de acciones realizadas con cada cliente, número de campañas realizadas, campañas a las que ha respondido, etc.
  • Administraron y controlaron actividades comerciales
  • Analizaron las ventas por comercial, por producto, por cliente, etc. Todo a 1 sólo clic.
  • Atendieron y controlaron las quejas
  • Revisaron la eficiencia de campañas comerciales.

Estando en la etapa de funcionamiento óptimo, el equipo de Batidos y Algo Más ejecutó otras tareas para mejorar la productividad y eficiencia de la empresa. Entre ellas, las siguientes:

  • Automatizaron respuestas y comunicaciones, como mensajes de agradecimiento.
  • Sincronizaron la agenda para tener control y visibilidad de las actividades.
  • Administraron documentos de interacción con el cliente.
  • Controlaron el acceso al CRM, asegurando la integridad y confidencialidad de la información.

Estas ventajas impactaron de manera positiva las actividades claves en el área de mercadeo y ventas, permitiendo un mejor aprovechamiento del tiempo y mejores resultados en la relación con los clientes.

Después de un tiempo de operación con el CRM, el equipo de Batidos y Algo Más pudo calcular indicadores y verificar avances no solo en el área de mercadeo y ventas, sino también en la organización.

Al establecer comparaciones con el resultado del período anterior, se evidenció el avance en la productividad y eficiencia de la empresa.

CRM online para la gestión del cliente

Resultados después un tiempo con el CRM online 

En resumen…

Tanto el factor talento humano como la gestión de la información con aplicaciones tipo CRM o ERP, son elementos claves para mejorar la productividad empresarial.

La mejora puede lograrse de muchas formas. Una, aumentando la producción de bienes y servicios con la misma estructura de costes. Otra forma es manteniendo la producción de bienes y servicios, pero a menor coste.

Para esto, el desarrollo del análisis de costes es un tema clave. Implica mejorar el área funcional de finanzas y tener herramientas para gestionar la información.

Por otro lado, debes saber que hablar de productividad empresarial significa establecer dos o más puntos de comparación con las mismas variables. Solo así logras saber cómo ha variado la productividad, siendo el tiempo un parámetro en el cálculo.

¡Hasta pronto y gracias por leernos!

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