7 Pasos para una buena comunicación corporativa

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Aunque no lo creas, la mayoría de los problemas en las empresas están relacionados con una comunicación corporativa demasiado formal, pues no ayuda a calmar el clima laboral si la presión es demasiada.

La clave para esta es acercarse más a los empleados, tratarlos por igual (sin preferencias) y gestionar la relación como una amistad y no como un régimen militar.

7 Pasos para una buena comunicación corporativa

7 Pasos para una buena comunicación corporativa

7 pasos para mejorar la comunicación corporativa

No se puede tener una cultura de comunicación corporativa de la noche a la mañana. Todo esto lleva tiempo, porque la confianza se gana con el tiempo.

Para empezar a sentar las bases de cultura empresarial, te recomiendo seguir estos pasos:

#1 Mira el estado actual de la comunicación corporativa

Identifica, lista y dibuja el sistema de comunicación interno de tu empresa. Une los puntos y mira cuáles puedes eliminar, combinar o agregar nuevos métodos.

Ten en cuenta las herramientas que se usan para comunicarse y define cuál es la más barata, directa y segura.

En este paso, también debes identificar las barreras de comunicación (físicas, culturales o personales) de tu empresa y diseñar un taller para poder confrontar este asunto.

#2 Planifica o rediseña tu estrategia de comunicación

Una vez que tengas tu bosquejo del proceso actual de comunicación en tu empresa es hora de crear un documento formal en donde expliques:

  • El organigrama de tu empresa (preferiblemente circular).
  • Los objetivos generales de la estrategia de comunicación.
  • Los objetivos específicos (para poder definir mejor las actividades).
  • Las actividades que debes hacer para alcanzar esos objetivos.
  • Los materiales que necesitas para completar estas actividades.
  • El tiempo cuando desarrollarás esas actividades.
  • Las herramientas para hacer las actividades.
  • Los aspectos de remuneración, normas y condiciones legales de la empresa y los empleados.

Ahora, una vez que tengas los pasos de tus estrategias explicados, debes organizar una reunión con tu equipo de trabajo para presentarlo. Despeja dudas, haz preguntas y estate atento a la reacción sobre los nuevos cambios.

Para presentar tu estrategia de comunicación corporativa:

#3 Usalos vídeos corporativos

En Internet, hay recursos para hacer presentaciones y animaciones que muestren la información con audio y vídeo. Además, puedes ilustrar los ejemplos para que todos se contextualicen con los objetivos.

Las herramientas que puedes usar son:

Ahora, la pregunta que surge es ¿cada cuánto tiempo tengo que reunirme con mis empleados?

#4 No es la cantidad, sino la frecuencia

Muchos de los jefes y empleados piensan que estas reuniones son una pérdida de tiempo (y tal vez estén perdiendo una valiosa oportunidad de mejora).

Mantener una reunión sobre la calidad del trabajo, los objetivos y las actividades cada semana es lo ideal para mantener a un equipo conectado y motivado.

Recomendación: haz 1 reunión semanal que tenga entre 40 y 60 minutos. Si tu empresa es muy grande, haz reuniones por departamentos, en las que los integrantes no superen la docena.

#5 Comunica las crisis a tiempo

Los empleados son los que hacen que tu empresa esté en pie, así que cualquier problema que estos tengan se reflejará en los resultados. No guardes objeciones y llamados de atención para más tarde, comunícalos cuando los detectes y negocia con el empleado cómo mejorarlo.

Otras de las clave de la buena comunicación corporativa es saber decir las cosas. Tus palabras pueden decir una cosa y tus gestos todo lo contrario.Nada de regaños ni condenas, debes negociar.

#6 Incluye a tus empleados en las actividades de la empresa

Los empleados contentos con su trabajo son inevitablemente más efectivos y productivos y una de las formas de conseguirlo es hacerlos formar parte de ‘tu familia’ corporativa:

Acciones que puedes tomar:

  • Crea una sección de ‘Integrantes’ en tu página web.
  • Haz que escriban artículos para tu blog sobre cosas que les interese, consejos y experiencias.
  • Haz que participen en las redes sociales, inclúyelos en listas o círculos y certifica comentarios que retroalimenten ambos perfiles.
  • Si vas a grabar un vídeo, muéstralos y comparte sus contenidos.
  • Muestra sus caras, sus trabajos, sus intereses y sus perfiles en Internet.
  • Si vas a crear campañas o anuncios, puedes ahorrarte el dinero de los modelos y aprovechar a tus empleados.

Una vez que hayas completado varias acciones para mejorar la comunicación corporativa, debes detenerte un momento y medir los resultados.

#7 Detente y mira qué funciona y qué no

Se trata de medir los resultados generales de tu empresa e identificar qué relación directa tiene tu estrategia de comunicación corporativa con estos resultados.

Trata de responder preguntas como:

  • ¿Ha aumentado la productividad?
  • ¿Han aumentado los ingresos? ¿Cuánto?
  • ¿Los empleados son más responsables?
  • ¿Sigo abrumado de trabajo?
  • ¿Las reuniones son más largas?
  • ¿Se llevan bien los empleados y la dirección?

Esto es lo que necesitas para empezar a mejorar la comunicación corporativa en tu empresa. Después de medir resultados, comienza el ciclo, modifica actividades, agrega otras, elimina las que no te sirvan y crea un informe (anual o semestral) sobre los resultados generales de tus estrategias.

3 estrategias de regalo

  • Usa todo lo que tengas a la mano y que sea común con tus empleados. Un grupo de WhatsApp, Hangouts, Skype o foro privado. La idea es que la información esté en la Nube y pueden acceder a ella a cualquier hora desde cualquier lugar.
  • Si tus empleados están en husos horarios distintos, establece las equivalencias de hora para las reuniones.
  • No te olvides del correo corporativo y los SMS. Siguen siendo igual de efectivos y sencillos.

Un punto importante que debes tener en cuenta para mantener a tus empleados felices es el mobbing. Si quieres saber más, te recomiendo leer ¿Cómo prevenir el mobbing laboral en tu empresa?.

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