Mandamiento #9 USARÁS ALERTAS DE GESTIÓN ANTICIPATORIAS
El noveno mandamiento de la gestión ideal, nos ayuda a no apagar fuegos gracias a avisarnos por alertas anticipatorias. Seamos sinceros… al cabo del día ¿cuántos fuegos andamos apagando?
¿Y si hiciéramos un análisis del tiempo y dinero que nos cuesta andar por la vida de bombero empresarial…? Casi mejor que no… ¡podrías asustarte!
Afortunadamente, podemos a través de la tecnología (nosotros lo hacemos con Platzilla, anticiparnos a lo que pudiera suceder gracias al sistema de alertas del sistema.
Si no usas un sistema integral de gestión como Platzilla, puedes también intentar a base de usar muchos otros sistemas estar al tanto de lo que ocurre. Sea como fuere, es fundamental anticiparse a lo que pueda ocurrir gracias a estos recursos por medio de alertas.
Este noveno mandamiento es parte de los 10 mandamientos para la gestión ideal, los cuales puedes verlos en el siguiente enlace:
No te abrumes si piensas que esto no es para ti, que no sabes de gestión y que necesitas formarte. Por suerte estamos para ayudarte con nuestro software de gestión integral Platzilla así como el soporte por casos en el foro de gestionar fácil y nuestros cursos de gestión. Sólo hace falta que pongas un poquito de tu parte, porque créeme, gestionar es fácil si sabes cómo y aquí te enseñamos mientras gestionas.
¿Preparado para aprender a poner tus alertas?, ¡empecemos!
Ser o no ser un buen gestor, puede depender de las alertas.
Así de sencillo. Si crees que porque vendas y ganes dinero eres un buen gestor, te equivocas. Si crees que dirigir a un equipo que haga un trabajo correcto, es suficiente, te equivocas.
Un buen gestor es aquel que entre muchas otras cosas cada día reduce más la incertidumbre en la empresa gracias a las alertas cuando algo va diferente de lo previsto. Reducir la incertidumbre en la empresa tiene dos beneficios de alto impacto:
- Se entra en fase de mejora continua. Al adelantarse a acontecimientos, detectamos errores. Las alertas juegan en este sentido un papel fundamental.
- Evitamos pérdidas por hacer re-trabajos.
- Se evita perder tiempo y se reduce enormemente el coste de oportunidad.
¿Dónde hace falta recibir alertas?
Por poder recibir alertas, hay muchos lugares, pero hay que tener cuidado que no nos saturemos. Al igual que en el mandamiento 1 seleccionábamos la información que íbamos a seleccionar, en el caso de las alertas vamos a centrarnos en 3 cosas:
- Avisos sobre ratios o indicadores: Los ratios o indicadores ya están filtrados. Es decir, de por sí son porcentajes que tienen como cualquier porcentaje un numerador y denominador en el origen. Por ejemplo, rentabilidad bruta en un negocio ya es una fórmula que toma en cuenta el numerador y denominador.
- Alertas sobre acciones con clientes especiales: Por ejemplo, avísame cuando hay un presupuesto para el cliente X o Y.
- Avisos de alertas sobre exceso de tiempos previstos: Ser alertado cuando una incidencia lleva más tiempo de lo previsto, cuando una factura lleva más tiempo de lo normal en cobrarse o cuando un pedido no está iniciado cuando debería estarlo.
Diferencias entre alertas y notificaciones
Las Alarmas son correos electrónicos y avisos en un software o ambos sobre un evento que es IMPORTANTE.
Las notificaciones es información que pudiera ser importante o no, depende de interpretación. En este sentido ejemplos de notificaciones puede ser:
- Notificaciones sobre un evento próximo o reunión.
- Notificaciones sobre venta realizada.
- Avisos de notificaciones sobre proyecto creado para un cliente.
Como indicado en otros mandamientos, se dispone de ejemplos de cada mandamiento por áreas para poder ver ejemplos pertinentes.
¿Cuándo usar alertas anticipatorias?
Cuanto antes, mejor. Al final hay que establecer un hábito y para generar hábitos es necesario la repetición. Sin embargo, cabe el riesgo de tener un empacho de alarmas al inicio.
Para evitar un empacho de alertas al inicio y evitar que se genere la “ansiedad del cambio” es necesario priorizar. Si aún no se sabe qué es prioritario, mejor comenzar con las alertas importantes pero familiares.
Así, para comenzar podría establecerse como alertas:
- Notificaciones y avisos cuando se da de alta un cliente.
- Alertas cuando una factura está pasada de plazo para cobrar.
Y paulatinamente ir reuniéndose con los responsables de cada área para ir implementando las alertas que se estimen oportunas.
Si quieres conocer ejemplos de alertas por cada una de las áreas, puedes consultarlas en los 10 mandamientos de gestión por áreas.
Conclusiones
- Para conseguir que tu empresa entre en mejora continua es necesario estar alerta de las cosas que no siguen su camino.
- Es importante detectar y priorizar qué son alertas y qué son notificaciones.
- Un buen gestor es aquel que saca el máximo partido de la información y las alertas para tener el foco en lo importante, aprender a corregir errores recurrentes y evitar andar apagando fuegos.
¿Preparado para montar tus alertas? ¡Al ataque!
¡Muchas gracias por leernos!