Gestiona tu equipo de trabajo a distancia en 6 pasos (parte 1)

. Abr 20, 2017.

Tener un equipo de trabajo a distancia es cada día más normal entre las empresas. Y es que tiene muchos beneficios como por ejemplo mucha más movilidad o menos costes de alquiler de oficina.

Sin embargo, el trabajo a distancia supone un esfuerzo extra en la gestión y planificación de todas las personas para que ese dinero que ahorres se convierta en productividad.

En este artículo te daremos algunos consejos prácticos para que puedas gestionar mejor a tu equipo de trabajo a distancia de forma más fácil y efectiva.

Si aún no tienes empleados, pero estás pensando en crear una empresa con trabajadores remotos, necesitas primero…

Encuentra al equipo de trabajo adecuado

Es bueno que diseñes un plan para encontrar a los trabajadores que necesitas. Así que lo primero que debes hacer es definir qué es lo que necesitas en tu empresa y los conocimientos que se necesitan.

Haz una lista de los conocimientos y habilidades que necesitas en tu negocio:

____________________________________________________.

Ahora, con esta información puedes desglosar qué lugar va a ocupar en la empresa.

El segundo paso para atraer talento es diseñar un anuncio bastante interesante para llame la atención de tus futuros empleados.

Como por ejemplo:

Gestiona tu equipo de trabajo a distancia en 6 pasos

Gestiona tu equipo de trabajo a distancia en 6 pasos. [Imagen de Evo Publicist]

También puedes atraer talento si incluyes en tu página web una sección como Trabaja con nosotros (explicando claramente los puestos que necesitas, los requisitos y la dirección para enviar los documentos).

 

¡Muy bien! Ahora, que ya tienes a tu equipo de trabajo puedes empezar a diseñar tu plan de trabajo a distancia.

6 Consejos para gestionar un equipo de trabajo a distancia

Gestiona tu equipo de trabajo a distancia en 6 pasos

Gestiona tu equipo de trabajo a distancia en 6 pasos. [Imagen de Elvert Barnes]

#1 Distribuye al equipo de trabajo a distancia

¿Todo el equipo de trabajo será remoto? ¿Solo algunos?

Recuerda que en el trabajo a distancia hay 2 tipos de equipos de trabajo:

  1. Parcial: el que solo debe ir a la oficina algunas horas a la semana.
  2. Completo: el equipo de trabajo que está en otra ciudad, país o continente.

Cuando estés organizando tu fuerza de trabajo (incluso antes de contratar) debes tener claro cuál de tus empleados se debe quedar en la oficina y quiénes pueden trabajar desde casa porque se supone que la forma de trabajo, las responsabilidades y el pago son distintos para uno de ellos.

Como esto influirá en el pago de la nómina, debes tenerlo claro desde el principio.

Puedes ayudarte respondiendo estas preguntas:

  • ¿Es vital que converse cara a cara con el empleado para cumplir los objetivos?
  • ¿Qué tareas se pueden hacer a distancia?
  • ¿A quiénes necesito tener en la oficina?

Estas preguntas son necesarias porque, por ejemplo, un restaurante de comida rápida necesita que los cocineros estén en tu local, pero el encargado del marketing digital (redes sociales) puede trabajar desde su casa de forma parcial.

Una vez que tengas la respuesta puedes hacer los cambios necesarios en la nómina de tu negocio.

Ahora, necesitas…

#2 Definir la herramienta de comunicación

La forma de mantener comunicado con tu equipo de trabajo a distancia es vital para que el trabajo sea de calidad.

Los criterios recomendados para escoger la herramienta para comunicarte son:

  • Precio.
  • Disponibilidad (integración para todos los países, plataformas, sistemas operativos).
  • Compatibilidad con otras aplicaciones, herramientas o dispositivos.
  • Facilidad de uso (que no tengas que invertir en cursos para aprender a usar la herramienta al máximo).
  • Envío de mensajes, archivos web, voz, vídeo, llamada o vídeo llamada.

Las aplicaciones más usadas para comunicarse con el equipo de trabajo a distancia son Skype y Hangouts. Sin embargo, hay empresas que usan Slack o WhatsApp o Telegram.

Para conectar ordenadores remotos y compartir pantallas usamos TeamViewer (gratuito con planes para empresas) y funciona muy bien.

Escribe aquí la herramienta de comunicación que usarás: ______________________.

Ahora escribe la herramienta de comunicación secundaria que usarán: __________________. (por lo general es el correo electrónico o el teléfono celular).

*Recuerda que hay programas y aplicaciones que no tienen una versión completa para móviles y tabletas.

#3 Asigna responsabilidades

En el blog hemos hecho hincapié en el hecho de explicar detalladamente y distribuir las responsabilidades de tu equipo de trabajo.

Muchas veces la falta de comunicación de un empleado hace que se produzcan errores en cadena que te costarán mucho resolverlos.

La idea es que si un empleado que trabaja a distancia no tiene idea de cómo hacer algo, sepa a quién puede contactar para resolverlo.

Para lograr esto es bueno que hagas:

  • Una lista de las responsabilidades de cada puesto (incluyendo hasta dónde puede llegar).
  • Enviar un organigrama con los encargados e información de contacto de cada uno.
  • Tener un horario de contacto para todos los empleados (y equivalencia si trabajas con personas en distintos husos horarios).
  • Hablar con tus empleados para tantear qué se puede hacer en caso de emergencia.
Gestiona tu equipo de trabajo a distancia en 6 pasos

Gestiona tu equipo de trabajo a distancia en 6 pasos. [Imagen de William Iven en Unsplash]

#4 Gestiona el rendimiento según los resultados

Uno de los grandes desafíos que tienen las empresas con equipos de trabajo a distancia es controlar los resultados y el rendimiento de sus empleados.

Por lo general, la mayoría de los directores piensan que la mejor forma de asegurar ‘el éxito’ es ser controladores, pero en realidad termina siendo contraproducente. Un empleado que sienta que es observado en cada paso que da termina sintiéndose frustrado.

Lo mejor para gestionar un equipo de trabajo a distancia es hacer un seguimiento según los resultados obtenidos.  Al fin y al cabo, a ti te importan los resultados. Deja que tus empleados descubran cuál es el mejor método para cumplir con esos objetivos.

Usa las herramientas de comunicación para hacer un seguimiento (por si tienen dudas) y para asegurarte de que el resultado es el que esperas, pero no vayas más allá.

Una comunicación abierta, clara en el momento preciso asegurará que tus empleados se sientan motivados.

#5 No olvides la confianza

En un equipo de trabajo a distancia es necesario darles ciertas libertades al empleado.

Por ejemplo, hemos sabido de casos en el que el director de trabajo les pedía fotografías por WhatsApp para saber si en realidad estaban en su casa trabajando, les pedía copias de la guardería e informes detallados y verificaciones del trabajo.

Aquí te tienes que preguntar: ¿Qué es más efectivo: ser confiado y arriesgarse a que un empleado no sea digno de confianza o controlarlos a todos desde el principio y no dar oportunidades?

Lamentablemente no podemos darte la fórmula mágica porque depende mucho de los empleados, de la cultura organizacional y del tipo de empresa que lleves. Sin embargo, es necesario que muestres confianza para que tu equipo llegue a los resultados esperados.

Mañana publicaremos el siguiente artículo, Teletrabajo y gestión de tu equipo a distancia (parte 2)

¡Muchas gracias por vuestra atención!

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