Empresa consultora Geosama. Áreas claves en funcionamiento estable

. Dic 1, 2017.

En esta oportunidad te hablaré de las áreas claves de una empresa consultora, estando en la etapa de funcionamiento estable. ¿Por qué es interesante hablar de las áreas funcionales de una empresa consultora? Con la lectura de este artículo tú mismo darás respuesta a esa pregunta.

¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua en las empresas! Esta historia se centra en la consultora Geosama, fundada hace algunos años por cuatro profesionales con experiencia en el campo de la geología aplicada.

Una de las cosas interesantes de esta experiencia es que los emprendedores desarrollaron y aplicaron el conocimiento adquirido en la universidad, y luego de más de 10 años de práctica profesional, se reunieron para crear una empresa consultora, especializada en geología aplicada.

    La geología aplicada se dedica a la investigación, estudio y solución de problemas de ingeniería y ambientales, que surgen como resultado de la interacción entre la geología y las obras ejecutadas por el hombre. Plantea medidas de prevención o mitigación de riesgos, ante peligros geológicos.

En este artículo revisaremos qué áreas funcionales desarrolló la empresa consultora Geosama, y hasta qué nivel de madurez, estando en la etapa de funcionamiento estable.

Propósito de la empresa consultora Geosama

Geosama es una empresa consultora cuyo campo es la geología aplicada. Sus socios, 4 emprendedores con experiencia en distintas ramas de la geología, decidieron aunar esfuerzos para crear una oficina de consultoría especializada.

Samuel realizó un Máster Universitario en Recursos Geológicos e Ingeniería Geológica. Adriana viajó por el mundo y llegó a ser supervisora de geología aplicada en una importante trasnacional.

El equipo tenía conocimiento en distintas ramas de la geología

El equipo tenía conocimiento en distintas ramas de la geología

María Eugenia adquirió experiencia en el área de la prospección minera, y se desempeñó también como coordinadora de estudios hidrogeológicos. Y Antonio realizó un Máster en la Universidad de los Andes en vialidad y, a la par, logró sacar su segunda carrera, ingeniería civil.

Primeros pasos…

Antonio y Adriana se dedicaron a revisar una lista de empresas que Antonio estuvo creando a lo largo de varios años.

Estudiaron las necesidades de cada una, obteniendo así una lista depurada de posibles clientes y los tipos de servicios en geología aplicada que demandaban.

Por otro lado, María Eugenia y Samuel se dedicaron a buscar un local ubicado estratégicamente, para instalar la oficina de la consultora. Además, realizaron las gestiones de creación de la forma jurídica y demás detalles necesarios para presentarse como empresa, ante sus potenciales clientes.

Primeros pasos de Geosama

Primeros pasos de Geosama

Las acciones ejecutadas por el grupo de socios son las propias de las dos primeras etapas de un emprendimiento: la IDEA y la puesta en marcha.

En unos pocos meses, Geosama estaba lista para ofertar sus servicios. Hasta ese momento, los 4 socios habían invertido parte de sus ahorros en poner en marcha su emprendimiento, que ya era legalmente, una empresa constituida.

Organización inicial de la empresa

Los 4 socios establecieron acuerdos de funcionamiento. Se distribuyeron las responsabilidades administrativas para operar sin contratiempos.

María Eugenia asumió las tareas de control de la contabilidad, impuestos y facturación. También el pago de servicios y tareas afines. Ella tenía experiencia en ese tipo de actividades, pues ayudó a su papá, mientras estudiaba, en una empresa distribuidora de alimentos.

 María Eugenia asumió las tareas administrativas

María Eugenia asumió las tareas administrativas

Además, el volumen de trabajo en esta materia era muy bajo. Una consultora no factura todos los días, no maneja inventarios de materia prima, ni hace pagos a proveedores diariamente.

Con relación a los servicios en geología aplicada, la dinámica sería de la siguiente manera:

  • Todos los socios buscarán proyectos y servicios de consultoría en las ramas de la competencia del equipo.
  • Cuando un potencial cliente demande sus servicios, dos socios lo atenderán, hasta cerrar el contrato de servicio. Si el contrato no se firma, harán una breve memoria del caso para registrar “lecciones aprendidas” y no cometer errores, si los hubiese.
  • Cuando se tenga un proyecto, el equipo trabajará en su planificación. Uno de los socios cumplirá el rol de jefe de proyecto para hacer seguimiento y minimizar desviaciones.
La organización inicial de Geosama. Trabajo en red.

La organización inicial de Geosama.

Jefe de proyecto: rol que se irá rotando

El jefe de proyecto será quien represente a la empresa consultora ante el cliente. Es decir, un solo socio “hablará” con el cliente: el jefe de proyecto.

De esta manera, evitarán confusiones e inconsistencias al hablar con el cliente. El jefe de proyecto tratará temas legales de contratación, pagos, quejas por retrasos, discusión de cambio de alcance del proyecto si fuera necesario, etc., y hará el cierre definitivo del proyecto.

El jefe del proyecto “hablará” con el cliente

El jefe del proyecto “hablará” con el cliente

Por los buenos contactos que tenía Antonio, quien contaba con un capital relacional importante, lograron un contrato para ejecutar un pequeño proyecto. Este estaba relacionado con un estudio geotécnico para la construcción de 20 viviendas.

Así fue como Geosama logró la primera venta de su servicio, y por lo tanto, su primera facturación. Esto fue un punto de inflexión, ¡al menos en el buen ánimo del equipo!

Geosama logró la primera venta de su servicio

Geosama logró la primera venta de su servicio. ¡Había buen ánimo!

Con la culminación del primer proyecto, Geosama estaba oficialmente en funcionamiento regular.

Luego, continuaron desarrollando algunos proyectos pequeños (de 1 a 2 meses de duración). Mientras tanto, los 4 socios daban a conocer a Geosama. Así pasaron los primero 9 meses de funcionamiento.

Áreas funcionales desarrolladas en Geosama

Como hemos indicado en otras experiencias de empresas, que han pasado por diferentes etapas, el desarrollo de las áreas funcionales siempre depende del contexto y del tipo de empresa. También, de las habilidades, los conocimientos y los valores del empresario.

Las áreas funcionales se desarrollan en las etapas, según su contexto. El nivel de madurez cambia

Las áreas funcionales se desarrollan en las etapas, según su contexto. El nivel de madurez cambia.

Por ejemplo, en una empresa de venta al por menor, como JM Sport y Donas Redoma, que manejan un alto nivel de compras y ventas, hay tareas y actividades que deben desarrollarse para controlar el volumen de transacciones de facturación. Esto corresponde al área de finanzas. Un área común en toda empresa.

Mientras que en una empresa consultora, como Geosama, o una fábrica para ventas al mayor, como V&C, el volumen de facturación es mínimo. El desarrollo del área de finanzas, por lo tanto, es diferente.

Áreas en la etapa funcionamiento estable

¿Cuándo se inicia el desarrollo de las áreas en las diferentes etapas de una empresa?

    Las áreas funcionales de una empresa se conciben para agrupar tareas y actividades por tipo, lo que da lugar a ciertas “especializaciones” dentro de la organización.

En el caso de la empresa consultora Geosama, algunas de las áreas funcionales fueron iniciadas en la etapa de puesta en marcha.

Por ejemplo, el área estructura organizacional. Te preguntarás, ¿por qué? Si Geosama aún no contaba con personal contratado y no facturaba.

La razón es que los socios acordaron una “forma de funcionamiento” en el que asignaron responsabilidades tanto para la gestión como para la administración.

Además, propusieron una jerarquía para el manejo de proyectos y la toma de decisiones.

Jerarquía para el manejo de proyectos y la toma de decisiones.

Jerarquía para el manejo de proyectos y la toma de decisiones.

Con esto, crearon una estructura organizacional. Y eso resultó sencillo, por su experiencia en el campo laboral y técnico.

Recordemos que las áreas funcionales en empresas exitosas se van desarrollando continuamente, a lo largo de las etapas por las que pasa. Van elevando su nivel de madurez, gracias a la mejora continua.

Dirección estratégica

Después de 9 meses de operaciones, los socios habían construido la misión y visión para Geosama.

Esto fue más por necesidad. Algunos clientes preguntaban, en reuniones informales e inclusive formales, por qué debían elegirlos a ellos y qué esperaban para el futuro, como empresa consultora.

Esto llevó a los socios a discutir la misión y la visión de la consultora. También escribieron los valores que conducirían a la empresa: responsabilidad, honestidad, puntualidad, calidad, cordialidad.

Antonio, además, hizo lo necesario para que los socios discutieran el modelo de negocio. Para esto, en diversos momentos en que podían estar los 4 en la oficina, dedicaron tiempo a desarrollar el modelo con base en el lienzo canvas, herramienta innovadora presentada por Alenxander Osterwalder.

Lienzo canvas

Lienzo Canvas para modelo de negocios.

Por otra parte, acordaron los objetivos estratégicos de la empresa consultora. Con los objetivos a la vista, ejecutarían acciones para el crecimiento sostenido, con miras a crear oficinas en otras ciudades. Contratarían técnicos y especialistas en el campo de la geología.

Imaginaban una red de oficinas prestando servicio en geología aplicada, como nodos que se apoyarían en los diferentes proyectos.

Una organización en red les permitiría asumir proyectos de mayor complejidad.

organización en red los llevaría a asumir proyectos de mucha mayor complejidad.

Una organización en red permitiría asumir proyectos de mayor complejidad

Liderazgo y toma de decisiones

La experiencia laboral de los 4 socios les daba ventajas importantes. El liderazgo lo ejercían todos, por tener altas competencias en cada una de sus especializaciones.

Por tanto, el equipo dirigía bien el logro de sus objetivos, de su misión y de su visión.

Predominaba un estilo de liderazgo democrático, en el que se comparte la toma de decisiones y la configuración de la visión de la organización. También era un estilo de liderazgo colaborador, ya que entre los socios se fomentaba el proceso de colaboración, para potenciar al grupo.

Predomina un estilo de liderazgo democrático y colaborador

Predomina un estilo de liderazgo democrático y colaborador

Una política importante en el equipo, es la formalidad en el proceso de toma de decisiones. Estas se documentan de manera formal, y quedan disponibles en carpetas compartidas en la nube, para su consulta.

María Eugenia creó un documento de 3 páginas, que denominó Instrucción de trabajo para la toma de decisiones, para describir los pasos que deberían seguir en todo proceso de toma de decisiones.

Áreas NO desarrolladas en la empresa consultora Geosama

La empresa consultora Geosama comenzó a operar con la constitución legal de la empresa y una oficina de 25 metros cuadrados. Tenía un equipamiento mínimo: muebles, equipos de computación personal y algunos especializados para estudios geológicos. Esto últimos, aportados por los socios al patrimonio de la empresa.

Por tanto, Geosama no necesitaba, por ejemplo, desarrollar el área de producción y operaciones, que implica una planta para una fábrica o el manejo de inventarios de productos, de materia prima y la gestión de proveedores.

Claro está, la empresa necesita algunos insumos. Pero estos son consumibles para la oficina y equipos específicos que se compran una vez. Para operar, Geosama no necesita comprar grandes cantidades de materiales o gestionar proveedores.

Para prestar el servicio, lo principal era el conocimiento y las habilidades, lo que estaba garantizado.

Otra área que no demanda atención en Geosama para prestar sus servicios era la de normativa ambiental. La actividad de la empresa no impacta el ambiente, no demanda grandes cantidades de energía para operar y no genera desechos peligrosos.

Tampoco requiere algunas subáreas de talento humano, de análisis del entorno, entre otras. ¡Ni el desarrollo de un área para la gestión de la calidad! – Sé que no lo creerás.

La razón es la siguiente: el producto a entregar por Geosama en cada proyecto es único, es un trabajo principalmente intelectual. Son estudios que serán validados por el cliente mientras se desarrollan.

Por lo tanto, la calidad del producto en este caso, es un atributo obligatorio, intrínseco, verificado por el cliente. No demanda un área de gestión de calidad. Pero, por supuesto, la calidad está presente y es esencial.

Áreas en proceso de consolidación en la empresa consultora Geosama

Cuando decimos que una empresa está en funcionamiento estable, es porque el empresario ha contratado personal y ha delegado tareas.

Por la dinámica de Geosama, que requería que los socios visitaran clientes para discutir proyectos, la oficina permanecía sola, cada vez con más frecuencia.

Los contactos hechos habían llevado a atender clientes que implicaba ausentarse de la ciudad por algunos días. En muchos casos, viajaban 2 socios.

Esto resultó inconveniente para la empresa, pues era necesaria la presencia permanente de alguno de ellos en la oficina.

La oficina permanecía sola con frecuencia

La oficina permanecía sola con frecuencia

Esta situación llevó a tomar la decisión de contratar una persona con perfil de administradora y, por 8 horas a la semana, un encargado de la limpieza. A Adriana y a María Eugenia les gustaba una oficina impecable.

Con esto, tendrían atención permanente en la oficina para responder las llamadas y los correos electrónicos, de manera oportuna. También para la atención de potenciales clientes que acudían en búsqueda de asesoría.

Una tarea importante de la administradora sería la de llevar una agenda de trabajo para el equipo. Era muy importante no olvidar detalles de reuniones y gestionar la logística para llegar siempre a tiempo.

La administradora llevaría una agenda de trabajo para el equipo

La administradora llevaría una agenda de trabajo para el equipo

La administradora también se encargaría de todo lo relacionado con el área de finanzas. Así, María Eugenia quedaba libre de las tareas administrativas, del pago de servicios y actividades afines.

Gestión de la información

Por la experiencia de cada socio en su práctica profesional previa, todos sabían que gestionar la información era un punto neurálgico para una empresa consultora.

En tal sentido, desde el momento en que ejecutaron su primer proyecto, dedicaron esfuerzo a gestionar la información.

Tenían control de la información a través de herramientas gratuitas en la “nube”. La clasificaban como sigue:

  • Información de clientes
  • Lista de potenciales clientes
  • Repositorio de proyectos con documentos administrativos, de gestión y productos entregados
  • Información administrativa de la empresa (decisiones documentadas, documentos de la empresa y socios, solvencias, pagos realizados, facturas emitidas, etc.)
  • Casos no exitosos de contratación (lecciones aprendidas)
  • Fuentes de información técnica sobre geología aplicada
Información bajo control en la "nube"

Información bajo control, en la “nube”

Por otra parte, el equipo mantenía una comunicación fluida. La organización de la información permitía que todos estuvieran al tanto de la dinámica de la empresa.

Además, realizaban una reunión todos los lunes a primera hora, para revisar la agenda de la semana, acordar acciones, conocer detalles de las contrataciones y de los proyectos; escuchar las quejas, sugerencias y planteamientos de la administradora, etc.

Esta era una de las áreas funcionales con mayor nivel de madurez en Geosama.

Otras áreas: estructura organizacional, finanzas y mercadeo y ventas

De estas áreas comentaremos en el próximo artículo sobre Geosama. ¡No se lo pierdan!

Algo interesante es que una empresa consultora también desarrolla el área de mercadeo y ventas. En el caso de Geosama, los socios, luego de permanecer por un año en funcionamiento estable, iniciaron una actividad sistemática en esta área. ¿Interesante, no?

Para finalizar esta parte de la historia de Geosama, queremos resaltar que en una empresa consultora hay áreas claves, que deben ser desarrolladas y mejoradas continuamente, hasta alcanzar un nivel de madurez alto.

Aparte de áreas como finanzas, dirección estratégica, liderazgo y toma de decisiones, estructura organizacional, entre otras; la de gestión de la información es esencial. De esto y otros temas seguiremos comentando en el próximo artículo.

¿Por qué es interesante hablar de las áreas funcionales de una empresa consultora?

¡Gracias por leernos! Hasta pronto.

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