Adquiere el rol de organizador de tareas diarias. Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias II

. Abr 14, 2017.

Organizador de tareas diarias: el sueño de todo jefe de equipo.

Hola Amigos, bienvenidos a un artículo más de gestionar fácil. Este artículo es la segunda parte del vídeo siguiente:

En el artículo anterior (primera transcripción del vídeo) hablamos sobre  las tareas rutinarias y su traducción en estrategia y proyectos. Puedes ver el vídeo completo o el artículo en el siguiente enlace:

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

En este artículo vamos a hablar de la diferencia entre hacer las cosas bien o mal entre otras cosas.

Adquiere el rol de organizador de tareas diarias del equipo

Como vemos en la imagen de abajo, la manera correcta de organizar las tareas rutinarias, es agruparlas por mantenimientos, campañas u otros paquetes para poder hacerle el seguimiento

A su vez estos paquetes contienen las tareas y dichas tareas tienen sus tiempos.

Bien, con el tiempo de las tareas y la capacidad de los miembros que la van a ejecutar, ya lo tienes, es simplemente unir tareas a miembros respetando los tiempo:

Las cosas bien hechas, bien parecen. Sin prisa pero sin pausa al final se ahorra tiempo en retrabajos

 

Adquiere el rol de organizador de tareas diarias. Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias II

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Sin embargo, si dejamos las tareas al azar, si programar y viviendo en una constante situación de urgencia, se genera un círculo vicioso del cual es difícil salir. Es la típica situación de anti organizador de tareas diarias de “hay que hacer hoy esto o lo otro” dicho por un jefe impaciente, como se ve en la ilustración de abajo.

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Ahora vamos a ver dos empresas, en sus buenas o malas artes de organizador de tareas diarias, dentro del mismo sector: venta de neumáticos

Primero vamos a ver el ejemplo de una empresa eficaz “todo ruedas” que mejora día a día, está gestionada de manera eficaz. Por otro lado tenemos a “silver wheels” como ejemplo de caos y desorden.

Ejemplo de eficacia como organizador de tareas diarias: Todo Ruedas

En el caso de la empresa Todo Ruedas hacen lo siguiente:

1.- Incentiva medir las tareas y crear los indicadores

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¿Por qué?

Porque cuando tú haces las tareas, para poder medirlo necesitas unos indicadores y tú necesitas medirlo para saber si lo estás haciendo bien o mal.

Ellos quizás pueden argumentar que: “Pero es que mis empleados no van a querer medir”.

Es imprescindible comenzar a medir las cosas para saber si lo están haciendo bien o mal. ¿A quién no le guste saber que están haciendo bien las cosas? ¿cómo podemos saber si estamos ejecutando bien las funciones de organizador de tareas diarias?

Al principio puede que parezca que tú tienes esta actitud de jefe inquisidor, pero sólo al principio.

Pero cuando ellos vean que tú respetas sus tiempos, que ellos trabajan en algo, que se les reconoce su trabajo, que está medido pero para mejorar y que “se es humano”.

Esto es muy diferente a la situación ruin que a veces un jefe provoca diciendo “Tenías que haber tardado ocho horas y has estado ocho horas y media”. Mide y evalúa de manera realista.

Seamos un poco serios, el primero que tarda más tiempo en hacer las cosas eres tú. Luego, haz las cosas respetando como lo hacen los demás.

Entonces, si lo mides en vista a decir que es lo que falla y una mejora continua para tener más capacidad para tener cosas nuevas, el resultado será excelente.

Deja de estar haciendo siempre lo mismo, de una manera ineficaz. Estas buscando maneras de hacer las cosas mejor, para poder abordar proyectos nuevos y estar mejorando continuamente.

2.- Incentiva tener una visión, una planificación y una estratégica

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Claro, sí tú esto lo mejoras, al final te quedaras con tiempo para hacer cosas, y te esperas y dices: ¿Para dónde voy?

Bueno, si no tienes esta visión por escrito:

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Ni tampoco tienes los proyectos de futuro inventariados, pues entonces no llegarás a ninguna parte. Sin embargo al estar todo registrado a nivel proyecto, adquiriendo el rol de organizador de tareas diarias, teniendo en cuenta tiempos reales, la cosa cambia mucho.

Esto es cómo cuando estamos en el colegio:

Tú tienes el “vago”, que las cosas las entrega tarde, mal y nunca y tienes al “aplicado”, él de las “gafitas”, (yo no tenía gafas en el colegio). Él que al final estudiaba una hora todos los días y le sobra tiempo para todo.

Y es frustrante, porque saca todo sobresaliente y le dedicaba una hora al día.

Claro, pero si le dedicas todo los días una hora a hacerlo, pues, al final te sobra tiempo y cada vez vas mejorando más y te conviertes en un ser imparable.

Pues un poco lo mismo.

No vayas al último día del examen, ten tu empresa organizada correctamente, que es tu vida pues, pues al día.

En el mes adelantado, ten tus proyectos inventariados:

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Piensa dónde puedes mejorar y haz de organizador de tareas diarias:

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Y busca siempre la manera de adelantarte a las circunstancias ¡Claro! Esa es la clave, siempre anticiparse

Si tienes estos proyectos, también tienes que basarte en lo que hay en el mercado. Tienes que sacar tiempo para estudiar el mercado. Si no tienes las tareas diarias planificadas nunca te sobrará tiempo para estudiar.

Hay un vídeo sobre el estudio del mercado realista que te invito a verlo, pero entra en esa fase de inercia.

3.- Todo Ruedas asigna tareas de proyectos sólo si hay capacidad para ejecutarlas

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Es puro sentido común. Pero sólo puedes aplicarlo si mides las cosas. Si no sabes la capacidad disponible en cada momento, será imposible saber cuándo asignar proyectos.

Así, a veces ocurre que, asignas proyectos sin tener capacidad y generas estrés y frustración por no conseguir hacer el trabajo bien hecho.

Además de ello, al equipo tienes que darles tiempo para que se equivoquen y para que lo corrijan. Y no se trata de empaquetarlo todo y darlo, las cosas hay que asimilarlas, hay que hacerlas, hay que reverlas.

Tienes que seguir el ciclo de la calidad que es planificar, ejecutar revisar y corregir:

Volver a planificar, volver a ejecutar, volver a revisar y volver a corregir para que las cosas queden bien hechas.

Entonces tienes una sensación más realista, tus empleados tienen una sensación más realista y todo mucho mejor.

4.- Búsqueda de automatización de todo lo posible para avanzar con proyectos

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¡Claro!, cuándo te das cuenta de ésto y te dices:

¡Epa! esta tarea, la que estoy haciendo (de esta tarea de mantenimiento), o esta otra tarea, podría haberla automatizado. En el caso de todo ruedas, ya optaron en su momento por automatizar ciertas tareas con un resultado más que palpable.

Además de ello, siempre se puede mejorar las maneras de hacer ciertos trabajos. En el caso de “todo ruedas” se apoyaron en medios mecánicos para mover ruedas y organizar el inventario, además claro, del uso de software de gestión.

Resultado: los empleados son felices y se entra en una espiral positiva donde todo va mejor, y es una empresa sana y ágil.

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Ejemplo de ineficacia y empresa frustrada, condenada al fracaso: “Silver Wheels”

1.- Actitud inquisidora en lugar de adquirir el rol de organizador de tareas diarias.

La imagen de abajo lo dice todo…

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En lugar de ser un jefe inquisidor, debería tomar ejemplo de “Todo Ruedas” y ser un jefe organizado y humano.

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Hablando de liderazgo: ¿El líder qué es lo que tiene que hacer? Inspirar.

¿Es posible generar la inspiración de manera automática? Por supuesto que si. Simplemente ayudando al compañero asumiendo el rol de organizador de tareas diarias, el compañero se siente protegido, organizado y tenido en cuenta. Al respetar el tiempo del compañero, él no se tiene que preocuparse por equivocarse. Esa falta de preocupación deja espacio para la inspiración.

Entonces si muestras el camino porque tienes tiempo para programar y para tener una visión, inspiras, eres un buen líder.

Y sí encima de eso, como estás midiendo lo que está haciendo cada uno, eres consciente de lo que hacen de su esfuerzo y reconoces el esfuerzo de tus empleados y reconoces y les ayudas cuando lo están haciendo mal.

Volviendo a nuestro caso anterior de ineficacia de la empresa “Silver Wheels”, vemos que al no haber desarrollado el rol de organizador de tareas diarias a partir del registro del trabajo, ocurre que:

  • Nunca hay orden
  • No hay tiempo
  • Siempre hay retrabajos
  • La motivación es escasa
  • La empresa está enferma, caótica.
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A mí me ha ocurrido, a todo el mundo le ha podido ocurrir. Al final de esto hay gente innata que hace las cosas perfectas.

Pero el empresario sobre todo cuando está empezando, el emprendedor, no tiene recursos económicos suficientes para rodearse de gente ya con experiencia que sepa de estas cosas.

Y que sepa que lo que funciona es lo hecho, pero ¿qué está bien hecho?.Lo que está hecho con práctica, lo que está hecho con cuidado y lo que está hecho con metodología.

Por lo tanto, si te sientes identificado con esto que hemos visto aquí:

(Si no ves las letritas, te recomiendo que le des clic derecho en la imagen y la abres en otra pestaña 😉 )

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Ten paciencia y ve poco a poco. No lo vas a cambiar de la noche a la mañana, ni generes expectativas muy elevadas. Ve poquito a poco haciéndolo.

2.- Ejemplo: síndrome de la tarjeta de crédito

Piensa que esto es un poco cómo el síndrome de la deuda de la tarjeta de crédito. Mucha gente se endeuda con la tarjeta de crédito y cada vez tiene más deudas y más tarjetas, y ya vive un espiral de deuda constante de que pide deuda para pagar deuda.

Cómo algunos países también les está ocurriendo. ¿Al final cómo solucionas todo esto? Pues poco a poco, vas quitando tu deuda, te vas quitando tarjetas, te vas quitando gastos.

Poco a poco te vas quitando cosas que te sobran. Eres un poquito más paciente, pones un sistema de gestión para empezar a medir.

Te tomas tu tiempo para que se vayan haciendo las cosas, vas teniendo en cuentas las cosas que proponen tus empleados, vas empezando hacer proyectos, y vas hacia una visión que a lo mejor no lo tienes muy clara todavía.

Pero ya tienes algo y te empiezas hacer proyectos y poco a poco todo esto que estás haciendo, se empieza a quitar todo lo que te sobra.

Mejorando poco a poco…

Empieza a mejorar las tareas, se empieza a tener una visión más nítida y al final llegará un momento en que las cosas ya funcionen como un organismo saludable que va cada vez mejorando.

Porque, es un organismo ágil y se está retroalimentando asimismo. Luego paciencia, por favor plantéate las cosas, ¡no es el fin del mundo ésto!.

Nunca es tarde para rectificar y te deseo que le dediques un poquito de tiempo y que si tienes alguna duda me escribas que están mis datos de contacto.

Nos vemos en el siguiente video, muchas gracias por todo.

 

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